Кто должен сдавать?

Когда персонифицированную информацию о работниках вносит один сотрудник, а использует ее в отчетах другой – конфликт интересов, как правило, неизбежен. Если речь идет о работниках разных отделов – проблема только усугубляется. Однако, кто бы не сдавал СЗВ-М – бухгалтер или кадровик, – ответственность за ошибки платит компания, и, если сотрудников много, штрафы бывают весомыми.

Почему сдачу СЗВ-М лучше поручить кадровику

Отчет СЗВ-М содержит всего три колонки с данными, которые кадровик вбивает в базу при приеме на работу нового сотрудника:

  • фамилия, имя, отчество;
  • СНИЛС (страховой номер работника в ПФР);
  • ИНН работников.

В бухгалтерской программе (например, 1С) файл для отправки в ПФР можно сформировать, что называется, одним кликом. Основная проблема в том, что отчет СЗВ-М – ежемесячный, и крайний срок – 15-е число месяца, следующего за отчетным.

И все же не только регулярность вроде бы необременительной нагрузки вызывает порой яростное сопротивление бухгалтерии при наличии в компании отдела кадров.

Причина в том, что:

  • ИНН работников для отчетности в налоговую бухгалтеру не нужен (желателен, но 2-НДФЛ уходят и без него);
  • если в базе нет ИНН, нужно искать его на сайте ФНС, а это – время, к тому же результат не всегда положительный;
  • СНИЛС работники уже давно получают самостоятельно, от бухгалтера ничего не зависит, он может только тратить время на то, чтобы усовестить работника пойти в ПФР и без задержки передать информацию в отдел кадров;
  • если работник сменил фамилию (порой имя и даже отчество), бухгалтер узнает об этом, только когда отчет не принят из-за ошибок.

Таким образом, отчет СЗВ-М предполагает тесный контакт с работниками компании, что несвойственно для бухгалтера, чей удел все-таки цифры, а не люди. Кроме того, как показывает практика, назначение кадровиков ответственными за отчетность очень хорошо повышает их дисциплинированность и внимательность к персонифицированным данным.

Минусы передачи СЗВ-М в отдел кадров

В отличие от бухгалтеров, у кадровиков нет десятилетиями выработанного рефлекса сдавать отчетность как можно раньше, чтобы успеть своевременно исправить ошибки. Кроме того, если раньше ПФР давал возможность исправить ошибки без каких-либо санкций в 20-дневный срок после получения отрицательного протокола, то сейчас такого нет.

Все ошибки подлежат исправлению строго до 15 числа каждого месяца, с переносом на следующий рабочий день, если середина месяца выпала на:

  • выходной день;
  • государственный праздник.

Нет у кадровиков и рефлекса каждое утро проверять, не «прилетело» ли какое сообщение из ПФР по телекоммуникационным каналам связи. К счастью, на этот случай есть бухгалтерия, которая заметит отрицательный протокол и сообщит о проблеме кадровику.

Однако возлагать на бухгалтера отчетность, данные которой для него, по сути, кот в мешке, из-за его повышенного чувства ответственности – неразумно. Механическая работа, обзвон работников, препирательства с отделом кадров – все это отнимает время у бухгалтера. Время, которое необходимо для решения более глобальных вопросов, лежащих исключительно в компетенции бухгалтера.

Альтернативное решение с минимизацией ответственности

Вне зависимости от того, кто сдает СЗВ-М – бухгалтер или кадровик, – ответственность за несдачу (несвоевременное представление) отчета будет дорого стоить компании – 500 руб. за каждого отдельно взятого работника, в данных которого допущена ошибка (ошибки). Между тем, работники бухгалтерии или отдела кадров, если и понесут ответственность за огромные штрафы в ПФР, то в очень незначительной сумме.

В этом случае:

  • отчет СЗВ-М, а также другие отчеты по работникам компании будут отправлены в ПФР и налоговую специалистами нашей компании;
  • мы компенсируем клиенту все финансовые потери, вызванные ошибками специалистов нашей компании.

Отметим, что мы возмещаем штрафы даже в том случае, если договор с клиентом уже расторгнут, но отчетность сдавали мы.

Заказать услугу

Переход на электронные трудовые книжки добавит работодателям обязанность готовить новый ежемесячный отчет в ПФР: форму СЗВ-ТД впервые надо сдать уже в феврале 2020 года. В связи с этим встает резонный вопрос: кто должен готовить и сдавать СЗВ-ТД? Бухгалтерия или все-таки кадровая служба?

Что включается в СЗВ-ТД?

Посмотрим на новый бланк:

Пошаговую инструкцию по заполнению нового СЗВ-ТД смотрите

Как видим, информация в нем больше «подойдет» отделу кадров. Но, памятуя о том, что и другую персотчетность с кадровыми сведениями чаще заполняют совсем не кадровики, вопрос лучше переформулировать так: не «Кто будет делать СЗВ-ТД?», а «Кто НЕ будет делать СЗВ-ТД?».

Иначе говоря, кто первый спихнет с себя эту «почетную» обязанность — тот и не будет.

Посмотрим, какие аргументы можно привести каждому подразделению в таком споре.

Почему СЗВ-ТД должны сдавать бухгалтеры?

Собственно, потому, почему и всегда: «Онижбухгалтеры». Расшифровать этот краткий тезис можно примерно так:

  1. У бухгалтерии богатый опыт подготовки и сдачи отчетов в различные структуры (ФНС, ПФР и др.), поэтому они будут делать все правильно и в срок.
  2. У бухгалтеров специальные программы, позволяющие им «легко и просто» формировать отчет одним нажатием наманикюренного пальца, а вторым нажатием — отправлять его электронно прямехонько в ПФР.
  3. Пусть будет до кучи: одним отчетом больше — одним меньше: какая уже разница?
  4. У «бухов» больше шансов обнаружить ошибку, вовремя с ней разобраться и сдать правильный отчет (почему — см. пункт 1 аргументов).
  5. У отдела кадров нет ни времени, ни желания возиться с ежемесячной отчетностью в ПФР.

Внимание! Последний аргумент только для «продвинутых» кадровиков, имеющих особо доверительные отношения с руководством.

Почему СЗВ-ТД должны сдавать кадровики?

И опять несколько аргументов. Их меньше, но они весомее.

Во-первых, потому что те данные, которые надо вносить в новую форму, находятся в ведении именно кадровой службы. По сути — раньше была обязанность вести бумажные трудовые книжки сотрудников, а теперь будет обязанность помогать ПФР вести электронные трудовые книжки. И это не бухгалтерская обязанность.

Во-вторых, электронные книжки без бумажного аналога должны заводиться только для тех, кто впервые поступит на работу после 01.01.2020. Все остальные (а их пока будет большинство) вправе попросить вести и бумажный, и электронный вариант книжек. И, скорее всего, попросят. Бумажные трудовые покинут нас еще ох, как нескоро.

А если у работника будут расхождения в данных электронной и бумажной книжек? Если ему понадобится копия бумажной трудовой? Если работнику нужна выписка из нее — куда ему пойти? В кадры, конечно же, не в бухгалтерию.

Бухгалтерия к ведению трудовых книжек имеет достаточно опосредованное отношение (если, конечно, она не «2 в 1» — бухгалтерия + кадры). Поэтому и заполнять СЗВ-ТД не обязана.

И третий хороший аргумент, который сможет магически воздействовать на руководство: передача кадровикам ответственности за форму несложной отчетности — отличный способ повысить дисциплинированность и внимательность этих специалистов. А это фирме только на пользу.

Кстати, не забудьте об ответственности: если по СЗВ-ТД дважды за календарный год допустить нарушение — опоздать с отчетом, не сдать вообще или показать в нем недостоверные сведения, будет штраф по ст. 5.27 КоАП РФ: до 50 000 руб. для компаний и до 5 000 руб. для ИП.

Что еще можно переложить на кадровую службу?

Если у бухгалтера получится успешно воспользоваться нашими аргументами, советуем попытать счастья дальше: переложить на кадры СЗВ-М. А высший пилотаж — передача ежегодного СЗВ-СТАЖ.

Первый отчет — совершенно точно без труда кадровики смогут заполнить (и заполняют в некоторых организациях). И самый бронебойный аргумент здесь — это СНИЛС. Собирать документы, связанные с работой, — прямая обязанность кадровой службы. И речь идет не только о СНИЛС, но и документах о смене фамилии и др.

Поэтому, если в вашей организации СЗВ-М лежит на плечах бухгалтеров, вполне его можно перевести на кадры по все тем же основаниям: отчет содержит не столько бухгалтерскую, сколько кадровую информацию.

А там и до СЗВ-СТАЖ недалеко! Кто, лучше кадровиков заполнит в ней данные о периоде работы, о кодировке условий труда? И уж только от кадрового специалиста зависит беспроблемное заполнение графы 14 «Сведения об увольнении застрахованного лица».

Коллеги, а вы как считаете — кто должен заполнять персонифицированные отчеты и как у вас на работе с этим заведено?

Друзья, поддержите нас — подпишитесь на наш блог на Клерке :).

И приглашаем на заглянуть наш сайт blogkadrovika.ru — здесь вы найдете полезную информацию о пособиях, зарплате, кадрах, налогах, пенсиях. Пишем для специалистов и всех, кто хочет научиться разбираться в этих вопросах.

Вопрос о том, кому готовить и сдавать отчетность СЗВ-М. Бухгалтерия должна это делать, или кадры?

Дискуссия в «Красном уголке бухгалтера».

«Какой отдел у вас отвечает за подготовку СЗВ-М: бухгалтерия или кадры?».

Интересный вопрос, учитывая, что это отчетность в ПФР на работников, трудящихся по трудовому или гражданско-правовому договору. С учетом, что с ПФР чаще все-таки общается бухгалтерия, а функция кадровика очень часто возложена на HR-специалиста, ответ на вопрос напрашивается как-бы сам собой.

А вот что пишут в комментариях:

«Вы же понимаете, что это зависит от размера компании. У нас бухгалтер делает».

Кто-то говорит, что должен делать кадровый отдел, если он есть.

А вот что пишут те, у кого он как раз есть:

«У нас есть кадровый отдел, но всё равно СЗВ-М на бухгалтерии. Слава Богу, сейчас хоть СЗВ-ТД кадры на себя взяли».

Или:

«У нас целый департамент персонала, но СЗВ-М всё равно делает бухгалтерия. Только через бухгалтерию проходят гражданско-правовые договоры».

Кто-то решил проблему проще:

«Я объединила отдел кадров и отдел бухгалтерии. Бухгалтер по ЗП составляет и сдаёт отчеты по сотрудникам».

Кто-то пишут, что все делают сами.

А вот еще мнение:

«Я думаю так, при наличии кадрового отдела или хотя бы кадровика как единицы, то это ИХ отчёт и договораы по ГПХ готовят они. Единственное, необходимо будет дать доступ к сдаче отчёта, вот в этом как раз и бывает у всех заковыка, из-за которой кадровики рады стараться сдать все в бухгалтерию. На самом деле, решается очень просто, кадры готовят отчёт и сдают его хоть на листочке буху, бух пересылает в ПФР, или дать отдельный аккаунт для формирования и сдачи отчётов. Кому как удобно».

Коллеги, а как у вас? Бухгалтерия, или кадры?

📌 Реклама

Добрый день, дорогие коллеги. Давненько я не радовала вас своими сообщениями на тему: «Что и где лежит в программах 1С и как это найти?»

В этом году бухгалтерам добавилось работы с новыми формами отчетности

и в ПФР и в ФНС, да и фирма 1С не дает расслабиться: поиск каждого отчета в разных программах превращается в «увлекательное путешествие» по разным вкладочкам и закладочкам. Хорошо, если на это у бухгалтера есть время. А если нет?

Последнее время участились запросы о том, как найти эти отчеты в программе ЗУП 3.1. Это зарплатная программа с совершенно новыми мозгами и абсолютно другим интерфейсом. В ней много новых и интересных штучек, но самое главное, что она работает только с бухгалтерией 3.0.

Итак, давайте искать отчеты в новой программе. На закладке «Отчетность и справки» в левом верхнем углу самый первый раздел называется 1С-отчетность. Вот туда мы и заходим. Предвижу ваши вопросы и абсолютно согласна с возражениями: Что нам там делать, если мы сдаем отчетность, например, через Контур или Такском, а не через 1С-отчетность? И тем не менее, разработчики программы, ненавязчиво так намекают что все самое важное должно быть в 1С-отчетности.

Нажимаем на волшебную кнопочку «Создать» и в появившемся списке раскрываем «+» на отчетности по физлицам:

И вуа-ля, вот она наша отчетность:

Давайте сформируем СЗВ-М за август 2016. Все как всегда по кнопочке «Заполнить»:

Нажимаем «Провести и закрыть» и …..и нас ждет сюрприз: где же наша отчетность?

Хм, я как опытный пользователь 1С начинаю «играться». Надо или перейти в любой раздел 1С-отчетности (например Уведомления) или закрыть раздел 1С-отчетность и зайти снова, и тогда пропажа найдется.

Как то не очень удобно. А может я не владею каким-то секретом? Кто то знает? Поделитесь. И еще пометить на удаление отчет просто так, как мы привыкли не получится. Программа выдаст вот такое предупреждение:

Т.е., сначала надо открыть отчет СЗВ-М, отменить проведение, и только тогда его можно будет пометить на удаление.

Статья получилась немного сумбурной, но это от растерянности при знакомстве с возможностями и недостатками новой программы.

По состоянию на: 25.01.2010
Журнал: Справочник кадровика
Год: 2010
Орлова Елена Васильевна
Тема: Документы кадровой службы, Ежегодный оплачиваемый отпуск, Обязательные и дополнительные условия
Рубрика: Кадровое делопроизводство
Кадровая документация требует от исполнителей не меньшей внимательности и контроля, чем бухгалтерская и налоговая. И если при этом в организации сложилось партнерское взаимодействие бухгалтерии и кадровой службы, то никаких проблем в случае проверки налоговыми органами или Государственной инспекцией труда наверняка не возникнет. Однако на практике во многих случаях все бывает не так, как хотелось бы…

В процессе своей деятельности кадровая служба взаимодействует с другими структурными подразделениями организации, и в частности с бухгалтерией. Грамотно поставленное сотрудничество именно этих структурных подразделений в вопросах документооборота, координация их действий способствуют снижению финансовых потерь организации и препятствуют возникновению трудовых споров.

КОНФЛИКТ ИНТЕРЕСОВ ИЛИ ПАРТНЕРСКОЕ ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ?

Налоговое и бухгалтерское законодательства предполагают, что каждая хозяйственная операция должна быть документально оформлена. Любые принимаемые в уменьшение базы по налогу на прибыль расходы должны быть обоснованными и документально подтвержденными. Эти известные всем бухгалтерам постулаты прописаны в ст. 252 Налогового кодекса РФ (далее — НК РФ) и ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон о бухгалтерском учете).

Документальное подтверждение предполагает, что все принимаемые затраты организации оформляются в соответствии с законодательством. Казалось бы, ничего сложного в этих правилах нет. Тем не менее данные положения НК РФ кадровой службой и бухгалтерией из-за отсутствия понимания и взаимодействия в вопросах документооборота зачастую трактуются по-разному.

Так, корректному ведению бухгалтерского и налогового учета в части операций по расчетам оплаты труда и различных денежных компенсаций и выплат работникам мешают: не сформированный в соответствии с требованиями законодательства пакет кадровых документов, отсутствие локальных нормативных актов (штатное расписание, график отпусков и др.), отсутствие необходимых приказов по личному составу и справок, несвоевременное предоставление документов кадровой службой.

Подобные нарушения могут повлечь за собой не только применение дисциплинарных взысканий к работникам, но и проблемы при проверках государственными органами (Федеральной налоговой службой, Государственной инспекцией труда, Федеральной миграционной службой). И дело может обернуться не только штрафными санкциями, сумма которых в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ для должностных лиц организации может составить до 5 тыс. руб., а для самой организации — от 30 тыс. до 50 тыс. руб., но и административным приостановлением деятельности организации на срок до 90 суток, а также дисквалификацией руководителя на срок от 1 года до 3 лет.

Причины многочисленных проблем с оформлением кадровых документов, как правило, связаны с отсутствием:
• закрепления в локальных нормативных актах, положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях работников, инструкциях по делопроизводству и других документах обязанностей по составлению кадровой и бухгалтерской документации;
• отлаженной системы партнерского взаимодействия между бухгалтерией и кадровой службой, регламента их взаимодействия, оформленного в виде локального нормативного акта;
• рационального графика документооборота организации, ее структурных подразделений, удобного как для бухгалтерии, так и для кадровой службы.

Устранение этих недостатков поможет достичь лояльности, сознательности и взаимопонимания между работниками бухгалтерии и кадровой службы, распределить обязанности между этими структурными подразделениями на основе партнерского взаимодействия, избежать ненужных затрат рабочего времени, предотвратить возможные финансовые потери организации и трудовые споры.

Что же нужно для того, чтобы не создавать почву для конфликтов и избежать «нестыковки во мнениях» бухгалтерии и кадровой службы? Вот некоторые несложные правила.

ПРАВИЛО 1. ФИКСИРУЙТЕ В ПОЛОЖЕНИИ ОБ ОТДЕЛЕ КАДРОВ ОБЯЗАННОСТИ ПО ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

Обязанность по разработке и оформлению кадровых документов и взаимодействие с бухгалтерией должны быть обязательно зафиксированы в положениях о структурных подразделениях, например в Положении об отделе кадров (приложение 1), которое является локальным нормативным актом, определяющим статус конкретного структурного подразделения и его место в организации*.

Основные документы, которыми следует руководствоваться при оформлении положений о структурных подразделениях, — это ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст и введен в действие с 01.07.2003), а также ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» (утв. приказом Ростехрегулирования от 12.03.2007 № 28-ст и введен в действие с 01.07.2007).

ПРАВИЛО 2. ВМЕНЯЙТЕ В ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ РАБОТНИКА ОФОРМЛЕНИЕ КОНКРЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Обязанность по оформлению и ведению кадровой документации должна быть предусмотрена трудовым договором с работником, а также локальными нормативными актами работодателя, регулирующими трудовые отношения: должностной инструкцией (приложение 2), положением о структурном подразделении, инструкцией по кадровому делопроизводству.

ПРАВИЛО 3. РАЗРАБОТАЙТЕ ИНСТРУКЦИЮ ПО КАДРОВОМУ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

Что касается бухгалтерских документов, то порядок их разработки и движения регламентирован законом. Так, в соответствии с Законом о бухгалтерском учете такой учет ведется на основании первичных учетных документов, которые являются оправдательными документами всех хозяйственных операций организации. Бухучет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организаций и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций (ст. 1 Закона о бухгалтерском учете).

Под учетной политикой организации понимается принятая организацией совокупность способов ведения бухучета — первичного наблюдения, стоимостного измерения, текущей группировки и итогового обобщения фактов хозяйственной деятельности. Принятая организацией учетная политика утверждается приказом или распоряжением руководителя организации.

Все бухгалтерские первичные учетные документы включаются в график документооборота, который является одним из приложений к бухгалтерской учетной политике организации на очередной финансовый год (ст. 6 Закона о бухгалтерском учете).

Для документов, разрабатываемых кадровой службой, такой четкой регламентации в настоящее время нет. Как правило, в организации разрабатывается Инструкция по кадровому делопроизводству, которая и является основным нормативным документом кадровой службы по вопросам документирования трудовых отношений*.

Одним из приложений к Инструкции по кадровому делопроизводству, как правило, является график документооборота кадровой службы.

Инструкция по кадровому делопроизводству (в отличие от самого графика документооборота) должна выполнять следующие задачи:
• более подробно формулировать процедуру составления кадровой документации;
• обеспечивать оптимальное количество структурных подразделений и исполнителей, через которых проходит конкретный кадровый документ, определять минимальный (максимальный) срок его нахождения в подразделениях, а также содействовать улучшению учетной работы, усилению контрольных функций бухгалтерского учета;
• определять задачи должностных лиц при составлении, проверке, передаче соответствующим подразделениям организации и подписании (утверждении) кадровых документов;
• устанавливать порядок регистрации, учета, хранения, выдачи копий таких документов;
• устанавливать ответственность за соблюдение графика документооборота. При этом необходимо четко разграничить ответственность за оформление и представление кадровых документов в местах их составления, согласования, подписания и хранения.

В целях соблюдения должного порядка в системе кадрового документооборота в графике целесообразно указать должности работников структурных подразделений, за которыми закрепляются конкретные функции: составление, согласование, подписание, утверждение, передача оригиналов и копий каждого отдельно взятого документа в бухгалтерию и в другие подразделения для обработки или дальнейшего хранения.

А как у вас?

Вам такие разговоры знакомы?

Бухгалтерия: «У вас опять в документах половины реквизитов не хватает и все сроки нарушили! Как можно так работать?»

Отдел кадров: «Да ладно! Сколько можно бюрократию разводить!»

Бухгалтерия: «Нам нужны оригиналы документов. Где приказ об увольнении?»

Отдел кадров: » А мы не обязаны вам оригиналы передавать. Они остаются у нас, а вам передаются копии».

Бухгалтерия: «У вас опять в документе ошибка. Забирайте обратно, исправляйте и потом передадите правильный».

Отдел кадров: «А почему мы?»

Бухгалтерия: «Вы ее допустили — вы и исправляйте».

Отдел кадров: «Вот еще. Вам надо — вот сами и исправляйте».

Бухгалтерия: «Вечно вы половину своих обязанностей не выполняете. Сколько можно за вас все переделывать!»

Отдел кадров: «Мы не должны это делать. Вы на нас перекладываете свою работу».

Бухгалтерия: «Это не наши функции».

Для успеха реализации поставленных задач каждого исполнителя следует ознакомить (под роспись) с содержанием Инструкции по кадровому делопроизводству. Кроме того, рекомендуется предоставить каждому исполнителю выписку из графика документооборота с перечнем документов, работа с которыми относится к его функциональным (должностным, производственным) обязанностям.

ПРАВИЛО 4. СОСТАВЛЕНИЕ ГРАФИКА ДОКУМЕНТООБОРОТА ФОРМАЛЬНОСТИ НЕ ТЕРПИТ

Как известно, документальное оформление трудовых отношений между работником и работодателем, а также операций по расчетам заработной платы, различных денежных компенсаций и выплат работникам сопровождается значительным количеством первичных учетных документов, созданных на бланках унифицированных форм, а также документов, составленных в произвольной форме в соответствии с требованиями ч. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете. Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 (далее — Постановление от 05.01.2004 № 1).

Учитывая, что все в работе отдела кадров и бухгалтерии начинается с первичных учетных документов, графики документооборота этих структурных подразделений организации являются основой их взаимодействия. Актуальность этих документов нельзя недооценивать. Поэтому настоятельно рекомендуем не относиться формально к их разработке.

Следует отметить, что в организации может быть составлен сводный график документооборота, а могут быть разработаны графики отдельных структурных подразделений (отдела кадров, бухгалтерии, отдела снабжения, секретариата и т. д.). Как правило, в графики подразделений включаются только те документы, которые ими составляются (разрабатываются). Отдельные, наиболее важные документы могут включаться в графики документооборота нескольких структурных подразделений, однако в любом случае не должно быть противоречий в порядке составления, обработки и хранения этих документов.

Наиболее подробно в нормативных правовых актах рассмотрен порядок разработки графика документооборота для бухгалтерских документов. Этот порядок можно распространить и на документы других структурных подразделений.

Обратите внимание!

Требования главного бухгалтера в части порядка оформления операций и представления в бухгалтерию необходимых документов и сведений являются обязательными для всех подразделений, служб и работников организации

Так, согласно п. 15 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности в РФ, утв. приказом Минфина России от 29.07.1998 № 34 (далее — Положение по ведению бухучета), создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухучете соответствуют утвержденному в организации графику документооборота. Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухучете, а также достоверность данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы (ч. 4 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете).

В отношении оборота первичных документов бухучета указанным Положением предусмотрено:
• работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер; график утверждается приказом руководителя организации;
• график должен устанавливать в организации рациональный документооборот: оптимальное число структурных подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным учетным документом, минимальный (максимальный) срок его нахождения в подразделении;
• график должен способствовать улучшению учетной работы в организации, усилению контрольных функций бухучета, повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ;
• график документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым структурным подразделением, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ;
• работники организации (начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово-экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и др.) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика, где перечисляются документы, относящиеся к его сфере деятельности, сроки их представления и подразделения, куда передаются документы;
• ответственность за соблюдение графика, своевременное и качественное создание документов, передачу в нужное время для отражения в бухучете и отчетности, достоверность данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы;
• контроль за соблюдением исполнителями графика оборота первичных документов бухучета в организации осуществляет главный бухгалтер.

Напомним, что организация документооборота является одним из элементов бухгалтерской учетной политики организации. Согласно п. 4 Положения по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ 1/2008), утв. приказом Минфина России от 06.10.2008 № 106н, учетная политика организации формируется главным бухгалтером или иным лицом, на которое в соответствии с законодательством РФ возложено ведение бухгалтерского учета организации, на основе норм ПБУ 1/2008 и утверждается руководителем организации. При этом утверждаются в т. ч. правила документооборота и технология обработки учетной информации.

Руководитель организации обязан создать все необходимые условия для правильного ведения бухгалтерского учета, обеспечить выполнение всеми подразделениями, службами и работниками, причастными к бухучету, правомерных требований главного бухгалтера по соблюдению порядка оформления и представления для учета первичных учетных документов.

Последствия несоблюдения работниками бухгалтерии и кадровой службы графика документооборота целесообразно предусмотреть в локальном нормативном акте, например в Инструкции по делопроизводству (по структурным подразделениям: отдел кадров, бухгалтерия и т. д.).

Работа по составлению графиков документооборота достаточно трудоемка. Дело осложняется еще и тем, что Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 (далее — Указания по заполнению форм) и другие нормативные документы содержат лишь общие положения по заполнению унифицированных форм и не могут учесть специфику оформления всех кадровых документов в каждой организации.

Эти особенности необходимо учесть и отразить в графике документооборота, который должен:
1) содержать весь путь прохождения каждого конкретного документа — от момента составления, оформления, утверждения (подписания) до передачи соответствующим подразделениям и последующего хранения, с указанием исполнителей, подразделений, количества экземпляров, сроков хранения;
2) быть рациональным и удобным как для бухгалтерии, так и для кадровой службы;
3) доводиться до каждого конкретного исполнителя.

ПРАВИЛО 5. ОСОБОЕ ВНИМАНИЕ — «ПРОБЛЕМНЫМ» ДОКУМЕНТАМ

Рассмотрим значимость графика документооборота, а также важность взаимодействия бухгалтерии и кадровой службы на примере отдельных, наиболее «проблемных» с точки зрения составления, кадровых документов.

Штатное расписание

Унифицированная форма штатного расписания (форма № Т-3) утверждена Постановлением от 05.01.2004 № 1. Из содержания самой формы, а также Указания по заполнению форм следует, что штатное расписание утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации, а подписывает его руководитель кадровой службы и главный бухгалтер*.

Постановление от 05.01.2004 № 1 не регламентирует, в чьи должностные обязанности входит составление штатного расписания и внесение в него различных изменений, а также не устанавливает количество требуемых экземпляров. Не определяют нормативные документы и место хранения этого документа в организации (структурное подразделение). Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом от 06.10.2000, установлен только срок хранения штатного расписания — постоянно.

Толковый словарь

Документооборот (применительно к движению первичных документов в бухгалтерском учете) — это создание или получение от

других предприятий, учреждений, принятие к учету, обработка, передача в архив первичных документов бухгалтерского учета.

Пункт 5.1 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. Минфином СССР29.07.1983 № 105

Поэтому, чтобы не возникало проблем при взаимодействии бухгалтерии и кадровой службы, все неясности должны быть максимально подробно учтены в графике документооборота.

У нас крупная компания и составлением штатного расписания занимается экономист по труду отдела организации и оплаты труда. Нужно ли в связи с этим вносить дополнения в реквизиты унифицированной формы № Т-3?

В разных организациях обязанность по составлению штатного расписания закрепляется за различными структурными подразделениями. Хотя с точки зрения классификации первичных учетных документов форма № Т-3 относится к очень важным кадровым документам, с точки зрения содержания это прежде всего экономический документ. И его создание требует наличия определенных знаний в области экономики.

Если разработчиком документа является отдел организации и оплаты труда, логично реквизиты унифицированной формы № Т-3 — «Руководитель кадровой службы. Личная подпись. Расшифровка подписи» и «Главный бухгалтер. Личная подпись. Расшифровка подписи» — дополнить еще одним: «Руководитель отдела организации и оплаты труда. Личная подпись. Расшифровка подписи».

Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации, утв. постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 № 20, позволяет сделать такое дополнение.

Обратите внимание!

В унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утв. Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. Все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения

В менее крупных организациях в силу отсутствия такого подразделения штатное расписание составляет отдел кадров или бухгалтерия. А на малых предприятиях, где нет отдела кадров, такие функции возлагаются, как правило, на главного бухгалтера, а то и на самого руководителя.

Во избежание проблем разработчика штатного расписания (то или иное структурное подразделение) необходимо указать в графике документооборота.

В зависимости от организационной структуры и от подразделения — разработчика штатного расписания в каждой конкретной организации определяется и место хранения этого документа.

Как правило, первый экземпляр штатного расписания, как и другие первичные учетные документы, оперативно (до сдачи в архив) хранится в деле того структурного подразделения, где он создан (разработан).

Необходимое количество экземпляров штатного расписания может определить только сама организация, указав это в графике документооборота (обычно не более трех: руководителю организации, главному бухгалтеру и в отдел кадров). В структурные подразделения при необходимости представляются только конкретные выписки из штатного расписания (соответствующие его части).

Включение в график документооборота формы № Т-3 «Штатное расписание» и организация внутреннего контроля исполнения этого документа позволит корректно и своевременно составлять штатное расписание и вносить в него изменения, а также избежать финансовых проблем и трудовых споров.

Должностная (производственная) инструкция

Несмотря на то что в Трудовом кодексе РФ не содержится упоминания о должностной и производственной (по профессии) инструкциях, они являются важными документами, устанавливающими не только трудовую функцию работника, круг должностных обязанностей и пределы ответственности, но и квалификационные (тарифно-квалификационные) требования, предъявляемые к занимаемой должности (профессии).

Стоит заметить: если в ходе выездной налоговой проверки возникнет сомнение в экономической обоснованности начисления заработной платы отдельным работникам, инспекторы будут проверять содержание должностных и производственных (по профессии) инструкций.

Бывает и так, что должностная (или производственная) инструкция является аргументом в споре с налоговыми органами в части признания отдельных видов расходов.

Кстати сказать

Должностная и производственная инструкции

Различия между должностной и производственной (по профессии) инструкциями рассмотрены в письме Роструда от 24.11.2008 № 6234-ТЗ.

Должностные инструкции по должностям, включенным в соответствующие квалификационные справочники, разрабатываются на основе квалификационных характеристик, указанных в этих справочниках.

Квалификационные характеристики, включенные в Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37, являются нормативными документами, предназначенными для обоснования рационального разделения и организации труда, правильного подбора, расстановки и использования кадров,

обеспечения единства при определении должностных обязанностей работников и предъявляемых к ним квалификационных требований, а также принимаемых решений о соответствии занимаемым должностям при проведении аттестации руководителей и специалистов.

Таким образом, понятие «должностная инструкция» характерно для определения содержания выполняемой трудовой функции работника, замещающего определенную должность.

Что же касается работников, принимаемых на работу по профессиям рабочих, то для определения содержания выполняемой ими трудовой функции используются единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по соответствующим отраслям. Они предназначены для тарификации работ, присвоения квалификационных разрядов рабочим, а также для составления программ

по подготовке и повышению квалификации рабочих.

Так, Общими положениями Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих народного хозяйства СССР, утв. постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 31.01.1985 № 31/3-30, предусматривалось наличие производственных (по профессии) инструкций, которые достаточно широко использовались в практике регулирования трудовых отношений.

Таким образом, для определения содержания выполняемой трудовой функции работников, замещающих определенные должности, целесообразно составлять и утверждать должностные инструкции. Для определения содержания выполняемой трудовой функции работников, принимаемых на работу по профессиям рабочих, следует разрабатывать и утверждать производственные (по профессии) инструкции.

Например, подтверждением экономической обоснованности затрат на приобретение услуг сотовой связи считается необходимость использования работником сотового телефона в служебных целях в соответствии с установленными в его должностной (производственной) инструкции обязанностями (письмо Минфина России от 05.06.2008 № 03-03-06/1/350).

Обратите внимание!

Наличие грамотно составленных должностных (и производственных) инструкций имеет значение для снижения налоговых рисков организации и предотвращения трудовых споров

Одной из необходимых административных процедур является согласование должностных и производственных инструкций с соответствующими структурными подразделениями организации. Прежде всего, это согласование с юридической службой, которая должна проверить содержание на соответствие трудовому законодательству. По ряду должностей (профессий рабочих) производится согласование с подразделением, обеспечивающим безопасность труда.

Принятый в организации порядок согласования и хранения должностных и производственных инструкций должен быть отражен в графике документооборота.

Порядок хранения оригинала и количество копий инструкции, передаваемых заинтересованным лицам, структурным подразделениям, также необходимо предусмотреть в графике документооборота.

Так, в большинстве случаев согласованную и утвержденную должностную (и производственную) инструкцию нумеруют, шнуруют, заверяют печатью организации и хранят в общем отделе (секретариате). А для текущей работы с подлинника инструкции снимают копии, которые выдают работнику и начальнику соответствующего структурного подразделения.

График отпусков

График отпусков относится к тем документам, которые в первую очередь проверяет трудовая инспекция. Если его нет, то за несоблюдение трудового законодательства работодателя и должностных лиц могут подвергнуть административному наказанию по ст. 5.27 КоАП РФ.

Этот кадровый документ очень важен не только с точки зрения соблюдения требований трудового законодательства о предоставлении отпусков работникам, но и с финансовой точки зрения — для подготовки бухгалтерии к оплате отпусков. Часть 9 ст. 136 ТК РФ устанавливает, что оплата отпуска должна производиться не позднее чем за три дня до его начала.

В целях равномерного включения предстоящих расходов на оплату отпусков в издержки производства организация может создавать резервы на предстоящую оплату отпусков работникам (п. 72 Положения по ведению бухучета, ст. 324.1 НК РФ).

В этом случае организация самостоятельно на основании графика отпусков определяет величину такого резерва в расчете на год с учетом вышеназванных норм бухгалтерского и налогового законодательства. Создание такого резерва позволяет организации равномерно распределить повышенные расходы на оплату отпусков работникам в летний сезон.

Отсутствие графика отпусков или нарушения в порядке его составления могут привести к спору с налоговым органом по вопросу обоснованности признания в налоговом учете ежемесячных отчислений в резерв предстоящих расходов на оплату отпусков на основании п. 1 ст. 252 НК РФ.

Копию графика отпусков необходимо в установленные графиком документооборота сроки передать в бухгалтерию организации.

Если в организации имеется первичная профсоюзная организация, то в графике документооборота необходимо учесть (при принятии графика отпусков) требования по порядку учета мнения ее выборного органа, установленные в ст. 372 ТК РФ.

Пример включения в график документооборота отдела кадров некоторых кадровых документов приведен в приложении 3.

Приложение 1

Пример оформления Положения об отделе кадров (фрагмент)

Приложение 2

Пример оформления Должностной инструкции инспектора по кадрам (фрагмент)

Приложение 3

Пример оформления Графика документооборота кадровой службы (фрагмент)

Add a Comment

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *