Неформализованный документ

Бумажный документ имеет юридическую силу, если на нем есть обязательные реквизиты, собственноручная подпись физического лица и в некоторых случаях печать. А что придает юридическую силу электронному документу?

Что такое электронный документооборот?

Электронный документооборот (или ЭДО) — это обмен документами в электронном виде через интернет, внутреннюю сеть компании или другими способами. ЭДО значительно ускоряет обмен документами и расчеты по сделкам между контрагентами, позволяет экономить на канцелярских и почтовых расходах.

В 2011 году Министерство финансов России узаконило обмен счетами-фактурами в электронном виде с использованием электронной подписи (ЭП; ранее — ЭЦП). Это послужило толчком к распространению юридически значимого электронного документооборота. Электронный документооборот в России регламентируют:

  • федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011,
  • федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» от 06.04.2011,
  • приказ Минфина России N 174н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи» от 10.11.2015.

Что придает электронному документу юридическую силу?

Документ, созданный на компьютере, или скан бумажного документа еще не являются юридически значимым. Для разных видов документов есть разные гаранты юридической силы.

К таким документам относятся счета-фактуры, отчетность, трудовой договор с удаленным сотрудником, опись истребуемых документов. Юридическую силу им придают:

  • соответствие формату, утвержденному государством,
  • передача документов в соответствии с регламентом,
  • квалифицированная электронная подпись (далее — КЭП).

Электронные документы, подписанные КЭП, по умолчанию приравниваются к собственноручно подписанным и обладают юридической силой.

К этой категории относятся все остальные документы: договоры, доверенности, письма и т.д. Государство не регулирует формат этих документов. Придать им юридическую силу можно следующим способом.

  1. Подписать квалифицированной электронной подписью. Как и в случае с формализованными документами, КЭП по умолчанию наделяет документ юридической силой.
  2. Подписать простой или неквалифицированной электронной подписью.

Дополнительно участники ЭДО должны заключить соглашение о взаимном признании юридической силы этих видов электронных подписей (ст. 4 № 63-ФЗ «Об электронной подписи”). В этом соглашении нужно прописать требования к реквизитам, форме и формату документов, виду подписи. Если такое соглашение есть, электронные документы будут считаться юридически значимыми и любая инстанция, включая суды и ФНС, примет их как собственноручно подписанные.

Как подписать документ электронной подписью?

Возможность создать подпись для электронного документа реализована во многих программах:

  1. В специализированных системах для электронного документооборота и сдачи отчетности (например, Контур.Диадок, Контур.Экстерн).
  2. В различных информационных системах (например, на портале Госуслуг, на электронных торговых площадках).
  3. В учетных системах (например, SAP, Oracle, MS Dynamics и других).
  4. В компьютерных программах для работы с электронными документами (например, Microsoft Word, PDF).
  5. В специальных программах для создания и проверки электронной подписи, которые устанавливаются на компьютер (например, КриптоАРМ).
  6. В веб-сервисах, куда можно загрузить любой документ и создать для него электронную подпись (например, Контур.Крипто).

О том, как правильно вести электронный архив, читайте в статье про хранение юридически значимых электронных документов.

С массовым переходом контролирующих органов на электронный документооборот у предпринимателей появилась возможность сдавать отчетность, то есть документацию, связанную с налоговым учетом, в электронном виде, что предусматривает, в частности, ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Наряду с документами для целей регламентированного учета, существуют неформализованные документы для оформления взаимоотношений с контрагентами и прочими лицами. В чем состоят отличия между формализованными и неформализованными документами, если рассматривать их относительно систем ЭДО, разберем в этой статье.

Понятие и сущность формализованных документов

Формализованные электронные документы – это документы, для которых законодательством были утверждены формы и форматы обменов ими.

К формализованным документам относятся:

  • счета-фактуры;
  • УПД (включающий предыдущий документ);
  • корректировочные счета-фактуры и УПД;
  • ТОРГ-12.

Поскольку перечисленные документы «привязаны» к налоговому учету, их формируют с целью подачи в ИФНС. Ведомство для проверки большого потока данных использует специализированное ПО, которое легко «читает» входящие данные благодаря стандартизированной форме и идентификаторам. Любое отклонение в документе от установленного формата может привести к тому, что система документ «не считает», и процесс подачи придется повторять заново. Это может вызвать не только задержку, но и санкционные меры со стороны контролирующих служб.

Решить проблему подобных несоответствий помогают, с одной стороны, разработчики ПО, которые заботятся о соответствии формата сформированных в их программе документов требованиям законодательства, а с другой – операторы ЭДО, которые поддерживают нужные форматы обмена и занимаются квитированием для контроля и подтверждения сроков операций.

Поговорим об «инструментах» формализации документов поподробнее.

Законодательные требования

В соответствии с п.2.1-2.3 Приказа Минфина РФ от 25.04.2011 № 174 формализованные документы должны быть снабжены специальными идентификаторами.

Такой идентификатор выдает оператор будущему участнику обмена при регистрации и передает в ИФНС информацию о нем. То есть сведения о конкретном участнике информационного обмена как раз и закрепляются за этим идентификатором. Когда участник ЭДО отправит необходимые отчетные документы, каждый из них будет снабжен таким идентификатором, и, исходя из него, информацию из документа автоматически сверят с данными в базе ИФНС. Если все совпадет, документ примут. Это в разы ускоряет процесс обработки в органах, повышает его точность и прозрачность.

Иного механизма получения идентификационного кода не предусмотрено, что является одной из причин обязательного использования услуг лицензированных провайдеров ЭДО при обмене формализованными документами.

Следующим необходимым инструментом формализации ЭД является сопровождающий документ оператора об отправке и получении документа. Как мы уже упоминали, оператор занимается квитированием, и в органы ИФНС отправляется именно весь пакет документов, включая квитанцию оператора. Благодаря этим «квитанциям» процесс обмена имеет четко зафиксированную историю и, если все было сделано вовремя, его своевременность может быть легко подтверждена. Также подтверждение оператора может быть принято судом в качестве доказательства отправки документов.

Последнее касается и неформализованных документов, отправленных посредством оператора и подписанных УКЭП.

Внедрим юридически значимый ЭДО для работы как с формализованными, так и неформализованными документами

Неформализованная документация

Что касается неформализованных документов, это акты, которые не имеют строгих требований к оформлению, поскольку не предназначены для обработки специализированным ПО. Проще говоря, это документация и корреспонденция, использующаяся в гражданско-правовых отношениях и не представляющая интереса для государственных органов. Тем не менее, они также могут подписываться ЭП. Без электронной подписи с соответствующей защитой (УКЭП) документ не будет иметь юридической силы. Что это значит?

В большинстве случаев контрагенты применяют квалифицированную цифровую подпись, полученную для сдачи отчетности и ЭДО по счетам-фактурам, и для неформализованных документов. Для подписания файлов может использоваться бесплатное программное обеспечение, но большинство таких продуктов не предоставляет возможности вставлять электронную цифровую подпись непосредственно в документ. Вместо этого создается второй файл-сертификат с расширением .sig, который используется контрагентом для проверки подлинности документа. Несмотря на то, что такой документ не передается по установленным законом каналам связи, наличие УКЭП дает возможность использовать его в судебных тяжбах.

Как мы уже отмечали, неформализованные документы допускается составлять в произвольном виде, но к некоторым типам все же установлены законодательные требования. Например, при составлении договора в обязательном порядке должны быть указаны стороны, предмет договора, цена, способы и сроки исполнения. Это следует учитывать при работе с неформализованными актами, чтобы документ предоставлял право на судебную защиту наравне с бумажным оригиналом.

В качестве вывода можно отметить, что операторы ЭДО и использование инструментов электронной защиты повышает удобство работы и с формализованными, и с неформализованными ЭД. Если вы решили перейти на электронный документооборот, или у вас остались вопросы, связанные с видами документов и особенностям работы с ними, обращайтесь к нашим специалистам по ЭДО. Мы работаем с электронными документами более 16 лет и готовы помочь с любым вопросом, связанным с безбумажным документооборотом. В нашем арсенале широкий выбор технических решений, включая собственную технологию ЭДО с прямым роумингом с крупным оператором. Мы также оказываем консультации по юридическим вопросам, связанным с ЭДО, делаем экспертизу ЭД и ЭП и представляем в суде по делам, связанным с ЭД и ЭП.

Технологии перевода бумажных документов в электронные

В отличие от бумажных документов, электронные могут обрабатываться более эффективно (тиражироваться, рассылаться, храниться и т.п.). В настоящее время активно развиваются технологии перевода бумажных документов в электронную форму с целью реализации электронного документооборота. Остановимся подробнее на применяемых технологиях и используемой терминологии.

На первом этапе перевода документа в электронную форму производится его сканирование и создается электронная копия документа в виде изображения. Изображение, полученное в результате сканирования, также называют образом документа. Сканирование является начальным этапом любой системы автоматизированного ввода документов.

В процессе сканирования может выполняться программная обработка изображения, а также производится визуальный контроль качества (рис. 3.6).


Рис. 3.6. Схема перевода бумажного документа в электронный вид

Если речь идет о промышленном вводе документов, то сканеры обычно предоставляют ряд дополнительных функций, например возможность подачи разноформатных документов.

Обычно процесс сканирования — это промежуточная стадия получения электронного документа. Очевидно, что с электронным изображением документа гораздо удобнее работать, чем с бумажным (его можно копировать, отправлять по сети и т.д.).

Однако в большинстве случаев само по себе изображение (образ документа) дает мало преимуществ. Для того чтобы можно было редактировать документ, осуществлять поиск по нему или использовать его фрагменты при подготовке новых документов и т.д., необходимо перевести полученный образ в текстовый документ, понятный офисным программам. Поэтому следующая задача заключается в распознавании отсканированных документов.

Для этого необходим специальный инструмент, способный перевести изображение в текстовый редактируемый электронный документ. Такие инструменты существуют, их общее название — программы оптического распознавания символов (optical character recognition, OCR). C помощью OCR-программы компьютер сможет «прочесть» на отсканированной странице текст, отделив его от иллюстраций и прочих элементов оформления, найти таблицы и «разобраться» в их содержимом. А затем скомпоновать все это заново, воссоздав внешний вид страницы.

С точки зрения перевода документов в электронный вид (ввода документов в компьютер) их условно делят на формализованные, неформализованные и специальные (рис. 3.7).


Рис. 3.7. Классификация документов с точки зрения специфики перевода в электронный вид

Формализованные документы — это документы, в которых заранее определена форма: расположение обязательных полей, в которые заносятся данные. Например, бланки, накладные, анкеты, картотеки и т.д. Неформализованные документы — это документы произвольной формы: договоры, письма и т.д. К специализированным относятся такие документы как, например, карты и отпечатки пальцев.

Перевод каждого из перечисленных видов документов имеет свою специфику. Если вводятся фотографии, то достаточно электронного изображения, если документ содержит текст, его необходимо распознать, если это форматированный текст с рисунками, то нужно не только распознать текст, но и восстановить формат документа, а если это анкета, то, скорее всего, сам документ вообще не нужен, важна только содержащаяся в нем информация. Например, при обработке листов для голосования обычно не требуется изображения самого документа, достаточно информации о том, за кого отдан голос.

Ввод формализованных документов

Чтобы пояснить, какие задачи возникают при вводе формализованных документов, рассмотрим конкретный пример.

Предположим, в офисе отеля проводится анкетирование проживающих для оценки уровня обслуживания на разных этажах. Каждому жителю отеля в его номере оставляется анкета, которую он должен заполнить (рис. 3.8).


Рис. 3.8. Пример заполненной анкеты

Если за месяц накапливается несколько тысяч таких анкет, то их обработка представляет собой непростую задачу. Очевидно, что получение образов (электронных изображений) этих анкет хоть и облегчает задачу их хранения, однако не позволяет использовать компьютер для обработки информации.

Чаще всего задача ввода форм (в данном случае анкеты) состоит в превращении образа документа в строчку базы данных, содержащую соответствующую информацию. Когда все анкеты будут введены в базу данных, можно будет их обработать и, например, выяснить, на каком этаже обслуживание ведется лучше.

При заполнении анкеты требуется ответить на вопросы и внести информацию в определенные служебные поля, а задача программы при вводе форм — определять эти специальные поля, распознавать информацию в них и ввести ее в базу данных. При этом особенностью ввода форм в компьютер является необходимость распознавания текстов, заполненных от руки.

Обычно в том случае, если форма должна распознаваться компьютером, заполняющего просят ввести текст раздельными буквами, и такой текст называют рукопечатным. Технологии распознавания рукопечатных символов обозначаются термином ICR (Intelligent Character Recognition). Распознавание рукопечатных символов представляет собой более сложную задачу по сравнению с распознаванием печатных, поскольку требуется распознать символ, вписанный в форму от руки с учетом возможных его отклонений, обусловленных индивидуальными особенностями почерка.


Рис. 3.9. Схема перевода бумажной формы в запись базы данных

Задачи распознавания при вводе форм не обязательно связаны с распознаванием текста. При вводе форм может потребоваться распознавание различных меток и знаков, для которого тоже существует свой термин: OMR (Optical Mark Recognition). Например, в бюллетенях для голосования голосующего просят поставить крестик (или другой знак) напротив фамилии кандидата, и задача компьютера — распознать, есть в определенном поле какой-нибудь знак или нет.

Через Диадок можно обмениваться любыми документами — как первичными, имеющими строгую печатную форму или формат XML-файла, так и внутренними документами компании.

Ниже в таблице перечислены документы, обмен которыми уже осуществляется через Диадок. Они разделены на формализованные (атрибуты которых подлежат автоматической обработке) и неформализованные. Остальные документы не были реализованы по причине отсутствия потребности со стороны клиентов.

Поэтому, если вы хотите обмениваться через Диадок другими видами документов (не указанными на этой странице), или использовать собственный формат для электронных документов, пожалуйста, сообщите нам об этом по телефону 8 800-500-10-18 или по электронной почте diadoc@kontur.ru. Мы готовы дополнять список, согласно вашим потребностям. Это важно для обеспечения юридической значимости передаваемых электронных документов.

Формализованные документы

Акт приемки-сдачи работ (услуг)
  • Документ
    в рекомендованном ФНС формате.xml
  • Документ в произвольном формате,
    у которого указан тип документа (накладная или акт) и заполнены реквизиты
Товарная накладная (ТОРГ-12, код формы по ОКУД 0330212)
Счет-фактура
  • Документ
    в утвержденном ФНС формате.xml
Корректировочный счет-фактура
Исправленный счет-фактура
Исправление корректировки счета-фактуры
Универсальный передаточный документ
Универсальный корректировочный документ
Исправленный универсальный передаточный документ
Исправленный универсальный корректировочный документ

Полуформализованные документы

Полуформализованным документом считается документ из ниже приведенного списка, если к нему заполнена дополнительная информация о документе (тип документа из развернутого списка, номер, дата и другие параметры). Полуформализованный документ тарифицируется по цене формализованного.

  • Акт приемки-сдачи работ (услуг) (произвольная форма)
  • ТОРГ-12 (произвольная форма)
  • Акт сверки
  • Договор
  • Внутренняя накладная (ТОРГ 13)

Неформализованные документы

Информационное письмо
(Произвольная форма)
  • Microsoft Word 97-2010 (.doc);
  • Microsoft Excel 97-2010 (.xls);
  • Office Open XML (.docx,.xlsx);
  • Joint Photographic Experts Group (.jpeg,.jfif,.jpg);
  • Rich Text Format (.rtf);
  • Open Document Format (.odt);
  • Portable Document Format (.pdf);
  • Текстовый файл (.txt)
  • Произвольный XML (.xml)
  • DBF
Уведомление о начислении премии
(Произвольная форма)
Акт приема-передачи ТМЦ на хранение
(по форме МХ1)
Накладная на внутренне перемещение объектов основных средств по форме ОС-2
(Произвольная форма)
Накладная на отпуск материалов на сторону по форме М-15
(Произвольная форма)
Акт о приеме-передаче основных средств по форме ОС-1
(Произвольная форма)
Накладная на внутренне перемещение, передачу товаров, тары по форме ТОРГ-13
(Произвольная форма)
Реестр расходов
(Произвольная форма)
Реестр актов
(Произвольная форма)
Ведомость за выполненные работы (услуги)
(Произвольная форма)
Отчет агента
(Произвольная форма)
Акт зачета взаимных требований
(Произвольная форма)
Акт приема-передачи прав на использование ПО
(Произвольная форма)
Договор
(Произвольная форма)

Товарно-транспортная накладная
(1-Т, код формы по ОКУД 0345009)

Ценовой лист
(Произвольная форма)
Удостоверение о качестве угля
(Форма УПД-35И)
Расходно-приходная накладная
(Форма ТОРГ 14)
Счет
(Произвольная форма)
Реестр акционеров общества
(Произвольная форма)
Протокол разногласий
(Произвольная форма)
Акт о признании документа не действительным
(Произвольная форма)
Доверенность на передачу ТМЦ
(Произвольная форма)
Кредит-нота
(Произвольная форма)
Акт приема-передачи документов по уступленным денежным требованиям
(Произвольная форма)
Ведомость учета тепловой энергии и теплоносителя в системе отопления
(Произвольная форма)
Акт сверки взаиморасчетов
(Произвольная форма)
Транспортная накладная
Поручение экспедитору
Экспедиторская расписка
Отчет экспедитора
Акт о приемке выполненных работ по форме КС-2, КС-3
  • Microsoft Word 97-2010 (.doc);
  • Microsoft Excel 97-2010 (.xls);
Копия энергетического паспорта
(Утверждена приказом Министерства Энергетики РФ
от 19 апреля 2010 г. N 182)
  • Portable Document Format (.pdf)
Карточка учета в СТК
  • Microsoft Excel 97-2010 (.xls)
Прайс-лист

Add a Comment

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *