Образец командировочного удостоверения

Содержание

Общие сведения

Согласно действующему на территории РФ законодательству, работодатель имеет полное право отправлять своего официально трудоустроенного работника в командировки.

Но необходимо помнить, что для этого ранее необходимо было составлять специальную новую форму командировочного удостоверения.

В 2019 году произошли некоторые изменения. При этом необходимо помнить, что составление документации подобного рода имеет очень большое количество самых разных нюансов.

Для оформления командировочного удостоверения существует унифицированный бланк – соблюдение стандартов его заполнения строго обязательно, какие-либо отступления попросту недопустимы.

При возможности работодателю следует заранее ознакомиться с правильно заполненным образцом формата Т-10. Это позволит избежать допущения различного рода типичных ошибок при формировании документации.

Также стоит при возможности ознакомиться со следующими важными вопросами:

  • что это такое?
  • назначение документа;
  • нормативная база.

Что это такое

Специальным постановлением правительства обозначается обязанность работодателя при отправке своего сотрудника в другой регион или же страну формировать специальный документ – командировочное удостоверение.

Он остается действительным на все время нахождения в командировке и имеет специальный формат. Основное назначение данного документа:

  • обозначает законность отсутствия на рабочем месте;
  • служит одним из документальных оснований для получения командировочных – как авансом, так и по прибытию.

Бланк документа рассматриваемого типа утвержден Постановлением Госкомстата Российской Федерации №1 от 05.01.04 г.

Именно на этот законодательный акт необходимо опираться при формировании не только самого командировочного удостоверения, но и иной документации, формируемой при поездке работника в другой регион или же за рубеж.

Назначение документа

Первичное назначение документа – документальное обоснование самой возможности выплаты командировочных.

Например, если они выдаются наличными через кассу организации, то форма Т-10 потребуется в обязательном порядке для формирования расходно-кассового ордера.

Аналогичным образом обстоят дела с некоторой иной документацией. При этом следует помнить о соблюдении формата документации. Налоговые органы и трудовая инспекция уделяют этому вопросу пристальнее внимание.

В форме Т-10 в обязательном порядке отмечается цель командировки, а также место – что особенно важно в некоторых случаях.

Например, когда командировка подразумевает посещение каких-либо охраняемых или же опасных мест. Рассматриваемый документ будет являться основанием для пропуска на территорию организации.

Нормативная база

Чтобы избежать допущения каких-либо ошибок при формировании документации рассматриваемого типа, необходимо будет в обязательном порядке тщательно рассмотреть все НПД.

Которые регламентируют оформление формы Т-10 и иной документации, формирование которой строго обязательно при отправке работника в командировку.

В данную нормативную базу на сегодняшний день входит следующее:

ст.№166 ТК РФ Что именно понимается под термином «служебная командировка»
ст.№167 ТК РФ Гарантии для работника при отправке его в командировку
ст.№168 ТК РФ Регламентируется процедура возмещения расходов, связанных с поездкой в другой город, страну официально трудоустроенным работником
Постановление Госкомстата №1 от 06.01.04 г.

При этом составлять командировочное удостоверение желательно все же в машинописной форме, в Word.

Какие нужны отчетные документы для командировочных смотрите в статье: командировочные.

Все о командировочных расходах за границу в 2019 году, .

Необходимо в обязательном порядке соблюдать все рекомендации по формату Т-10. Данный момент достаточно подробно рассмотрен в нормативной документации. Не следует допускать нарушений.

Порядок оформления командировочного удостоверения

Сегодня командировка без удостоверения рассматриваемого типа допускается, так как относительно недавно было принято Постановление Правительства РФ №1595 от 29.12.14 г.

Тем не менее, сотруднику отдела кадров, а также непосредственно самому ответственному за отправку работников в командировку, стоит ознакомиться с порядком составления данного удостоверения.

Так как в некоторых случаях его наличие требуется для различных иных целей – не только для отчетности.

Стоит в обязательном порядке рассмотреть следующие важные вопросы:

  • где взять бланк?
  • правила заполнения;
  • кто подписывает?
  • где ставить печать;
  • если нужно внести изменения?
  • пример заполнения.

Бланк командировочного предписания, формата Т-10, а также образцы иных документов, обязательных при оформлении сотрудника в командировку, можно будет взять:

  • на каких-либо авторитетных ресурсах в интернете;
  • на официальном сайте Госкомстата.

При этом если в качестве источника документации используется какой-либо сторонний ресурс в интернете, стоит обязательно использовать только достоверные. Так как в противном случае велика вероятность допущения каких-либо ошибок.

Если на предприятии используется система ведения автоматизированного учета от 1С, то стоит воспользоваться представленной ей документальной базой.

При помощи данного программного продукта можно в полностью автоматическом режиме составлять форму Т-10.

Правила заполнения

Основанием для заполнения командировочного удостоверения является соответствующий приказ, изданный на предприятии об отправке в поездку сотрудника.

При отсутствии данного документа составление формы Т-10 невозможно, так как в ней отображаются реквизиты приказа.

Она в обязательном порядке составляется только в одном экземпляре, в формировании каких-либо копий попросту нет необходимости. До момента отбытия работника может быть заполнена только лицевая сторона бланка.

При внесении всех необходимых данных необходимо будет максимальное внимание уделить именно паспортным данным. Расхождения с реальными попросту не допускается.

При наличии несоответствий, впоследствии, могут возникнуть некоторые проблемы. Но при этом следует помнить, что наличие ошибок не является основанием для составления нового документа.

При необходимости допускается вносить соответствующие исправления в форму Т-10. Заполнять бланк рассматриваемого типа имеют право следующие лица:

  • отдел кадров;
  • бухгалтерия.

Сама процедура заполнения выглядит следующим образом:

  • прописывается полное наименование организации;
  • код ОКПО;
  • выписывается номер командировочного удостоверения – он должен полностью соответствовать специальной записи в Журнале регистрации;
  • заполняются анкетные данные конкретного сотрудника, а также его номер по табелю (если имеется);
  • прописывается наименование структурного подразделения, где числится работник, его должность;
  • следующей строкой обозначается — страна, наименование организации, куда направлен конкретный работник, o полностью задание, конечная цель;
  • прописывается количество дней пребывания – при этом время в пути никогда не учитывается;
  • полностью паспортные данные командированного.

Когда все обозначенные выше разделы полностью заполнены, форма Т-10 в обязательном порядке передается непосредственно на подпись руководителю.

Необходимо помнить, что помимо неё также должна присутствовать печать организации-работодателя.

При этом следует не забывать прилагать к форме Т-10 специальный документ, заполненный по форме Т-10а.

Он представляет собой служебное задание. В этой же форме составляется отчет о выполнении данного задания. Следует ознакомиться с Письмом Минфина №03-03-06/2/89 от 22.04.09 г.

Согласно данному нормативно-правовому документу, составление служебного задания не требуется, если продолжительность командировки составляет всего 1 день (без учета времени на дорогу).

Также следует подготовить соответствующие документы для водителя – если по какой-то причине проезд осуществляется на транспорте организации.

При этом для легкового автомобиля тоже необходимо оформить специальный документ – путевой лист (когда едет сразу несколько человек).

Также если командировка без проживания, то работодателю все равно необходимо будет в обязательном порядке оформить удостоверение данного типа.

Кто подписывает

Командировочное удостоверение должно быть подписано директором предприятия или же лицом, имеющим аналогичные полномочия. Для этого имеется специальная графа.

Также должны стоять подписи уполномоченных лиц при свершении действий командируемым сотрудником:

  • об отбытии из места назначения;
  • о прибытии в место назначения.

Таким ответственным лицом может быть инспектор по труду, секретарь организации-заказчика, директор иной компании.

Но в отличие от подписи непосредственного начальника предприятия-работодателя подписи иных лиц не всегда обязательны.

Так как их проставление иногда бывает попросту невозможно по причине отсутствия самих ответственных лиц.

Где ставить печать

При простановке печати на командировочном удостоверении необходимо в обязательном порядке руководствоваться правилами, действующими для всей без исключения отчетной документации.

Печать должна быть:

  • действительна;
  • отчетлива видна;
  • соответствовать требованиям законодательства;
  • не закрывать подписи и иную важную информацию непосредственно на поверхности самого документа.

Печать организации-работодателя должна быть в обязательном порядке проставлена на лицевой стороне рассматриваемого документа, рядом с подписью директора предприятия.

Если нужно внести изменения

Если по какой-то причине были допущены ошибки при заполнении командировочного удостоверения, необходимо будет в обязательном порядке внести исправления.

Для этого достаточно лишь зачеркнуть неверную информацию, после чего рядом сделать правильную запись.

Особенно это касается времени нахождения в пути. Если будут иметь место ошибки, то впоследствии, возникнут проблемы с получением командировочных.

Что входит в суточные командировочные расходы в 2019 году узнайте из статьи: что входит в командировочные суточные расходы.

Какие изменения внесены в командировочные расходы в 2019 году, .

Как осуществляется оплата суточных командировочных расходов в 2019 году, .

Пример заполнения

Даже если у работника отдела кадров или же бухгалтерии, осуществляющего формирование командировочного удостоверения, имеется достаточно большой опыт, стоит заполнять документы по образцу.

Фото: командировочное удостоверение

Обзавестись формой Т-10 правильно составленной можно достаточно просто. Можно также воспользоваться услугами специализированных компаний, помогающих составлять бухгалтерскую отчетность.

Как заполнить журнал регистрации

Отправка сотрудников в командировки должна в обязательном порядке подтверждаться специальным журналом учета.

Формируется он на основании специального Приказа Минздравсоцразвития РФ №739н от 11.09.09 г.

Согласно данному нормативно-правовому документу, требуется обязательно указывать следующие данные в журнале регистрации:

  • дата отправления и прибытия из командировки;
  • пункт назначения;
  • время в пути;
  • данные самого командируемого – его Ф.И.О., должность, структурное подразделение.

Данный журнал может формироваться в свободной форме. При этом вести его допускается в любом удобном формате — бумажном или же электронном.

Единственное его назначение – упрощение и автоматизация контроля различными органами деятельности компании (трудовой инспекцией, налоговой службой).

Заполнение командировочного удостоверения не обязательно на сегодняшний день. Но при возможности стоит сформировать его.

Это позволит избежать большого количества самых разных проблем, упорядочить документацию.

Предыдущая статья: Командировочные суточные за границу Следующая статья: Учет командировочных расходов>Командировочное удостоверение – бланк

Для чего нужно командировочное удостоверение

На законодательном уровне понятие командировки дано в глав. 24 ТК. В соответствии со стат. 166 это поездка в другую местность по распоряжению руководителя компании и в целях представления интересов работодателя. Нюансы направления персонала в командировки регулируются в Постановлении № 749 от 13.10.08 г. А в собственных ЛНА предприятие обязано утверждать регламент возмещения расходов командировочным лицам.

До 2015 г. применение командировочного удостоверение было обязательным для всех компаний без исключений. После принятия Постановления № 1595 от 29.12.14 г. эта норма утратила силу. Основанием для направления специалиста в командировку теперь является распоряжение (приказ) руководства. В этом документе указывается место поездки, а также цели, задачи и сроки. Тем не менее организации могут по своему усмотрению продолжать составлять для работников как служебные задания (ф. Т-10а), так и командировочные удостоверения.

Для чего? В первую очередь удостоверение командированного лица предназначается для определения общего периода пребывания в поездке. Ведь здесь четко видно, когда именно человек выехал от работодателя, и когда возвратился. Кроме того, благодаря отдельным строкам можно проследить, какие именно организации посещал сотрудник. Следовательно, печати принимающей стороны подтверждают, что физлицо действительно было в командировке. При этом суточные рассчитываются за все дни пребывания.

На какой счет относят затраты на командировку

Командировочное предписание – бланк

Заполнить образец командировочного удостоверения, форму Т-10 скачать можно ниже, работодатель вправе на бланке собственной разработки или унифицированном. Документ Госкомстата утвержден в Постановлении № 1 от 05.01.04 г. Оформлением как правило занимается работник кадровой службы работодателя. Основанием для заполнения удостоверения служит приказ руководителя.

Действующий бланк представляет собой форму на двух листах. Первая (лицевая) сторона предназначается для внесения данных перед отправлением сотрудника в поездку. Здесь приводятся общие сведения о работодателе, информация о командированном лице, а также о месте, сроке и целях командировки. Дополнительно указываются данные об удостоверяющем личность командированного лица документе. Заверяет форму руководитель компании.

Вторая (оборотная) сторона бланка заполняется в ходе командировки и сразу по возвращении из нее. Исключение – отметка о выбытии из организации, проставляемой непосредственно перед поездкой. Если работник командируется для посещения нескольких предприятий, рекомендуется в каждом из них предъявлять удостоверение для проставления дат прибытия/выбытия. Должностное лицо при этом заверяет достоверность данных подписью и печатью. На дату возвращения в свою организацию командированный возвращает удостоверение кадровику для окончательной отметки о прибытии.

Как заполнять командировочное удостоверение – образец внесения данных

Заполнить бланк кадровик может как вручную, так и на компьютере. В любом случае все подписи необходимо проставлять лично, без использования компьютерных методов или факсимиле. Если предприятие небольшое и отдельного кадрового работника в штате нет, допускается составление удостоверения главбухом или директором компании. Далее посмотрим подробнее, какие данные и куда именно вносить.

Какие сведения обязательны к заполнению в командировочном удостоверении ф. Т-10:

  • Шапка документа – здесь указывается название работодателя, его код по ОКПО. Обязательно приводится порядковый № и дата удостоверения.
  • Данные о сотруднике – здесь вносится ФИО (полностью) физлица, указывается, в какой должности и в каком структурном подразделении работает человек в организации.
  • Данные о планируемой поездке – в этом разделе приводится основная информация о предстоящей командировке. А именно следует указать, куда командируется специалист (название страны, города и предприятия); на какой период (данные приводятся в календарных днях, время в пути не учитывается); для каких задач – цель переносится из распоряжения (приказа) руководства или служебной записки. Срок также необходимо прописать в конкретных датах – «с» и «по», а при отсутствии информации о принимающей стороне вносить наименование организации не требуется.
  • Данные о подтверждающем личность командированного лица документе – обычно здесь приводится № и серия паспорта.
  • Заверение удостоверения – подписывает документ руководитель компании-работодателя. Обязательно приводятся его должность и расшифровка личной подписи. При наличии у предприятия печати ставится оттиск.
  • Данные о пунктах назначения в поездке – направляющая сторона отмечает факт выбытия командированного работника путем проставления календарной даты, подписи и печати фирмы. После этого кадровик передает удостоверение сотруднику для направления в поездку. В командировке специалист последовательно предъявляет форму для соответствующих отметок в каждом из мест посещений. Здесь свои записи вносит каждая из организаций, где побывал работник. По возвращении удостоверение сдается обратно кадровику, который проставляет окончательную отметку о прибытии сотрудника.

Обратите внимание! Если предприятие применяет в документообороте командировочные удостоверения, для учета последних используется специальный журнал. Составить такой документ можно в произвольной форме с указанием, кому, когда и для какой поездки выдано удостоверение.

Командировочное удостоверение – образец заполнения

Для наглядности рассмотрим, как можно заполнить удостоверение на предстоящую служебную поездку для работника. Предположим, организация направляет в командировку менеджера для заключения ряда торговых контрактов. В шапке документа указывается наименование предприятия – ООО «Цифровые системы», код по ОПКО 48523075. Затем форме присваивается порядковый номер по командировочным удостоверениям и дата – № 41 от 14.05.18 г.

Далее в строке с данными о работнике указывается его ФИО и должность – менеджер Иванов Сергей Степанович, подразделение – основное. После чего приводится информация о сроке и месте командировки – с 15.05.18 г. по 18.05.18 г., г. Москва. Общее число дней поездки – 4 дня (календарных). Сведения о паспорте берутся из личного дела сотрудника. Наконец документ подписывает директор фирмы, а на обороте ставится отметка о выбытии от 15.05.18 г.

Работник собирается посетить несколько организаций. К примеру, это ООО «Сигма»; ООО «Техника-плюс»; ООО «Компьютер-сити» и ООО «Робототехника». На второй странице необходимо проставить отметки о посещении в каждой из этих компаний. Если принимающая фирма отказывается отмечать прибытие и выбытие командированного лица в удостоверении, это не будет рассматриваться как нарушение в оформлении формы. Поскольку, как уже сказано выше, официального действия документ более не имеет.

Где скачать командировочное удостоверение формы Т-10

Унифицированный бланк по Постановлению Госкомстата № 1 от 05.01.04 г. можно скачать на любом бухгалтерском сайте или в справочно-правовых системах. Если фирма разрабатывает собственную форму, что не запрещено, нужно включить в документ все необходимые реквизиты. Одновременно с удостоверением предприятие должно утвердить приказ руководителя на командировки и другие сопутствующие бланки. К последним относятся служебное задание, отчет командированного лица о выполненной работе; авансовый отчет и пр.

Вывод – в этой статье мы разобрались, как оформить командировочное удостоверение, образец выложен по типовой форме. С 2015 г. этот документ исключен из перечня необходимых, но компании вправе составлять форму в целях оптимизации делопроизводства. Обязательными продолжают оставаться приказ руководства фирмы на поездку, авансовый отчет работника для возмещения понесенных расходов.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

>Инструкция: заполняем командировочный лист

Командировка и командировочные расходы

Командировкой считается рабочая поездка сотрудника, оформленная приказом по установленной форме, в другой географический пункт. Стоит отметить, что понятие командировки относится только к тем работникам, которые большую часть времени трудятся на стационарном месте работы, а если смысл работы сводится к постоянным разъездам, это не будет считаться командировкой.

Первым и последним днями командировки считаются день отбытия и приезда транспорта (автобуса, теплохода или другого), на котором перемещается командированный сотрудник.

Заполнение формы

В процессе поездки сотрудник несет определенные расходы. Согласно Трудовому Кодексу организация должна компенсировать их ему. К ним относятся проезд, оплата проживания, суточные, сотовая связь, оплата визы и прочие.

Закон не ограничивает размер суточных, но малый бизнес обычно обходится суммой семьсот рублей, так как все что выше этой суммы облагается НДФЛ. Если этот лимит превышен, то расчет налога ведется на ближайшую дату выдачи сотруднику зарплаты и перед этим должен быть учрежден авансовый отчет. Это связано с тем, что работник во время командировки мог потратить как больше выданной подотчет суммы, так и не до конца ее израсходовать.

До отмены удостоверений процедура оформления рабочей поездки выглядела так:

  1. Создавалось служебное задание (Т-10а) с основными параметрами (цель, место, даты).
  2. На его основании руководитель оформлял приказ, которым подчиненному предписывалось отправляться к месту выполнения задания.
  3. Затем выдавалось командировочное удостоверение, по которому бухгалтер выделял деньги подотчет.
  4. По возвращении работник отчитывался за деньги с помощью авансового отчета (сдается в течение 3 дней по прибытии) и подтверждающих расходы квитанций. А за проделанную работу с помощью отчета о командировке и записей о прибытии-выбытии в удостоверении.

По сути многие параметры дублируются в этих формах, что вероятно послужило причиной для их упразднения.

Как заполнить командировочное удостоверение: образец

Командировочное удостоверение представляет собой первичный документ с общей информацией о перемещениях командировочного лица, удостоверенный соответствующими должностными лицами. Начиная с 1 апреля 2004 оно заполнялось по форме Т-10. Но с 8 января 2015 правительство избавило бизнес от необходимости использовать эту форму в документообороте. Вместе с ним были отменены и служебное задание и отчет о командировках. Отныне командировочное удостоверение больше не может использоваться для подтверждения командировочных расходов.

Тем не менее, если на то есть причины, то организация может продолжать ее использовать. Это нужно прописать в соответствующем внутреннем акте предприятия. Например, в распространенном «Положении о командировках». Также организация может изменять реквизиты в этой форме в случае необходимости.

Выдачей данного документа командированному могут заниматься разные сотрудники (кадровик, бухгалтер, секретарь, менеджер и другие). Руководителю имеет смысл назначить приказом ответственного за выдачу удостоверения. Лучше, если это будет сотрудник, заинтересованный в получении данных из удостоверения. Например, кадровик, который ведет учет рабочего времени.

Заполненная форма выглядит следующим образом:

Лицевая сторона

В первой части отражаются следующие подробности:

  • название и некоторые реквизиты организации
  • город и организация, куда направляется работник
  • ФИО командировочного, серия и номер паспорта, должность, подразделение, где он трудится и цель его поездки
  • с какого числа начинается и заканчивается командировка, а также ее общая продолжительность
  • ОКПО – это номер, присваиваемый организации Росстатом
  • ОКУД – код данной формы в классификаторе бухгалтерской документации
  • номер документа это номер записи в журнале и дата этой записи
  • табельный номер – этот уникальный номер выделяется каждому работнику и после его увольнения нигде больше не используется

Возможны случаи, когда служащего отправляют сразу в несколько мест, но в шапке формы предусмотрена строка только для одного пункта назначения. В такой ситуации нужно самостоятельно добавить необходимое количество строк в форме для каждой организации. Это можно было делать еще до отмены командировочных удостоверений, ведь согласно ФЗ о бухучете и письмам Роструда изменять первичку по необходимости является правом фирмы.

Во второй части (на оборотной стороне) формы ставятся отметки с датами о выбытии-прибытии работника с соответствующими подписями отправляющей и принимающей сторон.

Оборотная сторона

Документ может также заверяться печатью (если она используется).

В случае если будут допущены ошибки в командировочном удостоверении, это будет внутренним делом организации. Контролирующие органы больше не вправе спрашивать этот документ.

Как оформить командировку без применения командировочного удостоверения

В текущий момент для оформления командировки достаточно только приказа руководителя (Т-9) и авансового отчета по прибытии (форма N АО-1).

Командировка

В случае, если организация решила больше не пользоваться упраздненными формами, то нужно зафиксировать отказ от командировочных удостоверений. Из локального акта, каким может быть «Положение о командировках», следует убрать все упоминания об этих формах. И соответственно прописать, что теперь для всех этих целей используется приказ о направлении служащего в командировку. Но так как в приказе нет строки о цели поездки, то организацией следует самостоятельно разработать и утвердить модифицированную форму Т-9, где будет предусмотрена эта особенность (для большинства первичных документов это допустимо).

Также в локальном акте нужно зафиксировать размер суточных, порядок признания и возмещения расходов. В том числе и как должна подтверждаться поездка работника на своей машине.

Информация о выбытии сотрудника в рабочую поездку ранее упоминалась в специальном журнале, где была особая графа для номера удостоверения. Теперь там можно ставить прочерк или не заполнять вовсе.

Как подтверждать расходы в 2017 году

Служебную поездку нужно подтверждать проездными билетами (например, авиабилеты, билеты на поезд и прочие) к пункту назначения и обратно. Если работник их потерял, то следует обратиться в транспортную компанию для получения копии. Также нужны все чеки и квитанции на гостиницу, съем квартиры, оплату связи и остальные расходы.

В случае когда служащий отправился в командировку на своем авто, то по приезду обратно ему нужно подать служебную записку с датами прибытия-выбытия и подтверждающие документы (кассовые чеки на ГСМ, парковочная квитанция, путевой лист и прочее).

Обоснование расходов для целей налогообложения

В настоящее время нужны только соответствующие квитанции и авансовый отчет для подтверждения расходов. Если нет квитанций, то придется на эти суммы начислить НДФЛ. Что касается командировочных удостоверений, то суды и раньше признавали, что они не нужны, так как нет такого требования в Налоговом Кодексе.

По страховым взносам ситуация аналогичная. Если есть все чеки, то они не начисляются. До 2015 удостоверение требовалось прилагать к авансовому отчету и могли возникнуть сложности, если его нет.

При расчете базы по налогу на прибыль командировочные признаются расходами, связанными с производством и реализацией. Эти расходы принимаются к учету на дату принятия авансового отчета. До 2015 года удостоверения были нужны для включения командировочных в состав расходов.

Все расходы на поездку должны быть обоснованы экономически. Для этого достаточно, чтобы цель поездки, указанная в приказе, была направлена на получение дохода. Налоговики до 2015 года сами признавали, что в этом плане приказ и командировочное удостоверение по сути дублируют друг друга.

Таким образом, закон однозначно позволяет обойтись без командировочных удостоверений. И это серьезно упрощает документооборот, особенно для малого бизнеса. Но для более крупных предприятий может быть полезным сохранить эту форму для более полного контроля над перемещениями персонала.

Add a Comment

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *