Образец личного дела работника

Ведение личных дел работников школы

Состав, принципы заполнения, перечень документов в личном деле учителя не регламентированы законом. Личные дела педработников содержат конфиденциальную информацию, доступ к которой должен ограничиваться локальным актом школы и не подлежать разглашению. С их помощью специалисты кадровой службы могут своевременно обеспечивать работников льготами и социальными гарантиями, использовать их для определения профессионального роста и определения карьерных перспектив. Методическая помощь по организации кадровой работы в школе представлена специалистами системы «Завуч»

  • Как анализировать кадровый состав школы

Директор школы своим приказом назначает ответственного за ведение личных дел работников школы, оформление и хранение персональной документации. Параллельно с этим создается локальный акт — Положение о порядке ведения личных дел, регламентирующее принципы оформления, пополнения и хранения данных о педагогах. Согласно п. 2 ст. 13.11 КоАП, обязательным этапом работы с личными делами является получение согласия работников на сбор, обработку и хранение персональных данных. В противном случае образовательное учреждение ждет штраф в размере до 75 тыс. рублей, школьную администрацию в лице директора — до 20 тысяч. Чтобы обезопасить учреждение от возможных исков и штрафов за правильность ведения личных дел сотрудников школы, стоит в бланке личного листка указать следующую фразу «Обязуюсь своевременно извещать обо всех изменениях личных данных», под которой работник должен поставить свою подпись. Согласно ст. 87 ТК РФ, порядок хранения и использования персональных данных не регламентирован законодательством, а относится к тем, что устанавливаются работодателем в локальных актах. Перечень бумаг в личном деле учителя зависит от занимаемой работников должности, специфики его деятельности. Состав личных дел госслужащих регулируется Указом Президента РФ от 30.05.05 №609. Основой папки являются документы, необходимые для приема на работу, а после те, которые характеризуют профессиональную деятельность педработника. Все личные дела регистрируются в «Книге (журнале) учета личных дел» с указанием № дела, ФИО работника, даты постановки и снятия с учета. Таким образом, в состав личного дела каждого педработника входит три группы документов:

  1. Бумаги, которые предоставляются при приеме на работу — копии паспорта, документа об образовании, страхового и свидетельства о постановке на налоговый учет, справку о прохождении предварительного медосмотра и об отсутствии судимости или уголовного преследования.
  2. Документы, создаваемые в процессе трудовой деятельности — свидетельства о рождении детей, браке/разводе, должностные инструкции, копии приказов о поощрении, переводе, дисциплинарных взысканиях, повышении, совмещении должностей, справки о результатах периодического медосмотра, аттестационные листы, служебные записки, объяснительные, уведомления, акты, заявления на предоставление отпуска, копии бумаг, подтверждающих повышение квалификации.
  3. Документы, свидетельствующие о прекращении трудовой деятельности — копия приказа об освобождении от должности и заявление сотрудника об увольнении.

Скачать в .docx В личное дело подшиваются преимущественно оригиналы бумаг, исключение составляют копии документов, которые работник приносит при приеме на работу (ст. 65 ТК) для заполнения личной карточки по форме № Т-2 используют сведения паспорта, ИНН, СНИЛС, военного билета, справок об отсутствии судимости, данных о семейном положении и образовании. Необходимую для осуществления трудовых отношений информацию вносят в форму, а оригиналы документов возвращают работнику. Не нужно подшивать в личное дело сведения о политических и религиозных убеждениях, дополнительные данные, которые Роскомнадзор может расценить как избыточные персональные данные. Из рекомендации экспертов справочной системы «Образование» узнайте, как оформить и вести личную карточку работника образовательного учреждения, которую заполняют на всех работников, с которыми заключили трудовой договор, в том числе, на совместителей

  • Личная карточка работника: как оформить

Если школьной кадровой службе нужна такая информация о работнике, которую можно получить только от третьих лиц, подчиненный должен дать на это письменное согласие. Работника важно также поставить в известность относительно целей и источников получения персональных данных, а если он не дает свое согласие, получать или использовать данные незаконно. В случае увольнения сотрудника, кадровая служба возвращает ему только оригиналы документов из личного дела работника школы, копии отправляются в архив. Копии персональных данных желательно заверять согласно ГОСТ Р 6.30–2003, поскольку незаверенные бумаги не имеют юридической силы. Обращаться к нотариусу для этого не обязательно, достаточно сверить с оригиналами, поставить штамп «Верно», подпись ответственного работника и дату сверки. Опытные документоведы рекомендуют избегать накопления ненужных копий в личных делах: достаточно создавать копии бумаг, необходимые для выполнения конкретной задачи, например, выдачи путевки в летний лагерь для ребенка или направления в санаторий, а затем утилизировать их в установленном порядке. Поскольку даже согласие работника на предоставление дополнительных персональных данных может не освободить образовательное учреждение от штрафа в размере от 10 до 50 тыс. рублей. Порядок уничтожения документов регламентирует Положение о личном деле работника школы.

Личная карточка и личное дело: в чем отличия

Личная карточка Личное дело
Когда оформляется? Является обязательным для каждого работника документом, который оформляется согласно форме № Т-2 даже при наличии личного дела. Личная карточка входит в состав личного дела и представляет собой упрощенный вариант объединения персональных данных работника. Относится к категории факультативных документов, оформлять и вести которые не обязательно, однако для всех муниципальных, государственных гражданских служащих и военнослужащих личные дела обязательны. В частных учреждениях личные дела ведут преимущественно на материально ответственных и руководящих работников.
На кого оформляется? Оформляется в обязательном порядке как на основного работника, так и на того, кто совмещает должности (даже внутри одного образовательного учреждения). Оформляется по усмотрению кадровой службы и согласно приказу администрации на всех работников (в случае увольнения и последующего восстановления, на работника заводят новое личное дело, а прежнее отправляют в архив).
Как оформляется? Ввиду обязательности оформления личной карточки, они могут вестись только в бумажном варианте, в котором работник ставит свои подписи, заверяя тем самым информацию из трудовой книжки, паспорта, СНИЛС и других документов. Срок, в который карточка должна быть оформлена на нового работника, нормативными правовыми актами не регулируется, за это отвечают локальные акты. Регулируются локальными актами, а потому могут оформляться как в электронном, так и в письменном виде.
Как хранятся? Личные карточки по решению школьной администрации могут храниться вместе с личными делами или в отдельных папках и шкафах. Согласно порядку ведения личных дел сотрудников школы, они в обязательном порядке должны храниться отдельно от трудовых книжек.

Структура личной карточки по разделам:

  1. Общая информация о работнике как о гражданине — паспортные данные, сведения об образовании, № и дата оформления трудового договора, стаж согласно трудовой книжке.
  2. Актуален для учителей-мужчин, поскольку содержит данные о воинском учете и заполняется на основании данных военного билета или удостоверения о призыве на военную службу. В личных карточках непригодных для воинской службы работников делается соответствующая отметка.
  3. Заполняется после проведения аттестации и освидетельствования профпригодности работников.
  4. Данные относительно повышения квалификации (сроки обучения, специализация), которые берутся с сертификата или диплома о прослушивании курса.
  5. Награды, присужденные педработнику в процессе осуществления профессиональной деятельности, сведения о ежемесячных премиях.
  6. Сведения о ежегодных отпусках работника, в том числе об отпусках за свой счет.
  7. Информация о предоставленных льготах, данные, которые не соответствуют ни одному из разделов.
  8. Информация об увольнении работника — соответствующую запись делают в трудовой книжке и личной карточке (в последней работник ставит свою подпись).

Оформление и хранение личных дел работников школы

Форма ведения личных дел не унифицирована, а потому не существует образца личных дел учителей, а потому работникам школьной кадровой службы достаточно руководствоваться требованиями ГОСТ 6.30-2003. При переводе личного документооборота в электронный формат важно помнить, что некоторые документы ведутся исключительно в бумажном формате (например, трудовые книжки). Так, на бумаге оформляются все документы, на которых сотрудники должны ставить свои подписи. Для оформления документов в личном деле учителя и эффективной организации бумаг в нем целесообразно использовать папку-скоросшиватель. Согласно ГОСТ 17914-72, для длительного хранения документов используются только папки с цельнокартонной обложкой. Когда личных дел в образовательном учреждении много, документовед оформляет книгу учета, в которую вносит фамилии всех работников, номера их личных дел и период их ведения, а в каждую папку с персональными данными вкладывает лист-заверитель дела, внутреннюю опись и дополнение к личному листку по учету кадров.

Получите диплом установленного образца

Для грамотной и качественной оценки результатов работы педагогов рекомендуем пройти обучение по программе «Организация и контроль качества образовательной деятельности».

В большинстве российских школ применяется следующий алгоритм оформления личного дела:

  1. Личное дело сотрудника оформляется после зачисления его в штат (одновременное ведение нескольких личных дел для одного работника запрещено). Даже если работника принимают в штат повторно, предыдущее личное дело закрывают и передают в архив, а новое оформляют после издания приказа о приема на работу.
  2. На титульном листе личного дела педработника посередине с отступом по краю указывается полное название образовательного учреждения, название структурного подразделения, № личного дела с индексом согласно номенклатуре дел школы, заголовок документа (ФИО работника), а в нижнем правом углу — дата постановки на персональный учет.
  3. Внутреннюю опись документов оформляют согласно утвержденному приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526 шаблону, ее подписывает составитель (ответственный работник). Название документа указывается в верхней части листа, а ниже указывается ФИО работника. Опись предполагает следующие пункты — № п/п — согласно журналу учета личных дел сотрудников; индекс документа — устанавливается по номенклатуре дел; дата документа — цифровое обозначение числа его выдачи арабскими цифрами; заголовок документа — его название (свидетельство, диплом, приказ); номер листов дела — цифровое обозначение в соответствии с нумерацией, которая проставлена на данном документе; дата включения — календарное число его появления в материалах дела; примечания — применяется для корректировки сведений, например отмечается оригинал или копия.
  4. По мере поступления бумаг опись расширяют, а документы размещают в хронологическом порядке с указанием индексов, порядковых номеров и количества листов в каждом из них. Последним документом в личном деле работника должна стать копия приказа о расторжении трудового договора.
  5. После увольнения работника в описи делают итоговую запись, в которой указывают количество документов в папке и число листов в каждом из них, внутреннюю опись нумеруют, в лист-заверитель вносят данные о числе листов. Перед сдачей папки в архив опись личного дела учителя подшивают в начало дела (в отдельных случаях его можно приклеить с внутренней стороны обложки), а лист-заверитель — в конец.

Хранят личные дела нынешних работников образовательного учреждения у секретаря в отведенных для этого запирающихся шкафах, сейфах или в отделе кадров. Папки с бумагами бывших сотрудников прошивают, а затем передают в архив, где их хранят:

  • 75 лет, если они были закрыты до 2003 года;
  • 50 лет, если дела были закрыты после 2003.

Сохраните это себе, чтобы не потерять:

Больше узнать о ведении личных дел и карточек работников школы помогут статьи электронного журнала «Справочник руководителя образовательного учреждения» — Личное дело работника: как вести, сколько хранить (документооборот)
— Личная карточка работника: на кого и как оформить, сколько хранить (кадровая работа) В обязательном порядке проводится ежегодная проверка сохранности личных дел и актуальности документов в них, о чем в личном листке по учету кадров ставится соответствующая отметка. Если срок хранения папок истекает, их изымают и утилизируют в установленном законом порядке. Помимо бумаг с истекшим сроком давности, в ходе ежегодной проверки кадровой документации из личных дел учителей школ изымают копии документов, которые уже не требуются (составляется акт об уничтожении, а бумаги утилизируются). Поскольку порядок уничтожения таких бумаг не регламентирован законом, на помощь администраторам придут локальные акты, разработанные в ОУ.

Ознакомление с личными делами и ответственность сторон

Согласно принципам ведения личных дел сотрудников школы и локальным нормативным актам, материалы личного дела выдаются на руки:

  • работнику в случаях, которые предусмотрены российским законодательством;
  • кругу ответственных лиц (руководителю образовательного учреждения и его заместителям, специалисту по кадрам, руководителям структурных подразделений, главному бухгалтеру).

С момента получения папки с документами для ознакомления лицо несет за его сохранность персональную ответственность, а потому строго запрещается делать на страницах бумаг пометки, записи, исправления, новые документы, изымать бумаги или помещать новые, передавать конфиденциальные сведения. Вносить коррективы в личное дело может только ответственный работник с обязательным приложением копии документа, ставшего причиной внесения правок, или ссылкой на него. В целях сохранности конфиденциальности персональных данных работники имеют право: на полную информацию о содержании своих личных дел и об использовании этих сведений; на свободный доступ к своим данным, в том числе право на получение копий любой записи, содержащейся в персональном деле, исключая ситуации, предусмотренные в п. 8 ст. 14 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ. Лица, виновные в нарушении требований законодательства о защите персональных данных сотрудников, могут быть привлечены к следующим видам ответственности:

  • к дисциплинарной (согласно п. 6 ст. 81 и ст. 192 ТК РФ);
  • к материальной (согласно п. 7 ч. 1 ст. 243 ТК РФ);
  • к гражданско-правовой и административной (согласно ст. 13.11 и 13.14 КоАП РФ);
  • к уголовной (согласно ст. 137 и 140 УК РФ).

>Оформление личного дела работника

Размещено на http://www.allbest.ru/

>Трудовые правоотношения работодателя (государственной организации, собственника предприятия) и работника в Российской Федерации регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации (ТК РФ). >1. Оформление личного дела работника >Согласно части 2 статьи 87 Трудового кодекса порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливает работодатель, если он не регламентирован законодательством.

Раздел «Дополнительные сведения» заполняется для полноты учета сведений об обучающихся сотрудниках, работающих инвалидах и др. В обязательном порядке проставляется дата заполнения личной карточки и подпись сотрудника.

С 1 июля 2003 г. введен в действие государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый и введенный в действие Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст.

Информация, которую содержит ГОСТ Р 6.30-2003, входит в компетенцию юристов, секретарей руководителей и других специалистов, работающих с распорядительной документацией. На первый взгляд, кажется, что это не имеет отношения к работе кадровой службы организации. Но последствия неправильного или неточного оформления кадровой документации носят правовой характер. Поэтому все требования, предъявляемые к оформлению документов организации, в полной мере относятся и к кадровому делопроизводству — к личному делу и личной карточке формы Т-2 работника.

Унифицированные формы первичной учетной документации распространяются на юридические лица всех организационно-правовых форм и форм собственности, а по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда — на юридические лица всех организационно-правовых форм собственности, кроме бюджетных организаций.

Список использованной литературы

1. Борисова С.А. и др. Словарь-справочник кадровика. — М.: Премиум, 2005

2. Богатая И.Н., Кузнецова Л.Н. Делопроизводство и бухгалтерия: Учеб. пособие. — М.: Дело, 2002. -360 с.

3. Васильев Д.В. Делопроизводство на компьютере. -2-е, доп. изд. — М.: Strix, 1999. -224 с.

4. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. — М.: Изд-во стандартов, 2003

5. Труханович Л.В., Щур Д.Л. Юридический словарь-справочник кадровика. — М.: Дело, 2003

Размещено на Allbest.ru

«Кадровик. ру», 2013, N 4

ПРАВИЛА И РЕКОМЕНДАЦИИ ВЕДЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ

Законодательное регулирование ведения личных дел в организациях различных организационно-правовых форм в настоящее время отсутствует. Исключение составляют федеральные органы исполнительной власти, которым закон предписал обязательное ведение личных дел, определил состав документов и порядок их расположения в личном деле государственных гражданских служащих, о чем будет сказано ниже.

Специалистов кадровых служб интересуют пять вопросов, касающихся личных дел:

— обязательно ли вести личные дела?

— на какие категории работников их заводить?

— какие документы помещать в личное дело?

— в какой последовательности располагать документы в личном деле?

— как передавать личное дело на архивное хранение?

Это надо знать. Личное дело — это совокупность документов, содержащих полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.

Отсутствие правовой базы по ведению личных дел привело к тому, что руководство негосударственных и бюджетных организаций самостоятельно решает, необходимо ли вести личные дела, а также на работников каких категорий их заводить. Необходимость ведения дел может быть зафиксирована или в правилах внутреннего трудового распорядка, или в инструкции по кадровому делопроизводству, или в приказе руководителя организации.

Есть компании, в которых личные дела не ведут. Поскольку личное дело необходимо руководству и специалистам кадровых служб как справочник о трудовой деятельности конкретного работника, копии всех документов помещают в отдельный файл после личной карточки формы Т-2, которая в обязательном порядке заводится на каждого сотрудника.

Руководство организации может принять решение о ведении личных дел на всех работников, должности которых включены в штатное расписание, — от уборщика служебных помещений до генерального директора. Наиболее оптимальным представляется ведение личных дел на работников трех категорий: руководящий состав, специалисты, материально ответственные лица.

Состав документов, помещаемых в личное дело, также носит рекомендательный характер. Есть правило о порядке расположения документов в личном деле: «документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления» <1>.

<1> Пункт 3.5.5 Основных правил работы архивов организаций. М., 2002.

Практикой выработаны некоторые требования к личным делам работников.

Личное дело оформляется кадровой службой после издания приказа о приеме на работу и ведется по каждому принятому сотруднику до его увольнения. Оно ведется в одном экземпляре и представляет собой папку-скоросшиватель, куда в хронологической последовательности помещаются документы.

Документы в деле следует располагать в следующей последовательности:

— внутренняя опись документов дела;

— дополнение к личному листку по учету кадров;

— личный листок по учету кадров;

— автобиография;

— копии документов об образовании;

— копия документа (или выписка из него) об утверждении в должности (в случаях, предусмотренных законодательством);

— характеристика;

— трудовой договор;

— копия приказа о приеме на работу;

— копии приказов о переводах, поощрениях.

Если личное дело заводится на определенную категорию работников, в него помещают документы, фиксирующие особенности их трудовой деятельности. Например:

— выписка из собрания трудового коллектива (если руководитель избирается трудовым коллективом) или решение совета директоров, решение общего собрания акционеров;

— списки научных трудов и изобретений, выписки из протоколов заседаний ученого совета учебного заведения при избрании на должность, присвоении званий и т. д. (для научных и научно-педагогических работников, замещающих должности на конкурсной основе).

Далее в хронологической последовательности помещают копии документов:

— подтверждающих изменение биографических данных работника (документы органов ЗАГС, дипломов и др.);

— отражающих профессиональные качества работника (характеристики, аттестационные листы, отзывы и др.).

Специалист кадровой службы, ответственный за ведение личных дел, обязан своевременно вносить копии документов об изменении в служебном положении или биографических данных работника. Основанием внесения изменений и дополнений в личное дело служат:

— приказы руководителя организации — о служебном положении;

— документы учебных заведений (дипломы, удостоверения, свидетельства, аттестаты) — об образовании;

— документы органов ЗАГС — об изменении фамилии, имени, отчества, даты рождения.

Корректировать со слов работника записи в документах, помещенных в личное дело, нельзя.

Последний документ, помещаемый в личное дело, — копия приказа о прекращении трудового договора (увольнении).

На копиях приказов по личному составу (о приеме, переводе, поощрении, увольнении) ставят заверительную надпись, в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 <2> (см. пример 1).

<2> Пункт 3.26 ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Пример 1.

Верно

Менеджер по кадрам Соломина О. К. Соломина

Заверительная надпись придает копии документа юридическую силу. Заверенные копии документов могут удостоверяться печатью кадровой службы или печатью организации. В личное дело не рекомендуется помещать документы, хранящиеся до 10 лет (справки о состоянии здоровья, с места жительства, о предоставлении учебного отпуска и др.).

Личное дело на каждого работника формируется в отдельной папке-скоросшивателе. Оформление ее обложки включает:

— наименование организации;

— номер дела;

— фамилию, имя, отчество сотрудника;

— дату приема на работу (дата, проставленная в приказе о приеме на работу);

— дату окончания личного дела (дата увольнения);

— количество листов (проставляется при обработке дела для сдачи в архив);

— срок хранения дела.

Важно знать сроки хранения личных дел. Постоянно хранятся личные дела руководителей организаций; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; членов (депутатов) представительных органов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, степени. Срок хранения личных дел всех остальных работников, включая государственных, гражданских и муниципальных служащих, — 75 лет <3>. Это срок хранения личного дела в архиве организации, куда передаются дела уволенных работников.

<3> Пункты «а», «б» ст. 656 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. М., 2010.

В кадровой службе ведется журнал учета личных дел. Он включает шесть граф, куда записывают порядковый номер личного дела, фамилию, имя, отчество работника, его табельный номер, должность и структурное подразделение (см. пример 2).

Пример 2.

Журнал учета личных дел

п/п

Фамилия, имя,

отчество

Табельный

номер

Дата поступления

на работу

Структурное

подразделение

Должность

(профессия)

Порядковый номер личного дела в журнале учета указывается на лицевой стороне обложки личного дела и на личной карточке формы Т-2.

Ежегодно в кадровой службе проводят проверку наличия и состояния личных дел. Факт проверки фиксируется в дополнении к личному листку по учету кадров. Внизу оборотной стороны листа предусмотрен реквизит «отметки о проведении проверок наличия и состояния личных дел», где пишут «личное дело проверено», указывают дату проверки, должность и подпись работника, ее проводившего. В случае выявления недостатков в оформлении и ведении личных дел составляют акт. Результаты проверки доводятся до руководителя организации.

Личные дела хранятся в сейфах или в специальных запирающихся шкафах. Располагают их в алфавитном порядке (в небольших организациях) или по порядку номеров. При переходе работника в другую организацию личное дело остается на прежнем месте, за работником оно не передается.

Личное дело может быть выдано во временное пользование по запросу государственных органов с разрешения руководителя организации. На выданное дело заводят карточку-заместитель. На ней указывают: когда, куда и кому выдано личное дело. Лица, получившие личное дело, расписываются в карточке-заместителе. При возвращении дела в ней проставляют дату возврата. Карточку-заместитель вкладывают в дело. Если из личного дела изымают отдельный документ (документы), на его место помещают справку, подписанную работником, ответственным за ведение кадрового делопроизводства. В справке указывают, с какой целью, на каком документальном основании изъят документ из личного дела и кому передан. В документы дела, выданные во временное пользование, запрещено вносить исправления, новые записи, также запрещено заменять документы, разглашать содержащиеся в них сведения.

Личные дела относятся к делам строгой отчетности, их нельзя выдавать работникам, на которых они заведены. Обычно перечень лиц, имеющих право просматривать личные дела, дается в положении о защите персональных данных работника.

Хранят личные дела в кадровой службе. Ответственность за их хранение возлагается на руководителя организации и руководителя кадровой службы. В кадровой службе хранятся только личные дела работающих сотрудников. При увольнении в личное дело помещают заявление работника об увольнении и приказ о прекращении трудового договора (увольнении).

Личные дела работающих хранятся в кадровой службе. Дела уволенных сотрудников передаются из кадровой службы в архив организации. Если архива нет, личные дела уволенных работников оформляют в соответствии с установленными правилами и переставляют на полку, отведенную для хранения личных дел уволенных.

Оформляется личное дело уволенного работника при передаче в архив организации следующим образом. Первый документ, помещаемый в личное дело, — внутренняя опись документов, помещенных в личное дело. Она содержит сведения о наименовании, количестве и нумерации листов, порядковых номерах документов дела, их индексах. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов документов, включенных в дело.

Внутренняя опись подписывается ее составителем. Подпись включает наименование должности составителя в соответствии со штатным расписанием, личную подпись, ее расшифровку с инициалами имени и отчества, которые проставляются перед фамилией. Обязательно указывается дата составления описи (см. пример 3).

Пример 3.

Форма внутренней описи документов дела

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов ед. хр. N ______________

п/п

Индекс

документа

Дата

документа

Заголовок документа

Номера листов

дела

При-

меча-

ние

Итого ___________________________________ документов.

(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи __________________________.

(цифрами и прописью)

Наименование должности лица,

составившего внутреннюю опись

документов дела Подпись Расшифровка подписи

Дата

В конце дела помещают лист-заверитель. Он составляется с целью учета количества листов в деле и особенностей их нумерации. Лист-заверитель имеет форму, установленную «Основными правилами работы архивов организаций» (см. пример 4).

Пример 4.

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N _____

В деле подшито и пронумеровано ___________________________ листов,

(цифрами и прописью)

в том числе:

литерные номера листов __________________________________________;

пропущенные номера листов ________________________________________

+ листов внутренней описи ________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела

Номера

листов

Наименование должности

работника Подпись Расшифровка подписи

Дата

Лист-заверитель составляется на отдельном листе, который помещается за последним документом дела. Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или чистую оборотную сторону последнего листа документа. Если забыли подшить в дело лист-заверитель, его разрешается приклеить на внутреннюю сторону обложки дела.

Количество листов указывается цифрами и прописью, причем сначала пишут количество листов дела, затем ставят знак «+» и количество листов внутренней описи.

Если есть особенности в нумерации листов, они обязательно описываются в заверительной надписи. Это могут быть:

— литерные и пропущенные номера;

— наклеенные листы (если их нет, ставится прочерк);

— номера конвертов с вложенными документами и количество вложенных в них листов.

Заверительная надпись подписывается сотрудником, который ее составлял.

В тех случаях, когда в оформленное дело вносят какие-либо изменения (в состав или состояние дела, в случае повреждения, замены подлинных документов копиями и т. д.), составляется акт, изменения вносят в лист-заверитель со ссылкой на акт.

Практика кадрового делопроизводства использует объединение небольших по объему личных дел уволенных сотрудников в одно дело. Главное условие — дело не должно превышать 250 листов. Отдельные личные дела сшиваются вместе по году увольнения, располагаются в алфавитном порядке и разделяются чистым листом бумаги, на котором указываются фамилия, имя, отчество уволенного работника. На документы объединенного личного дела составляется внутренняя опись, где перечисляются в алфавитном порядке фамилии, имена и отчества с указанием соответствующих страниц в объединенном деле.

Порядок ведения личных дел государственных служащих более четко определен федеральным законодательством.

Личное дело государственного служащего — это основной документ учета государственных служащих, содержащий информацию обо всей его трудовой деятельности. Порядок ведения личных дел и состав документов в них определен в Указе Президента Российской Федерации от 01.06.1998 N 640 <4>.

<4> Пункты 6 — 10 Указа Президента Российской Федерации от 01.06.1998 N 640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы» (в ред. Указов Президента РФ от 31.05.1999 N 680, от 23.10.2008 N 1517).

Законом установлены правила ведения личных дел для этой категории работников:

1. Личные дела ведутся на всех государственных гражданских служащих.

2. На государственного служащего заводится одно личное дело, которое передается в другую организацию в случае перевода служащего.

3. Установлены состав документов и порядок их размещения в личном деле:

а) заявление о согласии на замещение государственной должности Российской Федерации или о поступлении на федеральную государственную службу;

б) документы о прохождении конкурса на замещение вакантной государственной должности федеральной государственной службы (если гражданин принят на государственную службу по результатам конкурса) либо испытания, если таковое устанавливалось;

в) копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;

г) копии документов, подтверждающих профессиональное образование, повышение квалификации, наличие ученой степени или ученого звания, если таковые имеются;

д) копии решений о присвоении государственных наград Российской Федерации, награждении Почетной грамотой Президента РФ, об объявлении благодарности Президента РФ, присуждении почетных и специальных званий, государственных премий, если таковые имеются;

е) медицинское заключение установленной формы;

ж) сведения, сообщенные гражданином о себе при назначении на государственную должность Российской Федерации или поступлении на федеральную государственную службу, по форме, установленной Президентом Российской Федерации;

з) копии решений о назначении лица на государственную должность Российской Федерации или государственную должность федеральной государственной службы, об освобождении лица от замещаемой должности, а также о переводе лица на другую должность;

и) сведения о доходах лица, замещающего государственную должность Российской Федерации, и об имуществе, принадлежащем ему на праве собственности;

к) справки о соблюдении гражданином ограничений, связанных с замещением государственной должности Российской Федерации или государственной должности федеральной государственной службы;

л) информация о начале проверки достоверности и полноты сведений, представленных гражданином при назначении на государственную должность Российской Федерации или поступлении на федеральную государственную службу, а также проверки сведений о соблюдении лицом, замещающим государственную должность Российской Федерации или государственную должность федеральной государственной службы, установленных законодательством Российской Федерации ограничений, сообщенная ему под расписку;

м) первичные документы и справка подразделения федерального государственного органа, организующего проверку, о результатах проверки достоверности и полноты сведений, представленных гражданином при назначении на государственную должность Российской Федерации или поступлении на федеральную государственную службу, а также сведений о соблюдении лицом, замещающим государственную должность Российской Федерации или государственную должность федеральной государственной службы, установленных законодательством Российской Федерации ограничений;

н) документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по государственной должности Российской Федерации или государственной должности федеральной государственной службы связано с использованием таких сведений;

о) информация о предоставлении сведений о доходах лица, замещающего государственную должность Российской Федерации, и имуществе, принадлежащем ему на праве собственности, общероссийским средствам массовой информации по их обращениям;

п) данные об ознакомлении лица, замещающего государственную должность Российской Федерации или государственную должность федеральной государственной службы, с документами его личного дела;

р) аттестационный лист федерального государственного служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв на него;

с) копии решений о присвоении лицу квалификационного разряда (классного чина, дипломатического ранга), воинского или специального звания;

т) копии решений о поощрении федерального государственного служащего, а также копии решений о наложении на него дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены.

Ведение нескольких личных дел на одного государственного служащего не допускается.

Государственным служащим предписано не реже одного раза в год знакомиться с документами их личных дел. Если после ознакомления с документами своего личного дела государственный служащий хочет дать пояснение, он дает его в письменном виде, которое помещается в личное дело.

Личные дела лиц, освобожденных от замещения государственных должностей федеральной государственной службы в связи с прекращением ими федеральной государственной службы, хранятся кадровыми службами соответствующих федеральных государственных органов в течение 10 лет со дня освобождения от должности, после чего передаются в архив.

Подводя итоги рассмотрения правил и рекомендаций по ведению личных дел, можно сделать ряд выводов:

1. Ведение личных дел в негосударственных организациях основано на нормах обычного права, т. е. на традициях и обычаях. Правовая база закрепляет лишь порядок передачи личных дел в архив организации.

2. Личные дела государственных гражданских служащих ведутся по правилам, закрепленным законодательством РФ.

3. Основные различия между ними состоят в том, что личные дела ведутся в обязательном порядке на всех государственных гражданских служащих; личные дела государственных гражданских служащих передаются вслед за ними в случае их перевода или перехода в другую организацию.

Л. Вялова

К. и. н.,

Для чего ведется личное дело?

Ведение личных дел работников возлагается на предприятии на специалистов кадрового отдела.

Личные дела сотрудников представляют по своей сути подшивку из представленных работником копий и оригиналов документов, приказов, заявлений и других подобных бланков.

Папка с делом открывается после издания приказа на прием сотрудника и закрывается — после выпуска приказа на увольнение.

В процессе принятия решения по управлению персоналом соответствующим специалистам необходимо получать информацию о конкретном работнике. В этом случае самым полным источником считается личное дело работника. Ведь оно содержит объективную информацию.

Также личные дела сотрудников позволяют в кратчайшие сроки предоставлять информацию о работниках по поступающим запросам извне.

Важно! Однако, кадровикам не стоит забывать о защите персональных данных, и о том, что работник должен дать в письменном виде согласие на разглашение подобной информации. Поэтому личные дела работников нужно хранить в месте, где организован фиксированный доступ к ним. А в электронном виде применяются различные способы соответствующей защиты.

Документы для формирования личного дела

Точный список бланков, включаемых в личное дело, определен только для государственных и муниципальных организаций и учреждений. Для остальных компаний не существует строго списка, содержащего какие именно должны быть документы в личном деле работника. Они также могут использовать существующий перечень для бюджетной сферы.

Каждое личное дело желательно начинать с перечня бланков, входящих в его состав. Документы, включаемые в личные дела работников, подразделяют на несколько категорий.

Документы, предоставляемые при поступлении сотрудника в компанию:

  • Резюме кандидата, анкета, характеристика или же автобиография;
  • Заявление о приеме;
  • Копии паспорта, документа об образовании, свидетельств СНИЛС, ИНН, о браке, рождении детей.
  • Копия военного билета (при наличии)
  • Справки о прошедшем медосмотре, медицинские книжки;
  • Справки об отсутствии судимости.
  • Справки с прежних мест работы и т. д.

Документы, оформляемые отделом кадров при поступлении:

  • Личная карточка сотрудника;
  • Трудовой контракт с работника (экземпляр компании);
  • Договор о материальной ответственности;
  • Копия распоряжения о приеме на работу.

Документы, оформляемые при осуществлении работником трудовой деятельности:

  • Должностная инструкция;
  • Документы по аттестации или повышении квалификации работника;
  • Согласие на обработку ПД;
  • Заявление о предоставлении вычетов;
  • Заявления на отпуска;
  • Копии приказов об их предоставлении, приказов о поощрении, взыскании, переводе;
  • Справки о последующих медосмотрах;
  • Докладные и объяснительные в отношении данного сотрудника;
  • Копии документов, на основании которых осуществляются изменения личных данных.

Внимание! Желательно, чтобы личные дела работников содержали их фотографии, которые бы своевременно обновлялись.

Порядок оформления личного дела

Папка личного дела открывается на работника в момент его приема работу. Самой первой в нее подшиваются личная карточка, анкета, документы, представленные при поступлении в компанию.

Процесс создания личного дела обычно включает следующие этапы:

  • Заполнение титульного листа (обложки);
  • Оформление листа-заверителя дела;
  • Заполнение внутренней описи;
  • Подшивка или переплет документов дела.

Титульный лист

В верхней части титульного листа записываются наименование компании, а также обозначение подразделения, в котором трудится данный сотрудник. В правый угол крупно записываются номер дела и текущее число листов в описи.

Посередине листа проставляются полные Ф.И.О. работника. Допускается записывать здесь же вариации фамилии (к примеру, девичью фамилию замужней женщины).

Внизу титульного листа отмечаются даты начала и завершения регистра, общее количество листов, собранных в нем, номинальный срок хранения.

При передаче дела на хранение в архив, на свободном месте указывается номер согласно принятой в архиве номенклатуры.

Лист-заверитель

Данный документ составляется на отдельном листе А4 или А5. Запрещается делать его на обратной стороне обложки или чистый оборот на последнем листе документа дела. Если произведена прошивка дела без листа-заверителя, то он приклеивается за верх на обложку извнутри.

Лист-заверитель предназначен для отметки о нумерации документов в деле, физическом состоянии листов, особенности заполнения отдельных бланков и т. д.

В частности, здесь отмечаются:

  • Литерные номера листов;
  • Пропущенная нумерация страниц;
  • Листы с фотографиями;
  • Вшитые крупноформатные листы;
  • Конверты с подшитыми вложениями в них;
  • Поврежденные листы

Внимание! Лист-заверитель подписывает составитель, после чего ставит дату оформления и расшифровку подписи.

Внутренняя опись

На описи отмечается номер дела и его заголовок (обычно это Ф.И.О. работника).

В табличной части документа последовательно указывается информация о новых бланках, добавляемых в дело. Сюда заносятся порядковый номер, индекс документа (при наличии), название, количество листов в новом документе.

В конце списка словами и цифрами записывается общее число подшитых документов, а также количество в описи страниц.

В завершение, документ подписывается кадровым специалистом, с расшифровкой Ф.И.О. и проставлением даты оформления.

Порядок ведения личных дел (учет, внесение изменений)

В процессе выполнения трудовых функций работающего, его личное дело будет дополняться различными документами — дополнительными соглашениями, копиями приказов, объяснительными и докладными записками, результатами аттестаций и многими другими. При этом все новые бумаги должны располагаться строго в хронологическом порядке.

Также в папку рекомендуется вставлять (но не подшивать) фотографию работника, и производить ее обновление не реже 1 раза в 5 лет.

Ответственный сотрудник обязан следить за актуальностью сведений в личном деле. Если меняются какие-либо сведения, указанные в основных документах дела (анкете, личном листке), то старый документ ни в коем случае не изымается, а составляется специальный бланк-дополнение. Они не имеют установленной формы и разрабатываются в каждой компании самостоятельно.

Внимание! Обязательной отметкой после внесения изменений является информация о наличии и состоянии личного дела. Кадровый сотрудник должен произвести необходимую проверку, после чего на обратной стороне личного листа делается отметка «Личное дело проверено», ставится подпись и дата.

Add a Comment

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *