Организация хранения документов

Обеспечение сохранности и учета документального фонда, доступа к документам фонда организации

С момента заведения и до передачи в архив организации или на уничтожение дела хранят но месту их формирования.

Руководители кадровых служб и работники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

Для обеспечения сохранности и учета документов и дел, доступа к ним должен проводиться комплекс работ:

  • — создание оптимальных условий хранения документов и дел;
  • — размещение дел;
  • — проверка наличия и состояния документов и дел;
  • — соблюдение порядка выдачи дел.

Дела размещаются в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях. Они должны храниться в запирающихся шкафах, сейфах или в элеваторных картотеках, чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия пыли и солнечного света.

Дела в шкафах располагаются в соответствии с номенклатурой дел, которая (или выписка из нее) помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешке обложки каждого дела указывается индекс дела по номенклатуре дел.

За вершенные дела постоянного и временного(свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования до передачи в архив организации.

Дела документального фонда организации, находящиеся на оперативном хранении подлежат учету. Периодически, как правило, перед передачей в архив организации, проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел, или другим учетным документам (описям, карточкам и т.д.).

В обязательном порядке проводится проверка наличия и состояния документов и дел при перемещении, устаревании дел, при смене руководителя структурного подразделения, руководителя службы ДОУ, при реорганизации и ликвидации организации или структурного подразделения.

Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатур дел с описанием дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния дел.

В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по результатам которого, лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке согласно КоАП.

Обеспечение доступа к делам, находящимся на оперативном храпении, их выдача сотрудникам для работы осуществляется лицом, ответственным за делопроизводство в кадровой службе. Выдача дел другим подразделениям производится с разрешения руководителя структурного подразделения, в котором находятся дела. При этом на выданное дело заводится его карта-заместитель, которую помещают на место выданного дела.

Дела выдаются во временное пользование на срок, определенный руководством организации. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя организации или его заместителя, курирующего службу ДОУ. Передача дел производится по акту приема-передачи дел во временное пользование.

Изъятие документов из дел, передаваемых в архив организации, допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя организации с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

Оперативное хранение ЭД и БД осуществляется на жестком диске компьютера в папке (директории), заведенной в соответствии с номенклатурой дел.

Название дела (папки, директории) включает индекс дела по номенклатуре дел и ход создания, например: «01-20.2013».

Название ЭД в папке (директории) должно содержать наименование вида документа, дату документа, регистрационный номер, краткий заголовок, например: «Письмо № 23-1 от 31.10.2013 «Об утверждении сроков работ»».

Защита информации на жестком диске компьютера должна поддерживаться периодическим копированием ЭД на дискеты или оптические диски, составляющие страховой фонд организации. Частота копирования выбирается из соображений минимизации среднего времени на копирование и времени на восстановление информации после последнего копирования в случае возникновения дефектов. Срок хранения страхового фонда копий ЭД равен сроку хранения самих ЭД.

Для предотвращения хищения, утраты, искажения, подделки ЭД, других несанкционированных действий по их уничтожению, модификации, копированию, собственники, владельцы и пользователи ЭД должны осуществлять организационные и программно-технические мероприятия по их защите.

Порядок передачи дел в архив организации

С момента заведения и до передачи в архив организации дела хранятся по месту их формирования.

Руководители кадровых служб и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив (специальным сотрудником) в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела.

В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив (сотрудника архива) и лица, передавшего дела.

При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах.

Дела, увязанные в связки, доставляются в архив организации сотрудниками структурных подразделений.

Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы. Наименование каждой картотеки включается в опись.

Сроки храпения документов представлены в приложении 16.

На современном этапе практически каждая организация сталкивается с проблемой хранения документов. Согласно законодательству Российской Федерации, многие документы должны храниться на протяжении в 5, 10 и иногда и 20 лет.

Архив — это учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов .

Архивы организаций подразделяются на:

 передающие свои документы в архивные учреждения на постоянное хранение;

 не передающие свои документов в архивные учреждения на постоянное хранение.

В процессе создания архива целесообразно выделить несколько взаимосвязанных этапов.

Первый этап связан с изучением нормативной правовой документации в сфере организации архивного хранения. Это является необходимым условием для разработки локальных регламентирующих актов по созданию и работе архива. Для того, чтобы создать архив организации необходимо обратиться к Федеральному закону от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Данным нормативным правовым актом регулируются вопросы хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации. С помощью этого документа работник кадровой службы получит представление об основных принципах организации архивного дела .

Обязательно также обратиться к Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 6 октября 2000 г., далее — Перечень). В Перечне прописаны документы, образующиеся в деятельности любой организации, независимо от ее вида и формы собственности. Здесь же указаны сроки, сроки их хранения .

Следующий документ, с которым следует ознакомиться, — это Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Они распространяются на архивы государственных организаций и все негосударственные организации в части обеспечения сохранности, описания, учета и использования документов Архивного фонда РФ, отнесенных к государственной собственности .

При создании архива не менее важен ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утвержден постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. № 28). Он устанавливает термины и определения в области делопроизводства и архивного дела, обязательные для применения во всей документации и литературе по делопроизводству и архивному делу .

При создании архива в организации порядок работы должен определяться специальным локальным актом, который называется Положение об архиве организации.

В Положении желательно отразить такие пункты, как общие положения работы архива, состав документов архива, функции и основные задачи, права архива и ответственность лиц, возглавляющих архив организации. Если архив организации создается как самостоятельное подразделение, его возглавляет заведующий архивом, в других случаях его функции возлагаются на лицо, ответственное за хранение документов. Эта информация также должна быть отражена в Положении об архиве организации .

Помимо Положения об архиве организации необходимо создать Регламент выдачи документов из архива по заявлениям сотрудников организации и запросам сторонних организаций. Выдача документов должна регистрироваться в Книге выдачи дел.

Второй этап — принятие управленческого решения о выделении штатной единицы архивариуса или создания отдельного структурного подразделения. При создании архива организации необходимо пересмотреть штатное расписание, внеся в него должности, которые будут занимать работники архива. Целесообразно также составить должностные инструкции этих сотрудников и указать конкретно, в чем будет заключаться их трудовая функция, прописать их права и обязанности.

Третьим этапом будет — выбор помещения для архива и обеспечение в нем необходимых для хранения документов условий.

Помещение для хранения документов, это должно быть специально обустроенное отдельное помещение, оснащенное техническими средствами, обеспечивающими режим хранения документов. В помещениях хранилищ не допускаются трубы водоснабжения и канализации, а также технологические выводы воды. Помещения должны быть оборудованы пожарной и охранной сигнализацией и системой пожаротушения. Над архивными помещениями, под ними и в смежных с ними комнатах не допускается располагать установки вентиляционного оборудования, бойлерные с насосными установками, компрессоры, холодильные и другие машины, производящие вибрацию. Помещения для хранения документов должны быть изолированы от бытовых, производственных, складских, лабораторных помещений и не должны иметь общих с ними вентиляционных ходов .

В помещении архивохранилища важно создать оптимальные условия для содержания документов. Это делается для предотвращения повреждений, вредных воздействий окружающей среды и исключающих их утрату. Соответственно в архиве должны соблюдаться определенный световой, температурно-влажностный и санитарно-гигиенический режимы.

Архивные документы на бумажном носителе следует хранить в темноте, поэтому естественное освещение в архивохранилище допускается при условии применения на окнах защитных фильтров, штор, жалюзи, окраски стекол. Для защиты документов от действия света их размещают в шкафах или на стеллажах в картонных коробках, папках или других контейнерах, изготовленных из безвредных для документов материалов.

Все виды работ с архивными документами должны проводиться при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения. Для искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью. Допускается применение люминесцентных ламп.

Для контроля уровня температуры и влажности в хранилище устанавливают приборы (термометры — для измерения температуры воздуха; психрометры — для измерения одновременно температуры воздуха и влажности; гигрометры — для измерения влажности воздуха). Контрольно-измерительные приборы устанавливаются в главном проходе хранилища, вдали от отопительных и вентиляционных систем. Показания приборов фиксируются в журналах учета: в кондиционируемых помещениях — один раз в неделю, в помещениях с нерегулируемым режимом — два раза в неделю, при нарушении режима хранения — ежедневно.

В архивохранилище недопустимы резкие колебания температуры и влажности. При длительном повышении относительной влажности воздуха до 80–90 % необходимо принимать меры по нормализации условий хранения документов (интенсивное проветривание, осушение хранилищ, устранение причин роста влажности).

Во избежание появления в архиве плесени, грызунов, насекомых, пыли помещения архива должны содержаться в чистоте. В хранилище должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон, опасных в санитарно-биологическом отношении.

Четвертый этап создания архива — техническое обеспечение архивного подразделения. Для размещения документов в архиве организации используют металлические стеллажи или металлические шкафы.

Стеллажи устанавливают перпендикулярно стенам с оконными проемами, а в помещении без окон — с учетом особенностей помещения и оборудования. Нельзя размещать стеллажи (шкафы) вплотную к наружным стенам здания из-за возможности их промерзания или вплотную к источникам тепла из-за возможности перегрева.

Существует разработанная специалистами методика расчета площадей под размещение архива. При определении площади исходят из следующих данных:

 стеллаж длиной 1 м вмещает 30 папок типа «Корона» или 50 папок-скоросшивателей;

 обычный архивный стеллаж высотой 2 м 30 см имеет 12 полок.

Таким образом, на одном стеллаже размещается: максимум — 600 дел, минимум — 350–400 дел.

При подсчете нужно также учитывать: расстояние между стеллажами — не менее 0,8 м, ширина стандартного стеллажа — 65 см, длина — чуть более 1 м, учитывая толщину боковых стоек.

Для расчета площадей необходимо знать количество дел, подлежащих хранению, а также учитывать, сколько дел поступит на хранение как минимум в ближайшие три-пять лет.

Порядок расположения документов в хранилище определяется планом (схемой) их размещения. Для закрепления места расположения документов в архивохранилище все помещения архива, а также стеллажи, шкафы, полки нумеруются сверху вниз, слева направо, от входной двери по часовой стрелке. Кроме того, составляются постеллажные, а если в архиве организации хранятся документы нескольких фондов (например, в архиве организации хранятся документы организации до ее акционирования или документы головной организации и ее филиалов — в этих случаях архивы организации до акционирования и после будут являться отдельными фондами, также, как и архив головной организации и архивы филиалов), то и пофондовые указатели, где обозначается место размещения документов.

Если в организации нет лица, отвечающего за хранение документов, ответственность за их сохранность несет руководитель организации.

Карточки постеллажного топографического указателя составляются на каждый стеллаж и прикрепляются на его торцевой стороне. Карточки пофондового топографического указателя составляются на каждый фонд и располагаются в картотеке в порядке номеров фондов.

Пятый этап связана с организацией передачи дел в архив.

Подготовка дел кадровой службы к передаче в архив организации делится на основные стадии: формирование дел в службе кадров; оформление дел; экспертиза ценности документов. Формированием дел принято называть группирование документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацию документов внутри дела .

При выделении документов с истекшим сроком хранения к уничтожению или передаче на архивное хранение проводится экспертиза ценности документов. Но на экспертизу принимаются только документы, оформленные в дела. Полное оформление дела подразумевает подшивку или переплет дела, нумерацию листов, составление заверительной надписи дела, внутренней описи документов, оформление обложки дела. Документы с постоянным и временным (свыше 10 лет) сроком хранения формируются в тома, следует учитывать, что в каждом томе должно быть не более 250 страниц.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, при этом разрешается не проводить пересистематизацию документов в деле, не нумеровать листы дела и не составлять заверительные надписи.

Работники архива, совместно с руководителем организации, несут ответственность за утрату и уничтожение документов, нарушение доступа и несоблюдение условий хранения к документам.

Таким образом, в данной статье автором исследовались этапы создания архива в организации. Процесс создание архива требует достаточного количества времени и труда.

Литература:

Из материала, подготовленного экспертами службы Правового консалтинга ГАРАНТ, вы узнаете каковы сроки хранения документов бухгалтерского и налогового учета, а также особенности порядка их хранения.

Документы бухгалтерского учета

Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года (ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее — Закон № 402-ФЗ). Сроки хранения электронных документов (регистров) устанавливаются в том же порядке, что и для документации, формируемой на бумажных носителях. При этом экономические субъекты должны хранить документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз (ч. 2 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).

При определении конкретных сроков хранения отдельных бухгалтерских документов следует руководствоваться Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее — Перечень). Данный Перечень разработан и утвержден во исполнение положений ч. 3 ст. 6, ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее — Закон № 125-ФЗ).

В соответствии с п. 1.4 Перечня исчисление сроков хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства.

Отметим, что для большинства документов бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности установлен срок хранения — 5 лет. Однако для некоторых документов установлены и меньшие сроки хранения, для других — большие сроки хранения. Кроме того, существуют документы, подлежащие постоянному хранению.

Например:

  • бухгалтерская (финансовая) отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о прибылях и убытках, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним и др.) хранится (п. 351 Перечня):
    а) сводная годовая (консолидированная) — постоянно;
    б) годовая — постоянно;
    в) квартальная — 5 лет (при отсутствии годовых — постоянно);
    г) месячная — 1 год (при отсутствии квартальных — постоянно);
  • налоговые декларации (расчеты) юридических лиц по всем видам налогов, декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование хранятся 5 лет (п. 392 Перечня);
  • декларации и расчеты авансовых платежей по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование хранятся 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — 75 лет (п. 395 Перечня);
  • налоговые карточки по учету доходов и налога на доходы физических лиц (форма № 1-НДФЛ), сведения о доходах физических лиц хранятся 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — 75 лет (п. 394, п. 396 Перечня);
  • первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка и др.), хранятся 5 лет при условии проведения проверки (ревизии) (ст. 362 Перечня);
  • переписка о приобретении хозяйственного имущества, канцелярских принадлежностей, железнодорожных и авиабилетов, оплате услуг средств связи и других административно-хозяйственных расходах, о предоставлении мест в гостиницах хранится 1 год (п. 367 Перечня);
  • реестры сведений о доходах физических лиц хранятся 75 лет, как и лицевые карточки, счета работников (п. 397, п. 413 Перечня);
  • документы (протоколы, акты, расчеты, ведомости, заключения) о переоценке основных фондов, определении амортизации основных средств, оценке стоимости имущества организации хранятся постоянно (ст. 429 Перечня);
  • документы (заявки, акты оценки, переписка и др.) по продаже движимого имущества хранятся 10 лет (п. 430 Перечня);
  • акты о передаче прав на недвижимое имущество и сделок с ним от прежнего к новому правообладателю (с баланса на баланс) хранятся постоянно (ст. 432 Перечня).

Документы налогового учета

Подпунктом 8 п. 1 ст. 23 НК РФ установлен четырехлетний срок хранения данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов,осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов.

При этом п. 4 ст. 283 и п. 7 ст. 346.18 НК РФ, являющиеся по отношению к пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ специальными нормами, обязывают плательщиков соответственно налога на прибыль организаций и налога, уплачиваемого в связи с применением УСН с объектом налогообложения «доходы, уменьшенные на величину расходов», хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка, в течение всего периода его погашения. Напомним, что переносить убыток на будущие периоды налогоплательщики могут в течение 10 лет после его получения (п. 2 ст. 283, п. 7 ст. 346.18 НК РФ).

Обращаем внимание также на то, что некоторые расходы для целей налогообложения прибыли учитываются в течение длительного периода, например амортизация основных средств (ОС) и нематериальных активов (НМА), или имеют отложенный характер (учитываются не в периоде их несения, а на момент реализации активов (ст. 268 НК РФ).

Амортизация представляет собой равномерный учет в течение сроков использования ОС и НМА расходов, формирующих их первоначальную стоимость (ст.ст. 256, 257 НК РФ). Статья 252 НК РФ указывает на возможность учета расходов только при условии их документального подтверждения. В связи с этим Минфин России разъясняет, что срок хранения первичных документов, отражающих формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, установленный пп. 8 п. 1 ст. 23НК РФ (4 года), должен исчисляться с момента завершения начисления амортизации в налоговом учете (учет расходов на приобретение такого имущества) (письма Минфина России от 12.02.2016 № 03-03-06/1/7604, от 26.04.2011 № 03-03-06/1/270). То есть для целей налогового учета хранить первичные документы, подтверждающие формирование первоначальной стоимости по амортизируемым ОС и НМА, надо как минимум 4 года после их полной амортизации. При этом специалистами финансового ведомства также отмечено, что согласно Перечню документы об определении амортизации ОС хранятся постоянно.

Минфин России, разъясняя порядок применения пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, в письме от 30.03.2012 № 03-11-11/104 указывает на то, что течение четырехлетнего срока начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ использовался в последний раз для составления налоговой отчетности, начисления и уплаты налога, подтверждения полученных доходов и произведенных расходов. Аналогичная позиция изложена в постановлении Президиума ВАС РФ от 24.07.2012 № 3546/12.

Данную правовую позицию ВАС РФ необходимо учитывать и при включении в состав расходов:

  • убытков в виде сумм безнадежных долгов (пп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ, определения ВАС РФ от 09.10.2012 № ВАС-5055/12, от 09.06.2012 № ВАС-7081/12). Первичные документы, подтверждающие их возникновение, должны быть в наличии на дату учета убытка;
  • убытков, поименованных в п.п. 2, 3 ст. 268 НК РФ, определяемых на дату реализации имущества и имущественных прав (дополнительно смотрите письмо ФНС России от 16.02.2015 № ГД-4-3/2251@).

На момент реализации также учитываются расходы в виде:

  • цены приобретения (создания) прочего имущества, такого, например, как земельные участки, материальные ценности (пп. 2 п. 1 ст. 268 НК РФ);
  • стоимости материально-производственных запасов, прочего имущества в виде излишков, выявленных в ходе инвентаризации, и (или) имущества, полученного безвозмездно, и (или) имущества, полученного при демонтаже или разборке выводимых из эксплуатации ОС, ремонте, модернизации, реконструкции, техническом перевооружении либо частичной ликвидации ОС (пп. 2 п. 1 ст. 268, абзац второй п. 2 ст. 254 НК РФ);
  • цены приобретения имущественных прав и расходов, связанных с их приобретением (пп. 2.1 п. 1 ст. 268 НК РФ);
  • стоимости приобретения покупных товаров.

Следовательно, при определении сроков хранения документов, подтверждающих затраты на приобретение (создание) ОС и НМА, прочего имущества, имущественных прав, покупных товаров, необходимо учитывать положения ст. 268 НК РФ.

Отложенный характер имеют также расходы на приобретение ценных бумаг, так как датой осуществления расходов на приобретение ценных бумаг признается дата их реализации или иного выбытия (пп. 7 п. 7 ст. 272 НК РФ). Поэтому документы, подтверждающие расходы на приобретение ценных бумаг, необходимо хранить в течение сроков, определяемых с учетом положений пп. 7 п. 7 ст. 272 НК РФ (постановления Девятого арбитражного апелляционного суда от 19.03.2013 № 09АП-2671/13, ФАС Московского округа от 19.07.2013 № Ф05-7106/13 по делу № А40-74496/2012).

Документы, связанные с уплатой страховых взносов во внебюджетные фонды

В силу п. 6 ч. 2 ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ плательщики страховых взносов обязаны обеспечивать сохранность документов, подтверждающих исчисление и уплату сумм страховых взносов, в течение шести лет.

На практике далеко не всегда возможно обособить друг от друга бухгалтерские, налоговые документы, а также документы, связанные с учетом страховых взносов. Поэтому в бухгалтерии желательно применять в отношении всех документов минимальный срок хранения, равный шести годам (если более длительные сроки не установлены Перечнем или НК РФ).

Порядок хранения документов в делопроизводстве

Экономические субъекты должны обеспечивать сохранность документов в течение сроков их хранения (ч. 1 ст. 17 Закона № 125-ФЗ). При этом следует обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений (ч. 3 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).

Ни законодательство по бухгалтерскому учету, ни законодательство по налогам и сборам не регламентируют место хранения документов бухгалтерского, налогового учета и отчетности (за исключением некоторых, отдельных случаев).

Поэтому такие документы могут храниться в различных структурных подразделениях организации (в бухгалтерии, в кабинете директора, в специально созданном для хранения документов помещении и т.д.) или в ином, обособленном от офиса месте (специальное помещение, «отданное» под архив).

Конкретные правила организации документооборота, места хранения первичных документов разрабатываются экономическим субъектом самостоятельно, утверждаются его руководителем и закрепляются в учетной политике (ч. 1 ст. 7 Закона № 402-ФЗ и п. 4 ПБУ 1/2008 «Учетная политика организаций» (далее — ПБУ 1/2008)).

Если говорить о нахождении документов именно в офисе организации (в свободном доступе для бухгалтера), то, как было сказано, никаких сроков для такого хранения не установлено. Эти сроки (3 года, 5 лет, 10 лет и т.д.) компания также может утвердить самостоятельно.

При организации хранения документов бухгалтерского и налогового учета необходимо руководствоваться Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 (далее — Правила), и Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Минфина СССР от 29.07.1983 № 105 (далее — Положение № 105) (в части, не противоречащей соответствующим законодательным и иным нормативным правовым актам, изданным позднее). Смотрите также информацию Минфина России от 11.09.2015 № ПЗ-13/2015.

Согласно п. 2 ст. 13 Закона № 125-ФЗ юридические лица вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности. Это значит, что создание архива является правом, но не обязанностью экономических субъектов (п. 1.4 Правил).

Отметим также, что экономические субъекты могут, но не обязаны передавать документы на хранение государственным и муниципальным архивам, заключив с ними соответствующие возмездные договоры (ч. 3 ст. 15, ч. 3 ст. 21 Закона № 125-ФЗ).

Согласно п. 2.3 Правил в архиве организации должны храниться документы Архивного фонда РФ (ст. 5 Закона № 125-ФЗ), документы по личному составу и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения. Указанная часть документального фонда составляет архивный фонд организации.

Документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков их хранения подлежат уничтожению, после обязательного проведения экспертизы ценностей документов (п.п. 4.6-4.13 Правил). До проведения экспертизы ценности уничтожение документов запрещается (п. 4.5 Правил).

В исключительных случаях по решению руководителя организации дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения передаются в архив организации по описям дел, документов или по номенклатуре дел (п. 4.2 Правил).

Лазукова Екатерина, эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ, профессиональный бухгалтер

Источник: Журнал «Актуальная бухгалтерия»

Вопросы, рассмотренные в материале:

  • Как устроен металлический стеллаж для архива
  • Какие существуют виды металлических архивных стеллажей
  • Как правильно выбрать такой стеллаж
  • Как разместить архивный стеллаж в помещении

Функционирование любого предприятия сопровождается накоплением самой разной информации. И, несмотря на повсеместную автоматизацию рабочих процессов, какую-то часть документов все равно заполняют вручную. Для того чтобы разместить и систематизировать все бумаги, необходимы специальные системы хранения, которые не будут занимать много места и позволят быстро найти нужный документ. Металлические стеллажи для архива как раз отвечают всем перечисленным требованиям, поэтому о них и пойдет речь в нашей статье.

Как устроен металлический стеллаж для архива

Стеллажом называют специальную многоярусную конструкцию, которая предназначена для размещения и хранения различных предметов. Основными ее элементами выступают полки и опорные стойки. Преимущество металлических стеллажей для архива заключается в том, что они изготовлены из сверхпрочных материалов и покрыты специальным защитным слоем.

В зависимости от типа крепления металлические стеллажи для архива делятся на:

  • сварные – все элементы в таких стеллажах соединены при помощи сварочного аппарата (на современном рынке такие модели не пользуются особым спросом из-за сложностей транспортировки);
  • сборные – собираются из отдельных элементов, характеризуются легкостью монтажа, разборки и возможностью модификации.

Конструкция металлического стеллажа для архива включает в себя следующие элементы:

  • Стойки. Это металлические перфорированные профили разного размера. Благодаря наличию отверстий расстояние между полками стеллажа может варьироваться в зависимости от размера размещаемых предметов.
  • Полки. Могут быть разной длины и ширины, что позволяет собрать конструкцию, максимально подходящую под конкретные требования. Для дополнительной прочности полки оснащаются ребрами жесткости.
  • Задняя стенка. Это металлический лист, который предназначен для установки на заднюю широкую сторону конструкции. Задняя стенка не является обязательным элементом и предназначается в основном для предотвращения падения предметов с полок.
  • Боковые стенки. Также представляют собой металлические листы, которые крепятся на боковины стеллажа.
  • Регулируемые опоры. Они устанавливаются в подпятник и необходимы для придания устойчивости общей конструкции, что особенно актуально при наличии неровного пола.
  • Ограничительная планка. Данный элемент металлического стеллажа устанавливается параллельно полкам вместо задней и боковых стенок. Предназначается для предотвращения падения документации с полок.
  • Разделитель. Это дополнительная деталь, которая монтируется на полку и помогает разделить все вертикально стоящие на полке документы на отдельные блоки.

Сборные металлические стеллажи для архива можно приобрести в мебельном магазине в готовом виде либо заказать изготовление конструкции по своему эскизу и индивидуальным параметрам.

Металлические стеллажи считаются наиболее удобными системами хранения архивных документов.

В подтверждение данного высказывания перечислим несколько достоинств металлических конструкций.

  • Универсальность. Вы можете купить набор элементов такого типа и размера, которые будут максимально подходить для создания нужного вам стеллажа. Кроме того, вы всегда сможете приобрести дополнительные детали и модифицировать свою конструкцию. Особой популярностью у покупателей пользуется металлический стеллаж для архива размером 2000х1000х500 мм на 5 полок.
  • Скорость сборки. Соединение деталей металлического стеллажа осуществляется при помощи болтов. Вам больше не потребуется никаких дополнительных элементов и инструментов.
  • Малый вес. Несмотря на габариты конструкции, все ее элементы достаточно легкие, что позволяет осуществить сборку и установку металлического стеллажа для архива, не прибегая к помощи посторонних людей.
  • Удобство. Разделители и другие вспомогательные элементы обеспечивают функциональность и удобство пользования металлической конструкцией.
  • Долгий срок эксплуатации. Все детали стеллажной конструкции покрываются слоем полимера, что позволяет защитить металлическую поверхность от коррозии.

Металлический стеллаж – это универсальная конструкция, которая подойдет для хранения архивных документов любого предприятия. Надежную систему хранения из металлических сплавов можно эксплуатировать на протяжении долгого времени, не опасаясь за нарушение ее целостности.

Читайте также: Порошковая покраска металлических изделий: все, что вы хотели знать

Требования ГОСТа к металлическим архивным шкафам

При обустройстве архива компании следует думать не только об удобстве пользования и оптимизации пространства, но и учитывать требования ГОСТа. Получается, что параметры всех стеллажных конструкций должны соответствовать установленным нормативам.

Так, длина секции стеллажа не должна быть больше 0,7 и меньше 1,5 м. Допустимые границы для глубины отделений составляют от 0,2 и 0,6 м. Высота стеллажа не должна превышать 3,1 м. В зависимости от разрешенной эксплуатационной нагрузки на полку (от 50 до 150 кг) стеллажи для архивной документации делятся на 5 классов.

Рекомендовано к прочтению

  • Резка меди лазером: преимущества и недостатки технологии
  • Виды резки металла: промышленное применение
  • Металлообработка по чертежам: удобно и выгодно

Металлические стеллажи для архива должны иметь сглаженные углы и кромки, что позволит избежать получения травм сотрудниками. Все детали конструкции, а также крепежные элементы должны иметь специальное покрытие, препятствующее образованию коррозии. Оно обязано быть равномерным, без неровностей, вздутия, подтеков и т. д.

Более того, металлические стеллажи в архиве должны прикрепляться к полу или стенам помещения в целях соблюдения техники безопасности по отношению к персоналу. Еще одним условием эксплуатации стеллажных конструкций является возможность установки дополнительных элементов, ограничивающих выпадение документации.

Возможный прогиб полки с архивными документами не должен превышать 0,5 % от общей длины балки. Рекомендуемым материалом для изготовления несущих конструкций является сталь. Использование лакокрасочных материалов, в составе которых имеется свинец, для защиты и декорирования балок и стоек строго запрещено.

Читайте также: Изготовление пожарных лестниц: материалы и нормативы

Виды металлических архивных стеллажей

Современные производители металлических стеллажей для архива предлагают покупателям конструкции различных видов:

  • Стационарные металлические стеллажи для архива.

Представляют собой установки, предназначенные для хранения малого и среднего объема документации, которые обеспечивают хороший обзор всего архива и позволяют оперативно найти нужный документ. Сборка и разборка таких стеллажей не представляет особой сложности, но размещение всей конструкции требует большого количества свободных квадратных метров.

Для того чтобы собрать и установить такой стеллаж, не понадобятся специальные инструменты и особые навыки. Кроме того, стационарные металлические стеллажи для архива, как правило, имеют невысокую стоимость, что делает их привлекательными для всех покупателей. К числу достоинств рассматриваемых конструкций также относят надежность, долговечность, большую грузоподъемность и возможность хранения материалов нестандартного формата.

  • Мобильные металлические стеллажи для архива.

Мобильные стеллажи имеют более сложную конструкцию по сравнению со стационарными, но при грамотном размещении установки рассматриваемого типа позволяют сэкономить до 70 % рабочей площади помещения. Передвижные металлические стеллажи для архива документов имеют специальные механизмы для перемещения по рельсам с механическим или электрическим приводом.

В целях защиты документов от посторонних людей мобильные установки оснащены стенками и замками. Мобильные стеллажи рекомендуется приобретать в том случае, если вашей организации требуется хранение большого количества архивных томов, к которым не требуется постоянный доступ.

  • Угловые металлические стеллажи для архива.

Это оптимальный вариант для компаний, у которых нет обособленного архива для хранения документов. Небольшой объем архивной документации можно с легкостью разместить на полках углового стеллажа, который займет минимум пространства в рабочем помещении.

Читайте также: Металлические ограждения для лестниц: надежность прежде всего

Как правильно выбрать металлический стеллаж для архива документов

Для того чтобы купить подходящий металлический стеллаж для архива, необходимо предварительно определиться с параметрами и количеством предметов, которые вы планируете размещать на его полках.

Основными критериями выбора стеллажей для архива являются:

  1. Размеры (глубина, длина, высота) – это первостепенный параметр, на который следует обращать внимание при покупке. При этом обязательно нужно учитывать размеры помещения, в котором будет размещаться стеллаж.
  2. Возможность разборки и повторной сборки. Наличие такой функции позволит без проблем перемещать конструкцию в случае ремонта или переезда. Кроме того, вы всегда сможете заменить вышедшую из строя деталь на новую, существенного сэкономив на покупке еще одного стеллажа.
  3. Максимальная нагрузка. Данная характеристика указывается как для всего стеллажа, так и для отдельных его элементов.
  4. Материал изготовления. Стоит ли говорить о том, что пластиковые стеллажи – не самый подходящий вариант для размещения архивных томов. Изделия из металла отлично подходят для обустройства архива и характеризуются прочностью, надежностью и долговечностью.
  5. Вес конструкции.
  6. Стоимость. Величину данного параметра определяет целая совокупность различных факторов: материал изготовления, производитель, модель, размеры, наличие запасных комплектующих и т. д.

Еще один важный момент – внешний вид металлического стеллажа. В идеале вся мебель и оборудование должны гармонично вписываться в интерьер помещения.

Читайте также: Металлообработка по чертежам: удобно и выгодно

Варианты размещения металлических архивных стеллажей

Размещение стационарных металлических стеллажей по периметру комнаты, а мобильных – в центре помещения, позволит максимально эффективно распорядиться имеющимся пространством.

Приведем еще несколько советов по обустройству архива:

  1. Конструкции можно соединять вместе на общих стойках: в один ряд или задними стенками друг к другу. Так вы сможете сэкономить денежные средства, снизить вес и увеличить прочность конструкции. Единственный минус – от такой установки нельзя будет отделить секции и переставить их в другое место. Если вы располагаете помещением с небольшой площадью, рекомендуется устанавливать отдельно стоящие стеллажи.
  2. Категорически запрещается размещать стеллажи вплотную к наружным стенкам здания и рядом с нагревательными приборами.
  3. Все архивные стеллажи нужно расставлять с учетом особенностей помещения, перпендикулярно стенам с оконными проемами.

При установке металлических стеллажей для архива также следует учитывать следующие нормы:

  • Минимальное расстояние между рядами конструкций (главный проход) – 120 см.
  • Величина прохода между стеллажами – 75 см.
  • Расстояние между наружной стеной здания и параллельным ею стеллажом – не меньше 75 см.
  • Оптимальное расстояние между стенкой и торцом стеллажа – 45 см.
  • Минимальное расстояние между полом и нижней полкой металлического стеллажа – 15 см, а если архив находится на цокольном этаже здания – 30 см.
  • Рекомендованная высота стеллажей – 220–240 см.
  • Ширина одностороннего стеллажа для горизонтального хранения на нем предметов – в пределах от 35 до 40 см.
  • Оптимальная ширина одностороннего стеллажа для вертикального размещения архивных документов — 25–30 см.
  • Допустимая высота полок – 35–40 см.

Когда высота помещения больше четырех метров, стеллажи могут устанавливаться в несколько ярусов. Удобство пользования обеспечивается за счет монтажа стационарной лестницы. Документы, размещаемые на полках металлических стеллажей, должны храниться в коробках, футлярах или папках.

Читайте также: Типы лазерной резки: разбираемся в преимуществах и особенностях каждого вида обработки

Металлические стеллажи для архива на заказ и их цена

При заказе архивных стеллажей стандартного типа вы сможете получить готовую конструкцию через минимальный промежуток времени. Это связано с тем, что изготовление стандартных комплектующих не требует значительных временных затрат, а в некоторых случаях необходимые детали и вовсе могут ожидать своего часа на складе.

Однако стандартные конструкции не всегда позволяют максимально эффективно использовать имеющееся пространство архива. Более того, некоторые предметы и документы могут просто не поместиться на полки стандартной архивной установки либо уместиться в минимальном количестве. Решением указанных проблем может стать изготовление металлических стеллажей для архива по индивидуальным параметрам.

Отрицательным моментом изготовления металлических стеллажей для архива по индивидуальным параметрам является длительность исполнения заказа, поскольку производственному процессу должно предшествовать создание конструкторских чертежей. Еще один недостаток – стоимость продукта. Как правило, она на 30 % выше цены стандартной комплектации.

Однако преимуществ у заказа стеллажей по индивидуальному проекту гораздо больше. Так, заказывая стойки для архива у проверенного производителя, клиент получает:

  • конструкцию, специально предназначенную для размещения предметов с определенными параметрами;
  • возможность максимально эффективного использования пространства архива;
  • дизайн конструкции, подходящий под интерьер помещения;
  • возможность выбора параметров стеллажей исходя из имеющегося бюджета.

Помимо этого, изготовленный на заказ продукт будет отвечать требованиям установленных стандартов и обладать всеми необходимыми эксплуатационными характеристиками.

Итоговая стоимость конструкции зависит от нескольких параметров: выбранного материала, модельных особенностей, размеров полок и стенок, необходимости изготовления вспомогательных элементов, обеспечивающих удобство пользования и т. д.

Наличие аксессуаров (разделителей полок, дверей, выдвижных ящиков, идентификационных табличек, задних разделительных стенок и т. п.) также будет влиять на конечную стоимость продукта. Поэтому, учитывая большое количество возможных вариантов производства металлических стеллажей для архива, смета для каждого заказа составляется индивидуально.

Почему следует обращаться именно к нам

Мы с уважением относимся ко всем клиентам и одинаково скрупулезно выполняем задания любого объема.

Наши производственные мощности позволяют обрабатывать различные материалы:

  • цветные металлы;
  • чугун;
  • нержавеющую сталь.

При выполнении заказа наши специалисты применяют все известные способы механической обработки металла. Современное оборудование последнего поколения дает возможность добиваться максимального соответствия изначальным чертежам.

Для того чтобы приблизить заготовку к предъявленному заказчиком эскизу, наши специалисты используют универсальное оборудование, предназначенное для ювелирной заточки инструмента для особо сложных операций. В наших производственных цехах металл становится пластичным материалом, из которого можно выполнить любую заготовку.

Преимуществом обращения к нашим специалистам является соблюдение ими ГОСТа и всех технологических нормативов. На каждом этапе работы ведется жесткий контроль качества, поэтому мы гарантируем клиентам добросовестно выполненный продукт.

Благодаря опыту наших мастеров на выходе получается образцовое изделие, отвечающее самым взыскательным требованиям. При этом мы отталкиваемся от мощной материальной базы и ориентируемся на инновационные технологические наработки.

Мы работаем с заказчиками со всех регионов России. Если вы хотите сделать заказ на металлообработку, наши менеджеры готовы выслушать все условия. В случае необходимости клиенту предоставляется бесплатная профильная консультация.

Add a Comment

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *