Перечисление подотчетных сумм на зарплатные карты

Содержание

Оформляем подотчетные деньги правильно

Выдать подотчетные деньги сотруднику организации можно тремя способами:

  • из кассы наличными деньгами;
  • через дебетовую карту, выданную ТОУФК для наличных расчетов;
  • через личную банковскую карту сотрудника.

Причем важно соблюдать целевое назначение подотчетных денежных средств: затраты на хозяйственные нужды учреждения, командировочные или представительские расходы.

ВАЖНО! Выдать подотчет на карту или наличными можно только сотруднику организации, с которым заключен трудовой и гражданско-правовой договор. Сроки, максимальная сумма и отчетный период должны быть установлены отдельным приказом руководителя.

Порядок оформления подотчета на карту сотрудника с расчетного счета:

  1. Сотрудник готовит письменное заявление, в котором указывает сумму, целевое назначение, обоснование и срок подотчета. Готовое обращение передаем руководителю.
  2. Работодатель принимает решение по предоставленному заявлению. Решение оформляется отдельным распоряжением (приказом) либо визируется заявление.
  3. Бухгалтер на основании приказа или завизированного заявления готовит платежное поручение на выдачу в подотчет на карту работника и направляет его в банк.

За полученные деньги работник должен отчитаться в установленный срок, предоставив ответственному бухгалтеру заполненный авансовый отчет и подтверждающие документы.

Чем грозят ошибки в платежках на подотчет

Перечисляя подотчетные суммы на карту сотрудника, назначение платежа заполняйте правильно, иначе у госучреждения возникнут проблемы:

  1. Ошибка в платежном поручении — достаточное основание для банковской или финансовой организации, чтобы отменить платеж. Несвоевременное перечисление подотчетных сумм может стать причиной срыва служебной командировки или иных нарушений.
  2. Неверно составленная платежка — это основание для налоговиков, чтобы выписать штраф. Почему? Некоторые сотрудники ФНС квалифицируют подотчет, перечисленный на карту, как заработную плату и требуют выплаченные деньги подвергать налогообложению (НДФЛ и страховые взносы).

Министерство финансов России с претензиями налоговиков кардинально не согласно, свою позицию чиновники представили в письме от 08.04.2010 № 03-04-06/3-65. Однако, убедить налогового инспектора в правильности учета проще с правильно оформленными документами.

По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
Организация может перечислить денежные средства на административно-хозяйственные расходы сотруднику в безналичном порядке, закрепив такую возможность в своей учетной политике. Аналогичный порядок в отношении командировочных расходов может быть закреплен в коллективном договоре или локальном нормативном акте.

Обоснование позиции:
I. В общем случае порядок и условия выдачи денежных средств подотчетному лицу на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, приведены в п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У “О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства” (далее – Указание N 3210-У).
Такая выдача производится по письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему запись о сумме денежных средств и о сроке, на который они выдаются, подпись руководителя и дату. При этом подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который денежные средства выданы под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии – руководителю) авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.
Также в абзаце третьем п. 6.3 Указания N 3210-У прямо указано, что выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме.
Однако данная норма предусмотрена для осуществления наличных денежных расчетов и не регулирует вопросы проведения безналичных расчётов, в том числе операций по безналичному перечислению денежных средств на банковские счета физических лиц, открытые для совершения операций с банковскими картами (косвенно данный вывод подтверждается письмами Банка России от 23.07.2009 N 29-1-1-7/4625, от 24.12.2008 N 14-27/513).
При этом какие-либо нормы, регламентирующие порядок предоставления безналичных денежных средств работнику под отчет, отсутствуют. Не урегулирован также и срок, в течение которого подотчетное лицо должно отчитаться по полученным им, не связанным с командировками, денежным средствам.
Поэтому все эти показатели определяются организацией самостоятельно (смотрите также постановление Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда от 05.12.2012 N 11АП-13545/12). ФАС Северо-Кавказского округа в постановлениях от 26.10.2005 N Ф08-5072/05-2000А и от 04.10.2006 N Ф08-4557/06-1954А указал, что порядок выдачи и отчетности в использовании подотчетных сумм устанавливается приказом руководителя организации.
В этой связи полагаем, что порядок предоставления денежных средств под отчет в безналичном порядке, а также порядок отчета об использовании таких денежных средств должны быть утверждены организацией в своей учетной политике (п. 7 ПБУ 1/2008 “Учетная политика организаций”, ст. 8 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ “О бухгалтерском учете”, письмо Минфина России и Федерального казначейства от 10.09.2013 NN 02-03-10/37209, 42-7.4-05/5.2-554, письмо Минфина России от 28.01.2014 N 02-03-09/3057).
II. Согласно части второй ст. 166 ТК РФ особенности направления работников в служебные командировки устанавливаются в порядке, определяемом Правительством РФ.
В соответствии с п. 10 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее – Положение), работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные).
Кроме того, в силу ст. 168 ТК РФ порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, работникам коммерческих организаций определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (абзац второй п. 11 Положения).
Таким образом, перечисление денежных средств в безналичном порядке как на административно-хозяйственные, так и на командировочные расходы сотруднику, не отчитавшемуся по ранее полученной подотчетной сумме, законодательством не запрещено.

Рекомендуем ознакомиться со следующим материалом:
– Энциклопедия решений. Учет перечисления подотчетных сумм на банковские карты сотрудников.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Цориева Зара

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Барсегян Артем

12 февраля 2015 г.

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

Документальное оформление выдачи денег в подотчет на карточку сотрудника

Перечисленные на карту сотрудника подотчетные денежные средства проверяющие инспекторы из ФНС, ПФР и ФСС могут легко отнести к его заработной плате. Итогом станет доначисление зарплатных налогов, страховых сборов и штрафных санкций. Чтобы избежать этих неприятностей, необходимо изначально зафиксировать в документальной форме обоснованность выдачи подотчета на карту сотрудника.

В первую очередь в учетную политику или в инструкцию по использованию подотчетных сумм надо внести следующие положения:

«Выдача денежных средств под отчет может производиться как в наличной, так и в безналичной форме.

При безналичной форме расчетов с подотчетными лицами денежные средства перечисляются на их зарплатные или личные карты с расчетного счета организации.

Возврат неиспользованных подотчетных средств может быть осуществлен в безналичной форме — в виде перевода с карты подотчетного лица на расчетный счет организации или в наличной форме — в виде передачи наличных денежных средств в кассу организации».

Затем нужно ввести в действие приказ о подотчетных лицах и зафиксировать в нем список должностных лиц, которые могут получить денежные средства в подотчет. При небольшом рабочем штате удобнее будет указать просто перечень должностей без личных данных сотрудников. В таком случае не придется переделывать приказ при смене сотрудников.

Следующим документальным обоснованием предоставления подотчетных средств на карту будет личное заявление сотрудника. Это заявление нужно составлять при каждом запросе подотчета. Если рабочими обязанностями сотрудника предусмотрено постоянное использование подотчетных денег, то целесообразно утвердить отдельный приказ об их регулярной выдаче. В таком случае сотруднику не придется каждый раз подавать заявление на выдачу подотчетных денег.

К обязательным реквизитам заявления (приказа) о выдаче подотчета на карту относятся:

  • цель получения подотчетных денег;
  • сумма запрашиваемого подотчета;
  • банковские реквизиты карты, на которую производится выдача подотчета;
  • период, на который предоставляются подотчетные деньги;
  • разрешительная подпись руководителя (или лица, которое может подписывать подобные документы по доверенности от руководителя);
  • подпись подотчетного лица;
  • дата составления.

Ниже представлены готовые образцы заявления и приказа на выдачу подотчета на карту:

Срок предоставления авансового отчета по подотчету, выданному на карту сотрудника, в отличие от подотчета, выданного наличными, законодательством РФ не установлен. Чтобы сотрудники, получившие безналичный подотчет, своевременно сдавали авансовые отчеты, в приказе на выдачу подотчета или инструкции для подотчетных лиц добавьте положение:

«По денежным средствам, полученным под отчет безналичным способом, авансовый отчет предоставляется в срок не позднее 3 рабочих дней после окончания периода, на который выданы подотчетные средства».

Для доказательства того, что произведенные расходы были оплачены за счет полученных на карту подотчетных сумм, к авансовому отчету нужно приложить чеки с информацией по карте. Это могут быть как чеки, выданные продавцом при оплате картой товаров или услуг, так и чеки, распечатанные банкоматом при получении с карты наличных денег.

Выдача денежных средств под отчет путем перечисления на банковскую карту сотрудника

Безналичная выдача денег под отчет путем перечисления их на банковскую карту сотрудника, безусловно, имеет ряд преимуществ по сравнению с традиционным способом выдачи денежных средств из кассы организации. Во-первых, повышается оперативность и надежность осуществления платежей, во-вторых, минимизируются расходы на услуги банков (комиссия за перечисление денег, как правило, ниже, чем за снятие наличных), в-третьих, уменьшаются трудозатраты работников бухгалтерии (отсутствует необходимость оформлять кассовые документы). Также безналичный способ позволяет выдать деньги сотруднику, находящемуся в другом городе или даже в другой стране.

Обращение банковских карт в Российской Федерации регулируется утвержденным Банком России Положением об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт № 266-П от 24.12.2004 г. (в ред. от 10.08.2012 г.), в соответствии с которым держателями банковских карт могут быть как физические, так и юридические лица.

В Положении Банка России от 12.10.2011 г. N 373-П «О порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации» (далее – Положение N 373-П), отсутствует норма о том, что выдача денег под отчет производится только из касс организаций.

Кроме того, ЦБР в Письме от 23.07.2009 г. N 29-1-1-7/4625 указал, что вопросы проведения безналичных расчетов, в том числе операций по безналичному перечислению денежных средств на банковские счета физических лиц, открытых для совершения операций с банковскими картами, не являются предметом регулирования порядка ведения кассовых операций. В этом письме в частности, отмечено, что вопрос, касающийся возможности выдачи денежных средств под отчет работникам на командировочные расходы посредством зачисления на их банковские счета, предназначенные для осуществления операций с использованием банковских карт, находится в плоскости применения трудового законодательства.

В соответствии со ст. 168 Трудового Кодекса РФ порядок возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяется коллективным договором или локальным нормативным актом. Запрета на использование в этих целях банковских карт сотрудников трудовое законодательство не содержит.

Более того, Минфин РФ в своем письме от 05.10.12 г. № 14-03-03/728 прямо рекомендует организациям сектора государственного управления проводить безналичные расчеты с подотчетными лицами и переводить подотчетные суммы на их банковские карты.

Мнение о возможности использования карточного счета работника для проведения расчетов по подотчетным суммам на административно-хозяйственные расходы подтверждается и позицией арбитражных судов (Постановление 14 Арбитражного апелляционного суда от 05.04.2011 г. по делу N А05-11476/2010, Постановление ФАС Северо-Западного округа от 11.02.2008 г. N А52-174/2007).

Однако на практике у организаций могут возникнуть налоговые риски. При налоговых проверках, денежные средства, перечисленные как подотчетные на зарплатные банковские карты сотрудников, налоговые органы могут квалифицировать как заработную плату. Соответственно на эти суммы, по мнению налоговых органов, должны быть начислены НДФЛ и страховые взносы.

С целью снижения возможных налоговых рисков и претензий со стороны налоговых органов при выдаче денежных средств под отчет на административно – хозяйственные нужды, организациям необходимо соблюсти правильность оформления всех первичных документов и отражения в бухгалтерском и налоговом учете данной операции.

Возможность выдачи денежных средств под отчет в безналичном порядке путем перечисления с расчетного счета организации на счет банковской карты сотрудника должна быть предусмотрена в локальных нормативных актах организации (например, в Коллективном договоре и Положении о командировках и т.п.).

Наличие возможности перечислять подотчетные денежные средства на карты сотрудников должно быть зафиксировано в договоре с обслуживающим банком.

Организации необходимо издать приказ, в котором будет содержаться перечень работников, на карты которых будут перечисляться денежные средства.

В платежном поручении должно быть указано, что перечисляемые суммы являются подотчетными средствами («на командировочные расходы» или на «хозяйственные нужды»).

Следует отметить, что способ выдачи подотчетной суммы сотруднику (выдача наличных денег из кассы или перечисление на банковскую карту) не влечет каких-либо изменений в остальные условия и правила, сопровождающие выдачу денежных средств под отчет. Так, организациями в обязательном порядке должно быть соблюдено следующее:

1) выдача (перечисление) подотчетной суммы должна осуществляться по распоряжению руководителя организации на основании письменного заявления подотчетного лица, содержащего назначение аванса, расчет (обоснование) размера аванса и срок, на который он выдается, а также просьбу сотрудника перечислять ему подотчетные суммы на его личную карточку с указанием всех реквизитов этой карточки;

2) выдача (перечисление) подотчетной суммы допускается только при отсутствии за подотчетным лицом задолженности по денежным средствам, полученным ранее в подотчет;

3) подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу представить авансовый отчет с приложением к нему документов, подтверждающих произведенные расходы.

Вышеуказанные требования вытекают из п. 4.4 Положения N 373-П.

Авансовый отчет может быть составлен по форме N АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 г. N 55, если учетной политикой организации в качестве форм первичной учетной документации утверждены унифицированные формы Госкомстата РФ, или по иной форме, утвержденной учетной политикой.

Кроме того, в соответствии с п. 6, 7 и 15 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 г. N 749 (в ред. от 14.05.2013 г.) (далее – Положение № 749), при направлении работника в командировку должны быть оформлены следующие документы:

– приказ о направлении работника в командировку (унифицированная форма N Т-9. Здесь и далее – указанные унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1, применяются, если они утверждены учетной политикой организации в качестве форм первичной учетной документации);

– служебное задание (унифицированная форма N Т-10а);

– командировочное удостоверение (унифицированная форма N Т-10).

По возвращении из командировки на основании п. 26 Положения № 749 в течение трех рабочих дней работник обязан представить работодателю:

– авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах;

– отчет о выполненной работе в командировке (унифицированная форма N Т-10а).

При соблюдении всех вышеуказанных требований налоговые риски организаций при перечислении подотчетных сумм на банковские карты сотрудников минимальны.

В бухгалтерском учете организации при выдаче денежных средств под отчет путем перечисления на банковскую карту сотрудника могут быть сделаны следующие проводки:

Дт. 71 Кт. 51 – перечислена подотчетная сумма с расчетного счета на счет банковской карты сотрудника;

Дт. 01, 10, 20, 26, 44, 19 и др. Кт. 71 – отражены расходы по авансовому отчету сотрудника.

Сумма перерасхода по авансовому отчету также может быть перечислена на карту сотрудника или выдана из кассы организации (Дт. 71 Кт. 51 (50)).

А сумма излишка может быть:

– возвращена сотрудником в кассу организации (Дт. 50 Кт. 71);

– переведена сотрудником на расчетный счет организации (Дт. 51 Кт. 71);

– удержана по решению руководителя организации из зарплаты сотрудника при наличии его письменного согласия (Дт. 70 Кт. 71).

Выдача денежных средств под отчет путем перечисления на банковскую карту сотрудника

Перечисление под отчет денег на карточку работника намного удобнее по сравнению с наличными расчетами: не нужно оформлять кассовые документы, ездить в банк для снятия наличных денежных средств. Однако, как показывает практика, эти удобства перечеркиваются списанием поступивших денег в уплату долгов работника (например, кредитов), блокировкой карточки работника.

УСЛУГИ АУДИТА И БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

Подотчетные деньги компания может перечислить на зарплатную либо личную банковскую карту работника.


В перечень подотчетных расходов входят представительские, командировочные расходы, расходы на административно-хозяйственные нужды (приобретение канцелярии, хозяйственного инвентаря, обслуживание офисной техники и аналогичные расходы). Основанием для выплаты подотчетной суммы является приказ (распоряжение, решение), подписанное руководителем компании. Необходимости оформлять работнику заявление на выдачу денежных средств под отчет нет.

При этом выдача (перечисление на банковскую карту) подотчетных сумм может осуществляться и при наличии задолженности у подотчетного лица.

Законодательством не установлен конкретный срок, в течение которого работник должен отчитаться о потраченных подотчетных суммах. Согласно п.6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 г. №3210-У, работник обязан предоставить в бухгалтерию отчет по полученным суммам не позднее трех рабочих дней после истечения срока, на который эти суммы были выданы. Если такого приказа в компании нет, можно считать, что срок выдачи подотчетных сумм не установлен, и значит, расчеты по подотчетным суммам должны быть осуществлены в пределах одного рабочего дня (Письмо ФНС РФ от 24.01.2005 г. №04-1-02/704).

Денежные средства, выдаваемые под отчет своим сотрудникам, могут перечисляться на банковские карты сотрудников для осуществления операций, связанных:

  • с оплатой расходов организаций по поставкам товаров, выполнению работ, оказанию услуг;

  • с командировочными расходами;

  • с компенсацией сотрудникам документально подтвержденных расходов (Письма Минфина РФ от 21.07.2017 г. №09-01-07/46781).

Как правило, подотчетные деньги перечислить на банковскую карту, на которую компания перечисляет заработную плату работника.

Для перечисления подотчетных денег на банковскую карту работника, в компании издается приказ, образец которого приведен ниже:

АО «Лютик»

ПРИКАЗ №2/1
о перечислении подотчетных сумм на банковскую карту работника

В целях приобретения хозяйственных товаров

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Перечислить на банковскую карту работника Цветочкина Т.Е. 50 000 (пятьдесят тысяч) рублей для приобретения хозяйственных товаров по следующим реквизитам:

номер карты 845044442000008882, счет номер 40817425550000567044 в Банк ПАО ОТП, БИК банка 044573474.

2. Ответственным за исполнение приказа назначить начальника финансового отдела П.Г. Ромашкину.

Генеральный директор Д.И. Лютиков


Как отмечают финансисты, «…учитывая положения ст.8 Федерального закона от 06.12.2011 г. №402-ФЗ «О бухгалтерском учете», при перечислении денежных средств на личные банковские карты сотрудников для оплаты хозяйственных нужд (товаров, материалов) в нормативном акте, определяющем учетную политику организации, следует предусмотреть положения, определяющие порядок расчетов с подотчетными лицами (Письмо Минфина РФ от 25.08.2014 г. №03-11-11/42288)».

КОНСУЛЬТАЦИЯ НАЛОГОВОГО ЮРИСТА

В Учетной политике можно сделать ссылку на утвержденное компанией Положение о расчетах с подотчетными лицами.

Фрагмент Положения представлен ниже:

АО «Лютик»

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

Приложение №1

_____________Д.И. Лютиков

«01» января 2019 г.

О порядке выдачи денежных средств под отчет, представлении, проверки и утверждения авансовых отчетов АО «Лютик»

Приложение №1 к приказу №48 от 01.01.2019 г.

ПОЛОЖЕНИЕ о расчетах с подотчетными лицами

Настоящее Положение разработано в соответствии:

— с Указом ЦБ РФ «О порядке ведения кассовых операций» от 11.03.2014 г. №3210-У;

— Федеральным законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 г. №402-ФЗ;

— Приказом Минфина России «Об утверждении Плана бухгалтерских счетов» от 31.10.2000 г. №94н;

— Трудовым кодексом РФ.

Целью Положения является обеспечение правильности учета и контроль при расчетах с подотчетными лицами АО «Лютик».

Порядок выдачи денежных средств под отчет

Денежные средства под отчет перечисляются либо на хозяйственно-операционные расходы, либо на расходы, связанные со служебными командировками.

Список сотрудников, которые имеют право получать денежные средства под отчет, устанавливаются Приказом компании.

Денежные средства перечисляются под отчет независимо от наличия задолженности подотчетного лица по предыдущим подотчетным суммам.

Физические лица, подписавшие с АО «Лютик» договор гражданско-правого характера на выполнение работ или оказание услуг в период действия этого договора, также имеют право получать денежные средства под отчет из кассы АО «Лютик».

Основание для выдачи денежных средств под отчет

Денежные средства под отчет перечисляются на основании приказа АО «Лютик», подписанного руководителем. Ответственным за подготовку приказа является административно-хозяйственный отдел.

Приказ должен содержать следующие сведения:

-дата;

-фамилия имя отчество (ФИО) подотчетного лица;

-сумма аванса;

-срок, на который перечисляется аванс;

-подпись руководителя или уполномоченного лица по доверенности.

Способы выдачи подотчетных сумм

Подотчет выдается работнику безналичным перечислением с расчетного счета АО «Лютик» на зарплатную карту сотрудника (Письмо Минфина РФ от 21.07.2017 г. №09-01-07/46781).

УСЛУГИ КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Проблемы с блокировкой банковской карты

В последнее время встречаются судебные разбирательства, связанные с блокировкой банковской карты, на которую перечисляются подотчетные деньги.


Блокировка карты является процедурой технического ограничения на совершение операций с её использованием, предусматривающая отказ банка в предоставлении авторизации (получения от банка разрешения, необходимого для использования операции с картой, и обязывающая банк исполнить распоряжение ее держателя), то есть ограничение дистанционной возможности управления счетом.

Это связано с тем, что банк обязан документально фиксировать информацию, полученную в результате реализации правил внутреннего контроля в целях противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма, в случаях выявления необычных операций.

По этой причине банк вправе запросить, а клиенты обязаны предоставить в банк необходимую информацию (п.14 ст.7 Закона от 07.08.2011 г. №115-ФЗ «О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма», п.4.1 Положения о требованиях к правилам внутреннего контроля кредитной организации в целях противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма, утв. Банком РФ от 02.03.2012 г. №375-П).

Важно!
При этом действующее законодательство в сфере противодействия легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма не ограничивает кредитные организации в части объема запрашиваемых у клиентов документов.

В свою очередь, клиенты обязаны предоставлять организациям, осуществляющим операции с денежными средствами или иным имуществом, информацию, необходимую для исполнения указанными организациями требований данного федерального закона, включая информацию о своих выгодоприобретателях и бенефициарных владельцах (п.14 ст.7 Закона №115-ФЗ).

РАБОТА ПО ДОГОВОРУ БЕЗ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ

Например, в одном из рассмотренных судебных дел, в период с ноября 2016 г. по январь 2017 г. на счет банковской карты физического лица производились регулярные зачисления крупных денежных сумм. Перечисления осуществлялись ровными суммами, с назначением платежа «В под отчет на хозяйственные нужды». Общая сумма денежных средств, перечисленных на счет, составила: 2 платежа по 250 тысяч рублей, 17 платежей по 100 тысяч рублей.
Банком запрошены пояснения по операциям зачисления денежных средств, а также документы, подтверждающие экономический смысл проведенных операций.

В ответ на запрос Банка клиентом предоставлены следующие документы: приказ о приеме на работу на должность главного бухгалтера, трудовой договор, квитанции к приходным кассовым ордерам с назначением «возврат от подотчетного лица». Иные документы, подтверждающие оприходование денежных средств в кассу организации, не были представлены. Пояснения о причинах многократного возврата в кассу предприятия полученных в под отчет денежных средств клиентом представлены не были.

Из анализа представленных документов Банком был сделан вывод, что операции клиента не имели явного экономического смысла. Представленная информация и документы не позволили исключить подозрения в сомнительном характере проведенных клиентом операций. С учетом всей имеющейся в распоряжении Банка информации было принято решение о признании операций клиента подозрительными.

Впоследствии, в судебном заседании работница подтвердила, что данные денежные средства в наличной форме ею использовались для расплаты с контрагентами по хозяйственным договорам. Если контрагент не мог принять оплату, деньги она сдавала в кассу, но делала это только для банка, продержав их некоторое время у себя.

Судом действия ПАО «Сбербанк» признаны законными (Решение Буденновского городского суда (Ставропольский край) от 07.06.2018 г. №2-563/2018).

Но если представить своевременно в банк все документы и пояснить суть операций, то оснований для блокировки карты не будет. Как отмечено в Определении Московского городского суда от 07.09.2016 г. №4г-10455/2016 «…физическое лицо не занимается предпринимательской деятельностью и перечисление денежных средств на его личную карту не может считаться предпринимательской деятельностью, равно как и доводы об отсутствии запрета на перечисление организацией подотчетных сумм на личные карты сотрудников, поскольку они основаны на неверном толковании норм материального права и не подтверждены доказательствами».

КОНСУЛЬТАЦИЯ АУДИТОРА

Можно ли компенсировать подотчетнику перерасход на зарплатную карточку

Однозначного ответа на этот вопрос законодательство не содержит.

Пункт 10 Порядка ведения кассовых операций предусматривает возможность выдачи подотчетных денег только наличными из кассы. Следовательно, и все остальные расчеты по подотчетным суммам (возврат, возмещение) нужно вести так же. Подтверждает эту позицию и пункт 1 постановления Госкомстата России от 01.08.01. № 55. Этим документом утверждена форма авансового отчета, в котором предусмотрена только одна форма возмещения перерасходованных подотчетных сумм – наличными деньгами.

Некоторые арбитражные суды не отрицают возможность возместить перерасход на банковскую карту сотрудника. Например, в постановлении от 11.02.08 № А52-174/2007 Федеральный арбитражный суд Северо-Западного округа указал, что организация правомерно перечислила на зарплатный счет сотрудника подотчетные денежные средства. А сотрудник в свою очередь впоследствии правомерно вернул со своего банковского счета не использованные им подотчетные суммы. Эти операции были подтверждены приказом руководителя (в нем была зафиксирована возможность выдавать подотчетные суммы своим сотрудникам путем их перечисления на банковские карты), авансовым отчетом сотрудника, приходным кассовым ордером (на основании которого остаток неиспользованного аванса был возвращен в организацию), товарными накладными, чеками ККТ, квитанциями.

Во избежание лишних споров с контролирующими ведомствами по возможности все расчеты по подотчетным суммам проводите через кассу. Однако в любом случае ответственности за возмещение сотруднику перерасхода подотчетных сумм на ту же банковскую карту, на которую перечисляется его зарплата, не установлено. К числу кассовых нарушений (нарушения порядка работы с наличными деньгами и ведения кассовых операций) возмещение перерасхода подотчетных сумм на зарплатную карту не относится (ст. 15.1 КоАП РФ).

Перерасход по авансовому отчету

Иногда при проверке авансового отчета бухгалтер выявляет, что израсходовано сотрудником было больше денег, чем кассир ему выдал. Данный перерасход необходимо возместить в том случае, если он является обоснованным.

Обоснованным перерасчет признается в том случае, если выполняются следующие условия:

  • денежные средства сотрудником были израсходованы на выполнение задания, которое ему поручила компания (обычно, цель выдачи денежных средств указывается в приказе директора о выдаче под отчет);
  • работник предоставил документы, подтверждающие перерасход денежных средств (это могут быть, к примеру, кассовые чеки).

Должны выполняться сразу два этих условия, иначе перерасход денежных средств возвращать не нужно (Читайте также статью ⇒ ).

Важно! Те денежные средства, которые сотрудник потратил помимо полученного аванса выдаются ему из кассы. При выдаче оформляется РКО (расходный кассовый ордер по форме КО-2).

Проводка при выдаче перерасхода из кассы будет следующей:

Д71 К50 – сотруднику возмещены расходы, превышающие выданные под отчет денежные средства.

Пример возмещения перерасхода по авансовому отчету

Бухгалтер ООО «Континент» О.П. Петрова купила канцтовары для своего отдела. С этой целью кассир ей выдал 3000 рублей 28 августа. Однако, при покупке канцтоваров, Петрова потратила большую сумму, а именно – 3200 рублей. На всю сумму потраченных средств бухгалтер предоставила авансовый отчет и подтверждающие документы, а именно кассовый и товарный чеки, в которых был выделен НДС в размере 488 рублей. Счет-фактура предоставлен не был.

Авансовый отчет Петровой был проверен и 30 августа утвержден директором, а 31 августа из кассы ей был выдан перерасход в размере 200 рублей.

Операции в бухгалтерском учете будут следующими:

Д71 К50 – Петровой из кассы под отчет выдано 3000 рублей

Д10 К71 – получены канцтовары, купленные Петровой на сумму 2712 рублей (3200 – 488)

Д19 К71 – по купленным канцтоварам учтен НДС 488 рублей

Д91.2 К19 – за счет собственных средств компании списан НДС 488 рублей

Д71 К50 – Петровой компенсированы расходы сверх суммы, выданной ей авансом под отчет.

★ Книга-бестселлер «Бухучет с нуля» для чайников (пойми как вести бухгалтерский учет за 72 часа) куплено > 8000 книг

В какой срок сотруднику необходимо возместить перерасход по авансовому отчету

Прежде возмещение расходов сотруднику по авансовому отчету происходило только после составления приказа. В настоящее время приказ составлять необязательно, просто будет достаточным указать данное условие в учетной политике компании. Во внутренних документах компании могут прописываться как правила, так и сроки возмещения перерасхода по АО.

Важно! Заявления работнику, который предоставил АО с суммами, превышающими выданные писать не потребуется. Дело в том, что перерасход выплачивается на основании авансового отчета, утвержденного руководителем. И никаких заявлений писать для этого не нужно. Законодательно данное требование не закреплено.

В качестве обоснования того, что перерасход имел место и его необходимо компенсировать является следующее: расходы являются обоснованными и документально подтверждены. Кроме того, работник должен предоставить авансовый отчет по форме АО, которая утверждена в организации руководителем. Представленный отчет должен быть проверен и заверен руководителем. Только в этом случае перерасход должен быть возмещен работнику.

После проверки и утверждения АО ставится отметка о принятии в соответствующей графе. Выдавая перерасход бухгалтер проставляет дату и номер РКО. Также в отчет должна стоять подпись и расшифровка подписи кассира компании и главного бухгалтера.

Затем подотчетные суммы необходимо списать. Списание проводится на основании АО, утвержденного руководителем. Однако, если отчет проверку не прошел (к примеру, перерасход денежных средств был признан необоснованным), то к учету он приниматься не может (Читайте также статью ⇒ Как проверить авансовый отчет).

Как передать деньги — порядок перечисления

Ряд действий для возможности перечисления командировочных средств на зарплатную карту:

  • Оформляются нормативные акты, регулирующие командировки и выплаты по ним.
  • Каждый работник должен под подпись ознакомиться с актами.
  • Перед отправкой в командировку работник пишет заявление с обозначением данных:
    • согласие на перечисление средств на карту;
    • согласие на контроль за состоянием счетом.

Приказ должен содержать обязательную информацию:

  • наименование компании;
  • Ф.И.О., должность и структурное подразделение командируемого сотрудника;
  • период командировки;
  • дата издания приказа;
  • подпись руководителя;
  • виза ознакомления с приказом самого сотрудника.

После издания приказа и ознакомления с ним сотрудника организация перечисяет положенные командировочные суммы.

Они должны выплачиваться до отъезда в командировку. Однако не всегда денег хватает, тогда платежным поручением переводится компенсация за излишне израсходованные средства.

На основании специального положения на карту сотруднику суточные, компенсация расходов за проезд и аренду жилья.

Важно! Обязательное условие — в поле назначение платежа платежного поручения должно содержать фразу – «командировочные нужды».

Назначение платежа в платежном поручении

Чтобы правильно заполнить платежное поручение по перечислению сумм на командировку, требуется придерживаться алгоритма действий:

  • иметь реквизиты счета, на который будут переводиться средства, для контроля отправки денег на нужные реквизиты;
  • назначение платежа обязательно прописывается как «подотчетные суммы на командировочные расходы»

Именно правильное отображение назначения платежа позволит обезопасить компанию от претензий при проведении проверок.

Формулировать назначение платежа можно по-разному. Главное, чтобы была фраза о подотчете.

Пример 1

«Перечисление средств под отчет на банковский счет сотрудника Кузина А.А. согласно приказу от 25.01.2018 №20. Без НДС»

Пример 2

«Компенсация перерасхода командировочных сумм сотруднику Петрову П. П. по авансовому отчету от 26.02.2018 г №45. Без НДС»

Пример заполнения

Ошибки и описки в документе недопустимы. Платежное поручение рекомендуется заполнять правильно. При допущении ошибок банк может отменить или просто не провести перевод.

Также неверно составленная платежка является основанием для наложения штрафной санкции налоговиками.

Важно! Правильное обозначение назначения платежа станет убедительным доказательством того, что перечисленные средства не относятся к доходу сотрудника.

Add a Comment

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *