Письмо о полномочиях представителя

Энциклопедия МИП » Арбитраж » Общие положения » Оформление и подтверждение полномочий представителя

Для подтверждения своего статуса и наличия определенных полномочий представители должны предоставлять в суд подтверждающие документы.

Целью участия любой из сторон судебного производства в арбитражном процессе – защита собственных прав и интересов, восстановление справедливости и верховенства права. Поэтому процесс оказания юридической помощи должен соответствовать ключевым юридическим критериям законности, равноправности, беспристрастности и объективности. При этом должны соблюдаться принципы состязательности и равноправия сторон. Соответственно, данные принципы обеспечиваются путем установления и соблюдения строгих требований к допуску любых лиц для участия в судебном разбирательстве в качестве законных представителей любой из сторон разбирательства.

Содержание

Правила оформления полномочий представителей

Государственное законодательство не регламентирует оформление и подтверждение полномочий представителя сторон судебного заседания в определенном строгом порядке, так как не определяет критерии, соблюдение которых подтверждает соответствие квалификации лица, которое оказывает помощь в арбитражных разбирательствах, определенным показателям.

В качестве законных представителей для защиты юридических интересов сторон разбирательства могут быть адвокаты и прочие лица.

При этом не учитывается наличие специального образования, опыт работы или же наличие знаний. Документальное оформление полномочий законных представителей арбитражного судебного разбирательства осуществляется в форме доверенности. Это письменное уполномочие, которое выдается одним гражданином на имя иного или коллективом лиц на имя прочих лиц.

Документы, подтверждающие полномочия руководителя организации, действующего от имени организации

Существует перечень документации, которая способна подтвердить полномочия руководствующих должностных лиц различных организаций, которые выступают от имени предприятий:

  • выписка из регистрационного реестра о регистрации юридического лица или индивидуального предпринимателя;;
  • договор, в котором указывается факт передачи полномочий представителя управляющей организации или управляющему лицу;
  • постановление о назначении указанных лиц на должности;
  • судебный вердикт;
  • решение, принятое на собрании участников предприятия и др.

Документы, удостоверяющие статус и полномочия законных представителей недееспособных граждан

Интересы граждан, признанных недееспособными, в судебных разбирательствах представляют их законные представители. Таковыми могут быть родители, опекуны, усыновители и прочие лица, на которых федеральным законодательством положены соответствующие полномочия.

Для подтверждения своего статуса и наличия определенных полномочий представители должны предоставлять в суд подтверждающие документы.

Наименование документа, подтверждающего полномочия представителя, – доверенность, которая должна оформляться и выдаваться с учетом правил действующего законодательства. Дополнительный документ, подтверждающий статус и полномочия представляемой особы – устное или письменное заявление. Если в процессе судебного разбирательства в арбитражном судебном органе к представителю были применены квалификационные требования, то он обязан предоставить суду все документы, которые свидетельствуют о выполнении данных правил.

Оформление полномочий адвоката

Адвокат – это лицо, которое имеет соответствующий статус, а также получило право на осуществление профессиональной адвокатской деятельности. В качестве адвоката могут быть лица, которые соответствуют следующим факторам:

  • наличие высшего профильного образования;
  • ученая степень по одной из юридических специальностей;
  • стаж работы по юридической специальности;
  • стажировка в адвокатских учреждениях;
  • сдача квалификационного экзамена.

Адвокат может быть допущен для участия в судебном разбирательстве арбитражного суда по делу на основании полученного ордера, выданного адвокатским образованием, для исполнения определенных поручений.

Данный орден должен соответствовать требованиям действующего законодательства.

Во всех иных случаях адвокат имеет возможность представлять интересы своего доверителя на основании составленной ранее доверенности. Никто из лиц не имеет права потребовать у адвоката или его доверителя для участия в судебном разбирательстве предъявления документального соглашения, в котором указывается договоренность об оказании юридической помощи в арбитражном разбирательстве.

Оформление полномочий иных представителей, кроме вышеперечисленных

Полномочия прочих представителей, которые имеют возможность участвовать в арбитражном судебном разбирательстве в качестве представителя, оформляются в процессе создания доверенности. Иные представители также должны предоставлять суду документ, который удостоверяет их личность. Доверенность – это такой вид уполномочий, который составляется в письменной форме и выдается одним лицом – участником судебного разбирательства иному гражданину, который будет представлять его интересы и права перед третьими лицами в судебном разбирательстве.

Требования к оформлению доверенности для подтверждения полномочий представителя в суде

Важным реквизитом доверенности является дата ее оформления. Если в документе отсутствует данный пункт, то он считается недействительным и не имеет юридической силы. Максимальный срок действия доверенности – три года, однако если дата прекращения не указывается, то действие такой доверенности допускается до одного года. В содержании доверенности обязательно должны быть определены следующие лица:

  • сторона, интересы которой будет представлять выбранный представитель;
  • гражданин, который будет представлять права и интересы заявителя.

Доверенность, которая составляется организациями (юридическими лицами или индивидуальными предпринимателями), должна заверяться печатью данной компании.

Если доверенность составляется физическими лицами, то данный документ требует нотариального заверения.

В содержании доверенности должны включаться следующие данные:

  • инициалы и адресные сведения представителя и представляемого;
  • допустимый объем полномочий представителя;
  • дата составления доверенности;
  • подписи сторон.

Случаи прекращения действия доверенности, выданной представителю

Лицо, которое получило документ о доверенности на защиту прав в арбитражных разбирательства, имеет право отказаться от возложенных на него полномочий. Лицо, которое составило и выдало доверенность, имеет возможность самостоятельно отменить действие доверительного документа или документы о передоверии.

Исключением в данном случае выступают ситуации, сопровождающиеся оформлением безотзывной доверенности.

Соответственно, в подобных случаях подача соглашения об отказе от прав доверенности будет невозможна. Доверенность в отношении лиц, оказывающих юридическую поддержку в судебных разбирательствах, может прекращать свое действие в следующих случаях:

  • истечение срока действия доверенности;
  • организация в отношении любой из сторон, которая выдала или получила доверенность, процедуры по признанию материального банкротства. При этом гражданин должен утратить право на выдачу доверенностей;
  • отмена доверенности гражданином, который ее оформил;
  • отказ лица, который получил право доверенности, от возложенных на него полномочий;
  • отмена доверенности любым лицом, если данный документ выдавался совместно и коллективно;
  • смерть гражданина, который выдал доверенность;
  • признание гражданина, который составил или выдал доверенность, недееспособным, дееспособным в ограниченным пределах или же безвестно отсутствующим;
  • Смерть гражданина, который получил доверенность;
  • признание лица, получившего доверенность, недееспособным, безвестно отсутствующим или признание его ограниченно дееспособным;
  • прекращение действия юридического лица, от имени которого был составлен документ или на чье имя он был оформлен;
  • реорганизация юридического лица, получившего или издавшего доверенность, с дальнейшим его разделением, присоединением к иному лицу или слиянием.

После прекращения действия доверенности передоверие также теряет свою законную силу.

Письмо-подтверждение — это сообщение от одного человека другому о том, что достигнутые ранее договорённости приняты полностью. Одновременно это и выражение благодарности за сотрудничество (покупку, бронирование). В деловой среде принято завершать любую сделку, либо её отдельный этап, письменным подтверждением, так как это – электронный потомок «честного купеческого слова».

Обычное письмо-подтверждение в бизнес-среде служит не просто данью вежливости, но и вполне официальным документом. С точки зрения гражданско-правовых отношений, электронное сообщение с подтверждением является формальным документом, который закрепляет в письменной форме достигнутые ранее соглашения между двумя сторонами.

Случаи, в которых пишут и отправлют подтвердительное письмо

У подтвердительного письма есть множество других предназначений и функций.

Среди популярных тематик:

  • получение заказа / оплаты;
  • принятие небольших поправок к уже достигнутым ранее соглашениям – особенно в сфере услуг и туризме;
  • согласие о встрече (одновременно – удобное напоминание для приложений тайм-менеджмента).

Основная цель любой разновидности письма-подтверждения – взаимное согласие двух сторон о достигнутой договорённости, о её отдельных условиях. Как правило, все условия сделки (либо другой договорённости) упомянуты в предыдущих письмах на эту же тему. Удобно иметь под рукой в едином документе все обговоренные условия и нюансы, особенно при длительной переписке с множеством сообщений.

Письмо-подтверждение во многих случаях служит ещё и наглядным, удобным для обеих сторон доказательством в спорах на тему «мы ведь так не договаривались!». Речь идёт даже не о попытках недобросовестной сделки, а о мелочах наподобие назначенной даты и времени, прочих незначительных условиях.

Почему подтверждающее сообщение действительно необходимо, даже в очевидных ситуациях? Вспомните, как после длительной задачи компьютер бодро рапортует владельцу о её завершении: «Всё готово, нажмите ОК для продолжения». Это ведь тоже разновидность подтверждения, пусть и из IT-сферы. Подобная едва заметная мелочь позволяет развеять малейшие остатки сомнений – всё действительно готово; это не просто пауза в долгом процессе. Это финал, к которому стремились обе договаривающиеся организации. Подтверждающее письмо необходимо так же, как точка в конце предложения.

Структура и правила написания письма-подтверждения

Фирменный логотип – обязательная часть «бумажного» формата подтверждения. Помимо маркетинговой составляющей логотипа, это признак официальности. Другие необходимые данные – полное имя отправителя и получателя, адреса и телефоны.

В электронной сфере всё сознательно упрощено. Хотя сообщения e-mail можно дополнить и картинкой-бланком, и красочными шрифтами всех оттенков, такие письма не очень приняты в среде бизнесменов и профессионалов. Лучший вариант – обычный plain text без изысков. При необходимости допустимы выделения полужирным, подчёркиванием или курсивом. Если получатель находится за пределами русскоязычных стран, кавычки «» лучше менять на двойные » «, а вместо символа номера № использовать значок решётки #.

Приветственная часть

Русскоязычное «Уважаемый …» на английском звучит как «Dear…». Хотя это не дословный перевод, именно это слово принято использовать в переписке.

Если переписка уже велась некоторое время, то вряд ли следует использовать избыточно вежливое «господин/госпожа». Лучше назвать человека по имени, без упоминания фамилии. Выглядит это чуть менее формально, но, во многих случаях, более тепло и искренне. Основное правило – называть человека так, как обращались бы к нему в устной беседе или по телефону.

И ещё немного об англоязычной переписке: Mr./Mrs./Ms. – исключительно с большой буквы, в виде сокращения, и с точкой в конце него. Если обращаетесь к малознакомой женщине с неизвестным для вас семейным статусом, следует использовать слово Mrs.

Основная часть письма-подтверждения

Чем хороши подтверждающие письма, так это лаконичностью и краткостью. Нет нужды вновь перечислять условия – достаточно просто подтвердить все предыдущие договорённости. Вводные предложения – излишество, детали не важны. В первом же предложении указываем на подтверждающий характер сообщения. Возможно, для удобства собеседника пригодятся некоторые детали – дата и время события, прочие условия, которые ему необходимо выполнить.

Идеальное первое предложение должно начинаться с этих или подобных фраз:

  • Хочу подтвердить…
  • Данное письмо подтверждает…
  • Подтверждаю…

Если договорённость подразумевает выполнение заказчиком каких-то дополнительных условий/обязательств, об этом стоит напомнить, не боясь показаться нудным. Допустимо даже запросить «ответное» подтверждение.

Заключительная часть перед прощанием и контактными данными – предложение свободно обращаться к вам (или другому сотруднику компании) при любом недопонимании. Нелишне уточнить телефоны и адреса для таких случаев. Дополнительная уверенность заказчика – грамотный маркетинговый ход.

Заключительная часть

  • С уважением,
  • С наилучшими пожеланиями,
  • Спасибо,
  • и т.п.

Давний деловой партнёр обязательно оценит более тёплое завершение наподобие «Добрых вам выходных – неделя была сложной, но с вами общаться всегда приятно». Длинных фраз писать не следует – достаточен мягкий намёк на «электронное рукопожатие» вместе с доброй улыбкой.

Имя вместе с фамилией и должностью после этой строки. Финальный аккорд правильного письма-подтверждения – контактные данные, даже если они уже известны партнёру по бизнесу.

Ошибки при написании письма

  1. Помимо правил написания подтвердительного письма, рассмотрим основные ошибки при его составлении:
  2. Излишняя фамильярность вместо искреннего энтузиазма и доброго тона. Допустимо вместо «Уважаемый господин Сергей Иванов» приветствовать собеседника менее формальным «Уважаемый Сергей». Но нельзя опускаться до «Серёжа».
  3. Постоянное обращение на Вы с большой буквы. Знающие толк в тонкостях филологии снисходительно улыбнуться этой распространённой стилистической ошибке; незнающим такие мелочи, как правило, не важны.
  4. Слишком длинное сообщение, избыточная вводная часть. Все условия уже были обговорены – речь идёт лишь об их подтверждении.
  5. Отсутствие энтузиазма. Даже строго официальное сообщение о подтверждении следует разбавлять едва заметным проявлением теплоты. Один восклицательный знак после заключительного «Спасибо!» способен показать душевный характер написания заурядного письма. В конце концов, работа как никогда близка к завершению. Она выгодна вам, иначе зачем нужно было её делать?

Образцы подтвердительных писем

Универсальный шаблон письма-подтверждения

Удобный шаблон на все случаи жизни – от подтверждения оплаты до благодарственного письма с уведомлением о том, что сделка была завершена. Лишние части можно удалять.

_______ (дата)

_______ (адрес)
Уважаемый _________,

Данным письмом я хочу подтвердить, что наши договорённости в переписке полностью в силе, а также ______________________.

Напоминаю, что для начала процесса вы должны _______________ до (дата).

В случае возникновения вопросов прошу обращаться по номерам телефонов: (телефон)
Прошу ещё раз подтвердить ваше согласие со всеми условиями.

С уважением,
ФИО, должность, название организации,
Контактные данные.

Подтверждение бронирования туристических услуг

Следует обратить внимание на крайне важную для всего маршрута деталь: менеджер ещё раз запросил время прилёта туриста и номер авиарейса. Хороший маркетинговый ход – просьба сохранить телефонный номер «на всякий случай». Теперь турист будет чувствовать себя чуть увереннее в незнакомом месте.

Уважаемый ___,

Подтверждаю данным сообщением, что ваш туристический маршрут полностью забронирован согласно нашей переписке. Маршрут начнётся с вашей встречи в аэропорту города ___. Номер рейса: ___, прибытие в xx:xx (дата). Водитель отвезёт вас в гостиницу, далее – всё согласно программе.

В случае каких-либо проблем прошу вас позвонить мне по номеру: _____. Рекомендую сохранить мой телефон. Хотя ваша встреча в аэропорту и остальные услуги полностью подтверждены, можете обращаться ко мне, если возникнут вопросы.

Желаю вам удачной поездки, а наши сотрудники приложат все усилия, чтобы она была приятной.

Пожалуйста, подтвердите ещё раз данные о номере рейса и времени прилёта.

С наилучшими пожеланиями,
Имя, должность, название компании.
Контактные данные.

Пример письма, подтверждающего деловую встречу

Краткое, но ёмкое письмо-подтверждение о деловой встрече (собеседовании).

Уважаемый ___ ,

Я с нетерпением жду нашу встречу, которая, как вы помните, назначена вами на (дата). Я буду в вашем офисе в (время) по адресу (адрес), чтобы встретиться с вами или вашими коллегами. Благодарю за возможность встретиться.

В случае необходимости отложить нашу встречу, прошу сообщить мне об этом по e-mail или по телефону (телефон).

С уважением,
ФИО, должность, компания.

Письмо-подтверждение – одна из разновидностей деловой корреспонденции. Являясь вариантом информационных посланий, оно применяется в самых разных ситуациях и имеет достаточно большое распространение.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк письма-подтверждения .docСкачать образец письма-подтверждения .doc

В каких случаях используется письмо-подтверждение

С помощью письма-подтверждения одна из сторон может уведомить другую о следующем:

  • своем согласии на заключение договора;
  • рассмотрении какого-либо вопроса;
  • принятии решения;
  • получении документов, товара, денег и т.д.

Иными словами, поводом для составления такого рода писем в повседневной практике коммерческих компаний находится немало.

Зачем писать письмо

Этот вопрос вполне резонен, особенно учитывая многообразие форм современных коммуникаций. В принципе, любой вопрос можно решить по телефону, при помощи скайпа или даже социальных сетей. Зачем же писать письмо?

Составленное в письменной форме послание обретает доказательную силу.

В некоторых случаях оно может стать аналогом соглашения о намерениях или, например, акта о получении товара и т.п. (при этом ни в коем случае не заменяя данные документы, а дополняя их).

Кроме того, такие письма помогают наладить деловые контакты, формируют в отношениях между организациями доверительную атмосферу, укрепляют лояльность и подчеркивают особое отношение к адресату.

Непосредственный составитель

В организациях обязанность по составлению писем-подтверждений обычно лежит на специалисте/руководителе отдела, в ведении которого находится тот или иной решаемый вопрос, а также на секретаре, кадровике или юристе.

Вне зависимости от того, кто именно будет занят составлением документа, важно то, чтобы этот сотрудник имел четкое понимание того, как формировать подобные письма, соблюдал все нормы и требования деловой переписки.

Основные особенности формирования письма

Если вам понадобилось известить контрагента о подтверждении какого-либо факта с вашей стороны, рекомендуем внимательно прочитать приведенные ниже советы и посмотреть образец документа.

Прежде всего, скажем о том, что письмо-подтверждение не имеет унифицированной формы, так что вы можете составить его в произвольной форме или, если у вас в компании применяется какой-то собственный шаблон данного документа – по его образцу.

Письмо допускается писать от руки (но в современном мире этот вариант не имеет широкого распространения) или печатать на компьютере. Для письма подойдет и обыкновенный лист бумаги любого удобного формата (лучше А4) и фирменный бланк компании (второй вариант придаст документу большую солидность).

При написании письма нужно учитывать несколько немаловажных моментов:

  1. все денежные суммы нужно вносить в него цифрами и прописью;
  2. даты писать в формате «число-месяц-год»;
  3. документы указывать с датой их составления и номером.

Если к письму прикладываются какие-то дополнительные бумаги (фото-, видео-материалы), их наличие также нужно отметить в тексте письма отдельным пунктом.

Письмо обязательно должно быть подписано отправителем (лицом, от имени которого оно пишется) и руководителем компании, а если организация применяет в своей деятельности штемпельные изделия для визирования бумаг (т.е. печати или штампы), то письмо можно удостоверить с их помощью.

Экземпляр у письма-подтверждения обычно один – оригинальный, который и регистрируется в журнале исходящей документации.

Как составить письмо-подтверждение

Текст письма должен содержать в себе ряд стандартных данных:

  • информацию об отправителе (наименование организации, ее адрес, телефон, электронную почту);
  • сведения об адресате (сюда достаточно внести название компании, ее адрес, должность и ФИО руководителя или иного работника, которому направляется послание);
  • номер письма (в соответствии с журналом исходящей корреспонденции) и дата его составления.

Затем посередине строки пишется название документа и обращение к конкретному должностному лицу (его начинайте со слова «Уважаемый», затем – имя-отчество).

После этого идет основная часть. Сюда вносится информация о том, что именно вы ходите подтвердить:

  • если речь идет о сотрудничестве, нужно указать, чего именно оно касается;
  • если о договорах и проектах – сюда надо вписать их наименование, номер, дату и другие идентификационные характеристики;
  • когда подтверждение касается приема каких-то товарно-материальных ценностей, груза, посылок или денежных средств, желательно кроме даты получения указать и документы, которыми они сопровождались.

В общем, чем подробнее будет описана эта часть письма, тем лучше.

При необходимости письмо можно подкрепить ссылками на законы, подзаконные акты, постановления правительства, если они имеют прямое отношение к рассматриваемому в письме вопросу.

В завершение письма, в зависимости от целей его написания, можно высказать пожелание, просьбу, вопрос или сделать интересное предложение.


Как отправить письмо

Способов отправки письма-подтверждения несколько:

  1. Достаточно надежный и простой – переправить послание через обычную почту заказным письмом с уведомлением о вручении. Почему именно так? Этот путь дает возможность отправителю убедиться в том, что его послание доставлено до адресата, при этом минус здесь только один – даже в пределах одного населенного пункта письмо может идти несколько дней, а то и неделю.
  2. Если письмо написано в печатном виде, то его можно переслать через электронную почту (с запросом о подтверждении прочтения) или факс.
  3. Но самым эффективным считается использование двух вариантов одновременно: например, отправка копий письма через электронную и обычную почту.

Add a Comment

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *