Письмо с реквизитами, образец

Тесты для дифференцированного зачёта по документационному обеспечению управления (2015 год)

Автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Ленинградский государственный университет имени А.С. Пушкина»

Бокситогорский институт (филиал)

Колледж

УТВЕРЖДАЮ

Зав. отделением по СПО

Бокситогорского института (филиала)

________________ В.И.Марущак

«____» _______________ 2015 г.

ДИФФЕРЕНЦИРОВАННЫЙ ЗАЧЁТ

Учебная дисциплина Документационное обеспечение управления_____________ __________________________________________________________________

Специальность 090205 Прикладная информатика (по отраслям) 2 курс

КОНТРОЛИРУЕМЫЕ ПАРАМЕТРЫ

1вариант

Темы

Номера тестовых заданий

Документирование управленческой деятельности.

26 36 40 41 44 45

Основные требования к оформлению документов.

2 3 4 5 6 10 12 19 31 32 33 34 35 37 38 39 42 43

Системы документации. Организация работы с документами. Организация хранения документов.

1 7 8 9 11 13 14 15 16 17 18 20 21 22 23 24 25 27 28 29 30

2 вариант

Темы

Номера тестовых заданий

Документирование управленческой деятельности.

18 22 23 35 39 44

Основные требования к оформлению документов.

1 3 10 15 16 17 19 20 21 25 26 27 28 29 33 34 38 45

Системы документации. Организация работы с документами. Организация хранения документов.

2 4 5 6 7 8 9 11 12 13 14 24 30 31 32 36 37 40 41 42 43

КРИТЕРИИ ОЦЕНКИ:

Количество правильных ответов

Процент выполнения

Оценка

более 40

более 90%

отлично

80-90%

хорошо

60-79%

удовлетворительно

менее 26

менее 60%

неудовлетворительно

ФОРМА ТЕСТОВЫХ ЗАДАНИЙ

Форма тестовых заданий

Пример тестовых заданий

Пример ответов

Тестовое задание закрытой формы с выбором одного или нескольких вариантов ответа

Состоит из неполного тестового утверждения с одним ключевым элементом и множеством допустимых заключений, одно или несколько из которых являются правильными. Число заключений может быть разным, но не менее 3 (3-6)

Какой документ относится к нерегистрируемым?

А) письмо-запрос

Б) жалоба гражданина

В) сопроводительное письмо

Г) рекламное письмо

Г

ТЕСТОВЫЕ ЗАДАНИЯ

1 вариант

1. Какой вариант формулировки пункта распорядительной части приказа является правильным?

А) Главному бухгалтеру подготовить и представить на утверждение смету расходов на командировки в 2015 г. в срок до 20.01.2015.

Б) Главному бухгалтеру Дмитриеву П.Л. подготовить и представить на утверждение смету расходов на командировки в 2015 г. в срок до 20.01.2015.

В) Главному бухгалтеру ООО «Агат» П.Л. Дмитриеву подготовить и представить на утверждение в срок до 20.01.2015 смету расходов на командировки в 2015 г.

Г) Поручить главному бухгалтеру Дмитриеву П.Л. подготовить и представить на утверждение в срок до 20.01.2015 смету расходов на командировки в 2015 г.

2.Какие из документов относятся к распорядительным?

А) протокол

Б) инструктивное письмо

В) приказ по вопросам общей деятельности

Г) положение

3.Датой приказа является дата…

А) согласования

Б) подписания

В) утверждения

Г) регистрации

4.Какие документы относятся к организационным?

А) приказ

Б) положение

В) указание

Г) справка

5.Руководитель фирмы с помощью организационных документов…

А) осуществляет увольнение работников

Б) определяет права и обязанности сотрудников

В) поощряет отличившегося работника

Г) определяет последовательность действий при выполнении той или иной работы

6.Приказ — это правовой акт, издаваемый…

А) руководителем организации на правах единоначалия с целью разрешения основных вопросов

Б) высшими органами исполнительной власти

В) руководителем организации по вопросам информационно-методического характера

Г) совещательными органами учреждения

7.Какое определение относится к справке? «Документ, содержащий …»

А) подробное описание какого-либо факта или события с выводами и предложениями автора

Б) подробный ход какого-либо мероприятия

В) перечень мероприятий

Г) подтверждение или описание тех или иных фактов и событий

8.Во вводной части распорядительного документа содержатся…

А) цели и причины создания документа

Б) основные направления деятельности учреждения

В) распоряжения руководителя

Г) сроки исполнения распоряжения

9.К какой группе документов относится протокол?

А) к распорядительным

Б) к личным

В) к справочно-информационным

Г) к организационным

10.Какого реквизита нет в формуляре служебного письма?

А) наименования учреждения-автора

Б) наименования вида документа

В) заголовка к тексту документа

Г) адресата

11.Как называется документ, в котором определяются должностные обязанности работника учреждения?

А) правила

Б) инструкция

В) устав

Г) положение

12.Документ, фиксирующий ход обсуждения какого-либо вопроса — это…

А) акт

Б) протокол

В) приказ

Г) докладная записка

13.К какой группе документов относятся справка и докладная записка?

А) к справочно-информационным

Б) к личным

В) к распорядительным

Г) к организационным

14.Какая оргтехника используется для оперативной пересылки служебных писем?

А) компьютер

Б) факс

В) ксерокс

Г) телефон

15.Объяснительная записка подписывается…

А) руководителем предприятия, организации

Б) составителем

В) председателем и членами комиссии

Г) секретарем руководителя

16.Текст акта должен заканчиваться…

А) рассылкой по экземплярам

Б) отметкой о приложении к документу

В) подписями

Г) печатью

17.Заверительная надпись на документе «Верно» удостоверяет, что…

А) правильно указан адрес

Б) паспортные данные заявителя соответствуют действительности

В) дата документа верна

Г) копия документа точно совпадает с подлинником

18.Документооборот — это движение документа с момента…

А) его создания до отправки

Б) его получения до подшивки в дело

В) его создания до подшивки в дело

Г) его получения или создания до подшивки в дело или отправки

19.Где располагается реквизит «Название вида документа»

А) в верхней части страницы слева

Б) в верхнем правом углу под кодом предприятия

В) слева или посредине страницы

20.Какой документ имеет реквизит «Гриф утверждения»

А) служебное письмо

Б) протокол

В) приказ

Г) акт

21.В состав реквизита «подпись» входят:

А) наименование должности, личная подпись, еѐ расшифровка

Б) наименование должности должностного лица (включая название учреждения), с которым согласовывается документ

В) личная подпись визирующего лица

22.По месту составления документы подразделяются на:

А) внутренние и внешние

Б) простые и сложные

В) типовые, трафаретные, индивидуальные

23.По юридической силе документы подразделяются на:

А) обычные, секретные и для служебного пользования

Б) подлинные и подложные

В) подлинники (оригиналы), копии

24.Автором служебного письма является…

А) организация, фирма, от имени которой посылается письмо

Б) должностное лицо, которое посылает письмо

В) исполнитель, который готовит письмо

Г) лицо, отправившее письмо

25. На каком формате бумаги исполняются служебные документы?

А) А2

Б) А7

В) А5

Г) А4

26.Реквизит служебного письма — это…

А) часть текста письма

Б) фирменный бланк

В) его отдельный элемент

Г) штамп организации, написавшей письмо

27.Датой акта является дата…

А) установленного события

Б) подписания

В) утверждения

Г) изготовления акта

28.Резолюцию на служебном письме можно писать…

А) по тексту письма

Б) на отдельном листе бумаги

В) в отдельном специальном журнале

Г) на свободном от текста месте

29.Где помещается «Отметка о поступлении документа в организацию»?

А) на левом поле

Б) на верхнем поле

В) на нижнем поле

Г) на любом свободном от текста месте

30.Документы формируются в дела в соответствии с:

А) положением об учреждении

Б) перечнем документальных материалов с указанием сроков хранения

В) ГОСТом на организационно-распорядительную документацию

Г) номенклатурой дел учреждения

Д) инструкцией по делопроизводству данного учреждения.

31.Какую информацию содержит итоговая запись к номенклатуре дел?

А) об общем количестве заведенных дел

Б) о поврежденных при хранении делах

В) о сдаче дел на архивное хранение

Г) о незаведенных делах

32.Выберите номер правильного утверждения:

А) поступившие в организацию документы регистрируются секретарем выборочно, в соответствии с утвержденным «Примерным перечнем документов, которые не подлежат регистрации»

Б) из всех поступивших в организацию документов секретарь регистрирует только те, которые передаются на рассмотрение руководителю

В) все поступившие в организацию документы регистрируются секретарем

Г) поступившие в организацию документы секретарь регистрирует выборочно по своему усмотрению

33.Какого способа регистрации не существует:

А) карточный

Б) журнальный

В) контрольный

Г) автоматизированный

34.Факт поступления документа в организацию фиксируется:

А) регистрацией документа в регистрационно-контрольной форме

Б) проставлением отметки о контроле

В) проставлением отметки о поступлении

35.Какие документы относятся к входящим?

А) объяснительные записки

Б) должностные инструкции

В) служебные письма

36.Закончите начатое предложение одним из трех вариантов ответа: Документооборот — движение документов в организации с момента их создания до:

А) передачи на исполнение

Б) подшивки в дело

В) завершения исполнения или отправки

37.Какие могут быть номенклатуры дел?

А) конкретная

Б) примерная

В) типовая

Г) все вышеперечисленные

38.В номенклатуре дел документы систематизируются:

А) по видам документов

Б) по содержанию

В) по срокам хранения

Г) все вышеперечисленные

39.Понятие «Делопроизводство» — это:

А) система хранения документов

Б) составление документов

В) документирование и организация работы с документами

40.Какой нормативный документ в организации определяет порядок работы с документами?

А) инструкция по делопроизводству

Б) регламент работы

41.Регистрационные индексы каких документов могут быть дополнены первой буквой фамилии автора документа?

А) докладные и объяснительные записки

Б) приказы по личному составу

В) заявления, жалобы и предложения

42.Какие текстовые документальные потоки подлежат регистрации:

А) только входящие

Б) только исходящие

В) только внутренние

Г) все вышеперечисленные

43.Какая номенклатура разрабатывается на предприятии:

А) типовая

Б) систематизированная

В) примерная

Г) индивидуальная

44.Где указывается срок хранения документов:

А) внизу обложки дела

Б) посередине нижнего поля лицевой стороны документа

В) посередине верхнего поля лицевой стороны документа

Г) по усмотрению секретаря

45.По завершении делопроизводственного года дела, имеющие срок хранения постоянный или долговременный:

А) перекладываются в другой шкаф

Б) передаются в ведомственный архив

В) передаются в государственный архив

2 вариант

1.Автором служебного письма является…

А) организация, фирма, от имени которой посылается письмо

Б) должностное лицо, которое посылает письмо

В) исполнитель, который готовит письмо

Г) лицо, отправившее письмо

2.Какого реквизита нет в формуляре служебного письма?

А) наименования учреждения-автора

Б) наименования вида документа

В) заголовка к тексту документа

Г) адресата

3.Реквизит служебного письма — это…

А) часть текста письма

Б) фирменный бланк

В) его отдельный элемент

Г) штамп организации, написавшей письмо

4.Датой акта является дата…

А) установленного события

Б) подписания

В) утверждения

Г) изготовления акта

5.Резолюцию на служебном письме можно писать…

А) по тексту письма

Б) на отдельном листе бумаги

В) в отдельном специальном журнале

Г) на свободном от текста месте

6.Где помещается «Отметка о поступлении документа в организацию»?

А) на левом поле

Б) на верхнем поле

В) на нижнем поле

Г) на любом свободном от текста месте

7.Документы формируются в дела в соответствии с:

А) положением об учреждении

Б) перечнем документальных материалов с указанием сроков хранения

В) ГОСТом на организационно-распорядительную документацию

Г) номенклатурой дел учреждения

Д) инструкцией по делопроизводству данного учреждения.

8.Какую информацию содержит итоговая запись к номенклатуре дел?

А) об общем количестве заведенных дел

Б) о поврежденных при хранении делах

В) о сдаче дел на архивное хранение

Г) о незаведенных делах

9.Выберите номер правильного утверждения:

А) поступившие в организацию документы регистрируются секретарем выборочно, в соответствии с утвержденным «Примерным перечнем документов, которые не подлежат регистрации»

Б) из всех поступивших в организацию документов секретарь регистрирует только те, которые передаются на рассмотрение руководителю

В) все поступившие в организацию документы регистрируются секретарем

Г) поступившие в организацию документы секретарь регистрирует выборочно по своему усмотрению

10. Какой вариант формулировки пункта распорядительной части приказа является правильным?

А) Главному бухгалтеру подготовить и представить на утверждение смету расходов на командировки в 2015 г. в срок до 20.01.2015.

Б) Главному бухгалтеру Дмитриеву П.Л. подготовить и представить на утверждение смету расходов на командировки в 2015 г. в срок до 20.01.2015.

В) Главному бухгалтеру ООО «Агат» П.Л. Дмитриеву подготовить и представить на утверждение в срок до 20.01.2015 смету расходов на командировки в 2015 г.

Г) Поручить главному бухгалтеру Дмитриеву П.Л. подготовить и представить на утверждение в срок до 20.01.2015 смету расходов на командировки в 2015 г.

11.Какие из документов относятся к распорядительным?

А) протокол

Б) инструктивное письмо

В) приказ по вопросам общей деятельности

Г) положение

12.Датой приказа является дата…

А) согласования

Б) подписания

В) утверждения

Г) регистрации

13.Какие документы относятся к организационным?

А) приказ

Б) положение

В) указание

Г) справка

14.Руководитель фирмы с помощью организационных документов…

А) осуществляет увольнение работников

Б) определяет права и обязанности сотрудников

В) поощряет отличившегося работника

Г) определяет последовательность действий при выполнении той или иной работы

15.Приказ — это правовой акт, издаваемый…

А) руководителем организации на правах единоначалия с целью разрешения основных вопросов

Б) высшими органами исполнительной власти

В) руководителем организации по вопросам информационно-методического характера

Г) совещательными органами учреждения

16.Какое определение относится к справке? «Документ, содержащий …»

А) подробное описание какого-либо факта или события с выводами и предложениями автора

Б) подробный ход какого-либо мероприятия

В) перечень мероприятий

Г) подтверждение или описание тех или иных фактов и событий

17.Во вводной части распорядительного документа содержатся…

А) цели и причины создания документа

Б) основные направления деятельности учреждения

В) распоряжения руководителя

Г) сроки исполнения распоряжения

18.К какой группе документов относится протокол?

А) к распорядительным

Б) к личным

В) к справочно-информационным

Г) к организационным

19.На каком формате бумаги исполняются служебные документы?

А) А2

Б) А7

В) А5

Г) А4

20.Как называется документ, в котором определяются должностные обязанности работника учреждения?

А) правила

Б) инструкция

В) устав

Г) положение

21.Документ, фиксирующий ход обсуждения какого-либо вопроса — это…

А) акт

Б) протокол

В) приказ

Г) докладная записка

22.К какой группе документов относятся справка и докладная записка?

А) к справочно-информационным

Б) к личным

В) к распорядительным

Г) к организационным

23.Какая оргтехника используется для оперативной пересылки служебных писем?

А) компьютер

Б) факс

В) ксерокс

Г) телефон

24.Какие могут быть номенклатуры дел?

А) конкретная

Б) примерная

В) типовая

Г) все вышеперечисленные

25.В номенклатуре дел документы систематизируются:

А) по видам документов

Б) по содержанию

В) по срокам хранения

Г) все вышеперечисленные

26.Понятие «Делопроизводство» — это:

А) система хранения документов

Б) составление документов

В) документирование и организация работы с документами

27.Какой нормативный документ в организации определяет порядок работы с документами?

А) инструкция по делопроизводству

Б) регламент работы

28.Регистрационные индексы каких документов могут быть дополнены первой буквой фамилии автора документа?

А) докладные и объяснительные записки

Б) приказы по личному составу

В) заявления, жалобы и предложения

29.Какие текстовые документальные потоки подлежат регистрации:

А) только входящие

Б) только исходящие

В) только внутренние

Г) все вышеперечисленные

30.Какая номенклатура разрабатывается на предприятии:

А) типовая

Б) систематизированная

В) примерная

Г) индивидуальная

31.Где указывается срок хранения документов:

А) внизу обложки дела

Б) посередине нижнего поля лицевой стороны документа

В) посередине верхнего поля лицевой стороны документа

Г) по усмотрению секретаря

32.По завершении делопроизводственного года дела, имеющие срок хранения постоянный или долговременный:

А) перекладываются в другой шкаф

Б) передаются в ведомственный архив

В) передаются в государственный архив

33.Объяснительная записка подписывается…

А) руководителем предприятия, организации

Б) составителем

В) председателем и членами комиссии

Г) секретарем руководителя

34.Текст акта должен заканчиваться…

А) рассылкой по экземплярам

Б) отметкой о приложении к документу

В) подписями

Г) печатью

35.Заверительная надпись на документе «Верно» удостоверяет, что…

А) правильно указан адрес

Б) паспортные данные заявителя соответствуют действительности

В) дата документа верна

Г) копия документа точно совпадает с подлинником

36.Документооборот — это движение документа с момента…

А) его создания до отправки

Б) его получения до подшивки в дело

В) его создания до подшивки в дело

Г) его получения или создания до подшивки в дело или отправки

37.Где располагается реквизит «Название вида документа»

А) в верхней части страницы слева

Б) в верхнем правом углу под кодом предприятия

В) слева или посредине страницы

38.Какой документ имеет реквизит «Гриф утверждения»

А) служебное письмо

Б) протокол

В) приказ

Г) акт

39.В состав реквизита «подпись» входят

А) наименование должности, личная подпись, еѐ расшифровка

Б) наименование должности должностного лица (включая название учреждения), с которым согласовывается документ

В) личная подпись визирующего лица

40.По месту составления документы подразделяются на:

А) внутренние и внешние

Б) простые и сложные

В) типовые, трафаретные, индивидуальные

41.По юридической силе документы подразделяются на:

А) обычные, секретные и для служебного пользования

Б) подлинные и подложные

В) подлинники (оригиналы), копии

42.Какого способа регистрации не существует:

А) карточный

Б) журнальный

В) контрольный

Г) автоматизированный

43.Факт поступления документа в организацию фиксируется:

А) регистрацией документа в регистрационно-контрольной форме

Б) проставлением отметки о контроле

В) проставлением отметки о поступлении

44.Какие документы относятся к входящим?

А) объяснительные записки

Б) должностные инструкции

В) служебные письма

45.Закончите начатое предложение одним из трех вариантов ответа: Документооборот — движение документов в организации с момента их создания до:

А) передачи на исполнение

Б) подшивки в дело

В) завершения исполнения или отправки

Ответы на тестовые задания

1 вариант

1.Б

2.В

3.БГ

4.Б

5.Б

6.А

7.Г

8.А

9.В

10.Б

11.Б

12.Б

13.АБ

14.АБ

15.Б

16.А

17.Г

18.Г

19.В

20.Г

21.А

22.А

23.Б

24.А

25.Г

26.В

27.А

28.БГ

29.В

30.Г

31.А

32.А

33.А

34.В

35.В

36.Б

37.Г

38.В

39.В

40.А

41.В

42.Г

43.АВГ.

44.А

45.Б

Ответы на тестовые задания

2вариант

1.А

2.Б

3.В

4.А

5.БГ

6.В

7.Г

8.А

9.А

10.Б

11.В

12.БГ

13.Б

14.Б

15.А

16.Г

17.А

18.А

19.Г

20.Б

21.Б

22.АБ

23.АБ

24.Г

25.В

26.В

27. А

28.В

29.Г

30.АВГ

31.А

32.Б

33.Б

34.А

35.Г

36.Г

37.В

38.Г

39.А

40.А

Элемент делового стиля

Фирменные бланки создают положительный имидж и стиль, и являются важным атрибутом оборота документов и деловой переписки любой компании. Представленные качественными образцами формата А4, бланки призваны создать визуальное впечатление о компании или организации, что является важным элементом общения партнеров по бизнесу и ведения переговоров.

Бесплатная консультация юриста по телефону Задать вопрос юристу По Москве и Московской области Санкт-Петербург и область Федеральный номер

Атрибутика компании является уникальной и неповторимой, и бланки оформляются в той же стилистике, как визитки, конверты и другая полиграфическая продукция, характеризующая деятельность ООО. Фирменные бланки представлены в виде формуляра документа, который включает в себя:

  • название компании и логотип;
  • ИНН;
  • контакты (юридический адрес, телефоны, электронную почту);
  • реквизиты банка (при желании).

Чтобы посмотреть пример образца бланка, его можно скачать:

Шаблон голубого фирменного бланка.dotx,

Шаблон серого фирменного бланка.dotx,

Шаблон цветного фирменного бланка.

Фирменные бланки, как элементы делового стиля, используют для оформления официальных бумаг, исходящих писем, запросов, отчетов, соглашений, всех внутренних документов (приказов, доверенностей, распоряжений).

Для бланков может быть использована обычная офсетная бумага или дизайнерского типа, с применением водяных знаков и цветовых решений. На практике компании используют и обычные (черно-белые) бланки, и цветные, в зависимости от применения. Главное, чтобы имелась вся необходимая информация по ООО в виде реквизитов.

Благодаря информации и обратной связи, содержащейся на фирменном бланке, адресат (партнер) имеет возможность связаться с данной компанией в сжатые сроки.

ВАЖНО! Внимательное отношение и корпоративный стиль любой организации, отраженный на фирменном бланке, формирует у партнеров по бизнесу и потенциальных клиентов внешнее впечатление о деятельности компании на рынке и его положительном имидже.

Порядок оформления

Организационно-распорядительная документация (бланки) по ООО оформляются в соответствии со стандартами ГОСТа Р.30-2003, а также фирменным стилем и бренд-буком (официальным перечнем требований к атрибутам) компании. Бланк организации, имеющий рекламные функции, в качестве элемента деловой документации должен выглядеть строго. Декоративные элементы добавляются по желанию.

Дизайн документа всегда выполняется в соответствии с правилами стиля и типографических правил к оформлению:

  1. Тексты набирают с использованием одного шрифта, а не нескольких.
  2. Информация должна быть легко читаемой и хорошо воспринимаемой.
  3. От левого края бланка всегда делается отступ, необходимый для подшивания документации.
  4. Колонтитулы должны содержать только неизменяемые сведения.
  5. Для бланков, отправляемых по факсу, нежелательно использование фоновых картинок и фото.

Предложенные варианты документов в бланках не подойдут для конкретной организации в чистом виде. Но они помогают при распечатке рассмотреть пример оформления, и позволят ручкой внести необходимые коррективы, которые можно будет показать дизайнеру при оформлении заказа на изготовление собственного бланка компании.

Изготовление фирменных бланков

Типографии, занимающиеся разработкой макетов фирменного бланка, в короткие сроки подберут дизайн с учетом специфики и бизнес-пожеланий компании, и предложат услуги по изготовлению документа. Фирменный бланк напечатают цифровым либо офсетным способом. Разрешается использование защитных знаков и нестандартных красок, которые должны гармонично сочетаться.

Бланк компании можно изготовить не только профессиональным способом, но и разработать самостоятельно, с помощью ПК (именно здесь пригодится скачанный бланк с любого сайта). Распечатать его можно будет с помощью принтера на обычной бумаге или дизайнерской.

Пример фирменного бланка для MS Word:

Фирменные бланк пример 1,

Фирменный бланк пример 2.

ВАЖНО! Дизайн и символика документа должны быть без излишеств и не отвлекать от основного содержания бланка.

Фирменный бланк – это один из важных элементов деловой документации конкретной организации, который содержит основную информацию о компании и формирует ее положительный имидж, выполняя связывающую функцию для партнеров и контрагентов в бизнесе. Разработка документа не занимает много времени.

Успешного бизнеса!

Формы и образцы документов

!!! При создании в СДОУ регистрационных карточек приказов, исходящих писем и служебных записок файл документа необходимо прикреплять к карточке только в формате .docx (Документ Word).
Формат Документ Word обеспечивает Word 2007 и выше. Если на Вашем компьютере стоит Word 2003, Вам следует обратиться в Дирекцию информационных технологий для установки новой программы.

Оформление приказов

  • Форма приказа
  • Форма приложения к приказу
  • Форма приложения к приказу (если несколько приложений)
  • Форма приложения к приказу с грифом утверждения
  • Форма выписки из приказа
  • Форма реестра передачи приказов в Управление делами
  • Форма приказа об утверждении локального нормативного акта (утверждает ректор или уполномоченное им должностное лицо)
  • Форма приказа о введении в действие локального нормативного акта (утверждает ученый совет НИУ ВШЭ)
  • Форма приказа о внесении изменений в локальный нормативный акт (подписывает ректор или уполномоченное им должностное лицо)
  • Форма приказа о признании утратившим силу локального нормативного акта (подписывает ректор или уполномоченное им должностное лицо)
  • Альбом унифицированных форм документов по организации учебного процесса в структурных подразделениях Национального исследовательского университета «Высшая школа экономики», реализующих дополнительные профессиональные программы
  • Альбом унифицированных форм приказов по работе с обучающимися по основным образовательным программам высшего образования — программам бакалавриата, специалитета и магистратуры
  • Альбом унифицированных форм приказов НИУ ВШЭ по финансовой работе
  • Альбом унифицированных форм документов по работе с учащимися Лицея НИУ ВШЭ

Оформление проектов решений

  • Формы проектов решений ректората и ученого совета НИУ ВШЭ

Оформление исходящего письма Оформление служебных записок

Сопроводительное письмо: пример

Что писать в сопроводительном письме, каждая организация и сотрудник могут решать самостоятельно, поскольку действующее законодательство не устанавливает какой-либо унифицированной формы. Однако определенные рекомендации по оформлению документации можно найти в ГОСТ Р 6.30-2003 (состав реквизитов и их расположение, требования к бланкам организации и много другое).

Исходя из обычаев делового оборота, бланк сопроводительного письма должен содержать следующие разделы:

  1. «Шапка». Здесь следует указать реквизиты фирмы-отправителя, ФИО адресата, дату, исходящий номер и краткое содержание письма.
  2. Затем следует заглавие и официальное обращение к адресату по имени и отчеству.
  3. Основная часть. Ее можно условно разделить на две части: сообщение о направлении материалов и инструкция по обращению с ними.
  4. Список приложений. Это самый главный раздел — ведь именно прилагаемые документы являются целью и смысловым центром обращения. Если их несколько, то каждому необходимо присвоить порядковый номер, указать полное название, а также количество листов.
  5. Подпись уполномоченного лица.

В соответствии с общим порядком, предусмотренным ГОСТ 6.30-2003 и Методическими рекомендациями Росархива, официальное послание необходимо оформить на фирменном бланке, указав регистрационный номер и заверив его печатью. В каждой организации необходимо выработать образец — как пишется сопроводительное письмо, — чтобы исходящая документация всегда была выполнена в единообразной форме.

Как отслеживается маршрут обращения

Как и любая официальная корреспонденция, послание проходит следующие этапы:

  1. Исполнитель визирует проект бланка у уполномоченного должностного лица.
  2. Обращение с пакетом приложений подписывается у генерального директора.
  3. Регистрация и присвоение исходящего номера.
  4. Отправка адресату заказным отправлением.
  5. В организации-адресате поступившая документация проверяется на наличие всех указанных приложений. Если каких-либо из заявленных документов не хватает, то составляется соответствующий акт, и все возвращается отправителю.
  6. Если все в порядке, то обращение регистрируется, и ему присваивается входящий номер.
  7. Руководитель организации-адресата знакомится с ним и назначает исполнителя.
  8. Секретарь передает задачу исполнителю, при этом оригинал он оставляет в канцелярии и подшивает в дело.

Что же касается правил хранения, то подобные официальные послания хранятся отдельно от приложений, с которыми поступают в организацию, в течение пяти лет. По истечении этого срока следует провести экспертизу их ценности и либо продлить им срок хранения, либо уничтожить.

Общие правила написания деловых писем

Все деловые послания должны касаться только деятельности фирмы или обстоятельств, с ней связанных. При этом, вне зависимости от содержания, они должны подчиняться некоторым требованиям.

В первую очередь, это определенная структура. В послании всегда должны быть указаны:

  • дата написания,
  • реквизиты отправителя и получателя,
  • вежливое адресное обращение (в виде формулировки «Уважаемый Иван Петрович», «Уважаемая Елена Григорьевна»),

Следует отметить, что письма могут адресовываться как отдельным сотрудникам, так и целым коллективам (в этом случае достаточно ограничиться приветствием «Добрый день!»).

  • информационная составляющая, содержащая причины и цели, послужившие основанием для написания письма,
  • просьбы и объяснения
  • заключение.
  • К письму могут прилагаться различные дополнительные документы, фото и видео свидетельства – при наличии таковых, это необходимо отразить в основном тексте.

    Письмо можно оформлять как на обычном стандартном листе формата А4, так и на фирменном бланке организации. Второй вариант предпочтительнее, поскольку при нем не надо вручную вбивать реквизиты компании, кроме того, такое письмо выглядит солиднее и лишний раз свидетельствует о принадлежности послания к официальной корреспонденции. Его можно писать в рукописном виде (особенно удачно получаются письма, написанные каллиграфическим почерком), или же печатать на компьютере (удобно, когда нужно создать несколько копий письма).

    Письмо обязательно должно быть заверено подписью, но при этом проштамповывать его не обязательно, т.к. с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости применять в своей деятельности печати.

    Перед отправлением послание при надобности регистрируется в журнале исходящей документации, в котором ему присваивается номер и ставится дата отправления.

    Как отправить письмо

    Любое официальное послание можно отправить несколькими основными путями.

    1. Первый, — наиболее современный и быстрый, — через электронные средства связи. Это удобно и оперативно, к тому же позволяет отправить информацию практически неограниченного объема.

      Минус здесь один – при большом количестве почты у адресата, письмо может легко затеряться или же попасть в папку «Спам», поэтому при отправлении писем таким способом, желательно дополнительно удостовериться в том, что письмо получено (через простой телефонный звонок).

    2. Второй путь: консервативный, который позволяет переслать послание Почтой России. При этом рекомендуется применить функцию отправки заказным письмом с уведомлением о вручении – такая форма гарантирует то, что письмо дойдет до адресата, о чем получатель получит специально уведомление.

      Обычно отправление через стандартную почту используется в тех случаях, когда отправляются оригиналы документов, письма, заверенные живыми подписями и печатями.

    3. Также письмо можно отправить через факс или различные мессенджеры, но только при том условии, что отношения между партнерами достаточно близкие и вполне допускают такой путь переписки.

    Что такое гриф утверждения

    Деятельность любой организации регулируется документами. Это могут быть документы, имеющие управленческий, распорядительный, информационный, инструктивный характер и пр. Естественно, любой такой документ должен иметь юридическую значимость, а она подтверждается единым стилем оформления и наличием реквизитов, установленных для данного вида документов.

    Правила оформления организационно-распорядительной документации устанавливаются на государственном уровне и обязательны к исполнению на любом предприятии, независимо от формы его собственности. Основные регламенты, применяющиеся в делопроизводстве, это:

    • унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (ГОСТ Р 6.30-97);
    • делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (ГОСТ Р 51141-98);
    • государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ).

    Именно единые требования к наличию и расположению реквизитов, а также оформлению деловых документов позволяют обеспечить:

    • их юридическую значимость;
    • оперативность и качество их составления и исполнения;
    • быструю идентификацию и поиск;
    • автоматизацию оформления организационно-распорядительной документации.

    Гриф утверждения документа является обязательным реквизитом для некоторых типов документации. В ГОСТ Р 6.30-97 этому реквизиту присвоен порядковый номер 16. В регламенте также даны его описание, правила оформления и заполнения, а также установлено место его расположения на титульном листе.

    Для каких документов нужен гриф утверждения

    В государственных регламентах нет перечня документов, на которых должен в обязательном порядке стоять гриф утверждения. Его наличие на том или ином виде документа определяется содержанием и смыслом. Работодатель вправе составить такой перечень самостоятельно, установив обязательное наличие этого реквизита в Инструкции или Положении по делопроизводству. Перечень должен быть составлен с учетом отраслевых нормативов и требований.

    Так, гриф утверждения документа, как правило, проставляется на таких видах документации:

    • номенклатура дел, используемая в организации;
    • инструктивные материалы, в том числе должностные инструкции, инструкции по охране труда и технике безопасности, проведения каких-либо работ;
    • отчеты, в том числе по НИОКР, испытаниям техники, командировках, производственной деятельности;
    • планы и программы проведения работ, в том числе, коллегиальных органов, а также по отдельным сотрудникам и подразделениям;
    • локальные нормативные акты: положения, регламентирующие различные производственные процессы и трудовые взаимоотношения, учитывающие специфику деятельности предприятия;
    • штатное расписание, структура организации, ее штатная численность и вносимые в них поправки;
    • применяемые на предприятии тарифы, расценки и нормативы, в том числе расходования сырья, комплектующих и материалов;
    • сметы расходов;
    • унифицированные формы документов, разработанные и применяемые на предприятии;
    • перечни;
    • регламенты;
    • задания на производство каких-либо работ;
    • акты, в том числе проведенных проверок и ревизий, ликвидационные, экспертизы, списания.

    Утверждение документа уполномоченным на это должностным лицом является подтверждением легитимности данного документа, присвоения ему правового статуса.

    Для каких документов не нужен гриф утверждения

    Многие документы, входящие в систему документооборота организации не имеют и, соответственно, не требуют подтверждения правового статуса. Вопрос о том, на каком документе нет грифа утверждения, решается также с учетом здравого смысла — нет необходимости утверждать извещения и уведомления, служебные записки и письма, информационные материалы.

    Утверждение документа не производится и в том случае, когда он имеет распорядительный характер. Приказы и распоряжения подписываются высшими должностными лицами организации, поэтому их подписи достаточно для того, чтобы такой документ был признан легитимным.

    Примеры, образцы оформления грифа утверждения

    Ответ на вопрос о том, в какой части документа располагают гриф утверждения также можно найти в правилах оформления организационно-распорядительной документации. Согласно регламенту, поле для данного реквизита расположено в правом верхнем углу титульного листа. Если документ без грифа утверждения, поле реквизита просто остается пустым.

    ГОСТом Р 6.30-97 также установлено содержание реквизита «Гриф утверждения». В общем случае, когда документ утверждается единственным должностным лицом, имеющим на это право, этот реквизит состоит из четырех строк. В первой строке пишется слово: УТВЕРЖДАЮ, при этом кавычки ставить не надо.

    Во второй строке указывается наименование должности лица, утверждающего документ, в третьей — его собственноручная подпись с расшифровкой, в четвертой проставляется дата утверждения. Элементы реквизита допускается центрировать относительно самой длинной его строки или же по левому полю. Гриф утверждения документа, образец, приведен ниже:

    Когда утверждаемый документ, в соответствии с требованиями законодательства, должен быть принят с учетом мнения профсоюза или иного представительного органа работников, гриф утверждения будет выглядеть следующим образом:

    В том случае, когда утверждение документа производится на основании иного, утверждающего, документа, например приказа, в первой строке грифа пишется слово УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), во второй дается ссылка на утверждающий документ, а в третьей проставляются его реквизиты: номер и дата. При этом слово УТВЕРЖДЕНО должно быть согласовано с наименованием утверждаемого документа. Так, если утверждается положение, пишут слово «Утверждено», если программа — «Утверждена», если комплекс мер — «Утвержден». Гриф утверждения документа, образец, приведен ниже:

    Возможно, вам будет интересно узнать:

    • Чем различаются гриф согласования и гриф утверждения?
    • Удостоверение документов
    • Существующие уровни секретности документов

    Утверждение документов

    Утверждение документа является особым способом введения документа в действие, санкционирующим распространение его на определенный круг организаций, должностных лиц и граждан (подп. 2.3.2.4 ГСДОУ).

    В ГСДОУ указывается, что утверждение документа может производиться посредством:

    • грифа утверждения;
    • издания соответствующего распорядительного документа (подп. 2.3.2.4).

    В отдельных случаях, предусмотренных законодательством, утверждение может производиться и другими документами.

    В ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» находим подтверждение этому: документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом (п. 3.16). Как видим, ГОСТ Р 6.30-2003 дает более широкую трактовку второго способа утверждения: документ может утверждаться «специально издаваемым документом», в то время как ГСДОУ говорит об издании «соответствующего распорядительного документа».

    Оба способа утверждения имеют одинаковую юридическую силу, но какой из них выбрать?

    Утверждение документа путем издания распорядительного документа

    Такой вид утверждения используется в том случае, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения. Например, приказом утверждается какой-либо Регламент. В любой компании потребуется время на доведение данного приказа и, соответственно, Регламента до сведения работников, а также на ознакомление с данным Регламентом. Поэтому даты подписания приказа и утверждения и введения в действие Регламента могут отличаться, что и отражается в приказе.

    Также в приказе указывается перечень работников, до сведения которых должны быть доведены приказ и Регламент, и срок, в течение которого это должно быть сделано. Именно поэтому утверждение приказа путем издания распорядительного документа особенно актуально для компаний, которые имеют развитую сеть филиалов. В приказе обычно указываются Ф.И.О. работников, которые контролируют исполнение приказа. Если же такая формулировка отсутствует, то исполнение приказа контролирует тот работник, который подписал приказ.

    Таким образом, издание распорядительного документа для утверждения какого-либо документа позволяет не только дать необходимые разъяснения, но и регламентировать работу, касающуюся не самого утверждаемого документа, а того, как наиболее эффективно ввести его в действие.

    На практике документы могут утверждаться приказом, постановлением, решением, реже – протоколом.

    Процедура утверждения документа другим документом

    Сначала необходимо подготовить документ (например приказ), которым будет утверждаться другой документ (например, Регламент) (Пример 1).

    ПРИМЕР 1

    Приказ об утверждении Регламента

    Открытое акционерное общество «ЭВЕРЕСТ»

    ПРИКАЗ

    Москва

    Об утверждении

    Регламента по работе

    с дебиторской задолженностью

    в ОАО «ЭВЕРЕСТ»

    В целях совершенствования работы с клиентами ОАО «ЭВЕРЕСТ» (далее – Общество), а также для контроля за состоянием дебиторской задолженности

    ПРИКАЗЫВАЮ:

    1. Утвердить Регламент по работе с дебиторской задолженностью (Приложение) и ввести в его действие с 17 октября 2011 года.

    2. Начальнику секретариата Маркиной А.П. ознакомить с настоящим приказом работников Общества в соответствии с Реестром рассылки в течение трех рабочих дней с даты подписания приказа.

    3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на коммерческого директора Порошина А.М.

    Генеральный директор Волков Г.В. Волков

    После подготовки утверждающего документа необходимо оформить на приложении к нему гриф утверждения.

    Извлечение из ГОСТ Р 6.30-2003

    3.16. При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

    При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

    УТВЕРЖДЕН

    решением общего собрания

    акционеров от 05.04.2003 № 14

    или

    УТВЕРЖДЕНО

    приказом ВНИИДАД

    от 05.04.2003 № 82

    Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

    В нашем примере гриф утверждения Регламента по работе с дебиторской задолженностью будет выглядеть так:

    Обратите внимание: утверждаемый документ будет являться приложением к документу, которым он утверждается. В ГОСТ Р 6.30-2003 дается лишь один вариант оформления приложения.

    Извлечение из ГОСТ Р 6.30-2003

    3.21. В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

    Приложение № 2

    к приказу Росархива

    от 05.06.2003 № 319

    Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

    ПРИЛОЖЕНИЕ №2

    к приказу Минздрава России

    от 05.06.2003 № 251

    В нашем примере это будет выглядеть следующим образом:

    Этот вариант оформления грифа утверждения и приложения вызывал среди специалистов много вопросов.

    В Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Рриказом Росархива от 23.12.2009 № 76, были предложены два варианта оформления грифа утверждения и приложения:

    • на приложениях справочного характера к приказам, распоряжениям, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложений несколько, они нумеруются (Приложение № 1, Приложение № 2). Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер:

    • если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже – гриф утверждения документа, например:

    В нашем примере, учитывая, что приложение одно, оформление будет выглядеть следующим образом:

    Рекомендуем использовать именно этот вариант как более рациональный, но сразу заметим: чтобы для коммерческих организаций этот вариант сделать нормативным, его необходимо закрепить в Инструкции по делопроизводству.

    Утверждение документа должностным лицом (должностными лицами)

    Обычно этот способ используют при утверждении должностных инструкций, положений об отделах, актов проверок и ревизий, актов приема законченных строительством объектов, оборудования, актов экспертизы, актов передачи дел, актов ликвидации организаций, учреждений, предприятий, расценок на производство работ, сметы расходов, отчетов и др., т.е. при утверждении тех документов, которые не требуют дополнительных пояснений. Оформление грифа утверждения на таком документе, как правило, не вызывает вопросов, и при его оформлении можно использовать рекомендации ГОСТ Р 6.30-2003.

    Извлечение из ГОСТ Р 6.30–2003

    3.16. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

    УТВЕРЖДАЮ

    Президент ЗАО «Ростекстиль»

    Личная подпись В.А. Степанов

    Дата

    Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

    УТВЕРЖДАЮ

    Генеральный директор

    АО «Электронные технологии»

    Личная подпись Л.В. Кузнецов

    Дата

    При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

    Утверждаемый документ должен быть подписан. В соответствии с Методическими рекомендациями по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 приложения должны быть подписаны исполнителем или руководителем подразделения, подготовившего документ, и датированы.

    Какие документы подлежат утверждению?

    В каждой организации должен быть определен перечень документов, подлежащих утверждению. Такой перечень можно включить в Табель унифицированных форм документов или Инструкцию по делопроизводству организации.

    При составлении перечня можно руководствоваться примерным перечнем документов, подлежащих утверждению, который приведен в Методических рекомендациях по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003.

    Примерный перечень документов, подлежащих утверждению

    Акты (проверок и ревизий, приема законченных строительством объектов, оборудования; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.)

    Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ, технические и т.д.)

    Инструкции (правила) (должностные, по делопроизводству, технике безопасности, внутреннего трудового распорядка и т.д.)

    Нормативы (расходов сырья, материалов, электроэнергии, технологического проектирования, численности работников и т.д.)

    Отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно0-исследовательских работах и т.д.)

    Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем, предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств и других организаций, с указанием сроков хранения материалов и т.д.).

    Планы (производственные, строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ, внедрения новой техники; кооперированных поставок продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре; доходов по жилищно-коммунальному ремонту; работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета и т.д.)

    Положения (об организации, о структурном подразделении, о премировании и т.д.)

    Программы (проведения работ и мероприятий; командировок и т.д.)

    Расценки на производство работ

    Сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений, использования средств фонда предприятия, на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.д.)

    Стандарты (государственные, национальные, организации, отраслевые)

    Структура и штатная численность

    Тарифные ставки

    Уставы организаций

    Формы унифицированных документов

    Штатные расписания и изменения к ним

    Основанием для составления перечня документов, требующих утверждения, являются законодательные и ведомственные нормативные акты, устанавливающие обязательную процедуру утверждения тех или иных документов. Причем законодательные акты могут касаться не только организационно-распорядительных документов, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов государственной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, организаций, юридических и физических лиц независимо от форм собственности, но и других видов документов.

    Так, большое внимание при составлении перечня документов, которые требуют утверждения, следует уделить первичным учетным документам. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых и ведется бухгалтерский учет.

    В соответствии с Федеральным законом от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в ред. от 01.07.2011) и постановлением Правительства РФ от 08.07.1997 № 835 «О первичных учетных документах» Госкомстат России по согласованию с Минфином России и Минэкономики России утверждает альбомы унифицированных форм первичной учетной документации. Примерный перечень первичных учетных документов, которые требуют утверждения, приведен в таблице.

    Примерный перечень первичных учетных документов, требующих утверждения

    Нормативно-правовой акт Наименование документа, требующего утверждения

    Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»

    • № Т-7 «График отпусков»;

    • № Т-73 «Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы».

    Постановление Госкомстата России от 21.01.2003 № 7 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств»

    • № ОС-1 «Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)»;

    • № ОС-1а «Акт о приеме-передаче здания (сооружения)»;

    • № ОС-1б «Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений)»;

    • № ОС-4 «Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств)»;

    • № ОС-4а «Акт о списании автотранспортных средств»;

    • № ОС-4б «Акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств)»;

    • № ОС-14 «Акт о приеме (поступлении) оборудования»

    Постановление Госкомстата России от 01.08.2001 № 55 «Об утверждении унифицированной первичной учетной формы первичной учетной документации № АО-1 “Авансовый отчет”»

    № АО-1 «Авансовый отчет»

    Постановление Госкомстата России от 25.12.1998 № 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций»

    • № КМ-3 «Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам»,

    • № ТОРГ-1 «Акт о приемке товаров»;

    • № ТОРГ-2 «Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей»;

    • № ТОРГ-4 «Акт о приемке товара, поступившего без счета поставщика»;

    • № ТОРГ-5 «Акт об оприходовании тары, не указанной в счете поставщика»;

    • № ТОРГ-6 «Акт о завесе тары»;

    • № ТОРГ-15 «Акт о порче, бое, ломе товарно-материальных ценностей»;

    • № ТОРГ-16 «Акт о списании товаров»;

    • № ТОРГ-20 «Акт о подработке, подсортировке, перетаривании товаров»;

    • № ТОРГ-21 «Акт о переборке (сортировке) плодоовощной продукции»;

    • № ТОРГ-22 «Акт о контрольной (выборочной) проверке яиц»

    Унифицированные формы первичной учетной документации распространяются на юридические лица всех форм собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации (за исключением кредитных организаций и бюджетных учреждений).

    Кроме того, при составлении перечня следует учитывать и вид деятельности организации, т.к. унифицированные формы первичной учетной документации могут разрабатываться отдельно для различных направлений деятельности. Примером могут служить постановления Госкомстата России: от 29.09.1997 № 68 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету сельскохозяйственной продукции и сырья» и от 25.12.1998 № 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций».

    Кроме того, следует учитывать, что при составлении перечня документов, требующих утверждения, большое значение имеет организационно-правовая форма юридического лица, т.к. законы, регулирующие конкретную организационно-правовую форму юридического лица, содержат требования по поводу утверждения тех или иных документов (как правило, в них приводится перечень таких документов), например:.

    Извлечение

    из Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ

    «Об акционерных обществах»

    (в ред. от 28.12.2010)

    Статья 48. Компетенция общего собрания акционеров

    1. К компетенции общего собрания акционеров относятся:

    1) внесение изменений и дополнений в устав общества или утверждение устава общества в новой редакции;

    10) утверждение аудитора общества;

    11) утверждение годовых отчетов, годовой бухгалтерской отчетности, в том числе отчетов о прибылях и об убытках (счетов прибылей и убытков) общества, а также распределение прибыли (в том числе выплата (объявление) дивидендов, за исключением прибыли, распределенной в качестве дивидендов по результатам первого квартала, полугодия, девяти месяцев финансового года) и убытков общества по результатам финансового года;

    19) утверждение внутренних документов, регулирующих деятельность органов общества…

    Статья 65. Компетенция совета директоров (наблюдательного совета) общества

    1. К компетенции совета директоров (наблюдательного совета) общества относятся следующие вопросы:

    3) утверждение повестки дня общего собрания акционеров;

    13) утверждение внутренних документов общества, за исключением внутренних документов, утверждение которых отнесено Федеральным законом к компетенции общего собрания акционеров, а также иных внутренних документов общества, утверждение которых отнесено уставом общества к компетенции исполнительных органов общества…

    Извлечение

    из Федерального закона от 06.02.1998 № 14-ФЗ

    «Об обществах с ограниченной ответственностью»

    (в ред. от 11.07.2011)

    Статья 32. Органы общества

    2.1. Уставом общества может быть предусмотрено, что к компетенции совета директоров (наблюдательного совета) общества относятся:

    6) утверждение или принятие документов, регулирующих организацию деятельности общества (внутренних документов общества)…

    Статья 33. Компетенция общего собрания участников общества

    1. К компетенции общего собрания участников общества относятся:

    6) утверждение годовых отчетов и годовых бухгалтерских балансов;

    12) назначение ликвидационной комиссии и утверждение ликвидационных балансов…

    Извлечение

    из Федерального закона от 14.11.2002 № 161-ФЗ

    «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях»

    (в ред. от 19.07.2011)

    Статья 20. Права собственника имущества унитарного предприятия

    1. Собственник имущества унитарного предприятия:

    4) утверждает устав унитарного предприятия, вносит в него изменения, в том числе утверждает устав унитарного предприятия в новой редакции;

    5) принимает решение о реорганизации или ликвидации унитарного предприятия в порядке, установленном законодательством, назначает ликвидационную комиссию и утверждает ликвидационные балансы унитарного предприятия;

    12) утверждает показатели экономической эффективности деятельности унитарного предприятия и контролирует их выполнение.

    Обратите внимание

    Чтобы документ был утвержден должностным лицом, такое лицо должно обладать правом утверждения (подписи) документа.

    Как правило, в соответствии с учредительными документами право подписывать и утверждать все документы организации имеет единоличный исполнительный орган – генеральный директор (директор, президент). В некоторых случаях в учредительных документах могут быть указаны должности руководителей, которые также могут подписывать и утверждать документы наряду с единоличным исполнительным органом. На практике такие варианты встречаются редко. В основном право подписи и утверждения каких-либо документов (за исключением документов, связанных с трудовым правом) делегируется на основании отдельного приказа о предоставлении права подписи конкретному должностному лицу или фиксируется в приказе о распределении обязанностей, в котором указываются не только полномочия отдельных руководителей, но и те документы, которые они могут подписывать и утверждать в пределах своих полномочий.

    Иначе обстоит дело с первичными учетными документами. В соответствии с Федеральным законом от 21.11.2006 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в ред. от 28.09.2010) перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Но на практике часто встречаются такие формы документов, которые требуют утверждения руководителями сразу двух организаций, например: унифицированные формы № ОС-1 «Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)», № ОС-1а «Акт о приеме-передаче здания (сооружения)», № ОС-16 «Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений)», утвержденные постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 № 7. При утверждении таких первичных учетных документов не единоличным исполнительным органом, а другими должностными лицами последние должны быть включены в перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, который утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером, а также должна быть подготовлена доверенность.

    Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (одобрена Коллегией Главархива СССР 27.04.1988; приказ Главархива СССР от 25.05.1988 № 33).

    Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 / Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова; Росархив, ВНИИДАД. М., 2003. 90 с.

    Add a Comment

    Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *