Положение о командировке

Содержание

Утверждение положения о служебных командировках: нужен ли приказ

Положение о служебных командировках не относится к обязательной локальной документации, по этой причине оно может в принципе отсутствовать в организации. В связи с этим не урегулирован на законодательном уровне и порядок утверждения и введения в действие такого положения.

Организация может утвердить упомянутый документ одним из следующих способов либо их сочетанием:

  • издать приказ об утверждении положения о командировках(в таком распорядительном документе можно сразу указать и введение в действие положения с определенной даты, утрату юридической силы предыдущей редакции положения о командировках с момента вступления в силу настоящей и т. д.);
  • разместить на первой странице положения гриф об утверждении документа со всеми необходимыми атрибутами (см. п. 3.16 ГОСТ 6.30-2003).

Выбор способа утверждения осуществляется в соответствии с требованиями локальной документации и правилами документооборота на предприятии.

Указанный приказ можно отнести к группе приказов по основной деятельности, соответственно, он должен храниться на предприятии, по общему правилу, на постоянной основе (п. 19 «Перечня типовых управленческих архивных документов…», утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558). Вместе с тем приказы о направлении в длительные командировки, в командировки для работников с тяжелыми, вредными и опасными условиями труда подлежат хранению в течение 75 лет, приказы о направлении в краткосрочные командировки хранятся 5 лет.

Дополнительно о такой категории документов, как приказы по основной деятельности, читайте в нашей статье по ссылке «Приказы по основной деятельности — это какие приказы?».

Приказ об утверждении положения о командировках — образец

Унифицированной/типовой формы приказа об утверждении положения о служебных командировках на настоящий момент не существует, поэтому организация разрабатывает форму названного распорядительного документа своими силами в соответствии с требованиями локальной документации.

Как правило, структура такого приказа следующая:

  • Наименование документа — «Приказ об утверждении положения о командировках (наименование организации)». Если текст приказа располагается на фирменном бланке организации, то дополнительное указание ее наименования необязательно.
  • Номер документа — в соответствии с внутренней нумерацией, принятой на данном предприятии.
  • Дата издания приказа.
  • Место издания приказа — указывается населенный пункт.
  • Собственно распоряжение уполномоченного лица: «утвердить положение о служебных командировках», «признать утратившими силу соответствующие локальные акты» (при необходимости). Кроме того, в приказе обычно указываются ответственные за его исполнение и контроль над его исполнением лица. Например, контроль над исполнением настоящего распоряжения руководитель организации может как оставить за собой, так и делегировать иному лицу.
  • Подпись уполномоченного лица, издавшего приказ, с расшифровкой его Ф. И. О. и должности.
  • Подписи лиц, ответственных за исполнение приказа, об ознакомлении с содержанием данного распорядительного документа.

К такому приказу прилагается также и текст самого утверждаемого положения.

Скачать шаблон приказа об утверждении положения о командировках можно по ссылке:

Приказ об утверждении положения о командировках — образец

Приказ о внесении изменений в положение о командировках

Аналогичным образом оформляется и решение руководителя организации о внесении изменений в локальный акт компании, регламентирующий вопросы, связанные со служебными командировками сотрудников.

Так, например, может быть издан один из нижеперечисленных приказов:

  • о признании утратившим силу предыдущего положения о командировках;
  • о внесении отдельных правок в уже существующий и введенный в действие документ — в этом случае к приказу прилагается документ, содержащий список утверждаемых нововведений.

Структура такого распорядительного документа сходна с описанной в предыдущем блоке настоящей статьи:

  • наименование документа;
  • номер и дата издания;
  • место издания;
  • содержание распоряжения: об утверждении изменений в существующем положении о служебных командировках (в зависимости от того, каким образом формализованы эти изменения — в виде новой редакции предыдущего положения или в виде отдельного документа, в котором зафиксированы все нововведения, — излагается и соответствующее распоряжение: об утверждении новой редакции документа или утверждении вносимых изменений);
  • перечень лиц, на которых возлагается исполнение приказа и контроль его исполнения;
  • подпись руководителя организации;
  • подпись лиц, на которых возложено исполнение и контроль исполнения приказа, об ознакомлении с самим приказом.

К приказу прилагается либо текст новой редакции положения, либо документ, содержащий перечень вносимых изменений в положение.

***

Итак, приказ об утверждении положения о командировках составляется в произвольной форме с указанием всех необходимых для данного вида распорядительной документации атрибутов. Кроме того, если локальной документацией не предусмотрена необходимость утверждения такого положения именно посредством издания специального приказа, то достаточно нанесения на положение о командировках специального грифа с подписью руководителя организации или иного уполномоченного лица.

Согласно нормам ст. 8 Закона о бухгалтерском учете совокупность способов ведения экономическим субъектом бухгалтерского учета составляет его учетную политику. Учреждение самостоятельно формирует свою учетную политику, руководствуясь законодательством РФ о бухгалтерском учете, федеральными и отраслевыми стандартами. При формировании учетной политики в отношении конкретного объекта бухгалтерского учета выбирается способ ведения бухгалтерского учета из способов, допускаемых федеральными стандартами.

В случае если в отношении конкретного объекта бухгалтерского учета федеральными стандартами не определен способ ведения бухгалтерского учета, такой способ самостоятельно разрабатывается исходя из требований, установленных законодательством РФ о бухгалтерском учете, федеральными и (или) отраслевыми стандартами. Одним из объектов бухгалтерского учета являются командировочные расходы. Инструкция № 174н устанавливает правила отражения данных расходов в учете. По командировочным расходам вопросы, как правило, возникают в отношении:

  • документального подтверждения расходов (можно ли на основании туристической путевки принять расходы на проживание, нужен ли посадочный талон на самолет и т. д.);
  • оплаты расходов, если работник задержался в командировке;
  • нормы возмещения расходов.

Для того чтобы отрегулировать данные вопросы, рекомендуем прописать правила их решения в учетной политике учреждения.

Прежде чем привести пример Положения об учетной политике учреждения, напомним, что согласно п. 5 ст. 8 Закона о бухгалтерском учете учетная политика должна применяться последовательно из года в год. Внесение изменений в учетную политику производится только в следующих случаях (п. 6 ст. 8 Закона о бухгалтерском учете):

1) при изменении требований, установленных законодательством РФ о бухгалтерском учете, федеральными и (или) отраслевыми стандартами;

2) при разработке или выборе нового способа ведения бухгалтерского учета, применение которого приводит к повышению качества информации об объекте бухгалтерского учета;

3) при существенном изменении условий деятельности экономического субъекта.

В целях обеспечения сопоставимости бухгалтерской (финансовой) отчетности за ряд лет изменение учетной политики производится с начала отчетного года, если иное не обусловливается причиной такого изменения.

Ниже приведем примерную форму приложения к учетной политике, которая в учреждении устанавливает правила возмещения командировочных расходов.

Но прежде заметим, что в приложении приведены в том числе нормативные документы, которые применяются для учреждений, финансируемых за счет средств федерального бюджета, и которые не распространяют свою юридическую силу на учреждения, финансируемые из бюджетов других уровней бюджетной системы. В то же время учреждения, финансируемые из бюджетов субъектов РФ, муниципальных образований, вправе в своей учетной политике использовать данные актов, тогда их положения будут применимы в отношении учреждения. При этом должны соблюдаться следующие условия:

– нормы, изложенные в нормативных актах, разработанных для федеральных учреждений, устраивают учреждение субъекта РФ, муниципального образования;

– нормативные акты субъектов (муниципальных органов власти), регулирующие данные вопросы, отсутствуют.

Положение о служебных командировках

Настоящее Положение вводится в целях урегулирования отношений, возникающих при предоставлении гарантий командируемым работникам: выплата суточных, возмещение расходов, связанных с проездом и наймом жилого помещения, сохранением заработной платы на время командировки работника и должности.

Основными нормативными правовыми актами, регламентирующими порядок и условия предоставления командировочных расходов, являются:

  • Трудовой кодекс;
  • Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон о бухгалтерском учете);
  • Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»;
  • Приказ Минфина РФ от 02.08.2004 № 64н «Об установлении предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета»;
  • Постановление Правительства РФ от 02.10.2002 № 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета»;
  • Приказ Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н «Об утверждении Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений и Инструкции по его применению»;
  • Приказ Минфина РФ от 21.12.2010 № 173н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами) государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению»;
  • Приказ Минфина РФ от 16.12.2010 № 174н «Об утверждения Инструкции по применению плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений».

1. Общие положения

1.1. Настоящее положение устанавливает основные правила направления работников БУЗ «Центр оценки качества образования» в служебные командировки (далее – командировки).

1.2. Под «работниками» понимаются физические лица, заключившие с БУЗ «Центр оценки качества образования» трудовые договоры.

1.3. Под «командировкой» понимается поездка работника по распоряжению руководителя предприятия (иного уполномоченного лица) на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Не признаются командировками поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или носит разъездной характер, если соответствующие условия зафиксированы в должностных инструкциях либо в трудовых договорах, заключенных с ними.

1.4. Функции по документальному оформлению командировок (направления в командировки), координации работ по подготовке работников в командировки, а также учет командировок, возлагаются:

  • на начальника отдела, работник которого направляется в командировку;
  • на начальника отдела кадров;
  • на главного бухгалтера.

2. Продолжительность командировок

2.1. Продолжительность командировки работника (работников) определяется руководителем учреждения (иным уполномоченным лицом), а в отношении руководителя учреждения – учредителем на основании целей и задач, которые предстоит решить работнику (работникам).

2.2. Продление срока командировки работника (работников) допускается в случае производственной необходимости на основании приказа руководителя учреждения (иного уполномоченного лица).

Отмена предстоящей командировки по причинам, не зависящим от работника, также оформляется приказом.

2.3. Досрочное возвращение работника из командировки ввиду различных причин согласовывается с непосредственным руководителем.

Оплата командировочных расходов производится за время фактического нахождения в командировке.

2.4. Фактическое время пребывания работника (работников) в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из места командировки, включая выходные и праздничные дни, приходящиеся на время командировки.

Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте.

Отметки в командировочном удостоверении о прибытии и выбытии работника заверяются той печатью, которой обычно пользуется в своей хозяйственной деятельности то или иное учреждение для засвидетельствования подписи соответствующего должностного лица.

2.5. Днем выезда работника в командировку считается день отправления поезда, вылета самолета, отхода автобуса, иного транспортного средства с места постоянной работы командированного, а днем прибытия – день прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы.

При отправлении транспортного средства до 24.00 включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00.00 и позднее – следующие сутки.

Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта. Аналогично определяется день приезда работника в место постоянной работы. Время убытия и время прибытия транспортного средства определяется по местному времени.

2.6. Время нахождения в пути определяется по существующему расписанию движения транспортного средства, включая время задержки командированного в пути следования по независящим от него причинам и время на пересадки.

Факт задержки командированного в пути следования по не зависящим от него причинам должен быть заверен штампом и подписью должностного лица вокзала, станции, пристани, аэропорта.

2.7. На работников, находящихся в командировке, распространяется режим рабочего времени и времени отдыха тех организаций, в которые они командированы. Взамен дней отдыха, не использованных во время командировки, другие дни отдыха по возвращении из командировки не предоставляются.

Если работник специально командирован для работы в выходные или праздничные дни, компенсация за работу в эти дни производится в соответствии с действующим законодательством.

Вопрос о явке на работу в день отъезда и в день прибытия из командировки, равно как вопрос о предоставлении другого дня отдыха в случае отъезда работника в командировку по распоряжению руководителя в выходной день, решается по договоренности с непосредственным руководителем.

2.8. В случае временной нетрудоспособности работников во время командировки дни временной нетрудоспособности в продолжительность командировки не засчитываются. Факт временной нетрудоспособности, послуживший причиной несвоевременного прибытия работника из командировки, должен быть удостоверен в установленном порядке (выписан больничный лист). При временной нетрудоспособности работника в период командировки ему выплачиваются суточные и возмещаются расходы на наем жилого помещения (за исключением того времени, когда работник находился на лечении в стационаре) в течение всего времени, пока он не имеет возможности по состоянию здоровья приступить к выполнению возложенного на него служебного поручения или вернуться к месту своего постоянного места жительства.

3. Документооборот при направлении работников в командировки

3.1. Основанием для направления работников в командировку является приказ руководителя учреждения (иного лица, уполномоченного соответствующей доверенностью).

3.2. Ответственность за подбор и подготовку работников, направляемых в командировки, в том числе групповые, несут руководители структурных подразделений (непосредственные руководители работников). При принятии решения о направлении подчиненного работника в командировку руководитель оценивает профессиональную подготовку работника для решения поставленных задач, его способность успешно выполнять служебные поручения и достойно представлять интересы организации.

3.3. Отдел кадров с учетом ст. 203, 259, 264 и 268 ТК РФ согласовывает приказ о направлении работника (работников) в командировку.

3.4. Руководитель структурного подразделения (непосредственный руководитель работника) ставит в известность работника о его направлении в командировку и проводит подробный инструктаж работника.

3.5. Служебное задание (унифицированная форма Т-10а) оформляется и утверждается руководителем отдела.

3.6. Отдел кадров готовит приказ и командировочное удостоверение о направлении работника в командировку (унифицированная форма Т-9 или Т-9а).

3.7. Приказ и командировочное удостоверение секретарь представляет на подпись руководителю предприятия.

3.8. Командировочное удостоверение (унифицированная форма Т-10) выписывается в одном экземпляре на основании утвержденного приказа и передается на подпись руководителю учреждения (иному уполномоченному лицу).

3.9. Подписанное руководителем учреждения (иным уполномоченным лицом) и заверенное печатью организации командировочное удостоверение выдается работнику накануне планируемого выезда в командировку.

3.10. Денежный аванс перед отъездом работника в командировку выдается работнику за три рабочих дня до отправления работника в командировку в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда, расходов на наем жилого помещения и суточных, на основании командировочного удостоверения и приказа.

3.11. Авансовый отчет (ф. 0504049), заполненный с указанием перечня первичных документов, подтверждающих произведенные расходы (транспортные документы, квитанции, чеки ККТ, счета, счета-фактуры и т. д.), работник обязан представить в бухгалтерию в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки.

К авансовому отчету работником прилагаются:

– командировочное удостоверение, оформленное в установленном порядке;

– служебное задание и отчет о его выполнении;

– все подтверждающие первичные документы, пронумерованные в порядке записи в отчете.

Расходы на проезд воздушным транспортом подтверждаются маршрут-квитанцией, поскольку согласно Приказу Минтранса РФ от 08.11.2006 № 134 «Об установлении формы электронного пассажирского билета и багажной квитанции в гражданской авиации» электронный пассажирский билет и багажная квитанция в гражданской авиации представляет собой документ, используемый для удостоверения договора перевозки пассажира и багажа, в котором информация о воздушной перевозке пассажира и багажа представлена в электронно-цифровой форме. Посадочного талона для подтверждения расходов на проезд воздушным транспортом не требуется.

Расходы на проживание могут быть подтверждены работником не только формой 3Г, но и другими документами (договором найма жилого помещения и др.).

3.12. Остаток неиспользованного аванса сдается работником в кассу по приходному кассовому ордеру (ф. 0310001) в течение трех рабочих дней с момента утверждения авансового отчета. А если по авансовому отчету выявлен перерасход, то он выплачивается работнику из кассы по расходному кассовому ордеру (ф. 0310002).

5. Возмещение командировочных расходов

5.1. В расходы, которые работодатель возмещает направленному в командировку работнику, входят:

  • расходы на проезд;
  • расходы на наем жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
  • иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

5.2. Расходы на проезд к месту командировки и обратно к месту постоянной работы (включая страховые платежи по обязательному страхованию пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями, провоз багажа) возмещаются в размере фактических расходов, подтвержденных первичными проездными документами, но не выше стоимости проезда:

а) железнодорожным транспортом – в купейном вагоне скорого фирменного поезда;

б) водным транспортом – в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;

в) воздушным транспортом – в салоне экономического класса;

г) автомобильным транспортом – в автотранспортном средстве общего типа.

Командированному работнику также оплачиваются расходы на проезд транспортом общего пользования (в том числе такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта.

В исключительных случаях, по согласованию с руководителем, при отсутствии билетов для проезда транспортом и необходимости срочного выезда в командировку могут быть приобретены проездные билеты более высокой категории, чем это установлено п. 5.2 настоящего Положения. Факт отсутствия билетов должен быть документально зафиксирован.

5.3. При отсутствии у работника первичных проездных документов, подтверждающих произведенные расходы, оплата производится по стоимости проезда:

  • железнодорожным транспортом – в плацкартном вагоне пассажирского поезда;
  • водным транспортом – в каюте X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте III категории речного судна всех линий сообщения;
  • автомобильным транспортом – в автобусе общего типа;

5.3. Расходы на наем жилого помещения, включая бронирование, дополнительные услуги гостиниц (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами) возмещаются работнику по фактическим расходам за одноместный гостиничный номер (стандартный, улучшенный) на основании первичных подтверждающих документов.

При отсутствии у работника первичных документов, подтверждающих расходы на проживание, возмещение производится в размере 200 руб. в сутки.

Не возмещаются расходы на проживание в случае предоставления направленному в командировку работнику бесплатного помещения. Расходы на наем жилого помещения возмещаются работнику со дня прибытия его в командировку и по день убытия, которые устанавливаются бухгалтерией на основании отметок в командировочном удостоверении.

5.4. Суточные выплачиваются за каждый день нахождения работника в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути. Размер суточных в день при командировках на территории РФ составляет 700 руб. Работникам, выехавшим в командировку и возвратившимся из нее в тот же день, суточные не выплачиваются, оплата проезда производится на основаниях, указанных в п. 5.2 настоящего Положения.

5.5. Иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя возмещаются работнику по фактическим расходам. Осуществление дополнительных расходов с ведома работодателя означает, что письменного разрешения от работодателя не было получено, но интересы учреждения требовали их произвести и администрация знала о необходимости таких расходов и допускала их.

Возмещение расходов на телефонные переговоры, которые работник ведет в период командировки, возможно только при документальном подтверждении того, что эти переговоры были связаны с решением производственных вопросов. Для этого вернувшийся из командировки работник должен приложить к авансовому отчету счета телефонной станции с расшифровкой (с указанием номеров телефонов, с которыми велись переговоры), счета-фактуры, чеки ККТ об оплате, иные документы (договоры, информационные письма и т. п.), в которых указаны соответствующие телефонные номера. Производственная направленность таких переговоров должна быть подтверждена резолюцией непосредственного руководителя на составленной работником служебной записке.

5.6. Если командированный работник по окончании командировки по своему желанию остается в месте командировки, то при представлении документов о найме жилого помещения расходы на наем ему не возмещаются, суточные за время остановки работника по собственному желанию в месте командирования не выплачиваются.

6. Обязанности, права и ответственность работника

6.1. Командируемый работник обязан:

  • сообщить в отдел кадров о медицинских противопоказаниях к выезду в командировки и представить медицинское заключение;
  • подготовиться к командировке (изучить информационно-аналитические и иные материалы, знание которых необходимо для выполнения служебного задания, подготовить необходимые материалы, получить устные и письменные инструкции от своего непосредственного руководителя);
  • после прибытия в место командировки уведомить своего непосредственного руководителя о своем прибытии и обустройстве в месте проживания любым доступным способом;
  • в месте командировки представиться должностному лицу организации, в которую он командирован, предъявить командировочное удостоверение и иные документы, подтверждающие его представительство от имени организации;
  • находясь в месте командировки выполнить ее цели, указанные в служебном задании;
  • получить все необходимые отметки в командировочном удостоверении в месте командировки. Возможность проставления в командировочных удостоверениях отметок гостиниц решается в каждом конкретном случае;
  • сдать непосредственному руководителю отчет об итогах выполнения служебного задания по форме Т-10а в день явки на работу после возвращения из командировки;
  • сдать в бухгалтерию командировочное удостоверение, авансовый отчет и документы, подтверждающие производственные расходы в сроки, установленные настоящим Положением.

6.2. Работник имеет право:

  • досрочно возвратиться из командировки по согласованию с руководителем структурного подразделения (непосредственным руководителем);
  • рассчитывать на помощь руководства организации в затруднительных ситуациях (при возникновении сложностей с приобретением проездных билетов др.).

Регламент по направлению сотрудников организации в служебные командировки (образец заполнения)

Примерный образец

Утверждаю ОАО «Фрегат» ———————— Генеральный директор наименование организации —————————————— наименование должности руководителя организации Регламент Малиновский В.Я. Малиновский 06.06.2009 N 19 —————— ——————— подпись расшифровка подписи по направлению работников «6» июня 2009 г. в служебные командировки

1. Общие положения

Настоящий Регламент (далее — Регламент) регулирует порядок направления работников ОАО «Фрегат» (далее — Предприятие) в служебные командировки.

Регламент разработан в соответствии и на основании следующих нормативных актов:

— Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 07.05.2009), ст. ст. 87, 166 — 168, 203, 259, 264, 268;

— Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»;

— Постановление Правительства РФ от 02.04.2003 N 187 «О размерах возмещения организациями, финансируемыми за счет средств федерального бюджета, расходов работникам в связи с их переездом на работу в другую местность»;

— Налоговый кодекс Российской Федерации (ч. 1) от 31.07.1998 N 146-ФЗ (ред. от 26.11.2008, с изм. от 17.03.2009);

— Федеральный закон от 24.11.1995 N 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации» (ред. от 28.04.2009);

— Устав ОАО «Фрегат».

2. Термины и определения

Служебная командировка — это поездка работника по распоряжению генерального директора Предприятия на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Для штатных работников филиала «Фрегат-Онуфриево» (далее — Филиал), находящегося в Саратовской области, местом постоянной работы считается Филиал.

Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

3. Ограничения на командирование сотрудников Предприятия

3.1. Запрещается направление в служебные командировки:

— беременных женщин;

— работников в возрасте до восемнадцати лет;

— работников, с которыми заключен ученический договор на профессиональное обучение или переобучение без отрыва или с отрывом от работы, если служебная командировка не связана с ученичеством, в период действия ученического договора;

— работников-инвалидов, если цель служебной командировки противоречит его индивидуальной программе реабилитации;

3.2. Направление в служебные командировки женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, допускается только с их письменного согласия и при условии, что это не запрещено им в соответствии с медицинским заключением, выданным в установленном порядке.

3.3. Имеют право отказаться от направления в служебную командировку следующие работники:

— женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет;

— матери и отцы, воспитывающие без супруга (супруги) детей в возрасте до пяти лет;

— работники, имеющие детей-инвалидов;

— работники, осуществляющие уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением;

— отцы, воспитывающие детей без матери;

— опекуны (попечители) несовершеннолетних.

Ознакомление и отказ работника от командирования должны быть оформлены письменно.

4. Сроки командирования

4.1. Срок командировки работников определяется руководителем структурного подразделения, командирующего работника, по согласованию (при необходимости) с генеральным директором Предприятия.

4.2. Срок служебной командировки сотрудников Предприятия не должен превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути и периода временной нетрудоспособности работника.

4.3. Фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отметкам в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из места командировки. Если работник командирован в разные населенные пункты, отметки о дне прибытия и дне выбытия делаются в каждом пункте.

4.4. Днем выезда в командировку считается день отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного.

При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку (приезда из командировки) считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее — последующие сутки. Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта.

4.5. Днем приезда из командировки считается день прибытия поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства в место постоянной работы.

4.6. Вопрос о явке работника на работу в день выезда в командировку и в день приезда из командировки решается по договоренности с руководителем структурного подразделения, направившего работника в командировку.

5. Оформление документов на командировку

5.1. Направление работников в командировку производится генеральным директором Предприятия и оформляется выдачей командировочного удостоверения.

Документооборот по командировкам включает:

— приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма N Т-9);

— приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма N Т-9а);

— командировочное удостоверение (форма N Т-10);

— служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма N Т-10а).

5.2. Оформление служебного задания:

— подписывает руководитель структурного подразделения, в котором работает командируемый работник;

— утверждает генеральный директор Предприятия и передает в отдел кадров для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку.

5.3. Оформление приказа (распоряжения) о направлении в командировку:

— соответствующие графы унифицированной формы заполняет инспектор отдела кадров на основании служебного задания;

— подписывает генеральный директор.

5.4. Оформление командировочного удостоверения:

— выписывается в одном экземпляре инспектором отдела кадров на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку;

— в каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью. Отметки в командировочном удостоверении о прибытии и выбытии работника заверяются той печатью, которой обычно пользуется в своей хозяйственной деятельности организация для засвидетельствования подписи соответствующего должностного лица.

Командировочное удостоверение может не выписываться, если работник должен возвратиться из командировки в место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован.

5.6. По возвращении из командировки работник обязан представить в течение 3 рабочих дней:

— авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом, документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой;

— отчет о выполненной работе в командировке, согласованный с руководителем структурного подразделения, направившего работника в командировку, в письменной форме.

5.7. Оформление отчета о выполненной работе за период командировки:

— работником, прибывшим из командировки, составляется краткий отчет о выполненной работе за период командировки;

— отчет согласовывается с руководителем структурного подразделения и предоставляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом.

5.8. Указанные в п. 5.1 документы должны быть оформлены не менее чем за 1 рабочий день до начала командировки.

6. Суточные

6.1. Суточные оплачиваются работнику за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути, из расчета 700 руб. за каждый день нахождения в командировке внутри страны и 2500 руб. за каждый день нахождения в загранкомандировке.

6.2. При командировках в местность, откуда работник исходя из условий транспортного сообщения и характера выполняемой в командировке работы имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства, суточные не выплачиваются. Вопрос о целесообразности ежедневного возвращения работника из места командирования к месту постоянного жительства в каждом конкретном случае решается генеральным директором Предприятия с учетом дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха.

Если работник по окончании рабочего дня по согласованию с руководителем структурного подразделения, направившего его в командировку, остается в месте командирования, то расходы по найму жилого помещения при предоставлении соответствующих документов возмещаются работнику в следующих размерах: ______

7. Другие командировочные расходы

7.1. Командированному сотруднику Предприятие компенсирует следующие расходы (при наличии подтверждающих документов):

— на проезд до места командирования и обратно — компенсируются полностью исходя из стоимости проезда (даты в проездных документах должны совпадать с датами командирования, указанными в приказе на командировку);

— на наем жилого помещения и оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами); для отчета требуется представить счет из гостиницы и кассовый чек на эту сумму (сумма на чеке должна сходиться с суммой, указанной на счете, а наименование организации на чеке должно сходиться с наименованием организации, указанным на счете);

— на телефонные разговоры — генеральному директору, заместителям генерального директора, руководителям структурных подразделений, а также сотрудникам отдела продаж и коммерческой службы предприятия. Для отчета необходимо представить из гостиницы расшифровку звонков и кассовый чек на их оплату;

— на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;

— на консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы;

— на такси — генеральному директору, заместителям генерального директора, руководителям структурных подразделений, другим командированным сотрудникам Предприятия — по согласованию с руководителем структурного подразделения, командирующего работника. Для отчета необходимо представить квитанцию об оплате и кассовый чек, но при этом сумма расходов на такси включается в доход и облагается подоходным налогом.

На всех документах, подтверждающих расходы, понесенные в командировке, должны хорошо просматриваться название организации, выдавшей документ, и ее печать.

7.2. Денежные средства, полученные командированным работником под отчет и не использованные в командировке, должны быть сданы в кассу Предприятия в течение 3 дней с момента прибытия из командировки, в противном случае они будут удержаны из заработной платы сотрудника в месяце, следующем за месяцем, в котором сотрудник был направлен в командировку.

7.3. При наличии задолженности по возврату денежных средств, выданных под отчет для целей командирования и не подтвержденных расходными документами, следующая служебная командировка не может быть оформлена.

8. Отзыв из командировки или отмена командировки

В случае отмены командировки сотрудник обязан сдать билеты в кассу транспортного предприятия и предупредить отдел кадров об отмене командировки. Инспектор отдела кадров готовит приказ об отмене командировки или изменении условий командирования.

9. Ответственность

Каждый сотрудник Предприятия подтверждает, что он ознакомлен с Регламентом, полностью его понимает и будет ему следовать.

Порядок командирования работников: что изменилось

Non progredi est regredi <1>.

Ex parvis saepe magnarum rerum momenta pendent <2>.

<1> Лат. — «не идти вперед значит идти назад».
<2> Лат. — «исход крупных дел часто зависит от мелочей» (изречение древнеримского историка Т. Ливия).

С 25 октября 2008 г. на территории Российской Федерации действует Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее — Положение). Напомним, что ранее применялась Инструкция Минфина СССР, Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 07.04.1988 N 62 «О служебных командировках в пределах СССР» (далее — Инструкция). Что сохранилось, а что принципиально изменилось в этой сфере, каковы последствия трансформаций для участников налоговых правоотношений, попытался разобраться автор статьи.

Прежде всего следует отметить, что, поскольку ранее действовавшая Инструкция не отменена, она, по мнению автора, на основании ст. 423 ТК РФ продолжает действовать в пределах норм, не противоречащих данному Кодексу и новому Положению.

Учитывая то, что в новый документ не включен ряд положений, которые содержались в прежней Инструкции, это замечание, с точки зрения автора, представляется важным.

Для удобства сравнения основные нормы Инструкции и Положения сведены в таблицу.

Основные изменения
Признак сравнения Инструкция Положение
1 Понятие служебной
командировки
Поездка работника по
распоряжению руководителя
объединения, предприятия,
учреждения, организации на
определенный срок в другую
местность для выполнения
служебного поручения вне
места его постоянной работы
(п. 1)
Отсутствует
2 Предельный срок
командировки
40 дней (за исключением
монтажных, наладочных и
строительных работ, для
которых предусмотрен
предельный срок
командировки один год)
(п. 4)
Определяется
работодателем «с учетом
объема, сложности и
других особенностей
служебного поручения»
(п. 4)
3 Документы
командированного
работника
Командировочное
удостоверение, приказ
(п. 2)
Служебное задание,
командировочное
удостоверение (п. п. 6,
7)
4 Оплата труда
работника при
направлении его в
командировку в
выходной день
В случаях, когда по
распоряжению администрации
работник выезжает в
командировку в выходной
день, ему по возвращении из
командировки
предоставляется другой день
отдыха (п. 8)
Оплата труда работника в
случае привлечения его к
работе в выходные или
нерабочие праздничные дни
производится в
соответствии с трудовым
законодательством (п. 5)
5 Режим рабочего
времени и времени
отдыха работников
в командировке
На работников, находящихся
в командировке,
распространяется режим
рабочего времени и времени
отдыха тех организаций, в
которые они командированы
(п. 8)
Напрямую не урегулирован
6 Размеры расходов,
связанных с
командировкой
Установлены конкретные
суммы (п. п. 11 — 14, 20)
Определяются коллективным
договором или локальным
нормативным актом, в том
числе при командировках
за пределы РФ (п. п. 11,
17, 21, 22, 24)
7 Формы первичных
документов
Командировочное
удостоверение
(Приложение 1), журнал
учета работников,
выбывающих в командировки
(Приложение 2), журнал
учета работников,
прибывающих в командировки
(Приложение 3)
Порядок и формы учета
работников, выбывающих в
командировки из
командирующей организации
и прибывших в
организацию, в которую
они командированы,
определяются
Минздравсоцразвития
России (п. 8)<*>
8 Особенности
командирования
работника за
пределы РФ
Не определены Определены в п. п. 15 —
24, в том числе:
— об отсутствии
обязанности оформления
командировочного
удостоверения (за
исключением случаев
командирования в
государства — участники
СНГ, в которых
пограничными органами не
делаются отметки о
пересечении границы);
— о необходимости
определения размера
суточных в инвалюте в
коллективном договоре или
локальном нормативном
акте;
— об определении размера
суточных при пересечении
границы РФ и границ между
другими государствами;
— о дополнительно
возмещаемых расходах
(оформление
загранпаспорта, визы,
обязательной медицинской
страховки и др.)

<*> Поскольку в настоящее время Минздравсоцразвития России данный вопрос не урегулирован, следует применять формы документов, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1; Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (N T-9); Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (N Т-9а); Командировочное удостоверение (N Т-10); Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (N T-10а). Данные формы документов обязательны для применения (ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ).

Итак, первое, на что следует обратить внимание налогоплательщиков, — в Положении отсутствует определение понятия служебной командировки. Однако это изменение не является принципиальным, поскольку данный вопрос урегулирован нормативным актом более высокого уровня — ТК РФ, согласно ст. 166 которого служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Следующим немаловажным изменением, особенно для налогоплательщиков, направляющих своих работников в длительные командировки, является отмена лимита срока командировки.

Ранее на практике при превышении предельного срока командировки, установленного в Инструкции (40 дней), возникали спорные ситуации при обосновании расходов для целей налогообложения.

Так, по мнению налоговых органов (см. Письма УМНС России по г. Москве от 26.08.2002 N 26-12/39355, от 15.10.2003 N 26-12/57647, УФНС России по г. Москве от 03.07.2007 N 20-12/062183) для целей налогообложения прибыли расходы, связанные с пребыванием работника организации вне места основной работы более 40 дней, не могли быть квалифицированы как командировочные расходы.

Аналогичной позиции придерживалось и главное финансовое ведомство (см. Письма Минфина России от 28.03.2008 N 03-03-06/2/30, от 28.11.2007 N 03-04-06-01/421). В качестве обоснования приводился следующий аргумент: нахождение работника в командировке на срок, превышающий установленный, не позволяет ему исполнять свои трудовые обязанности в месте работы, указанном в трудовом договоре, поскольку фактически свои трудовые обязанности работник исполняет в месте командирования.

Однако, по мнению автора, и на тот момент позицию официальных органов следует признать достаточно спорной. Во-первых, превышение 40-дневного срока командировки свидетельствовало лишь о нарушении трудового законодательства. Однако ни в ТК РФ, ни в Инструкции не устанавливается последствий такого нарушения в виде признания командировки недействительной. Во-вторых, в этих актах не говорится и о том, что указанное превышение означает перевод сотрудника на работу в другую местность, как это полагало финансовое ведомство в комментируемых Письмах. Не было полномочий для подобной переквалификации взаимоотношений между работником и работодателем и у фискальных органов при проведении мероприятий налогового контроля.

Косвенно эти выводы подтверждаются Нормами расходов организаций на выплату суточных, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (утв. Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 93), установленными, в частности, для загранкомандировок на срок до 60 дней включительно и на срок свыше 60 дней.

Тем не менее многие организации остерегались направлять работников в длительные (более 40 дней) командировки.

Новое Положение решило данную проблему в пользу налогоплательщиков, установив, что предельный срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения.

Изменился и состав документов, оформляемых при направлении работников в командировку: теперь помимо командировочного удостоверения следует оформлять служебное задание.

Ранее налогоплательщику предоставлялось право выбора: либо оформлять приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку, либо выдавать командировочное удостоверение, поскольку эти документы одинаково подтверждают производственный характер командировки и определяют ее продолжительность (см. Письма Минфина России от 24.10.2006 N 03-03-04/2/226, от 26.12.2005 N 03-03-04/1/442). На этом основании финансовое ведомство предлагало налогоплательщикам право устанавливать в локальном нормативном акте перечень документов, являющихся основанием для направления работника в служебную командировку.

К сожалению, из текста нового нормативного акта не ясно, должен ли работодатель, кроме служебного задания и командировочного удостоверения, оформлять также и приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку. В п. 7 Положения говорится лишь о «решении работодателя». На наш взгляд, такая формулировка не тождественна приказу (распоряжению), поскольку волеизъявление руководителя командирующей организации может быть выражено и в форме резолюции (подписи) на служебном задании.

Следующее изменение касается порядка оплаты труда работника при направлении его в командировку в выходной день.

Ранее в случаях, когда по распоряжению администрации работник выезжал в командировку в выходной день, ему по возвращении из командировки предоставлялся другой день отдыха. Однако данное положение не в полной мере соответствовало ст. 153 ТК РФ, согласно которой труд в выходной или нерабочий праздничный день должен оплачиваться не менее чем в двойном размере, а по желанию работника, работавшего в выходной или нерабочий праздничный день, — в одинарном размере с предоставлением другого дня отдыха.

Теперь согласно Положению оплата труда работника в случае привлечения его к работе в выходные или нерабочие праздничные дни производится в соответствии с трудовым законодательством.

Далее отметим, что в текст Положения не вошло установленное ранее в Инструкции важное правило о распространении на работников, находящихся в командировке, режима рабочего времени и времени отдыха тех организаций, в которые они командированы.

Поэтому особенности определения режима рабочего времени и времени отдыха работников, находящихся в командировке (ст. 100 ТК РФ), на наш взгляд, целесообразно предусмотреть в правилах внутреннего трудового распорядка, коллективном договоре, соглашении и (или) трудовом договоре.

В новом Положении работодателям разрешается определять размеры расходов, связанных с командировкой, в коллективном договоре или локальном нормативном акте, в том числе при командировании за пределы Российской Федерации.

Напомним, что с 01.01.2009 для целей налогообложения прибыли организаций не применяются нормы суточных или полевого довольствия, установленные Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 93. Соответствующие поправки в ст. 264 НК РФ были внесены Федеральным законом от 22.07.2008 N 158-ФЗ <3>.

<3> Федеральный закон от 22.07.2008 N 158-ФЗ «О внесении изменений в главы 21, 23, 24, 25 и 26 части второй Налогового кодекса Российской Федерации и некоторые другие акты законодательства Российской Федерации о налогах и сборах» // Российская газета. 2008. N 160.

Тем самым становится понятно, что новации в налоговом законодательстве корреспондируют с изменениями в трудовом законодательстве, допуская при этом максимальную степень самостоятельности для хозяйствующих субъектов в принятии решений о размере командировочных расходов.

В связи с этим в коллективном договоре или ином локальном нормативном акте работодатели должны определить конкретные размеры командировочных расходов, возмещаемых работникам, включая расходы на проезд, проживание, выплату суточных и др.

Однако следует иметь в виду, что сохраняет силу прежний порядок учета суточных для целей НДФЛ, а именно: при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Теперь рассмотрим наиболее существенное, на наш взгляд, нововведение, определяющее особенности командирования работника за пределы Российской Федерации:

  1. направление работника в командировку за пределы России производится по распоряжению работодателя без оформления командировочного удостоверения (п. 15 Положения). Однако данное правило не применяется в случаях, когда работник командируется в страны СНГ, имеющие с Российской Федерацией межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы <4>. В этих случаях оформление командировочного удостоверения обязательно, поскольку на его основании определяется дата пересечения границы и, соответственно, размер суточных, подлежащих возмещению работнику (п. 19 Положения);
  2. выплата работнику суточных в иностранной валюте при направлении работника в командировку за пределы территории Российской Федерации осуществляется в размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом (п. 16 Положения);
  3. при расчете суточных при пересечении государственной границы при следовании работника с территории РФ дата пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в иностранной валюте, а при следовании на территорию РФ дата пересечения государственной границы РФ включается в дни, за которые суточные выплачиваются в рублях. При направлении работника в командировку на территории двух и более иностранных государств суточные за день пересечения границы между государствами выплачиваются в иностранной валюте по нормам, установленным для государства, в которое направляется работник (п. 18 Положения).

<4> См., например, Соглашение между Правительством Республики Беларусь, Правительством Республики Казахстан, Правительством Кыргызской Республики, Правительством Российской Федерации и Правительством Республики Таджикистан о взаимных безвизовых поездках граждан от 30.11.2000.

Отметим, что ранее позиция официальных органов по данному вопросу была отражена в Письме Минтруда России, Минфина России от 17.05.1996 N 1037-ИХ «О порядке выплаты суточных работникам, направляемым в краткосрочные командировки за границу». В то же время данный документ не являлся нормативно-правовым актом, обязательным для применения.

Новое Положение уже на нормативно-правовом уровне закрепило позицию официальных органов, высказанную ранее, что очень важно в сфере как трудовых, так и налоговых правоотношений;

  1. при командировании работника за границу на один день суточные в иностранной валюте выплачиваются в размере 50% нормы расходов на выплату суточных на территории соответствующих иностранных государств (п. 20 Положения);
  2. работнику при командировании его на территорию иностранного государства возмещаются дополнительные расходы по установленному перечню, в частности:
  • за оформление заграничного паспорта, визы и других выездных документов;
  • на обязательные консульские и аэродромные сборы;
  • сборы за право въезда или транзита автомобильного транспорта;
  • расходы на оформление обязательной медицинской страховки.

Add a Comment

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *