Право подписи

Подпись – важный реквизит каждого человека, который подтверждает подлинность документов, а также ознакомление и согласие человека с подписываемыми бумагами. Что касается предприятий, то владелец фирмы делегирует часть своих полномочий директору, наделенному правом принятия важных производственных решений, а также правом подписи служебной документации.

Право подписи в законодательстве

Наделение правом подписи должностных лиц обусловлено тем, что работа организации связана с постоянным сотрудничеством с другими юридическими и физическими лицами, что требует подписания контрактов и соглашений.

Так, в соответствии с положениями Федерального закона «О бухгалтерском учете», в каждой организации должен быть строго обозначен перечень лиц, имеющих право подписи распорядительных и отчетных документов. Это не обязательное требование. Администрация фирмы может самостоятельно регулировать вопросы наделения правом подписи, исходя из особенностей производственного процесса, а также в зависимости от правил документооборота на фирме.

Закон предусматривает два основания передачи права подписи третьему лицу:

  • подготовка соответствующего приказа (например, совет акционеров делегирует перечень полномочий человеку, нанятому в качестве директора);
  • оформление доверенности (например, при привлечении к юридической сделке представителя, действующего на основании нотариальной доверенности).

Если речь идет о делегировании полномочий внутри предприятия, то целесообразно составление Приказа. Если же человек желает делегировать право подписи постороннему человеку, то обязательно составление нотариальной доверенности.

В каких случаях наделяют правом подписи

В рамках предприятия не только главный начальник наделен правом, подписывать официальные документы. В зависимости от вверенных функциональных обязанностей и другие работники могут готовить официальные бумаги и визировать их своими подписями. Это касается бухгалтеров, кадровых работников, должностных лиц, работающих в канцелярии фирмы. Если речь идет о государственной службе, то практически каждый работник может подписывать документы, но только в рамках своих должностных обязанностей.

Право подписи предоставляется в таких случаях:

  1. трудоустройство;
  2. внесение в список должностных обязанностей заметки о юридической ответственности, что подразумевает самостоятельное подписывание документации;
  3. временное делегирование полномочий приказом (касается случаев, когда руководитель отправляется в отпуск, на больничный или в длительную командировку);
  4. подготовка нотариальной доверенности на представительство.

Составление приказа

Распорядительный документ составляется в свободной форме, то есть в рамках каждой организации может действовать свой бланк приказа. Но обязательно внести в содержание документа следующие блоки информации:

  • наименование организации;
  • дата составления документа;
  • название приказа;
  • личные сведения работника, которому делегируется право подписи;
  • основания принятия такового решения;
  • список вверенных полномочий;
  • срок исполнения обязательств.

Некоторые организации практикуют использование специальной печати с подписью руководителя – факсимиле. В целом, такой атрибут может быть использован, но не для подготовки налоговых и финансовых отчетов/деклараций. Поэтому избежать составления приказа не удастся.

Приложение:

Здравствуйте.

Статья 51. Право на участие в общем собрании акционеров
См. Энциклопедии и другие комментарии к статье 51 настоящего Федерального закона
Федеральным законом от 29 июня 2015 г. N 210-ФЗ пункт 1 статьи 51 настоящего Федеральногозакона изложен в новой редакции, вступающей в силу с 1 июля 2016 г.
См. текст пункта в предыдущей редакции
1. Список лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров, составляется в соответствии с правилами законодательства Российской Федерации о ценных бумагах для составления списка лиц, осуществляющих права по ценным бумагам. В случае, если в отношении общества используется специальное право на участие Российской Федерации, субъекта Российской Федерации в управлении указанным обществом («золотая акция»), в этот список включаются также представители Российской Федерации, субъекта Российской Федерации.
Дата, на которую определяются (фиксируются) лица, имеющие право на участие в общем собрании акционеров общества, не может быть установлена ранее чем через 10 дней с даты принятия решения о проведении общего собрания акционеров и более чем за 25 дней до даты проведения общего собрания акционеров, а в случае, предусмотренном пунктом 2 статьи 53 настоящего Федерального закона, — более чем за 55 дней до даты проведения общего собрания акционеров.
В случае проведения общего собрания акционеров, повестка дня которого содержит вопрос о реорганизации общества, дата, на которую определяются (фиксируются) лица, имеющие право на участие в таком собрании, не может быть установлена более чем за 35 дней до даты проведения общего собрания акционеров.
2. Утратил силу с 1 июля 2012 г.
См. текст пункта 2 статьи 51
3. Утратил силу с 1 июля 2016 г.
См. текст пункта 3 статьи 51
Федеральным законом от 29 июня 2015 г. N 210-ФЗ пункт 4 статьи 51 настоящего Федеральногозакона изложен в новой редакции, вступающей в силу с 1 июля 2016 г.
См. текст пункта в предыдущей редакции
4. Список лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров, за исключением информации о волеизъявлении таких лиц, предоставляется обществом для ознакомления по требованию лиц, включенных в этот список и обладающих не менее чем одним процентом голосов. При этом сведения, позволяющие идентифицировать физических лиц, включенных в этот список, за исключением фамилии, имени, отчества, предоставляются только с согласия этих лиц.
5. Утратил силу с 1 июля 2016 г.
1. Согласно ч. 1 п. 1 комментируемой статьи список лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров, составляется на основании данных реестра акционеров общества. Там же предусмотрено, что в случае, если в отношении общества используется специальное право на участие России, субъекта РФ или муниципального образования в управлении указанным обществом («золотая акция»), в этот список включаются также представители России, субъекта РФ или муниципального образования.
В соответствии с п. 2.11 Положения о дополнительных требованиях к общему собранию акционеров в список лиц, имеющих право на участие в общем собрании, включаются:
акционеры — владельцы обыкновенных акций общества;
акционеры — владельцы привилегированных акций общества определенного типа, предоставляющих в соответствии с его уставом право голоса, если такие привилегированные акции были размещены до 1 января 2002 г. или в такие привилегированные акции были конвертированы размещенные до 1 января 2002 г. эмиссионные ценные бумаги, конвертируемые в привилегированные акции;
акционеры — владельцы привилегированных акций общества определенного типа, размер дивиденда по которым определен в уставе общества (за исключением кумулятивных привилегированных акций общества), в случае если на последнем годовом общем собрании независимо от основания не было принято решение о выплате дивидендов по привилегированным акциям этого типа или было принято решение о неполной выплате дивидендов по привилегированным акциям этого типа;
акционеры — владельцы кумулятивных привилегированных акций общества определенного типа, в случае, если на последнем годовом общем собрании, на котором в соответствии с уставом общества должно было быть принято решение о выплате по этим акциям накопленных дивидендов, независимо от основания такое решение не было принято или было принято решение о неполной выплате накопленных дивидендов;
акционеры — владельцы привилегированных акций общества, в случае если в повестку дня общего собрания включен вопрос о реорганизации или ликвидации общества либо вопрос, предусмотренный пунктом 1 ст. 92.1 комментируемого Закона;
акционеры — владельцы привилегированных акций общества определенного типа, в случае если в повестку дня общего собрания включен вопрос о внесении в устав общества изменений или дополнений (утверждении устава общества в новой редакции), ограничивающих права акционеров — владельцев этого типа привилегированных акций, а также о принятии решения, являющегося в соответствии с комментируемым Законом основанием для внесения в устав общества изменений или дополнений, ограничивающих права акционеров — владельцев этого типа привилегированных акций;

представители России, субъекта РФ или муниципального образования, в случае если в отношении общества используется специальное право на участие России, субъекта РФ или муниципального образования в управлении указанным обществом («золотая акция»);
иные лица в случаях, предусмотренных федеральными законами.
В части 2 п. 1 комментируемой статьи содержатся правила, в соответствии с которыми устанавливается дата составления списка лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров:
по общему правилу дата составления списка лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров, не может быть установлена ранее чем через 10 дней с даты принятия решения о проведении общего собрания акционеров и более чем за 50 дней до даты проведения общего собрания акционеров;
в случае, предусмотренном пунктом 2 ст. 53 комментируемого Закона, т.е. в случае, если предлагаемая повестка дня внеочередного общего собрания акционеров содержит вопрос об избрании членов совета директоров (наблюдательного совета) общества, либо вопрос об образовании единоличного исполнительного органа общества и (или) о досрочном прекращении полномочий этого органа в соответствии с п. 6 и 7 ст. 69 данного Закона, дата составления списка лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров, не может быть установлена более чем за 80 дней до даты проведения общего собрания акционеров.
Эти положения изложены приведены в редакции внесенных Федеральным законом от 21 декабря 2013 г. N 379-ФЗ изменений, действующих с 1 января 2014 г. В прежней редакции ч. 2 п. 1 комментируемой статьи предусматривалось, что дата составления списка лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров, не может быть установлена ранее даты принятия решения о проведении общего собрания акционеров и более чем за 50 дней, а в случае, предусмотренном пунктом 2 ст. 53 комментируемого Закона, — более чем за 85 дней до даты проведения общего собрания акционеров. Кроме того, в ч. 3 п. 1 комментируемой статьи, исключенной тем же Федеральным законом от 21 декабря 2013 г. N 379-ФЗ, указывалось, что в случае проведения общего собрания акционеров, в определении кворума которого и голосовании участвуют бюллетени, полученные обществом в соответствии с ч. 2 п. 1 ст. 58 комментируемого Закона, дата составления списка лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров, устанавливается не менее чем за 35 дней до даты проведения общего собрания акционеров.
В соответствии с п. 1 ст. 54 комментируемого Закона дату составления списка лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров определяет совет директоров (наблюдательный совет) общества при подготовке к проведению общего собрания акционеров.
Нарушение требований федеральных законов и принятых в соответствии с ними иных нормативных правовых актов к составлению списков лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров согласно ч. 3 ст. 15.23.1 КоАП РФ (в ред. Федерального закона от 9 февраля 2009 г. N 9-ФЗ) влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от 2 тыс. до 4 тыс. руб.; на должностных лиц — от 20 тыс. до 30 тыс. руб. или дисквалификацию на срок до одного года; на юридических лиц — от 500 тыс. до 700 тыс. руб.
2. В прежней редакции п. 2 комментируемой статьи предусматривалось, что в случае, если зарегистрированным в реестре акционеров общества лицом является номинальный держатель акций, то для составления списка акционеров, имеющих право на участие в общем собрании, номинальный держатель акций представляет данные о лицах, в интересах которых он владеет акциями, на дату составления списка.
Данный пункт признан утратившим силу Федеральным законом от 7 декабря 2011 г. N 415-ФЗ, которым одновременно в Федеральный закон «О рынке ценных бумаг» включена статья 8.3 «Номинальный держатель ценных бумаг», в соответствии с п. 6 которой (в ред. Федерального закона от 23 июля 2013 г. N 251-ФЗ) номинальный держатель ценных бумаг обязан по требованию лица, у которого ему открыт лицевой счет (счет депо) номинального держателя ценных бумаг, представить этому лицу составленный на определенную дату список, содержащий сведения: 1) о своих депонентах, подлежащих включению в список лиц, осуществляющих права по ценным бумагам, в т.ч. об учредителях доверительного управления, представленных управляющим в случаях, предусмотренных частью 13 ст. 5 названного Закона; 2) о лицах, подлежащих включению в список лиц, осуществляющих права по ценным бумагам, полученные номинальным держателем от своих депонентов; 3) о количестве ценных бумаг, принадлежащих лицам, включенным в список; 4) иные сведения в соответствии с требованиями, установленными федеральными законами и нормативными актами Банка России.
3. Пункт 3 комментируемой статьи определяет перечень сведений, которые должны быть указаны в списке лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров:
имя (наименование) каждого такого лица;
данные, необходимые для его идентификации;
данные о количестве и категории (типе) акций, правом голоса по которым оно обладает;
почтовый адрес в России, по которому должны направляться сообщение о проведении общего собрания акционеров, бюллетени для голосования (в случае, если голосование предполагает направление бюллетеней для голосования) и отчет об итогах голосования.
4. В части 1 п. 4 комментируемой статьи предусмотрено право лиц, включенных в список лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров, и обладающих не менее чем 1% голосов, на ознакомление с этим списком. При этом данные документов и почтовый адрес физических лиц, включенных в этот список, предоставляются только с согласия этих лиц.
Как разъяснено в п. 19 информационного письма Президиума ВАС России от 18 января 2011 г. N 144 «О некоторых вопросах практики рассмотрения арбитражными судами споров о предоставлении информации участникам хозяйственных обществ»*(174), в силу п. 4 ст. 51 Закона об акционерных обществах список лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров, предоставляется обществом для ознакомления по требованию лиц, включенных в этот список и обладающих не менее чем 1% голосов; данное правило является специальным по отношению к ст. 91 комментируемого Закона; в связи с этим акционеры, не включенные в список или не обладающие в совокупности не менее чем 1% голосов, не вправе требовать предоставления им такого списка, ссылаясь на ст. 91 данного Закона, в т.ч. после проведения общего собрания акционеров.
Лица, включенные в список лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров, и обладающие менее чем 1% голосов, как и любые другие заинтересованные лица согласно ч. 2 п. 4 комментируемой статьи вправе обратиться в общество для получения информации, указанной в этом списке в отношении себя. В случае получения такого требования общество обязано предоставить обратившемуся лицу: либо выписку из списка лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров, содержащую данные об этом лице; либо справку о том, что это лицо не включено в список лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров. По требованию любого заинтересованного лица общество в течение трех дней обязано предоставить ему выписку из списка лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров, содержащую данные об этом лице, или справку о том, что оно не включено в список лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров.
5. Пункт 3 комментируемой статьи устанавливает исчерпывающий перечень оснований для внесения изменений в список лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров. Так, изменения в список лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров, могут вноситься только в случае: восстановления нарушенных прав лиц, не включенных в указанный список на дату его составления; исправления ошибок, допущенных при составлении указанного списка

Зачем и когда наделяют правом подписывать бумаги

Документы визирует не только руководитель, но и другие сотрудники — в пределах своего функционала. Бухгалтеры визируют балансы, счета и акты сверок, экономисты — планы, отчеты и калькуляции, юристы — договоры, спецификации и претензии, кадровики — распоряжения по персоналу, трудовые книжки и служебные записки. Кто и что именно уполномочен визировать, вписывается в образец приказа о предоставлении права подписи или доверенность.

Выделяют право первой и второй подписи. Первая принадлежит руководителю. Чтобы наделить таким правом, используется образец приказа о праве первой подписи. Вторая предоставляется уполномоченному представителю — работнику бюджетной организации. Подобная информация отражается в:

  • приказе;
  • должностной инструкции;
  • положении;
  • доверенности.

Первые три относятся к внутренней документации. Недопустимо оформить их на лицо, не состоящее в трудовых отношениях с организацией. А вот доверенность можно оформить как на штатное лицо, так и на стороннее.

Право подписи первичных документов: приказ или доверенность

Подходит любой вариант, но необходимо прописать, какие именно бумаги может визировать сотрудник. Бывает, что бухгалтерия оформляет доверенность на подписание товарной накладной разово — для получения конкретной партии товара или продукции. Обычно речь идет о наделении полномочиями лица, которое выполняет подобные поручения эпизодически.

Директор должен утвердить перечень лиц, уполномоченных подписывать первичные документы, приказом.

ВАЖНО! Ответственность за оформление хозяйственной операции и достоверность данных лежит на лице, завизировавшем первичку, а не на том, кто ведет бухгалтерский учет.

Отличаются и сроки полномочий. Так, доверенность ограничена периодом, который в ней указан. Локальные акты действуют до расторжения трудовых отношений с сотрудником или до их отмены, принятия новой редакции. Можно прописать длительность полномочий и в самом документе, например, установить годичный срок. Нередко возлагают полномочия на период отсутствия сотрудника, срок в таком случае определяется периодом замещения.

Что писать в приказе

Формулировки на усмотрение администрации. Обычно образец приказа на право подписи документов содержит общие фразы, а доверенность детализирует права. Если речь идет о визировании договоров, представлении интересов бюджетной организации в сторонних учреждениях, государственных органах, то целесообразно оформить доверенность. Контрагенты всегда настаивают на подтверждении полномочий представителя, требуя именно доверенность.

При визировании кадровых документов ссылка на реквизиты не делается, а при визировании договоров, напротив, указывается дата, номер уполномочивающего акта.

Образец приказа о праве подписи первичных документов

Договор, счет, товарная накладная, счет-фактура — наиболее распространенные официальные бумаги первичного бухгалтерского учета. Перечень открыт: администрация может его расширить, закрепив другие формы в учетной политике.

Первичка в первую очередь подтверждает факт совершения хозяйственной операции. И она же выступает основанием для отражения операций на счетах. Оформляется при совершении факта или после окончания операции.

Скачать

Образец приказа на право подписи финансовых документов

Финансовые бумаги показывают платежеспособность и прибыльность. Информативен в этом смысле баланс. В нем отражается финансовое состояние на конец периода. Посмотрев баланс, специалист легко определит наличие у контрагента источников средств, имущества или только долгов и обязательств. Другие финансовые бумаги: сводный отчет о прибылях и убытках, отчет о фондах и их использовании.

Можно отнести к финансовым бумагам и займы, кредитные договоры.

Скачать

Образец приказа о праве подписи счетов-фактур

Счет-фактура — это доказательство свершившейся отгрузки товара или оказания услуг. Указывается в нем и стоимость. Оформление регламентировано 169 статьей Налогового кодекса Российской Федерации, которая допускает следующие варианты подписания бумажного варианта:

  • руководителем и главным бухгалтером;
  • руководителем;
  • иным лицом по приказу;
  • лицом по доверенности.

Электронная версия визируется усиленной квалифицированной электронной подписью.

Скачать

Образец приказ на право подписи главного бухгалтера

Раньше не подписанные главбухом денежные и расчетные документы считались недействительными и не принимались к исполнению. С принятием ФЗ «О бухгалтерском учете» № 402 ситуация изменилась. Согласно ст. 73, ведение бухгалтерского учета должно быть возложено руководителем на главного бухгалтера. Альтернативные варианты — другой сотрудник и сторонний бухгалтер. Допускается ведение бухучета руководителем лично, если речь не идет о кредитной организации.

Скачать

Как отозвать право подписи

Ранее изданный акт отменяется путем издания нового — отменяющего. В нем необходимо указать:

  • какой акт отменяется;
  • с какой даты;
  • графа для ознакомления.

Информирование уполномоченного лица об отмене — это обязательное условие. Расписаться такое лицо может как на самом приказе, так и на отдельном листе ознакомления.

Доверенность, оформленная на бланке организации, аннулируется распорядительным документом руководителя. Нотариально оформленная — нотариусом. Условие об информировании обязательно, как и в случае с отменой.

Подпись (реквизит 21) — обязательный реквизит служебного документа, придающий ему юридическую силу. Должностные лица подписывают документы в пределах их компетенции. Документы, составляемые в учреждениях, действующих на правах единоначалия, подписываются одним должностным лицом. На документах, принимаемых коллегиальными органами, ставятся две подписи. Например, решение подписывают председатель и секретарь коллегиального органа. Также подписывается протокол.

Две и более подписи ставятся на документах, за содержание которых отвечают несколько лиц. Договоры и контракты подписывают договаривающиеся стороны.

Документы, составляемые комиссией, например, акты, подписывают все ее члены.

Денежно-финансовые документы имеют особенности в составе удостоверения. Их подписывает руководитель учреждения и главный бухгалтер. Специальный пункт Федерального закона «О бухгалтерском учёте» посвящён порядку подписания первичных учётных документов. В нём говорится: «Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учётных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами».*

Подписывается, как правило, первый экземпляр документа. Реквизит «подпись» состоит из наименования должности лица, подписывающего документ, его личной подписи и ее расшифровки, в которой указываются инициалы и фамилия. В документах, изготовленных на бланках, в название должности не входит название учреждения. Например:

Директор института подпись В.Т.Логинов

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.

При оформлении документа на чистом листе бумаги название должности включает наименование учреждения.

Подписи нескольких должностных лиц на документе располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Наименования должностей разделяются между собой двумя межстрочными интервалами. Например:

Если документ подписывает несколько лиц, равных по должности, их подписи располагаются на одном уровне. Например:

Следует помнить, что в случае отсутствия должностного лица, подпись которого заготовлена на документе, если документ подписывает его заместитель или исполняющий обязанности, обязательно указывается фактическая должность подписавшего документ путем внесения исправлений (допечатывается «зам.» или «И.О.») и указывается его фамилия. Проставление косой черты перед указанием должности или предлога «За» является грубой ошибкой. Не допускается также подпись от руки «Зам».

Порядок подписания документов, создаваемых и передаваемых с помощью компьютерных систем, определён в ст. 5 Федерального закона «Об информации, информатизации и защите информации»:

  • 2 Документ, полученный из автоматизированной информационной системы, приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
  • 3 Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью.

Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования.

4 Право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи осуществляется на основании лицензии. Порядок выдачи лицензий определяется законодательством Российской Федерации».

Add a Comment

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *