Приказ на суточные, образец

Что считается командировочными расходами

Служебной командировкой называют поездку сотрудника организации вне места постоянной работы, с целью выполнения служебного задания, на определенный срок. Сотрудник отправляется в поездку только на основании письменного распоряжения руководителя учреждения.

Законодательно установлен порядок и правила. Так, Постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749 регламентирован перечень командировочных расходов (суточные в 2019 году), которые работодатель обязан возместить:

  • затраты на аренду жилого помещения;
  • траты на проезд;
  • средний заработок за дни поездки;
  • иные траты, согласованные (разрешенные) работодателем;
  • дополнительные траты, связанные с проживанием.

Норма суточных командировочных расходов в 2019 году (дополнительных трат, связанных с проживанием) закреплена в Налоговом кодексе (ст. 217 и п. 2 ст. 422 НК РФ) и равняется 700 рублей для поездок по России и 2500 рублей для загранкомандировок в сутки. Однако организация вправе установить свой лимит дополнительных трат, связанных с проживанием, больше или меньше законодательной нормы.

ВАЖНО! Если установленная в организации норма превышает лимит, регламентированный в НК РФ, то на разницу следует начислять страховые взносы и удерживать НДФЛ.

Что нужно для оплаты

С этого года сотрудников отправляют в командировки по новым правилам 2019, суточные и другие расходы возмещаются несколько иначе.

Затраты на проезд, наем жилого помещения и разрешенные траты сотрудник обязан подтвердить документально. В ином случае оплата не производится. Предельного лимита на суточные не установлено, но учреждение вправе самостоятельно утвердить нормы. Что касается среднего заработка, бухгалтер производит начисление по табелю учета рабочего времени и распоряжению руководителя.

С суточными дела обстоят иначе. Данный вид затрат не требует документального подтверждения чеками и квитанциями. Однако, раньше для подтверждения и начисления таких выплат бухгалтеры применяли командировочное удостоверение. В документе были указаны даты выбытия в поездку и возвращения из нее (дата прибытия). Но в январе 2015 года бланк отменили. Теперь подтверждать даты выезда и возвращения работника нужно на основании билетов, договоров найма жилого помещения или топливным квитанциям. Сложный способ, поэтому многие организации продолжают выписывать командировочные удостоверения своим работникам.

В каких случаях сотрудники могут претендовать на выплату суточных

В число служебных командировок, согласно ст. 166 ТК РФ не попадают поездки сотрудников, чьи трудовые обязанности осуществляются в пути на постоянной основе или чья работа связана с постоянными разъездами и перемещениями — пилотов, экспедиторов, водителей, курьеров, проводников и др. Тем не менее, расходы, связанные с регулярными служебными поездками, хоть такие расходы и не относятся к категории командировочных, работодатель обязан возместить, включая расходы на проезд, полевое довольствие, суточные, расходы по аренде жилого помещения, прочие согласованные с ним расходы. Размер и порядок компенсации суточных расходов в этом случае, как и перечень профессий, работ и должностей таких сотрудников устанавливает руководство внебюджетной организации, закрепляя внутренние нормы в коллективном договоре, трудовом договоре, соглашении и/или локальном нормативном акте.

К вышесказанному добавим, что в последнем случае на сам факт выплаты компенсаций понесенных расходов не влияет то, осуществляются ли систематические поездки в пределах местности, где расположена организация с которой сотрудник заключил трудовой договор или же в какой-либо другой местности, как и то, длится ли служебная поездка один день или более.

Не оплачиваются расходы на проживание и суточные в том случае, когда работник командирован в другую организацию, находящуюся в той же местности (городе, ПГТ и т. д.), поскольку в данном случае законодательство логично предполагает, что место проживания работника не меняется, поскольку он сохраняет ежедневную возможность добраться к месту постоянного жительства.

Особенности составления приказа о норме суточных с учетом действующих норм налогообложения

Обязанности работодателя по возмещению работнику дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства на время пребывания последнего в служебной командировке, т. е. выплату суточных предусматривает статья 168 ТК РФ. Поскольку порядок расчета и размер суточных определяются в рамках коллективного договора или локального нормативного акта организации, то внебюджетные организации вправе сами устанавливать размеры суточных, выплачиваемых своим сотрудникам, отражая соответствующую цифру в приказе об установлении нормы суточных в командировке. Приказ о норме суточных подписывает руководитель организации.

Из книги вы узнаете все о правилах внутреннего трудового распорядка, найдете инструкцию по кадровому делопроизводству, которая облегчит работу.
Также узнаете, на какие ошибки в ПВТР инспектор обратит внимание в первую очередь и как составить положение об оплате труда.
Рассмотрим сложные вопросы штатного расписания и штатной расстановки: как вместо двух документов вести один удобный файл, и как принять локальный нормативный акт.

Вместе с тем, рассчитывая размер суточных, следует учитывать некоторые нормы, которые, в соответствии с законодательством РФ, могут отразиться на бухгалтерских отчетах при уплате обязательных налогов и взносов на социальное страхование. Поясним: в соответствии с действующим ФЗ N 216 от 24.07.2007 г. с января 2008 г. суточные не входят в доход работника, подлежащий налогообложению (НДФЛ) и рассчитываемый при возмещении налогоплательщиком (работодателем) расходов на командировку. Это относится, как к командировкам внутри страны, так и выезду за ее пределы при условии, что размер суточных не превышает 700 рублей в день в течение всего времени пребывания в командировке на территории РФ и 2500 рублей в день — в случае командировки за границу. При превышении указанных норм суточных (что утверждено и зафиксировано в локальных нормативных актах или коллективном договоре организации) разница между фактическим и нормативным значением будет облагаться налогом на доход физических лиц, который будет взиматься с работника. Соответствующие изменения были внесены и в статью 217 НК РФ.

Начиная с 1 января 2009 года при определении базы налогообложения по налогу на прибыль организации вправе относить расходы на возмещение суточных к фактическим затратам, но в пределах величины, равной произведению количества дней на размер суточных, который закреплен в локальном нормативном акте или коллективном договоре организации. С учетом того, что суточные компенсируются работнику за каждый день его пребывания в командировке, подтверждением расходов на суточные может служить командировочное удостоверение. При этом, в соответствии с Письмом Минфина РФ N 03-03-06/1/206 от 01.04. 2010 г. дополнительного подтверждения расходов в виде чеков, квитанций и др. не требуется.

Что касается налога на прибыль, здесь суточные уменьшают расходы организации в пределах, оговоренных постановлением Правительства Российской Федерации N93 от 08.02.2002 г. (см. подпункт 12 пункта 1 ст. 264 НК РФ). Таким образом, вне зависимости от реального размера возмещения суточные помогут уменьшить прибыль предприятия лишь в пределах норм, установленных соответствующим постановлением, что применительно к командировке внутри страны составит лишь 100 рублей.

Согласно ст. 238 НК РФ при расчете налогоплательщиком расходов на командировки внутри страны и за ее пределами суточные, в пределах норм, установленных с законодательством РФ налогообложению ЕНС не подлежат. Вместе с тем, специальных норм суточных, которые не подлежат налогообложению единым социальным налогом (ЕНС) сегодня не предусмотрено. В этой связи можно сделать вывод, полностью соответствующий пункту 6 информационного письма N106 Президиума ВАС РФ от 14 марта 2006 г. и постановлению ФАС Московского округа от 2 февраля 2007 г. N КА-А41/13885-06, утверждающим, что сумма суточных в пределах, установленных внутренним документом организации ЕСН не облагается.

Платим суточные

Помимо прочих расходов, связанных со служебной поездкой, компания должна возместить командированному работнику затраты на проживание в удаленной от дома местности. Это так называемые суточные. Обычно их размер определяется приказом об установлении норм суточных (образец см. в конце статьи).

К сведению

Разъездной характер работы командировкой не считается (абз. 8 ч. 2 ст. 57, ст. 168.1 ТК РФ). Ведь это поездки, связанные с основной работой сотрудника. В то же время командировка – это разовая служебная поездка работника на конкретный срок с целью выполнить служебное поручение вне места постоянной работы.

Таким образом, разъездная работа не имеет ничего общего с командировками и оплачивается по нормам статьи 168.1 ТК РФ.

Отметим, что порядок возмещения командировочных расходов может быть установлен в коллективном договоре или локальном нормативном акте организации (ч. 2 ст. 168 ТК РФ).

Причем совсем не обязательно прописывать одинаковые условия для всех сотрудников компании. Порядок возмещения расходов, в том числе, размер суточных может зависеть от множества факторов: должности работника, стажа, структурного подразделения и т.д. (п. 3 письма Минтруда от 14.02.2013 № 14-2-291).

Специально для читателей наши специалисты подготовили образец приказа об установлении норм суточных 2019. Скачать документ можно бесплатно по прямой ссылке на сайте.

Add a Comment

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *