Приказ на замещение временно отсутствующего работника, образец

Понятие замещения

Замещение должности – это перевод сотрудника компании на другую должность путем оформления соответствующего распоряжения. Перевод может осуществляться как на временной, так и на постоянной основе. Замещающий работник будет указан в документах как ИО или ВРИО. Замещение может понадобиться в следующих случаях: если основной сотрудник находится на больничном, в отпуске, в декретном отпуске, ушел на пенсию или был уволен.

Механизм замещения регламентируется ст. 72.2 ТК РФ. При переводе происходит изменение функциональных обязанностей замещающего. Сотрудник выполняет только обязанности своего коллеги в полном объеме, зарплата ему начисляется в соответствии с выполняемой работой, но как правило, не ниже его основного среднего заработка. Записи о периоде замещения в трудовую книжку при этом не вносятся, достаточно составления дополнительного соглашения к трудовому договору.

Работодатель не имеет права заставлять нанятый персонал замещать другие должности против его воли. Это возможно только с согласия работника, и в случае отказа он не несет никакой ответственности. Исключением являются ситуации, когда замещение временно отсутствующего работника обусловлено чрезвычайными обстоятельствами (ч. 2, 3 ст. 72.2 ТК РФ). Недопустимо переводить человека на новую должность, если у него имеются противопоказания по состоянию здоровья.

ТК РФ устанавливает продолжительность максимального срока замещения – 1 год, а при замещении болеющего сотрудника, или находящегося на отдыхе – до его возвращения на работу. Конкретный срок устанавливает руководитель организации по согласованию с замещающим лицом.

Положена ли доплата за замещение?

Для лиц, взявших на себя выполнение чужих должностных обязанностей, актуальным является вопрос по поводу того, полагается ли им доплата за замещение временно отсутствующего работника. Здесь следует различать доплату при совмещении и оплату труда при замещении другой должности.

Оплата труда при совмещении регламентируется ст. 151 ТК РФ: работнику производится доплата, поскольку объем его работы увеличивается – в рабочее время он выполняет свой объем работы и работу за отсутствующего коллегу. Размер доплаты устанавливается по соглашению сторон в допсоглашении к трудовому договору. Сумма доплаты может быть любой, так как законодательством этот момент не регулируется.

При замещении же сотрудник оставляет свои обязанности по основной должности и выполняет работу только за отсутствующего работника. Доплата в этом случае возможна, если новая работа более сложная, или предполагает больший объем обязанностей, чем основная работа замещающего. В любом случае порядок оплаты фиксируется в прилагаемом к трудовому договору допсоглашении о замещении.

Приказ о замещении на время больничного

Организации имеют право составлять данный документ по самостоятельно разработанному образцу или по унифицированной форме Т-5, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.

Приказ на замещение временно отсутствующего работника, образец которого можно взять за основу, должен содержать такие сведения:

  • наименование юридического лица;
  • дату составления;
  • Ф.И.О. лица, которое переводится на новую должность;
  • сведения о прежней должности и замещаемой;
  • причину перевода;
  • размер оплаты;
  • ссылку на документ, ставший основанием для перевода;
  • дату, с которой замещение вступает в силу;
  • дату окончания замещения (или иное указание);
  • подпись руководителя компании;
  • подпись сотрудника, заступающего на новую должность, об ознакомлении.

Эти сведения должны быть отражены в распоряжении в обязательном порядке. Остальную информацию фиксируют при необходимости. С приказом должно ознакомиться лицо, в отношении которого он был составлен.

Составлению приказа предшествует написание служебной записки на замещение сотрудника начальником структурного подразделения, где работает отсутствующий сотрудник. Служебная записка подается руководителю организации на рассмотрение. Сотрудник, согласившийся заменять отсутствующее лицо, подтверждает свое согласие письменно и также подает его руководителю. Только после этого издается соответствующее распоряжение.

Приказ о временном исполнении обязанностей отсутствующего сотрудника

Порядок назначения временно замещающего сотрудника и оплаты дополнительного объема работы регламентируется ст. 60.2 и 151 Трудового кодекса РФ. Форма приказа о замещении законодательством не установлена, поэтому его составляют по образцу, принятому на предприятии, либо в произвольной форме.

При замещении речь также идет о дополнительной плате за труд. Следовательно, распорядительный акт должен быть использован в бухгалтерии и потому относится к первичным учетным документам. В связи с этим при составлении приказа необходимо соблюдать требования ч. 2 ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, согласно которым в нем обязательно должны присутствовать следующие элементы:

  1. Наименование и дата составления документа.
  2. Название организации.
  3. Содержание факта хозяйственной жизни.
  4. Фамилия, имя, отчество, должность замещаемого сотрудника.
  5. Фамилия, имя, отчество заместителя.
  6. Срок замещения (если его можно определить) либо формулировка вида «до выхода сотрудника Иванова на работу».
  7. Размер доплаты за увеличение объема работы.
  8. Подпись руководителя.
  9. Подтверждение ознакомления с приказом сотрудника, временно исполняющего обязанности.

Образец приказа о замещении временно отсутствующего работника

Общество с ограниченной ответственностью «Сарафан»

(ООО «Сарафан»)

Приказ

№ 10-К

25 мая 2016 года

Не знаете свои права? Подпишитесь на рассылку Народный СоветникЪ.
Бесплатно, минута на прочтение, 1 раз в неделю.

Москва

О замещении временно отсутствующего работника

В силу ст. 60.2, 151 Трудового кодекса РФ и в связи с отсутствием в период временной нетрудоспособности по причине болезни начальника экономического отдела Свиридова Павла Сергеевича приказываю:

  1. Поручить старшему экономисту экономического отдела Соколовой Елене Андреевне исполнение обязанностей начальника экономического отдела с 26.05.2016 до выхода Свиридова П. С. на работу.
  2. Дополнительный объем работы выполняется в течение установленной трудовым договором продолжительности рабочего дня наряду с основной работой.
  3. Установить старшему экономисту экономического отдела Соколовой Е. А. доплату за дополнительный объем работы на период временного замещения в размере 15 000 (пятнадцати тысяч) руб. в месяц.

Основание: дополнительное соглашение от 25.05.2016 № 7-ТД к трудовому договору от 01.12.2014 № 7-ТД.

Директор: (подпись) Колев С. Ф.

С приказом ознакомлена: (подпись) Соколова Е. А.

Как оформляется возложение обязанностей на время отпуска

Рано или поздно каждый сотрудник компании уходит в отпуск (ст. 114 ТК РФ). И если отсутствие одного пройдет для организации безболезненно, то отсутствие других может привести к остановке предприятия. Руководитель, конечно же, может в устной форме предупредить преемника о выполнении им большего объема обязанностей или возложении на него ряда новых обязанностей.

Но при устной договоренности сотрудник остается не защищен. И устная договоренность не предусматривает легитимность предложенных условий, к примеру, замещающий сотрудник не сможет подписывать документы за основного работника.

Общеприменимый термин “возложение обязанностей” в Трудовом кодексе не содержится. И поэтому простого распоряжения директора с формулировкой: “Приказываю возложить обязанности временно отсутствующего сотрудника…” не будет достаточно для подтверждения полномочий.

Вся процедура оформления — дело хлопотное и трудоемкое. К примеру, необходимо получить согласие работника, на которого эти обязанности должны быть возложены. Поэтому в большинстве случаев работодатель просто решает переждать время отпуска основного сотрудника.

Но, если без этого обойтись все же не представляется возможным, законодательство предусматривает несколько вариантов оформления:

  • временный перевод;
  • временное совмещение;
  • внутреннее совместительство;
  • внешнее совместительство;
  • срочный трудовой договор.

Прежде чем приступить к процедуре оформления, стоит оценить квалификацию заместителя, она должна соответствовать замещаемой должности.

Виды возложения обязанностей

Служебная записка о возложении обязанностей на период отпуска — безусловно первый документ, который требует оформления. Однако, в зависимости от выбранного вида оформления отличается и комплект документов.

Наиболее часто используется временный перевод и временное совмещение. Перевод оформляется в том случае, когда замещающий сотрудник полностью переключается на новую должность, а работу по основной не выполняет. Тогда как совмещение предполагает труд сразу по двум специальностям.

Временный перевод может быть оформлен на срок до 1 года и заканчивается датой выхода основного сотрудника. Основным условием такого перевода является согласие обеих сторон (ст. 72.2 ТК РФ).

Совмещение может оформляться как по его специальности, так и по другой, и также требует согласия работника (ст. 60.2 ТК РФ).

Совместительство, как внешнее так и внутреннее (ст. 282 ТК РФ) применяется гораздо реже, чем предложенные выше варианты. Оно требует куда большего количества документов. И является по своей сути трудоустройством нового сотрудника со всеми вытекающими последствиями. К тому же принимать в компанию внешнего совместителя на столь короткий срок, как отпуск, крайне нерационально — он не успеет вникнуть в специфику компании и во все ее текущие потребности.

Другая ситуация складывается, если компания — холдинг, и имеет в своем составе множество ЮЛ, которые трудятся фактически единым коллективом. В такой ситуации внешнее совместительство может хоть как-то быть оправдано.

Применение срочного трудового договора имеет еще более ограниченный круг ситуаций. Так этот вид не используется при обычном очередном отпуске основного сотрудника, т.к. он все же очень непродолжительный. Его рационально использовать при более длительном отсутствии основного работника (декрет, продолжительная болезнь и т.д.).

Соглашение о совмещении

Дополнительное соглашение к трудовому договору при совмещении должностей на время отпуска сотрудника может быть оформлено так:

Дополнительное соглашение

к трудовому договору от 22.12.2011 № 21-ТД

Общество с ограниченной ответственностью «Шелковый путь», именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице генерального директора Шелкопрядова Г.С., действующего на основании Устава, с одной стороны, и Сметанина Людмила Константиновна, именуемая в дальнейшем «Работник», с другой стороны, совместно именуемые «Стороны», заключили настоящее соглашение о нижеследующем.

1. В связи с нахождением в ежегодном основном оплачиваемом отпуске старшего кассира Золотаревой Е.М. Работнику в период с 16.05.2016 по 29.05.2016 включительно наряду с работой, определенной трудовым договором, поручается исполнение трудовых обязанностей Золотаревой Е.М. в соответствии с ее должностной инструкцией, с которой Работник ознакомлен до подписания настоящего соглашения.

2. Работнику устанавливается доплата за совмещение должностей на время отпуска Золотаревой Е.М. в размере 10000 рублей.

3. Работник вправе досрочно отказаться от дополнительной работы, а Работодатель – досрочно отменить поручение о ее выполнении, предупредив об этом другую Сторону в письменной форме не позднее чем за 3 (три) рабочих дня.

4. Настоящее соглашение является неотъемлемой частью трудового договора.

Подписи Сторон

Работодатель_________Г.С. Шелкопрядов

Работник__________Л.К. Сметанина

Заявление на замещение на время отпуска: образец

При замещении заявление не оформляется. Однако нужно составить приказ о замещении. Для его составления вы можете воспользоваться одной из унифицированных форм (Т-5 или Т-5а, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 ). К примеру, приказ о замещении по форме Т-5 будет выглядеть так:

Код
Форма по ОКУД 0301004
ООО «Шелковый путь» по ОКПО 45617843
наименование организации
Номер документа Дата составления
Приказ
(распоряжение)
о переводе работника на другую работу
33 10.05.2016
Дата
Перевести на другую работу с 16.05.2016
по 29.05.2016
Табельный номер
Сметанину Людмилу Константиновну
фамилия, имя, отчество
145
временно
вид перевода (постоянно, временно)
Прежнее место работы Бухгалтерия
структурное подразделение
Бухгалтер
должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации
ежегодный основной оплачиваемый отпуск старшего кассира Золотаревой Е.М.
причина перевода
Новое место работы Бухгалтерия
структурное подразделение
Старший кассир
должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации
Тарифная ставка (оклад) 45000 руб. 00 коп.
цифрами
Надбавка — руб. — коп.
цифрами
Основание:
изменение к трудовому договору от «10» мая 2016 г. № 21-ТД; или другой документ _____________________________________________________________________
документ (заявление, медицинское заключение и пр.)
Руководитель организации Генеральный директор ______________ Г.С. Шелкопрядов
должность личная подпись расшифровка подписи
С приказом (распоряжением)
работник ознакомлен ___________________ «10» мая 2016 г.
личная подпись

>Оплата при замещении и НДФЛ

Так же, как и при совмещении, деньги, полученные работником за замещение отпускника, облагаются НДФЛ и страховыми взносами в обычном порядке.

Варианты решения проблемы

Надо отметить, что возложение обязанностей временно отсутствующего работника проводится только в соответствии с законодательством. В ТК предложено два варианта решения проблемы. Администрация может предложить сотруднику совмещение, то есть тот будет трудиться некоторое время за двоих. Другой способ — перевод. В этом случае от основных обязанностей сотрудник освобождается.

Например, если секретарь начальника ушел в отпуск или заболел, на его место можно посадить курьера. При этом администрации следует продумать, сможет ли этот человек выполнять прежние обязанности. Если у него получится уложиться в рабочее время, то применяют совместительство, в противном случае – перевод.

Возложение обязанностей временно отсутствующего работника нужно правильно оформить, учесть доплату. Еще необходимо иметь в виду, что в постсоветских странах, законодательство которых в области трудовых отношений основано на прежнем кодексе, произошли изменения. Значит, кадровикам решение следует искать опираясь на национальную нормативно-правовую базу.

Документы, регламентирующие обязанности

Логика подсказывает, что именно в них нужно будет вносить изменения при вменении дополнительных обязанностей.

  1. Трудовой договор. Как гласит ч.2 ст.57 ТК, в нем должна быть указана рабочая функция нанимаемого – работа по одной или нескольким специальностям в рамках квалификации. Естественно, очерчивается и круг определенных обязанностей. Если этот «круг» каким-то образом меняется, придется корректировать трудовой договор.

    К СВЕДЕНИЮ! Никто не может обязать работника выполнять работу, не прописанную в трудовом договоре. Все действия по изменению главного документа производятся исключительно по предварительному согласию работника за 2 месяца до планируемых перемен в ответ на письменное уведомление начальства.

  2. Должностная инструкция. Работодатель может выбирать обязанности, необходимые ему от сотрудника. Если юридически условия, выписанные в трудовом договоре, а главное, рабочая функция, не меняются, то должностную инструкцию руководитель вправе менять без учета мнения сотрудников.

    ВАЖНО! Руководители стараются заручиться доброй волей подчиненных при изменении их обязанностей, иначе вряд ли сотрудничество будет эффективным и продлится долго.

Есть 2 варианта оформления перечня обязанностей:

  • как приложение к трудовому договору – тогда при любых изменениях нужно будет заключать дополнительное соглашение к основному документу;
  • как локальный нормативный правовой акт – можно издать измененный вариант должностной инструкции и попросить работника ее завизировать: это будет доказательством принятия им новых обязанностей.

Дополнительные обязанности в рамках одной должности

Как составлять должностные инструкции, не говорят никакие нормативные документы, кроме рекомендаций Роструда, поэтому их оформление – добровольно для работодателя, а форма произвольна. Практически все предпочитают все же оформлять их, так как этот документ:

  • значительно упрощает организацию труда;
  • снимает возможные разногласия по поводу выполняемой работы;
  • разграничивает ответственность;
  • устраняет дублирование схожих функций;
  • составляется не субъективно «под работника», а «под должность», кто бы ее не занимал.

СПРАВКА! При определении обязанностей той или иной должности за основу берется Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий. Многие его положения устарели, работодателю часто нужны новые, не отраженные в нем должности. В таких случаях местные органы исполнительной власти могут принять нормативные акты по требованиям к той или иной должности.

Руководители могут сами определять содержание должностной инструкции, поэтому в рамках одной и той же должности они могут вносить в нее дополнительные обязанности, если таковые:

  • вписываются в квалификационную характеристику;
  • обусловлены технической реорганизацией предприятия;
  • вызваны изменением условий труда.

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Если причиной изменений становятся перемены технических и/или организационных условий труда, сотрудник должен узнать об этом за 2 месяца (ч.2. ст.74 ТК). Согласие сотрудника не требуется, но вовремя быть проинформированным – его право.

Во всех остальных случаях необходимо оформлять дополнительное соглашение к трудовому договору, предусматривающее обязательное согласие работника.

Два способа возложения обязанностей дополнительных должностей

Существуют различные причины, когда работодателю или сотруднику может потребоваться изменение круга обязанностей. Например, сокращается должность, и другой компетентный сотрудник согласен взять на себя новую деятельность за дополнительную оплату. Или же работодатель хочет, чтобы работник выполнял дополнительные функции, на которые у него остается достаточно рабочего времени (например, курьер может, находясь в офисе, принимать звонки).

В ТК РФ изложены 2 варианта, по которым сотруднику могут быть вменены новые обязанности: внутреннее совместительство и совмещение. Выбирая первое или второе, работодатель ориентируется на то, можно ли выделить конкретные часы для дополнительных обязанностей, или они по-разному распределяются в продолжение рабочего времени.

Характеристики и различия этих двух способов приведены в таблице.

СОВМЕЩЕНИЕ ВНУТРЕННЕЕ СОВМЕСТИТЕЛЬСТВО
Дополнительные обязанности выполняются параллельно с основной работой. Дополнительные обязанности подразумевают выполнение сначала основной работы.
Рабочее время не увеличивается. Рабочее время увеличивается (максимум до половины рабочего дня, но не более 4 часов в день).
Оплата по согласованию с работодателем. Оплата пропорционально отработанному времени.
Нужно дополнительное соглашение к действующему трудовому договору и изменение должностной инструкции. Нужно заключить еще один трудовой договор с этим сотрудником ­– на дополнительную должность на часть ставки.
Дополнительные обязанности можно снять в любой момент приказом руководства. Для снятия дополнительных обязанностей нужно расторгать соответствующий трудовой договор.

Работодателю решать, какой способ окажется предпочтительнее в конкретной ситуации.

Если сотрудник против

Внесение новых обязанностей в должностную инструкцию, если они в рамках квалификации, не предусматривает согласие работника, поэтому часто в этом пункте возможны разногласия, тем более, что заработная плата таких случаях обычно не пересматривается. Что делать работодателю, если в ответ на его извещение о грядущей перемене условий работы сотрудник выражает несогласие работать по новым правилам?

Работодатель письменно должен предложить несогласному другую должность в соответствии с его квалификацией, пусть даже ниже рангом или менее оплачиваемую, если она вакантна. Если таких должностей нет или снова последует несогласие, сотрудника вправе уволить (п.7 ч.1 ст.77 ТК).

Другой вариант, когда самовольно в одностороннем порядке меняются условия трудового договора. Согласно ч.1 ст.72 ТК РФ, это можно приравнять к переходу на новую работу, для чего необходимо письменное согласие сотрудника. Если работодатель настаивает под угрозой увольнения, подчиненный может предпринять следующие меры:

  • письменно попросить об увеличении оплаты за вменяемые новые обязанности;
  • если договориться не удалось, обратиться в инспекцию по труду или в профсоюз (нужно приложить копию основных документов и приказа о вменении новых обязанностей);
  • при незаконном увольнении его права защитит суд.

Итак, для вменения дополнительных обязанностей лучше заручиться согласием работника, вовремя его уведомить и оформить необходимые документы, внеся изменения в трудовой договор или должностную инструкцию, при необходимости заключив дополнительное соглашение.

Add a Comment

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *