Проводки по авансовым отчетам в бюджетных учреждениях

Расчеты с подотчетными лицами в бюджетных учреждениях, как и у любого иного юрлица, подлежат строгому контролю. Какими нормативными актами нужно пользоваться и как применять их на практике при осуществлении расчетов с подотчетными лицами в бюджетных учреждениях (далее — БУ), расскажем в этой статье.

Оформление расчетов с подотчетниками в БУ

Согласно п. 213 инструкции по применению единого плана счетов для бюджетных структур (приложение 2 к приказу Минфина РФ от 01.12.2010 № 157н) деньги под отчет выдаются сотруднику на основании заявления, в котором должна быть указана следующая информация:

  • назначение выплаты;
  • калькуляция необходимых средств или объяснение величины аванса;
  • срок, на который выдаются деньги.

Стандартным требованием является то, что на момент выдачи аванса у сотрудника не должно быть незакрытого старого аванса (п. 214 инструкции к единому плану счетов).

Для бюджетников также действует общее для всех указание Банка России о ведении кассовых операций от 11.03.2014 № 3210-У, согласно которому выдача денег происходит по расходному кассовому ордеру, форма которого с кодом 0310002 утверждена для БУ приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н. В период не позже 3 рабочих дней по окончании срока, на который выданы деньги, сотрудник должен отчитаться о произведенных расходах, сдав авансовый отчет (форма 0504505, утверждена тем же приказом № 52н). К отчету прикладываются все оправдательные документы.

Если сотрудник не вернул неистраченные деньги в срок, работодатель имеет право вычесть сумму задолженности из зарплаты в силу ст. 137 ТК РФ, но только в течение месяца после истечения срока, отведенного на отчетность по выданным под отчет средствам, а также при отсутствии разногласий с сотрудником по поводу оснований и размера долга. Кроме того, нельзя забывать и о ст. 138 ТК РФ, устанавливающей, что только 20% от каждой выплаты зарплаты могут пойти на удержания, т. е. удержание может растянуться на несколько месяцев.

О том, как учитывать движение денежных средств по кассе в БУ, читайте в материале «Учет кассовых операций в бюджетных учреждениях (нюансы)».

Расчеты по командировочным расходам

Правила направления сотрудников в командировку установлены положением, утвержденным постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749. Согласно п. 10 этого документа денежные средства выдаются сотруднику перед поездкой на оплату:

  • проживания;
  • проезда;
  • дополнительных расходов в связи с нахождением вне дома.

Авансовый отчет должен быть представлен до истечения 3 рабочих дней после возвращения из командировки. На все расходы (кроме суточных) должны быть приложены оправдательные документы.

Для БУ существуют некоторые ограничения по размерам возмещений для внутрироссийских командировок, установленные п. 1 постановления Правительства РФ от 02.10.2002 № 729. Если расходы превышают лимиты, то они могут быть возмещены за счет сэкономленных бюджетных средств или за счет средств от коммерческой деятельности БУ (п. 3 постановления № 729). В следующей таблице указаны предельные ограничения:

Вид расходов

Размер компенсируемых расходов

Расходы подтверждены

Расходы не подтверждены

Наем жилья

Не более 550 руб. в сутки

12 руб. в сутки

Суточные

100 руб. в день

Проезд поездом

Не более стоимости билета в купейный вагон скорого фирменного поезда

Стоимость плацкарта

Проезд по воде

Не более стоимости билета:

  • для морского судна — в каюту группы V регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров;
  • для речного судна — в каюту категории II всех линий сообщения;
  • для парома — в каюту категории I

Стоимость билета:

  • для морского судна — в каюту группы X регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров;
  • для речного судна — в каюту категории III речного судна всех линий сообщения

Проезд на самолете

Не более стоимости билета в эконом-классе

Проезд автотранспортом

Не более стоимости билета на автотранспортное средство общего пользования (кроме такси)

Стоимость билета на общественный автобус

Для командировок за границу также разработаны нормы компенсации расходов на аренду жилья — это приказ Минфина РФ от 02.08.2004 № 64н, а для суточных нормы регламентируются постановлением Правительства РФ от 26.12.2005 № 812. Предельные величины расписаны в разрезе стран, куда отправляется сотрудник.

Отметим, что для госслужащих имеется отдельный документ, регламентирующий командировки — указ Президента РФ от 18.07.2005 № 813.

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетниками в БУ

Бухучет в бюджетных учреждениях, помимо единого плана счетов, регламентируется еще и частным планом счетов, утвержденным приказом Минфина РФ от 16.12.2010 № 174н.

Об основах бухгалтерского учета в бюджетных структурах читайте в статье «Правила ведения бухучета в бюджетных организациях».

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на одноименном синтетическом счете 020800000, к которому открыто большое количество аналитических счетов. Такая детальная аналитика необходима для контроля над исполнением бюджетов. В частности, интерес может вызвать счет 020811000 «Расчеты с подотчетными лицами по заработной плате», ведь для расчетов с сотрудниками по зарплате предусмотрен другой счет. Так, счет 020811000 нужен при выдаче денег лицу, которое отвечает за выдачу зарплаты сотрудникам подразделения БУ, удаленного настолько, что платежная ведомость, по которой делаются выплаты, не может быть возвращена в кассу БУ в срок до 3 дней.

В пп. 105–106 инструкции к этому плану счетов можно найти типовые проводки по расчетам с подотчетниками с разъяснениями. Рассмотрим выдачу средств под отчет на примере.

Пример

Бухгалтер-кассир удаленного структурного подразделения получил в кассе БУ денежные средства в размере 260 000 руб. на выплату зарплаты сотрудникам в течение 10 рабочих дней. Через неделю платежная ведомость с подписями получивших была возвращена в кассу учреждения. 27 000 руб. бухгалтер вернул в кассу в связи с тем, что один из сотрудников вышел на больничный. В учете были сделаны следующие проводки:

Дт

Кт

Сумма, тыс. руб.

Описание

020811560 «Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по заработной плате»

020134610 «Выбытия средств из кассы учреждения»

Бухгалтеру-кассиру выданы наличные на выплату зарплату сотрудникам

020134510 «Поступления средств в кассу учреждения»

020811660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по заработной плате»

Бухгалтер-кассир вернул остаток подотчетной суммы в кассу

030211830 «Уменьшение кредиторской задолженности по заработной плате»

020811660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по заработной плате»

На основании платежной ведомости отражена выданная сотрудникам сумма зарплаты

Завхозу этого же структурного подразделения на основании заявления были выданы 10 000 руб. на закупку канцтоваров и бытовой химии сроком на 5 дней. Ровно в срок завхоз представил в бухгалтерию авансовый отчет и товарные чеки на купленные материалы на сумму 7 500 руб. Оставшаяся сумма была возвращена в кассу.

Дт

Кт

Сумма, тыс. руб.

Описание

020834560 «Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению материальных запасов»

020134610 «Выбытия средств из кассы учреждения»

Завхозу выданы наличные под отчет на покупку материалов для хозяйственных нужд

020134510 «Поступления средств в кассу учреждения»

020834660″ Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению материальных запасов»

2,5

Завхоз вернул неиспользованную часть денег

010536340 «Увеличение стоимости прочих материальных запасов — иного движимого имущества учреждения»

020834660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц по приобретению материальных запасов»

7,5

Оприходованы купленные материалы на основании авансового отчета завхоза

Итоги

Правила выдачи подотчетных сумм работникам бюджетных учреждений в целом схожи с аналогичными правилами, действующими для остальных экономических субъектов, но подчиняются своим особым документам, с 19.08.2017 имеющим ряд расхождений с нормативными актами, применяемыми юрлицами небюджетной сферы. Отличия в бухгалтерском учете возникают в связи со спецификой учета у бюджетников. Кроме того, лимиты на командировочные расходы, которые могут возмещаться за счет средств бюджета, установлены законодательством на достаточно низком уровне, но покрыть разницу можно за счет средств от коммерческой деятельности или за счет экономии бюджетных ассигнований.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Какими документами оформляется выдача денег под отчет

Взаиморасчеты с подотчетными лицами законодательно регламентированы.

Кто относится к данной категории работников, какие определяющие документы по учету расчетов с подотчетными лицами существуют — об этом см. статью «Расчет с подотчетными лицами — нормативные документы».

Средства под отчет могут быть выданы наличными деньгами из кассы предприятия, перечислены на корпоративную карту или зарплатную карту работника. Перечислять средства под отчет на зарплатную карту можно для осуществления командировочных расходов и компенсации сотрудникам документально подтвержденных расходов — итог, подведенный Минфином РФ в письме от 25.08.2014 № 03-11-11/42288.

Выдача денег под отчет должна происходить на основании заявления работника или распоряжения руководителя. Унифицированной формы нет, но есть обязательные реквизиты: дата составления заявления, сумма, которая должна быть выдана, срок выдачи. Документ обязательно должен быть завизирован руководителем.

ВАЖНО! До 2017 года прежде чем выдать в подотчет новую сумму, следовало проверить, что данное подотчетное лицо отчиталось за все ранее выданные суммы. В 2020 году данное требование не действует.

В зависимости от цели подотчетных средств их выдача должна сопровождаться оформлением соответствующих документов. Для приобретения ТМЦ сотруднику должна быть выписана доверенность от организации, подтверждающая право представлять ее интересы. В случае выдачи подотчетных средств на командировочные расходы на сотрудника должен быть оформлен соответствующий приказ, а также иные документы, предусмотренные внутренним регламентом организации для этих целей.

Какими документами оформляются командировки работников и как компенсируются расходы работников в этих командировках, см. в материале «Оформляем и оплачиваем командировки».

При выдаче денежных средств под отчет из кассы организации оформляется расходно-кассовый ордер. Его форма КО-2 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88. РКО создается в единственном экземпляре на подотчетное лицо, подписывается главным бухгалтером и руководителем или лицом, на то уполномоченным. В строке «Основание» указывается цель выдачи денежных средств под отчет.

Посмотреть правила заполнения РКО и скачать его бланк можно в статье «Как заполняется расходный кассовый ордер (РКО)».

У организации может быть корпоративная карта, используемая подотчетными лицами для покупки ТМЦ и осуществления прочих расходов. В этом случае заявления от работника на выдачу подотчетных средств не требуется. Но чтобы получить такую карту, сотрудник должен написать заявление в свободной форме с обязательным указанием целей расходования средств. На основании заявления создается приказ руководителя. Для работы с корпоративной картой необходимо утвердить порядок. Дата выдачи под отчет денежных средств — дата списания денег, которую можно увидеть в банковской выписке.

Для перечисления подотчетных средств на карту сотрудника необходимо эту возможность прописать в учетной политике организации, а также в локальных актах по работе с подотчетными лицами (если такие имеются). Перечисление подотчетных средств происходит, как и в случае выдачи из кассы, на основании заявления работника. В нем должно быть отмечено, что средства будут перечислены на его карту. В платежном поручении на перечисление этих средств следует отметить, что это именно подотчетные суммы.

Эксперты «КонсультантПлюс» разъяснили порядок выдачи средств в подотчет и алгоритм бухгалтерского учета взаиморасчетов с подотчетными лицами:

Изучите материал, получив пробный доступ к системе К+ бесплатно.

Первичные документы по учету расчетов с подотчетными лицами в 2020 году

Для расчетов с подотчетными лицами должен быть составлен и утвержден руководителем приказ.

Как составить подобного рода приказ, см. в материале «Составляем приказ о подотчетных лицах — образец 2019-2020».

В учетной политике организации, в локальных нормативных актах по расчетам с подотчетными лицами должны быть отмечены все способы выдачи под отчет, применяемые в организации. На каждую выданную в подотчет сумму должно быть получено заявление от работника или письменное распоряжение руководителя. В документе обязательно должен быть указан срок, на который выданы данные суммы. Если отчетные сроки нарушаются подотчетным лицом, начисляется НДФЛ и страхвзносы.

Узнать, какие сроки по подотчетным средствам установлены законодательно, чем грозит несоблюдение этих сроков, можно в статье «Существует ли максимальный срок выдачи денег в подотчет?».

В зависимости от того, выданы эти средства из кассы или перечислены на карту, должен быть оформлен РКО или отправлена в банк платежка, что подтверждено банковской выпиской.

Для отчета по подотчетным суммам используется унифицированная форма АО-1.

Скачать бланк отчета и посмотреть образец заполнения можно в статье «Образец заполнения авансового отчета в 2020 году».

В авансовом отчете указываются все расходы, понесенные работником. Они должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены. Если денежные средства были выданы на командировку, то к отчету прикладываются первичные документы, подтверждающие расходы: билеты, чеки или квитанции, подтверждающие проживание, с указанием конкретных сумм. При приобретении ТМЦ в качестве подтверждающих документов могут быть кассовый и товарный чек, товарная накладная и счет-фактура. Эти документы должны быть правильно заполнены. На кассовом чеке должны присутствовать: наименование продавца, ИНН, заводской номер контрольно-кассовой техники, дата, время и стоимость покупки. Товарный чек должен содержать следующую информацию: порядковый номер, дату покупки, а также наименование организации, которая выдала документ.

Реквизиты, на которые надо обратить внимание, принимая счет-фактуру, см. в статье «Какие обязательные реквизиты у счета-фактуры в 2020 году».

Все документы должны быть подписаны уполномоченными должностными лицами с расшифровкой подписи.

Не потраченные работником суммы возвращаются в кассу организации по приходно-кассовому ордеру. Если возврат денег происходит безналичным расчетом, сотруднику следует отметить в платежном документе, что это именно возврат подотчетных сумм. Если это не было указано, следует попросить работника написать пояснительную записку.

В документальном оформлении расчетов с подотчетными лицами можно выделить ряд основных ошибок:

  • Расходы приняты и возмещены сотруднику, а оправдательные документы неверно заполнены или отсутствуют.
  • Сотрудником приобретены ТМЦ от имени организации по доверенности, при этом стоимость договора их приобретения превышает 100 000 руб. Следует помнить, что по указанию ЦБ РФ именно эта сумма составляет предельный размер расчетов наличными деньгами для юридических лиц и предпринимателей в рамках одного договора.
  • Денежные средства выданы без заявления работника.
  • Нарушен срок предоставления авансового отчета, есть ошибки в его оформлении.
  • Внесены исправления в расходные или приходные кассовые документы, что недопустимо.

В учетной политике организации, в локальных нормативных актах (если такие используются) должен быть утвержден порядок взаиморасчетов с подотчетными лицами. Это порядок сопровождается оформлением ряда документов, к которым надо внимательно относиться, чтобы:

  • подотчетные суммы воспринимались налоговыми органами таковыми, а не трактовались как налогооблагаемый доход сотрудника;
  • затраты не были исключены контролерами из расходов для расчета налоговой базы по прибыли;
  • организацию не оштрафовали за нарушение кассовой дисциплины.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Правила выдачи подотчетных сумм

Подотчетные суммы могут быть выданы любому работнику организации при условии, что у него нет задолженностей по предыдущим авансам. Основание для выдачи денег — письменное заявление работника, в котором указаны сроки, сумма и назначение. Заявление должно быть подписано руководителем.

В последние годы в государственных и муниципальных учреждениях набирают популярность безналичные расчеты с сотрудниками. Поэтому деньги под отчет могут быть не только выданы работнику наличными через кассу, но и перечислены на дебетовую кассу учреждения или на банковскую карту работника (письмо Минфина России от 25.08.14 № 03-11-11/42288). Конкретный порядок расчетов с подотчетными лицами регулируется внутренним положением о выдаче наличных денежных средств и бланков строгой отчетности.
Следует помнить, что выдать/перечислить работнику можно только ту сумму, которая указана в заявлении и утверждена руководителем учреждения. Деньги выделяются на строго определенные и предусмотренные тем же заявлением цели.
Выдавая или переводя на карту подотчетные средства, бухгалтер должен отслеживать два важных момента:

  1. Поскольку работник приобретает товары (оплачивает услуги) в интересах учреждения, эти сделки следует считать сделками между юридическими лицами. Значит, необходимо соблюдать размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами. Сейчас верхняя граница установлена на уровне 100 000 руб. (Указание ЦБ РФ № 3073-У).
  2. Если в интересах учреждения работник оплачивает товары/работы/услуги у одного контрагента, он должен соблюдать годовой лимит на общую сумму таких закупок (Федеральный закон от 05.04.13 № 44-ФЗ). В данном случае способ оплаты роли не играет.

Выдача наличными или перевод на карту

В учете выдача/перевод денежных средств под отчет отражается записями:

В учете выдача/перевод денежных средств под отчет отражается записями:

Дебет

Кредит

Описание

0 208XX 560 «Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц»

0 20134 610 «Выбытие средств из кассы учреждения»

Выданы денежные средства в рублях под отчет работнику учреждения наличными или переведены на его личную банковскую карту

0 20111 610 «Выбытие денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства» (для бюджетных и автономных учреждений)

0 20121 610 «Выбытие денежных средств учреждения в кредитной организации» (для автономных учреждений, имеющих счет в кредитной организации)

1 30405 XXX «Расчеты по платежам из бюджета с финансовым органом» (для казенных учреждений)

Перечисление подотчетных сумм на дебетовую карту учреждения учитывается несколько иначе. По сути своей это перевод учреждением средств между своими счетами, а значит, дебиторская задолженность подотчетного лица возникнет лишь тогда, когда он будет расплачиваться за товары, работы, услуги. В бухучете эти изменения фиксируются только по факту списания денег со счета дебетовой карты.
Учреждение может использовать собственную дебетовую карту, чтобы выдавать сотрудникам под отчет денежные средства. В таком случае оно должно представить в орган Федерального казначейства по месту обслуживания (или иному финансовому органу соответствующего бюджета) два документа. Первый — заявка на получение наличных денежных средств, перечисляемых на карту (ф. 0531243) (п. 11 Правил № 10н). Сделать это нужно не позднее чем за день до получения денежных средств.
Второй документ — расшифровка сумм неиспользованных (внесенных через банкомат или пункт выдачи наличных денежных средств) средств (ф. 0531251). Расшифровка за подписью руководителя и главного бухгалтера направляется в казначейство в день внесения средств (п. 42 Правил № 10н). Эту же расшифровку учреждение представляет, чтобы вернуть средства на счета Федерального казначейства, если они потрачены лишь частично или не были использованы вовсе.
В целом учреждение может как получать, так и вносить наличные на счет дебетовой карты через банкоматы или специальные пункты выдачи. Для подобного рода расчетов учреждений с органом Федерального казначейства определен счет 21003 «Расчеты с финансовым органом по наличным денежным средствам» (п. 230 Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета).
В таблице приведены бухгалтерские записи, которые отражают указанные операции и документы:

Дебет

Кредит

Описание

0 210 03 560

0 201 11 610

Денежные средства списаны с лицевого счета учреждения на дебетовую карту учреждения

0 201 34 510

0 210 03 660

В кассу учреждения поступили денежные средства, обналиченные через банкомат или кассу банка с дебетовой банковской карты, открытой к счету 40116

0 208 26 830

0 201 34 610

Из кассы под отчет выдана сумма наличных денег на оплату прочих работ, услуг

0 201 23 660

0 201 34 610

Выбытие денежных средств из кассы учреждения при внесении наличных средств с использованием банковских карт через банкомат (пункт выдачи наличных денежных средств, электронный терминал или иное устройство)

0 210 03 560

0 201 23 660

Денежные средства зачислены на счет учреждения через банкомат посредством дебетовой банковской карты, открытой к счету

0 201 11 510

0 210 03 660

Невостребованная сумма возвращена со счета учреждения на счета органа Федерального казначейства

Отчет за подотчет

За выданные средства работник должен отчитаться в строго определенном порядке. Прежде всего обратите внимание на срок: отчет передается в бухгалтерию не позднее трех рабочих дней с момента выхода сотрудника на работу или с окончания периода, на который деньги были выделены.
Сотрудник может представить отчет в одном из двух вариантов:

  • авансовый отчет по форме 0504049 с приложенными первичными документами (билеты, чеки и пр.);
  • ведомость или расходный кассовый ордер — в случае если подотчетные средства выделялись на выплаты физическим лицам (заработная плата, гонорар и пр.).

На лицевой стороне авансового отчета работник сам заполняет сведения о себе: ФИО, табельный номер, должность, структурное подразделение. На обратной стороне в графы с 1 по 6 отдельными записями на основании первичных документов вносит данные о потраченных средствах: сумму, статью расхода, дату и номер подтверждающего документа. Первичные документы должны быть приложены к авансовому отчету и пронумерованы в том же порядке, что и записи в отчете.
Принимает отчет бухгалтер или руководитель. Каждое учреждение устанавливает свои порядок и сроки рассмотрения отчета в рамках внутренней учетной политики, законодательство этот момент не регламентирует.
Получив от работника авансовый отчет, бухгалтер проверяет, правильно ли он заполнен, все ли документы приложены. Данные о расходах, которые учреждение принимает к учету, вносятся в графы 7–10. Напротив каждой суммы — номер аналитического счета.
Расходы, принятые учреждением к учету, бухгалтер отражает так:

Дебет

Кредит

Описание

0 10500 340 «Увеличение стоимости материальных запасов»

0 208XX 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц»

Расходы, принятые учреждением к учету за счет средств, выданных под отчет

0 10600 000 «Вложения в нефинансовые активы»

0 208XX 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц»

0 30200 000 «Расчеты по принятым обязательствам»

0 208XX 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц»

0 40120 000 «Расходы текущего финансового года»

0 208XX 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц»

0 10900 000 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг»

0 208XX 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц»

Может сложиться ситуация, когда работник потратил не все средства или, наоборот, вложил свои. В авансовом отчете эти суммы он вносит в графу Остаток/Перерасход. В учете это будет отражено как задолженность подотчетного лица или учреждения. Перерасход оформляется и возмещается сотруднику в том же порядке, что и аванс, а для возврата остатка бухгалтер формирует запись по одному из вариантов:

Дебет

Кредит

Описание

0 20134 510 «Поступления средств в кассу учреждения»

0 208XX 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц»

Возвращены подотчетные средства в кассу учреждения

0 20111 510 «Поступления денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства» (для бюджетных и автономных учреждений)

0 208XX 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц»

Возвращены подотчетные средства на лицевой счет учреждения

0 20121 510 «Поступления денежных средств учреждения в кредитной организации» (для автономных учреждений, имеющих счет в кредитной организации)

0 208XX 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц»

Возвращены подотчетные средства на лицевой счет учреждения

1 30405 000 «Расчеты по платежам из бюджета с финансовым органом» (для казенных учреждений)

0 208XX 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц»

Возвращены подотчетные средства на лицевой счет учреждения

Как учесть задолженность и взыскать ее с подотчетных лиц

Сложности с учетом подотчетных сумм у бухгалтера могут возникнуть, если работник вовремя не представил отчет за потраченные деньги или не вернул в кассу учреждения оставшиеся от оплаты товаров/услуг/работ средства.
Если работник вынужден делать возврат подотчетных сумм, учреждение может взыскать их на основании приказа руководителя (ст. 243 ТК РФ). Время для принятия решения — один месяц после окончания срока, установленного для возвращения аванса и представления отчета. Обратите внимание: работник должен обязательно ознакомиться с приказом и в письменном виде дать свое согласие на взыскание, в противном случае вопрос возврата подотчетных сумм решается в судебном порядке.
Следует соблюдать максимально допустимый размер удержания (ст. 138 ТК РФ) — не более 20% от заработной платы за вычетом НДФЛ.

В бухгалтерском учете записи о взыскании задолженности будут выглядеть так:

Дебет

Кредит

Описание

0 30403 830 «Уменьшение кредиторской задолженности по удержаниям из выплат по оплате труда»

0 20800 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц»

Отражено удержание из заработной платы

Если на каком-то этапе процедура нарушена, вопрос о возврате средств подотчетным лицом решается через суд. Суд может принять решение не в пользу учреждения, тогда взыскание будет признано необоснованным. В таком случае бухгалтер списывает сумму как нереальную к взысканию задолженности на основании справки (ф. 0504833).

Эти операции в бухучете будут выглядеть так:

Дебет

Кредит

Описание

0 40120 273 «Чрезвычайные расходы по операциям с активами» или 0 20930 560 «Увеличение дебиторской задолженности по ущербу по компенсации затрат государства, государственных (муниципальных) учреждений»

0 20800 000 «Расчеты с подотчетными лицами»

Списана задолженность подотчетного лица на основании судебного решения

ЗБ 04 «Задолженность неплатежеспособных дебиторов»

Отражается на забалансе одновременной операцией

Датой списания будет дата судебного постановления. Если судебное разбирательство будет продолжено или должник погасит сумму, задолженность должна быть списана с забалансового счета.

Для учета подобных ситуаций используется Карточка учета средств и расчетов (ф. 0504051). Данные в ней представлены по должникам и по видам выплат.

Учет подотчетных сумм на конкретных примерах

Для покупки канцтоваров секретарю ГБУЗ «Прокопьевская поселковая больница» Алтуфьевой А. И. были выданы из кассы 3 500 руб. Средства выделены из собственных доходов учреждения. Приобретенные канцтовары будут использоваться в деятельности учреждения, не облагаемой НДС. Общая стоимость покупки — 2 900 руб. (в том числе НДС — 442 руб. 37 коп.), расходы на курьерскую доставку канцтоваров — 200 руб. (в том числе НДС — 30 руб. 50 коп.).

Операции по приобретению канцтоваров будут отражены в учете учреждения записями:

Дебет

Кредит

Сумма, рублей

Авансовый отчет подтверждает расходы бизнеса в бухгалтерском и налоговом учете. Важно правильно оформить документ и подкрепить данные в нем чеками и накладными, чтобы у налоговой не было вопросов и повода доначислить налоги.

Что такое авансовый отчет

Авансовый отчет — это первичный документ, который подтверждает израсходованные суммы денег подотчетными лицами. Подотчетные — это сотрудники, которые получили деньги на хозяйственные нужды от работодателя. Они и составляют авансовый отчет.
Работники получают наличные деньги на командировки, покупку канцелярских товаров, ГСМ, оплату услуг сторонних компаний и прочего Тратить такие деньги можно только на те цели, на которые они получены. Если деньги остались, их нужно вернуть в кассу.
Итак, сотрудник возвращает остаток и отчитывается по израсходованным суммам. А бухгалтер проверяет авансовый отчет и заполняет оставшиеся строки.

Как оформить авансовый отчет

Авансовый отчет составляют в одном экземпляре, а заполняют его подотчетное лицо и бухгалтер компании. Как правильно вести авансовые отчеты в 2019–2020 году, сказано в порядке ведения кассовых операций. Мы собрали правила оформления отчета для бухгалтеров, которые с ними работают.
Правило № 1: компания самостоятельно устанавливает форму авансового отчета. Это может быть унифицированная или оригинальная форма, руководитель утверждает ее приказом к учетной политике.
За основу бланка можно взять унифицированную форму № АО-1, добавить нужные строки и закрепить удобный вариант бланка в учетной политике.
Важно: в бланке должны быть обязательные для первички реквизиты, они перечислены в ч. 2 закона № 402-ФЗ.
Правило № 2: руководитель утверждает срок, по истечении которого сотрудник должен отчитаться по авансу. Когда срок истекает, сотрудник должен сдать отчет в бухгалтерию в течение трех рабочих дней или после выхода на работу. При покупке товаров для организации за наличные также нужно оформить документы, которые обоснуют расходы и вычеты по НДС.
Правило № 3: руководитель устанавливает срок, в течение которого бухгалтер должен проверить авансовый отчет. Затем главбух, бухгалтер, а в их отсутствии сам руководитель утверждает отчет и производит окончательный расчет по нему.
Правило № 4: бухгалтер подписывает отчет у руководителя и главного бухгалтера организации. Без этих подписей документ недействителен, а значит, компания не сможет принять суммы по такому отчету к налоговому учету.
Упростить составление отчетов можно настроив электронный документооборот. Это особенно актуально, если сотрудники работают в одном подразделении, а бухгалтерия в другом. Почему, сейчас расскажем.

Как заполнить авансовый отчет в рублях

Подотчетнику. На лицевой стороне документа указывают наименование организации или ФИО предпринимателя и подразделение. Сотрудник вписывает свои ФИО, должность и табельный номер, а также назначение аванса.
Графу «Назначение аванса» нужно заполнить обязательно, но без подробностей. Достаточно указать категорию расходов: командировочные расходы, покупка расходников для офисного оборудования, представительские расходы.
На оборотной стороне в графах со 2 по 4 сотрудник в хронологическом порядке перечисляет реквизиты документов, подтверждающих расходы, в графе 5 указывает суммы затрат.
Расходы подтверждают: кассовые и товарные чеки, товарные накладные, приходные кассовые ордера, транспортные документы (проездные билеты, талоны), другие подобные документы. Сотрудник должен приложить их к отчету, иначе фирма не сможет отразить в налоговой базе расходы и принять к вычету НДС.
Бухгалтеру. Когда бухгалтер получает отчет, то присваивает ему номер и ставит дату приема документа. Также он заполняет отрывную расписку о принятии отчета к проверке. В ней нужно написать ФИО подотчетного лица, реквизиты авансового отчета, сумму выданных денег и количество подтверждающих документов. Заполненную расписку бухгалтер выдает подотчетнику.
Теперь бухгалтер проверяет отчет и заполняет отведенные ему графы. В таблицу отчета об авансе он вписывает:

  • сведения об остатке или перерасходе по предыдущему авансу;
  • сведения о сумме текущего аванса;
  • общую сумму полученных и израсходованных денег;
  • сумму остатка либо перерасхода;
  • информацию о бухгалтерских счетах, где отражается подотчет.

На оборотной стороне в графе 7 бухгалтер записывает суммы расходов, принятых к учету, в графе 9 – дебет счета (субсчета). Графу 8 бухгалтер заполняет, если сотрудник получал аванс в валюте.
Затем руководитель организации утверждает отчет и заполняет отдельный блок вверху бланка.
***
Чтобы потраченные деньги учесть в расходах или принять к вычету, отчет должен быть заполнен правильно. Затраты подтверждаются чеками, накладными и билетами. Чтобы все шло по плану, можно выдать подотчетным сотрудникам памятки и чек-листы. В них напечатать инструкцию по заполнению отчета и список подтверждающих документов.

Add a Comment

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *