Штатная единица

Содержание

Что такое штатное расписание?

Документом, содержащим информацию о структуре и выделенных подразделениях фирмы, предполагаемом количестве занятых специалистов, а также расстановке по соответствующим должностям и окладам, является штатное расписание.

Организация вправе применять самостоятельно разработанный бланк, утвердив его в учётной политике, или воспользоваться, ранее обязательной к использованию (до начала 2013 года), унифицированной формой Т-3. Для того чтобы документ был признан юридически значимым, в нем должны присутствовать следующие сведения:

  • название компании;
  • заглавие документа, его номер и дата;
  • перечень выделенных подразделений в структуре деятельности;
  • список необходимых должностей;
  • количество штатных единиц по каждой специальности;
  • форма оплаты за труд и сумма в денежном выражении (в том числе, всевозможные надбавки);
  • подписи ответственных лиц (директора организации, представителя кадровой службы и главного бухгалтера).

Отсутствие оформления должным образом, как и установление разных значений оплаты труда по одноименным должностям, является административным правонарушением.

Юридическое лицо, в связи с этим, может быть оштрафовано по п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ в размере от 30000 до 50000 рублей (отдельно, по каждому из оснований).

В результате, в штатном расписании можно увидеть целостную картину о потребности в занятости людей определенных должностей в конкретном хозяйствующем субъекте, а также о распределении труда между ними.

Что такое штатная единица и чем она отличается от схожих понятий (должности, ставки и рабочего места)?

Штат (кадровый состав, персонал) — это совокупность всех постоянных трудящихся конкретной организации. В него также включаются временно не осуществляющие свои обязанности работники по причинам, например, временной нетрудоспособности или нахождения в отпуске (ежегодном, по уходу за ребёнком или членом семьи) и прочим.

Понятие «должность» подразумевает набор конкретных профессиональных умений и навыков у сотрудника. Ее наименование должно отражать не только специфику выполняемых обязанностей, но и соответствовать определенным требованиям к квалификации.
Ставка — это денежное выражение стоимости труда по каждой занимаемой должностной позиции.
Рабочим местом принято считать локализированную территорию или ее часть, обустроенную всем необходимым для нормального выполнения должных обязанностей пространство.

Штатная единица составляет комплекс характеристик относительно профессиональной квалификации, размера вознаграждения и планового показателя рабочей нагрузки сотрудника. Количество единиц (иногда в дробном выражении) определяет полную потребность компании в специалистах, рабочих и обслуживающем персонале.

Правила составления расписания и подсчет штатных единиц

В крупнейших хозяйствующих структурах процедура формирования этого кадрового документа является достаточно сложным моментом, требует основательного подхода. Важно четко понимать иерархию подчинения каждого сотрудника не только внутри подразделения, но и в целом.

По этой причине, заполнение правильнее начинать со схематичного изображения подчинения сотрудника каждой должности. В дальнейшем, это значительно упростит подсчёт необходимого количества.

От масштаба деятельности и размера организации также прямым образом зависит то, кто из сотрудников будет его составлять и вносить возможные последующие изменения. Документ утверждается только директором компании. Составляться может, как и им лично, так и работниками бухгалтерии или отдела кадров.

Составлять и утверждать первоначальный вариант этого документа следует в момент начала деятельности организации, а дальше уже вносить необходимые правки, дополнения и корректировки на основании соответствующих расчётов и потребностей, по приказу на изменение.

Документы для скачивания (бесплатно)

  • Штатное расписание (бланк)

Порядок подсчета штатных единиц для расписания с целыми ставками

Определившись со структурой подчиненности, уже можно выделить конкретные подразделения организации (например, администрация управления, финансовая служба, транспортный отдел, служба маркетинга и прочие), а затем приступить непосредственно к подсчёту необходимого количества структурных единиц для каждого из них.

Например, если в отделе продаж 3 менеджера по продажам, трудятся полный рабочий день (5 дней в неделю по 8 часов), то количество будет равно трём. В расписании, при отсутствии дополнительных вакантных мест, это должно выглядеть следующим образом:

Структурное подразделение Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации Количество штатных единиц
Наименование код
Отдел продаж ОП Менеджер по продажам 3

Способ указания величины оплаты труда зависит от системы начисления зарплат (оклад, сдельщина, суммированный учет рабочего времени). Если заработная плата начисляется по окладу, то в штатном нужно умножить его на количество единиц персонала. Во всех остальных случаях в разделе об оплате делается текстовая пометка и способе исчисления.

Количество единиц в штатном с неполными ставками

Размер единиц в штате базируется на потребностях организации в работниках, для выполнения необходимого объема работы, её срочности и экономической эффективности.

В связи с этим, случаются такие моменты, когда нет потребности привлекать к труду полную штатную единицу. Возможность ввести в расписание неполную единицу не запрещается. Данное понятие означает не количество работников определенной должности, а объем рабочей нагрузки (в часах, днях, неделях).

Например, помимо условий предыдущего примера, временно приняли ещё 5 человек на неполное время (4 часа, пятидневка), то есть на неполную рабочую ставку. Количество штатных единиц, в этом случае, будет равно: 3 (по условиям примера выше) плюс 2,5, то есть всего 5,5. Это обосновано тем, что каждый работник с неполной занятостью составляет только 0,5 штатной единицы. С учетом внесенных изменений, заполнение примет вид:

Структурное подразделение Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации Количество
штатных
единиц
Наименование код
Отдел продаж ОП Менеджер по продажам 5,5

Процедура изменения в штатном расписании

Все корректировки вносятся на усмотрение руководителя. Некоторые из них, такие, как сокращение кадрового состава или изменение оклада, крайне важно проводить согласно действующим нормам трудового законодательства.

Процесс изменения документа представляет выполнение последовательных действий:

  • после анализа текущих экономических показателей, потребностей в кадрах и соответствия их расписанию, руководитель приходит к решению, что необходимо внести в него какие-либо изменения;
  • письменно оформляется соответствующее распоряжение руководителя, происходит ознакомлением с ним всех сотрудников, на которых оно повлияет;
  • после сбора всех необходимых подписей, ответственный за ведение этого расписания в организации, вносит в него соответствующие коррективы.

Добавление целых единиц и неполных ставок

При значительном увеличении объема выполняемой работы будет оправдано добавление в штат новых сотрудников. Если добавляется новая должность, ответственному необходимо разработать новую должностную инструкцию, определить в ней перечень выполняемых функций и предварительно просчитать планируемые затраты.

Руководителю подразделения, где планируется расширение, необходимо написать на имя директора организации докладную записку с подробным указанием причин, по которым такое увеличение неизбежно. Важно подсчитать, сколько конкретно новых величин необходимо, так как от этого напрямую зависит изменение размеров фонда по оплате труда, начисления с него налогов и взносов.

На основании принятого директором компании решения составляется приказ о расширении штата. Поскольку данная операция не способна нанести ущерб интересам уже работающих сотрудников, новое расписание можно ввести в действие даже на следующий день после издания.

Сокращение единиц и части ставок

Процедура сокращения носит довольно сложный характер. В связи с этим, проводятся следующие мероприятия:

  1. Составляется приказ о сокращении. В нем строго должны быть указаны: дата планируемого сокращения, сроки по предупреждению работников, информация по внесению соответствующих изменений. Приложением к приказу может стать новое штатное расписание, только срок ввода в действие должен быть отсрочен, минимум, на 2 месяца.
  2. Происходит уведомление каждого работника под роспись, предложение им других возможных вариантов работы. Составляется на имя каждого сотрудника не менее чем за два месяца до планируемого изменения. При наличии возможности перейти на другую вакантную должность, не попадающей под сокращение, и с согласия сотрудника на выполнение обязанностей по ней — оформляется кадровый перевод;
  3. Информирование центра занятости населения. При массовом сокращении сделать это необходимо за три месяца до предполагаемой даты.
  4. Оформление увольнения, если невозможно оформить перевод сотрудника на другую должность или ставку. В приказе и трудовой книжке основанием для такого увольнения будет ТК РФ (2 пункт части 1 ст. 81).

Для чего нужен такой показатель

Что такое штатная численность работников, определение понятия? «Штатная численность работников предприятия» — это число трудящихся, входящих в его штат, утвержденное штатным расписанием. Сюда входят только сотрудники, которые работают на основном месте работы в конкретной организации.

Давайте разберемся, кто входит в штатную численность работников. К ним относятся сотрудники, включенные в «штатку» предприятия.

Штатная и фактическая численность работников — это виды, которые отличаются тем, что фактическая подразумевает количество сотрудников на определенную дату. Например, штатная численность работников МВД г. Москвы — 200 человек, а фактическая на 01.08.2018 составляет 120 человек, поскольку 50 человек находятся в отпусках, 15 — на больничных, 5 — в командировках, а 10 — вакантные места.

Еще существует такое понятие, как предельная штатная численность работников, — это норматив, на основании которого определяется оптимальное количество кадрового состава, нужная для определения и обоснованности числа работников в штате.

Условия работы сегодня требуют от работодателя оптимизации количества сотрудников организации, поскольку это дает возможность при оптимальной нагрузке использовать рационально рабочее время, при этом не допустить перерасхода фонда заработной платы. Произвести оптимальный расчет штатной численности работников помогут проверенные методы статистики и наш образец штатной численности работников.

Что такое штатное расписание и как его составить

Это локальный нормативный акт работодателя, определяющий структуру организации (количество, состав и пр.). Росстат утвердил ее как форму Т-3. В расписании указываются следующие реквизиты: название отделов с указанием кода, наименования должностей, специальностей, профессий, класса, разряда и проч., количество подчиненных с указанием оклада (тарифа), надбавок.

Как составить расписание правильно? Форма Т-3 состоит из 10 разделов, заполняемых в соответствии с организационной структурой предприятия.

Вначале указываем название организации в соответствии с уставными документами, код ОКПО, порядковый номер документа по Журналу регистрации документов, дату и номер. Далее переходим к заполнению разделов документа.

В 1 разделе («Наименование структурного подразделения») указываем подразделения, представительства, филиалы. Сначала прописываем руководящий состав, далее — по отделам всех остальных. Например, финансовый отдел, бухгалтерия, кадры, далее данные о производстве (цехи, участки и т. д.).

Заполняем раздел 2 («Код структурного подразделения»), пользуясь отраслевыми классификаторами. Каждому подразделению присваиваем определенный код для облегчения ведения документооборота.

Раздел 3 («Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации работника») заполняем на основе Классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов.

Следующий раздел («Количество штатных единиц») содержит сведения о числе сотрудников штата в соответствии с потребностями, целесообразностью и особенностями конкретного предприятия.

В 5 разделе («Тарифная ставка (оклад) и пр.») указывается установленный оклад или тариф подчиненного в рублях в соответствии с условиями трудового договора.

В разделе «Надбавки и доплаты» содержатся данные о стимулирующих выплатах и компенсациях.

9 раздел ( «Итого») — сумма граф 5–8. Сведения о фонде оплаты труда по всем сотрудникам.

В 10 раздел («Примечание») указываются имеющиеся изменения или уточнения.

>Образец штатного расписания

Что такое среднесписочная численность и как ее рассчитать

Среднесписочная численность работников по штату — это число сотрудников в штате на определенный день месяца.

Работодатель частенько сталкивается с понятием среднесписочная численность штатных работников; рассчитать данный показатель можно по следующей формуле:

СЧР = (КР1 + КР2 + КР3 +…+ КРn) / КД,

где:

  • СЧР — среднесписочное число работников;
  • КР1, КР2, КР3, КРn — количество работающих за 1, 2, 3 и прочие дни (в зависимости от числа дней в периоде, за который производится расчет);
  • КД — количество дней в налоговом периоде.

При использовании этой формулы нужно учитывать, что по каждому месяцу необходимо производить свой расчет, поэтому КР и КД будут равны числу дней в месяце, на который производится расчет.

Данный показатель относится к числу основных показателей деятельности компании. Вышеуказанный расчет производится или бухгалтером, или сотрудником отдела кадров. Он необходим для составления отчетов в Пенсионный Фонд, Налоговую инспекцию, Росстат и прочие инстанции. Данный отчет все хозяйствующие субъекты, то есть не только юридические лица, но и индивидуальные предприниматели, у которых имеются подчиненные, должны сдавать в начале каждого года.

Штатная единица – определение в соответствии с законодательством

Одним из основных нормативных документов, которыми регулируются трудовые взаимоотношения в России, является Трудовой кодекс. Однако определение штатной единицы в ТК РФ не встречается, поэтому кадровым специалистам и работодателям для решения штатного вопроса следует обратиться к другим нормативным актам и документам. Данное понятие напрямую связано со штатным расписанием, форма которого может регламентироваться положениями Постановления Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004.

Штатное расписание хоть и является обязательным локальным нормативным актом для предприятий, однако может составляться в свободной форме, так как с 1 января 2013 года большинство форм, предусмотренных правительственными нормативами, имеют лишь рекомендательный, а не обязательный характер. Поэтому работодатель вправе формировать штатное расписание по собственным формам и критериям.

Согласно же нормативам кадрового дела, штатная единица – это одна из должностей в штатном расписании, которая при этом соответствует одному рабочему месту. Таким образом, необходимо отличать понятие должности и штатной единицы – если штатное расписание предусматривает, что одну и ту же должность может иметь несколько работников, то штатные единицы будут учитываться для каждого из них.

Штатная единица – это ставка или человек?

Штатная единица – это не ставка, и не отдельный человек. Это – лишь общий нормативный показатель, устанавливающий конкретного работника в определенной должности, но не персонифицируемый и не привязываемый именно к личности сотрудника.

Понятие же ставки предусматривает определенные нормативы заработной платы или тарифа, применяемых к отдельным позициям расписания. То есть, разница между понятием ставки и штатной единицы заключается в том, что ставка является характеристикой этого показателя, а не самим показателем.

Количество штатных единиц, их ставка и другие особенности ведения штатного расписания регулируется непосредственно самим работодателем – он вправе увеличивать или уменьшать размер штата сотрудников, изменять ставку по своему усмотрению и проводить иные процессуальные процедуры, затрагивающие данный показатель. Однако следует понимать, что многие из этих действий, например – изменение зарплаты или сокращение штата могут быть проведены только в строгом соответствии с требованиями трудового законодательства.

Как вносятся изменения штатных единиц

Увеличение или уменьшение количества штатных единиц на предприятии должно сопровождаться соблюдением определенных процессуальных процедур. При этом данный процесс регламентируется в первую очередь локальными нормативными актами самой организации. В общих случаях, процесс изменения штатных единиц пошагово проводится следующим образом:

  1. Работодатель оценивает штатное расписание и принимает решение о необходимости расширить его, сократить, или изменить иным образом. Например – одновременно упразднить одни штатные единицы и добавить другие, соответственным образом распределив сотрудников между ними.
  2. Работодателем издается приказ о внесении изменений в штатное расписание. Данный приказ, когда он затрагивает деятельность фактически работающих сотрудников, должен быть обязательно доведен до их сведения. Если же приказом создаются новые штатные единицы, и это никак не повлияет на работу других работников, уведомлять их об этом нет необходимости.
  3. На основании приказа, ответственный за ведение штатного расписания сотрудник кадрового отдела, иной специалист или сам работодатель вносят изменения в действующее штатное расписание.

Ккаждая штатная единица должна соответствовать определенному перечню иных дополнительных документов на предприятии. В частности, она должна иметь точно определенную трудовую функцию работника, его должностные обязанности и инструкции.

Другие нюансы ведения штатного расписания и понятия штатных единиц на предприятии

Каждому работодателю следует помнить, что штатное расписание является достаточно сложным и комплексным документом, и в его ведении есть множество дополнительных аспектов. В первую очередь стоит обратить внимание на такие особенности оформления документации, связанной со штатными единицами:

  • Квотирование рабочих мест. Если штатное расписание на предприятии достигает определенного размера, в нем обязательно должны быть предусмотрены рабочие места под отдельные льготные категории работников, в первую очередь – инвалидов.
  • Оформление штатного расписания на микропредприятиях. Если субъект хозяйствования является индивидуальным предпринимателем, то ведение штатного расписания не является его обязанностью и данный документ, равно как и само понятие штатной единицы, может не применяться в процессуальном оформлении деятельности.

Необходимо помнить, что наличие свободных единиц в штатном расписании при подборе новых специалистов может служить основанием для решения различных спорных ситуаций в суде. Так, именно на основании штатного расписания и должностных инструкций работодатель может уволить работника, трудящегося по срочному договору, если определенная замещаемая им штатная единица выйдет на работу. И наоборот – если соискатель докажет наличие в штатном расписании определенных незанятых штатных единиц, а работодатель откажет в приеме соискателя на работу на основании отсутствия вакантных мест, уже работодатель может быть привлечен к ответственности за необоснованный отказ в трудоустройстве.

Штат

Штатная единица — это, соответственно, составляющая штата (штатного состава) или персонала организации. Так называется постоянный состав ее сотрудников. Вместе они составляют группу, сформированную по профессиональным или другим признакам с указанием должностей, а также присвоенными каждому (по должности) окладами.

Штатом также правомочно будет назвать всю совокупность работников организации. Это и те, которые заняты трудовой деятельностью, и те, которые состоят на балансе учреждения, но временно не работают в силу ряда причин (больничный, отпуск, декрет и прочее).

И еще одно определение. Штатный состав — вся совокупность трудовых ресурсов, которые находятся в распоряжении организации и требуются для осуществления конкретных функций, достижения общих целей и развития учреждения.

По российскому законодательству терминам «персонал», «штат» равнозначны понятия «кадры», «кадровый состав».

Содержится штатная единица в штатном расписании. Под ним подразумевается нормативная документация организации, которая оформляет структуру, численность и штатный состав данной фирмы, предприятия, учреждения с указанием размера з/п в зависимости от должности работника. Такое расписание отражает существующее (или планируемое) разделение труда между сотрудниками, прописанное в должностных инструкциях.

«Роструд» определяет данный документ как локальный акт учреждения, в котором фиксируются в сводной форме разделение рабочих обязанностей и условия оплаты трудовой деятельности. Штатное расписание принимается работодателем в рамках его компетенции (российский ТК, ст. 8). Отсюда у него есть полное право самостоятельно вносить изменения в данный акт.

Трудовой Кодекс РФ не требует составления и утверждения штатного расписания. Более того, в нем не содержится даже определения этого явления.

Данный документ ценен для эффективного использования труда работников. С его помощью можно сравнивать подразделения и отделы по численности служащих и рабочих, размеру зарплаты, квалификации. Это необходимые данные для анализа объема проведенных работ, трудовой загрузки сотрудников, уточнения должностных инструкций. Также именно штатное расписание помогает разобраться в целесообразности сформированной структуры организации.

Оформление этого документа происходит только по унифицированной форме Т-3. Она содержит следующие графы:

  • Наименование организации.
  • Номер документа.
  • Дата составления.
  • Период действия данного расписания.
  • Численность штата.

Далее — расписание конкретного структурного подразделения. Затем заполняются колонки:

  • Наименование и код данного подразделения.
  • Должность, разряд, категория, класс.
  • Количество штатных единиц в штатном расписании.
  • Оклад либо тарифная ставка.
  • Колонки, где указываются существующие доплаты, надбавки и их размер. Подытоживаются графы «Всего».

Подписывается документ главным бухгалтером и начальником отдела кадров. Утверждается приказом руководителя всей организации.

Ввод новой кадровой единицы: шаг 1

Сразу отметим, что во введении новой штатной единицы это самый сложный этап. Для получения весомых аргументов в сторону пополнения кадрового состава нужно проанализировать стандарты выполнения конкретных должностных обязанностей. И сопоставить эти данные с объемом работы для новой штатной единицы. Затем — комплексный расчет, основанный на организационно-технических условиях выполнения работы в конкретной организации.

Если говорить более определенно, то кадровому работнику предстоит сделать следующее для обоснования штатной единицы.

  • Собрать всю статистическую информацию в отношении должности. К ней будет относиться штатная единица: функции, виды работ, операции, трудозатраты.
  • При расчетах применяются нормы выработки, времени, предназначенные для конкретного типа работ. Если в организации нет своих нормативных документов такого плана, то используются данные, утвержденные Министерством труда РФ.

После произведения расчетов в отношении трудозатрат работников, уже работающих на данной должности, намечается вывод, что нагрузка (в рабочих часах за месяц) на них превышает норму. Отсюда и требуется расширение штата.

Ввод новой кадровой единицы: шаг 3

Новая штатная единица, новая должность обычно вводится в определенном структурном подразделении организации. Отсюда третий шаг — обращение начальника этого отдела с докладной запиской к руководству всей компании. Суть документа — обоснование введения новой должности либо расширения штата.

Содержание записки должно быть грамотным и убедительным, иначе все предыдущие этапы станут пройденными напрасно. Новая штатная единица — это новые расходы на зарплату. А они должны быть обстоятельно обоснованными.

Главным аргументом здесь станут расчеты трудозатрат. Их желательно подтвердить еще и такой информацией:

  • Средние показатели по увеличению круга обязанностей по данному виду работ. Если тенденция этого стабильная, то целесообразно будет представить прогноз процесса на 2-3 года вперед.
  • Оценка предстоящих затрат: сравнение расходов на увеличение з/п имеющихся сотрудников с расходами на ввод новой штатной единицы.
  • Анализ того, как эффективно могут справляться настоящие работники с появившимися у них дополнительными обязанностями.
  • Цели, функции задачи, которые не могут быть полностью исполнены кадровым составом в прежнем количестве.

Процесс сокращения

Далее события развиваются следующим образом:

  1. Уведомление сотрудников, попавших под сокращение, — не позднее 2 месяцев до увольнения. Документ вручается каждому из них под роспись. Обязательно содержит обоснование решения и дату увольнения. Здесь также перечислены должности, на которые может перейти работник, имея на то желание. По ТК РФ они должны предлагаться вплоть до дня увольнения.
  2. Если работник соглашается на альтернативу, то оформляется перевод. Нет — увольнение по ст. 81 (п. 2, ч. 1) ТК.
  3. Уведомление профсоюзной организации и службы занятости за 2 месяца до увольнения. Если прогнозируется массовое сокращение — за 3 месяца.

Когда перед работодателем стоит выбор между несколькими работниками, то важно помнить следующее:

  • Нельзя увольнять сотрудников, среди которых есть беременные женщины и матери с детьми до 3 лет.
  • Прерогатива за работником с более высокой квалификацией и трудовой производительностью.
  • При равных показателях остаются сотрудники, имеющие 2 и более иждивенцев; единственные трудящиеся в семье; работники, получившие в данной компании производственную травму, профзаболевание; инвалиды боевых действий.

Add a Comment

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *