Управление временем

Глеб Архангельский, Марианна Лукашенко, Татьяна Телегина, Сергей Бехтерев, «Тайм-менеджмент. Полный курс» — М.: «Альпина Паблишер», 2013

Время — основной ресурс каждого человека, от того, как мы относимся к каждому часу и минуте своей жизни, во многом зависит наша судьба. Тайм-менеджмент, или наука управления временем, предлагает всевозможные техники и приемы, позволяющие беречь драгоценное время, распределять его более рационально и благодаря этому быстрее достигать своих целей. В книге описаны способы эффективного планирования времени на личном, командном и корпоративном уровнях, а также методы и правила достижения личной эффективности путем самомотивации и расстановки приоритетов. Вы сможете изучить суть, задачи техник тайм-менеджмента, чтобы затем применять их на практике.

Поглотители времени. Способы минимизации неэффективных расходов времени

В процессе работы человек часто отвлекается от основного занятия на другие дела. Таким образом, происходит поглощение времени. Менеджера, работающего в офисе, отрывают от дела в среднем один раз в восемь минут. Из-за этого только на мелкие отвлечения уходит до двух часов в день. Только представьте: два часа в день пропадают безвозвратно! А сколько бесценного времени тратится на просмотр электронной почты, телефонные звонки, обсуждение разных вопросов? Все эти факторы могут быть отнесены к поглотителям времени.

Однако при объединении работы в блоке происходит минимизация переключений исполнителя, за счет чего высвобождается дополнительный ресурс времени.

Растраты времени выражаются в самой разнообразной форме. Работа систематически не начинается вовремя. Рабочие уходят со службы до гудка. Назначенные собрания и совещания открываются на час-полтора позже срока. Мы наблюдаем бесконечные ожидания, бездейственные, раздражающие…

Часть этих растрат времени объясняется тем, что все происходит не вовремя: опоздал служащий, не пришел к сроку докладчик, задержался кассир… Чаще всего растрата времени в очередях и ожиданиях зависит от неправильности самой системы. Здесь борьба за время сталкивается с основными организационными проблемами.

• Докладчик опоздал, потому что на него возложено множество различных заданий, — беда в совместительстве.
• Очереди в финотделе объясняются неправильной системой распределения работы.
• Невозможность добиться быстрой справки связана с доисторическим хаосом нашего делопроизводства, ценящего не суть дела, а лишь исходящий номер.

Поглотители времени – неэффективно организованные процессы, ведущие к его потерям

Человек может принимать в этих процессах активное или пассивное участие. Вот примерный список поглотителей времени, расхищающих ценный строительный материал нашей жизни. Прочитайте его внимательно. Где-то среди пунктов этого списка может отыскаться и та причина, по которой вам иногда так отчаянно не хватает времени.

Поглотители времени:

1) нечеткая постановка цели;

2) отсутствие приоритетов в делах;

3) попытки слишком много сделать за один раз;

4) отсутствие представления о предстоящих задачах;

5) плохое планирование дня;

6) заваленный письменный стол;

7) интернет, компьютерные игры, чаты, форумы;

8) дорога;

9) недостаток мотивации;

10) телефонные звонки, отрывающие отдела;

11) поиски записей, адресов, телефонов;

12) недостаток кооперации;

13) незапланированные посетители;

14) неспособность сказать «нет»;

15) неполная или запоздалая информация;

16) отсутствие самодисциплины (частые перекуры, перерывы на кофе);

17) неумение довести дело до конца;

18) отвлечение на внешние факторы;

19) затяжные совещания, собрания;

20) недостаточная подготовка к беседам, переговорам, встречам;

21) телевизор, просмотр видео и DVD-фильмов;

22) болтовня на частные темы;

23) излишняя коммуникабельность;

24) чрезмерное количество деловых записей;

25) синдром откладывания;

26) желание знать все факты;

27) длительное ожидание (очереди);

28) спешка, нетерпение;

29) слишком редкое делегирование (решаю сам дела, которые могут сделать другие);

30) недостаточный контроль за делегированием;

31) нечеткая обратная связь или ее отсутствие.

Особенность поглотителей времени в том, что они различны для разных людей. У каждого есть свой индивидуальный «джентльменский» набор любимых поглотителей — таких милых и безобидных до того момента, пока мы не подсчитаем, во что обходится их содержание.

«Времени не хватает всем, даже бездельникам. Даже тем, кто забивает «козла» или часами подряд смотрит телевизор. Вместе с тем никто серьезно не учитывает расход времени. О зарплате за прошлый год мы можем сказать с точностью до рубля. Но кто может сказать, сколько часов в прошлом году он потратил на творческую работу, на чтение, а сколько часов было потеряно и почему, сколько часов «съели» телевизор, дорога?» (из статьи Генриха Альтшуллер «О системе Александра Любищева»).

Оптимизация расходов времени. Борьба с поглотителями

Рассмотрим организацию деятельности по минимизации расходов времени на примере одного из самых часто упоминаемых поглотителей — времени, затрачиваемого на дорогу. Как часто бывает обидно тратить на то, чтобы добраться до нужного места, полтора-два часа, когда решение самого вопроса, ради которого приехал, занимает от трех до пяти минут. Расходы времени несоотносимые, как бы мы себя ни убеждали в важности и необходимости этой поездки: ради трех-пяти минут результативного действия теряются безвозвратно полтора-два часа. Можно ли оптимизировать эти расходы, сделать путь из одного пункта в другой максимально полезным? Один из вариантов решения этой проблемы, позволяющий осуществить перемещение и эффективно использовать время на дорогу, строится на применении простых правил:

• тщательная подготовка к поездке;
• оптимальный выбор времени, маршрута и типа транспорта;
• наполнение дороги полезным содержанием (почитать любимую книжку или конспект лекции, послушать любимую музыку, аудиокнигу, урок английского языка и т.д.).

Следуя этим правилам, нужно помнить, что каждое ваше действие должно приносить выгоду. Для определения пользы мероприятия задайте себе два вопроса:

1) «оптимизируя время на дорогу, какую выгоду получаю именно я?»;

2) «с помощью каких инструментов я могу этого достичь?».

Ответы на эти вопросы помогут найти решение проблемы. Прежде чем начать готовиться к самой поездке, следует учесть несколько важных аспектов.

Нужно сократить до оптимума число перемещений

Определяя лучшее количество поездок, следует помнить о принципе «золотой середины»: речь идет об оптимизации, а не о минимизации перемещений. Если поездки неизбежны, в ваших силах самостоятельно определить их время, вид транспорта и маршрут передвижения. Комбинирование этих трех составляющих дает возможность выбрать наилучший на данный момент вариант. Хороший способ оптимизации расходов времени на дорогу — определить «выездные» дни. Совершать все необходимые поездки в четверг — такой принцип часто используется в компаниях, где у менеджеров есть определенные дни, на которые назначаются все разъезды.

Вот что говорит по этому поводу Андрей Блинков, один из участников ТМ-сообщества: «Когда я так поступил, то получил очень интересный результат. Необходимость в некоторых поездках вообще отпала. Остальное было сделано за три часа в пятницу вместо пяти-семи часов в обычные дни недели» (По материалам статьи Андрея Блинков «Дорога»).

Экономия времени — от двух до четырех часов. А это достаточный резерв для решения многих задач.

Нужно испытывать уверенность в том, что мероприятия, ради которых совершаются поездки, будут использованы «на все сто»

Активно применяйте следующие принципы:

• по возможности предварительно договаривайтесь о встрече по телефону;
• старайтесь решать большинство вопросов по телефону или электронной почте;
• планируйте большинство встреч в офисе, без выездов (этот подход актуален для менеджеров);
• делегируйте выездные мероприятия службам доставки, курьерским службам и т.д.;
• координируйте свои перемещения с коллегами, друзьями, родными. Принцип прост, но максимально эффективен. Согласовывайте предполагаемые поездки: если кому-то по пути, и он может решить ваш вопрос заодно со своим, поручите ему эту задачу.

Время в пути должно приносить дополнительную выгоду, не связанную с целью перемещения

Принцип «вторичной выгоды» осуществляется за счет «наполненности» времени перемещения полезными процессами, не связанными с мероприятием, ради которого совершается поездка.

«Слушать аудиокниги, музыкальные записи, кассеты с уроками английского языка, читать журнал, серьезную книгу, конспект лекций или решать кроссворды, играть в шахматы, делать исходящие звонки, проверять свои SMS». (Сергей Коваль, Юрий Холин «Боевой дзэн — искусство жить», — Ростов-на-Дону, «Феникс»).

Это — сознательное содержание. Все зависит от того, каков ваш внутренний настрой на путь: это будет отдых («прогулка»), целенаправленное движение («маршрут»), спешка («галоп») или что-то другое. Определить типичные для себя состояния в движении и возможность их использования каждый может сам, нужно лишь сфокусироваться на этом.

«Если человек способен уйти в себя на время долгой поездки, он преодолевает и пространство, и время, а если он может только пялиться в окно и зевать от скуки, он вынужден пережить каждую минуту и каждый километр пути» (Колин Уилсон).

Введите коэффициент «Польза перемещения»

Который представляет собой среднюю составляющую ответов на два вопроса: «Такая поездка действительно целесообразна именно сейчас или это прихоть момента?» и «Готов ли ты заплатить невосполнимым временем своей жизни за ту пользу, которую получишь от выездного мероприятия?». Введение и применение подобного коэффициента обеспечивают осознанный подход к проблеме, что позволяет решить ее более качественно за меньший промежуток времени. Следующий ряд советов касается использования времени так называемого вынужденного ожидания в бесконечных пробках, очередях, самолетах, поездах, метро. Ожидание — один из самых распространенных поглотителей времени, с которым можно справиться, если следовать нехитрым, но эффективно работающим правилам и рекомендациям. Некоторые из них приводит на страницах своей статьи Дмитрий Витер, делясь своим опытом борьбы с поглотителями времени:

Полезное время ожидания

«По роду занятий мне часто приходится получать многостраничные документы, обязательные для прочтения (руководства, процедуры, объявления и т.д.). Читать их на работе у меня получается плохо. Обычно я распечатываю подобные документы, скрепляю их степлером (никаких скрепок!) и кладу в портфель. Когда я попадаю в ситуацию вынужденного ожидания, я достаю из портфеля такой документ и читаю его. После прочтения документ рвется на части и выбрасывается. (Обязательным примечанием в таком случае является осторожное обращение с конфиденциальными документами.) Если вы добираетесь на работу на метро — не упустите возможность с пользой потратить эти ежедневные полтора-два часа. Конечно, ваши возможности в подземке в час пик ограничены, но удержать в руках книгу небольшого формата, заранее распечатанный документ или смартфон вполне возможно. В какой-то момент я осознал, что читаю книги практически только в метро.

Если у вас есть лэптоп, берите его с собой. Львиную долю входящей электронной почты я читаю, находясь именно в режиме ожидания. Отличным вложением средств является дополнительная батарея для лэптопа — она удвоит полезное время вашей поездки. Примером эффективного использования такого времени может служить само написание этой статьи. Она писалась в поездах. В самолетах. В метро. Первый черновик был сделан в маршрутке. Не потому, что у меня «не было времени» заняться этим в более комфортной обстановке. Мне так удобнее. Это проще, чем пытаться выделять «каждый день по часу за письменным столом», что, как правило, нереализуемо. (Эти строки я пишу в поезде «Киев-Минск». Мой попутчик, аудитор из Deloitte&Touche, тоже стучит что-то на лэптопе. Молодец!)».

Итак, любой процесс неэффективного использования времени может быть изменен с помощью создания системы определенных правил и принципов, оптимизирующих деятельность и позволяющих извлекать дополнительные резервы времени. Кроме того, подобная работа способствует более осознанному отношению к собственной жизни — вырабатывает навык, необходимый каждому успешному современному человеку: выделять неэффективные процессы и уметь их улучшать.

Вопрос 1. Правильно сформулированная цель должна соответствовать SMART-критериям, одним из которых является …

• Ответ: релевантность

Вопрос 2. Все контексты можно разделить на …

• Ответ: 4 условные группы

Вопрос 3. … – это технология, позволяющая использовать невосполнимое время жизни в соответствии со своими личными и бизнес-целями и ценностями

• Ответ: Тайм-менеджмент

Вопрос 4. Одним из шагов техники контекстного планирования является …

• Ответ: просмотр списка задач при приближении контекста

Вопрос 5. Показателем для хронометража может быть …

• Ответ: любая цель

Вопрос 6. «…» – это крупные задачи, которые невозможно решить за один раз

• Ответ: Слоны

Вопрос 7. Неверно, что … является правилом организации эффективного отдыха

• Ответ: концентрация

Вопрос 8. Стратегия достижения SMART-цели (действие в задачной ситуации) называется …

• Ответ: «воронкой шагов»

Вопрос 9. Правильно сформулированная цель должна соответствовать SMART-критериям, одним из которых является …

• Ответ: измеримость

Вопрос 10. «…» – это мелкие задачи, на решение которых не требуется много сил и времени, но которые очень неприятны и их хочется отложить

• Ответ: Лягушки

Вопрос 11. Техника хронометража помогает …

• Ответ: выявить свои типовые поглотители времени

Вопрос 12. По матрице Эйзенхауэра важные, но несрочные задачи относятся к категории …

• Ответ: B

Вопрос 13. Для создания эффективного обзора задач важен принцип …

• Ответ: материализации

Вопрос 14. …– значит, принять решение, оценив по определенным критериям, какие из поставленных задач и дел имеют первостепенное значение, какие – второстепенное

• Ответ: Расставить приоритеты

Вопрос 15. При использовании многокритериальной оценки каждый вариант оценивается …

• Ответ: по всем критериям

Вопрос 16. Правильно сформулированная цель должна соответствовать SMART-критериям, одним из которых является привязка …

• Ответ: ко времени

Вопрос 17. Неверно, что … является способом самонастройки на решение задач

• Ответ: техника хронометража

Вопрос 18. Все поглотители времени по степени контролируемости можно условно разделить на …

• Ответ: 3 группы

Вопрос 19. В истории развития отечественного тайм-менеджмента можно выделить …

• Ответ: 3 этапа

Вопрос 20. Древние греки называли поглотители времени …

• Ответ: хронофагами

Вопрос 21. Стратегия достижения надцели (действие в проблемной ситуации) называется …

• Ответ: «веером возможностей»

Вопрос 22. …– это эффективный инструмент для планирования и контроля сложно структурированных задач с конкретными сроками

• Ответ: Двухмерный график

Вопрос 23. Правильно сформулированная цель должна соответствовать SMART-критериям, одним из которых является …

• Ответ: достижимость

Вопрос 24. Неверно, что … являются группой инструментов создания обзора

• Ответ: хронокарты

Вопрос 25. Неверно, что … является одним из видов хронофагов

• Ответ: зависание

Вопрос 26. Матрица Эйзенхауэра позволяет расставить приоритеты, оценив все задачи по двум критериям – …

• Ответ: важность и срочность

Вопрос 27. … – это учет расходов личного времени путем простой письменной фиксации

• Ответ: Хронометраж

Вопрос 28. … – это удачный момент для решения задачи, удачный шанс, нелинейное время.

• Ответ: Кайрос

Вопрос 29. Подход, при котором человек действует вопреки внешним обстоятельствам, активно влияет на свою жизнь, называется…

• Ответ: проактивным

Вопрос 30. Подход, при котором человек полностью зависит от внешних обстоятельств, не влияя активно на свою жизнь, называется…

• Ответ: реактивным

Вопрос 31. Лишний шаг в алгоритме жестко-гибкого планирования: «…»

• Ответ: провести хронометраж всех задач в плане

Вопрос 32. Неэффективно организованные процессы деятельности, ведущие к потерям времени, называются …

• Ответ: поглотителями времени

Вопрос 33. «Бифштексы», получаемые в результате «нарезки слона», бывают …

• Ответ: реальными и иллюзорными

Вопрос 34. По матрице Эйзенхауэра неважные и несрочные задачи относятся к категории …

• Ответ: D

Вопрос 35. В контекстном планировании задачи, для которых время исполнения известно заранее, называются …

• Ответ: жесткими

Вопрос 36. … – это представление информации, которое позволяет увидеть всю совокупность и взаимосвязь элементов и дает возможность эффективно принимать решения

• Ответ: Обзор задач

Вопрос 37. Правильно сформулированная цель должна соответствовать SMART-критериям, одним из которых является …

• Ответ: конкретность формулировки

Вопрос 38. К гибким задачам относится задача «…»

• Ответ: Разработать регламент обработки входящих заказов
• Ответ: ?Представить информацию о росте производства самарского филиала на совете директоров
• Ответ: Позвонить ключевому клиенту, договориться о встрече

Вопрос 39. … – это инструмент целеполагания, который помогает не потерять свои цели из виду и служит напоминанием о целях.

• Ответ: Стратегическая картонка

Вопрос 40. Неверно, что … является шагом алгоритма жестко-гибкого планирования

• Ответ: отслеживание изменения показателей с помощью графика
• Ответ: выбор двух показателей для отслеживания
• Ответ: выделение из списка выполненных задач

Вопрос 41. «Бифштексы», получаемые в результате «нарезки слона», должны соответствовать …

• Ответ: SMART-критериям

Вопрос 42. При определении приоритетов с помощью матрицы Эйзенхауэра все задачи делятся на …

• Ответ: 4 категории

Без КММ уровень текучки будет значительно выше, мотивации – ниже, а привлечь на работу хороших МпП станет тяжелее.

I. С чего начинать

Начинать надо с двух шагов. Причем оба шага должен сделать директор по продажам или сотрудник, выполняющий его функции.

Во-первых, необходимо определить цели отдела продаж компании на год. Я имею в виду годовой объем продаж (квоту). Объем надо разбить по всем возможным сечениям (время, регионы, клиенты, отрасли, департаменты, в итоге – продавцы, матрица Ансоффа и т. д.). Впоследствии для каждого продавца определяются свои цифры. Сумма индивидуальных планов продавцов должна в среднем на 10 % превышать сумму отдела (департамента), в который продавцы входят. В свою очередь, сумма всех отделов (департаментов) должна быть на 10 % больше, чем годовой план продаж всей компании. Правило 10 % – условное. В одних отраслях планирование более четкое и предсказуемое, чем в других. Если все определяет производство, то и погрешность диктуется им. Общее правило простое: планировать надо не хуже конкурентов. Иными словами, если для вашего бизнеса вообще характерна непредсказуемость, то стремиться надо к практически достижимой границе погрешности. О том, как планировать годовой объем продаж, подробно рассказано в моей книге «Прогноз продаж» (М.: Манн, Иванов и Фербер, 2010).

Конец ознакомительного фрагмента. Полный текст доступен на www.litres.ru

Личная эффективность – главный секрет успеха во всех делах, а она зависит, в том числе, от умения правильно распределять временные ресурсы. Управление временем поддается научному изучению и планированию. Существуют особые техники, которые позволят правильно распределить время, чтобы его хватало на все.

Понятие тайм-менеджмента

Человек при рождении получает уникальный, невосполнимый ресурс – время. От того, как он им распорядится, зависит зачастую успех человека в делах, его результативность. Управление временем, или тайм-менеджмент, – это многоступенчатый процесс, включающий навыки планирования, анализа и организацию процессов.

Идея управления временем совсем не нова, еще в первые годы нашей эры римский философ Сенека писал о том, что время требует особого отношения, и сформулировал первые правила тайм-менеджмента: нужно вести дневник-учет времени, нужно оценивать, насколько полезно проведено время и как насыщен был временной отрезок событиями. Позже философы не раз размышляли о том, как удержать утекающее время, выдвигали теории и изобретали методы его экономии и рационального расходования.

Но научный подход к управлению этим ресурсом появляется только на рубеже 19 и 20 веков. Фредерик Тейлор, американский инженер, предложил концепцию управления временем работников и связал этот процесс с мотивацией и целеполаганием. Русские ученые в начале 20 века создали целое направление, называемое «научной организацией труда» и заложившее серьезный фундамент для современной теории управления временем. Термин «тайм-менеджмент» появляется только в 70-х годах 20 века, и к началу 21 века эта отрасль превратилась в одну из самых важных и проработанных частей менеджмента.

Виды времени

Для того чтобы чем-то управлять, нужно понять суть объекта. Время — специфический объект менеджмента, чтобы его грамотно расходовать, стоит разделить его на виды. Первая классификация базируется на понятиях работа и отдых, в этом случае время делится на рабочее и досуговое, или свободное. Управление временами года позволяет выделять такие виды, как сезонное время: высокий и низкий сезон расходования времени.

Также можно классифицировать временной ресурс в зависимости от деятельности, которой оно посвящено, тогда выделяется рабочее, личное и общественное время. Рабочее тратится на выполнение служебных обязанностей, планирование, личное включает отдых, образование, развлечения, а общественное тратится на семью, друзей, установление различных коммуникаций. Когда речь идет о планировании, то обычно в расчет берется рабочее время, хотя, безусловно, необходимо полученные навыки экономного расходования времени применять ко всем его видам.

Функции тайм-менеджмента

Любой менеджмент выполняет главную функцию – это рациональное использование ресурсов. Функции управления временем заключаются в планировании, распределении и расходовании этого невозобновляемого ресурса. Тайм-менеджмент необходим для того, чтобы наиболее эффективно использовать имеющийся запас времени, что напрямую отражается на результативности продуктивности человека или сотрудника. Главные функции тайм-менеджмента – это планирование использования времени, организация процессов по использованию времени, контроль за соблюдением принципов и фиксация расходов времени.

Преимущества применения тайм-менеджмента

Управление временем дает целый ряд положительных результатов. Чтобы достичь успеха в любой деятельности, нужно научиться правильно расходовать свое время. Человек, освоивший технологии тайм-менеджмента, получает такие преимущества:

• быстрее и чаще достигает поставленных целей;
• сам создает обстоятельства своей жизни и может их контролировать;
• способен достичь любой цели и успеха в любой деятельности;
• меньше испытывает нервных переживаний, так как в его жизни нет места суете и спешке;
• имеет достаточно времени для самообразования и духовного развития;
• имеет план действий на каждый день, становится более дисциплинированным и собранным;
• больше отдыхает и поэтому чувствует себя бодрым и здоровым, имеет больше возможностей для общения с друзьями и близкими, на занятия хобби;
• более результативен в работе;
• в конечном итоге человек более уверен в себе и счастлив.

Структура процесса управления временем

Система управления временем включает в себя несколько основных процессов:

• анализ — для того чтобы куда-то двигаться, нужно знать, чего хочешь и какими ресурсами обладаешь;
• стратегическое планирование;
• формулировка целей;
• тактическое и оперативное планирование;
• достижение цели;
• контроль расходования ресурсов и достижения цели.

Есть и другие подходы к определению структуры тайм-менеджмента, в нем выделяют 4 области формирования знаний, навыков и привычек, к ним относятся:

• целеполагание, освоение техники постановки целей;
• умение распределять приоритеты;
• умение пользоваться инструментами планирования и грамотное их применение;
• выработка, закрепление и применение навыков рационального использования времени.

Виды управления временем

Как и любой менеджмент, основное управление временем можно разделить на стратегическое и оперативное планирование. Также можно разделить на виды управление этим ресурсом по срокам: долгосрочное и краткосрочное, которое, по сути, дублирует первую классификацию.

Стратегическое планирование связано с достижением долгосрочных, глобальных целей, при этом время распределяется на год и более. Оно связано с прогнозированием, основывается на глубоком анализе ситуации.

Текущее управление временем связано с достижением целей в небольшой перспективе: от месяца до полугода. Оно встроено в стратегический план, но охватывает лишь ближайшую его часть.

Оперативное распределение времени связано с составлением планов на неделю и на день. Тактическое распределение ресурсов связано с реальной, текущей ситуацией, в которую обстоятельства могут вносить коррекцию.

Общие принципы управления временем

Процессы управления временем базируются на главных принципах, к ним относятся:

• Правильная постановка цели. От этого зависит ее достижимость и мотивация к ее достижению. Существуют различные техники постановки целей, наиболее известной и эффективной является модель SMART.
• Мотивация. Экономия времени должна быть осознанной и связанной с удовлетворением каких-то важных потребностей, иначе успеха от тайм-менеджмента ждать не приходится.
• Экономия. Управление временем необходимо для того, чтобы снять или снизить временной дефицит, повысить результативность за те же отрезки времени.

Методы тайм-менеджмента

Сегодня известны различные стратегии и техники по распределению и использованию времени. Самые известные методы управления временем следующие:

— Матрица Эйзенхауэра. Этот метод заключается в заполнении матрицы по 4 характеристикам: важно-неважно, срочно-несрочно. Все дела на планируемый период оцениваются по этой шкале и ранжируются для выполнения. В первую очередь выполняются срочные и важные дела, менее срочные и важные дела откладываются на вторую очередь, главное — не затягивать их выполнение, чтобы они не перешли в первую категорию. Срочные и менее важные дела по возможности нужно делегировать подчиненным, несрочные и неважные дела не должны накапливаться, поэтому их стоит перепоручать или совсем не выполнять и исключать из планов.

— Пирамида Б. Франклина. Эта основательная модель требует в первый раз основательной подготовки, а затем ею легко пользоваться. Основанием пирамиды являются глобальные цели и жизненные ценности человека. Второй уровень — долгосрочные цели на 10-20 лет. Третий – стратегический план, решения о способах достижения глобальных целей. Далее – план на ближайший год, затем краткосрочный план. Наверху – план на день. Такую пирамиду нужно периодически подвергать ревизии и обновлению.

Существуют и другие техники управления временем, но все они базируются на умении отделять важное от неважного, навыках постановки правильных и достижимых целей и на мотивации к экономии времени.

Управление рабочим временем: основные приемы и правила

Рациональное распределение рабочего времени – это важнейшая задача для людей, стремящихся к повышению своей эффективности. Методы управления временем, менеджмент направлены на то, чтобы ликвидировать дефицит рабочего времени. Поэтому чрезвычайно важно планировать рабочий день, исходя из следующих принципов:

• нужно обеспечить возможность фиксировать время, затрачиваемое на различные операции;
• при составлении плана нужно 60 % времени отвести на плановые работы, 20 % — на непредвиденные дела, 20 % — на спонтанные задачи;
• нужно выявить «поглотителей времени» и максимально устранить их;
• нужно ранжировать рабочие задачи по срочности и важности;
• планирование времени должно быть систематическим, последовательным, обоснованным.

Для управления временем в организации часто применяется метод АВС, он позволяет классифицировать ресурсы компании по степени значимости. Он строится на трех принципах:

• наиболее важные дела выполняются руководителем, на их выполнение он тратит 15 % своего времени;
• задачи средней важности делегируются менеджерам, им отводится 20 % рабочего времени;
• менее важные задачи делегируются исполнителям, которые тратят 65 % своего времени.

Тайм-менеджмент в организации

Управление временем в компании – это способ сэкономить до 30 % рабочего времени специалиста. Поэтому необходимо уделять этому должное внимание. Управление временем в организации ложится на плечи менеджеров, которые составляют оперативные и среднесрочные планы работы для исполнителей. Сегодня есть немало компьютерных программ, которые позволяют планировать рабочее время сотрудников, а также контролировать выполнение задач и затрачиваемое время. Например, Toggl, Битрикс «Команда» и «Проект». Существует три основных стратегии тайм-менеджмента организации:

• Ускорение. Необходимо максимально уменьшить затрачиваемое время на выполнение типичных, особенно повторяющихся операций.
• Накопление. Следует выявить резервы и приоритеты на каждом производственном этапе, сформировать резерв времени для выполнения непредвиденных заданий.
• Упорядочение. Необходимо внедрять эффективные системы планирования и контроля расходования времени.

Управление свободным временем

У любого человека всегда ощущается недостаток свободного времени, и его нужно так же тщательно планировать, как и рабочее. Для этого нужно научиться строго отделять работу от отдыха, чтобы было время восстановить работоспособность. Во время отпуска нужно ограничить себя от звонков и сообщений по работе, чтобы полноценно отдохнуть. Бытовые работы нужно научиться организовывать с максимальной экономией времени. Нужно сформировать навык выявления самых важных задач, чтобы хватало времени не только на расслабление, но и на саморазвитие. Также следует научиться отказываться от мелких рутинных, никому не нужных дел, оставляя максимум времени для достижения приоритетных целей.

Тайм-менеджмент

4 комментария

Тайм-менеджмент — способ управления временем. Освоив все правила тайм-менеджмента вы сможете правильно использовать свое время, а не тратить его в пустую.

Так вы сможете увеличить продуктивность.

Структура тайм-менеджмента

Чтобы управлять временем, вы должны:

• ставить перед собой цели;
• согласно целям правильно планировать и распределять время;
• делегировать задачи и управлять ресурсами;
• анализировать потраченное время;
• фиксировать время;
• ставить приоритеты;
• составлять списки.

Тайм-менеджмент является неотъемлемой частью любого проекта. Время — это определяющий фактор для реализации вашего дела.

В управлении временем есть определенная структура. Она состоит из:

• разбора, разложения своих действий;
• разработки и составления действий для достижения целей;
• определения главной цели;
• планирования и расстановки приоритетов;
• реализации всех процессов;
• контроля своих достижений.

Если вы управляете временными ресурсами, делаете это эффективно, то вы можете легко распределять не только рабочее время, но свое личное. А это основная и неотъемлемая часть жизни человека.

Если применять тайм-менеджмент в повседневной жизни, то вы сможете планировать выходные и сделать себе отпуск.

В совокупности все улучшает эмоциональное, психическое и физическое состояние. Помогает не создавать иллюзию постоянной работы и уметь успевать делать в жизни все, чтобы ощущать ее вкус, видеть перед собой главные цели. Если только одна работа — это скучно и сильно истощает жизненные ресурсы.

Правила успешного тайм-менеджмента

Есть список правил, который поможет управлять временем. Давайте их рассмотрим.

1. Представляем, что это наш последний день. Звучит плохо, но попытаемся. Расслабьтесь и подумайте, чтобы бы вы сделали в свой последний день. Все что вам приходит в голову запишите на листочке, а проснувшись с утра делайте все по плану. Это будет не только полезно, но интересно.
2. Планируйте. Заведите тетрадку и составьте план на три дня. Делайте только то, что вы запланируете. Вы и не заметите, как у вас появится время на семью или личные дела. Работая так, делаете день продуктивным и полезным. Можно планировать на день. Сядьте вечером, напишите план, если с утра у вас появится задание, вставьте его в список. Каждую задачу вычеркивайте, это позволяет больше к ним не возвращаться.
3. Управляйте информацией. Если научитесь разделять информацию на нужную и бесполезную, сэкономите время и не будете забивать голову плохими мыслями и делами.
4. Исключите занятия, которые «пожирают” время. В маркетинге это важно. Выпишите все занятия, которые забирают время и не позволяют постоянно работать над увеличением клиентов или прибыли. Работая, постарайтесь не отвлекаться на телевизор, компьютер. Научившись избегать «пожирателей” вы станете хозяином времени.
5. Сосредоточенность. Занимайтесь выполнением задания до тех пор пока не закончите его. Важно концентрировать внимание на одной работе, а не распространяться на иные. Не приступайте к выполнению задания пока не закончите старое.
6. Расставляем приоритеты. Вы должны расставить все по местам. Приступать сначала к важной работе, потом переходить к второстепенным задачам. Ведь времени больше уходит на решение основных задач.
7. Порядок на рабочем месте. Создайте уютное рабочее место. Уберите бумаги в папки, ручки в пенал, наведите порядок вокруг. Если деятельность связана с документами или бумагами, то обязательно их храните. Проведенные эксперименты доказали, что 35 % времени уходит на поиск документа.
8. Учимся говорить «нет» ненужным делам. Такие занятия забирают время, не приносят пользы.
9. Составляем режим работы. Понаблюдайте за собой, определите время, когда вы активны. В этот период выполняйте важные дела. По результатам экспериментов составьте режим активности в течение дня. У большинства — это утро и первая половина дня, к вечеру уже все устают.
10. Выходной. Если есть возможность отдохнуть, пользуйтесь моментом. Отдых — залог успеха в работе.

Принудительная эффективность в тайм-менеджменте

В тайм-менеджменте есть правило — сосредоточенность и целенаправленность. Называют его принудительной эффективностью, а начинайте работу с главного.

Отвлекаясь на второстепенные задания, тратится зря время, не совершайте ошибок в тайм-менеджменте.

Принудительная эффективность гласит — человеку не хватает времени решить проблемы, но есть время решить основную. Проанализируйте работу, которая будет выгодной и результативной.

Маркетологи разделили работу на четыре группы:

• важная и срочная;
• важная, но не срочная;
• срочная, но не важная;
• не важная и не срочная.

Разделение имеет название «Метод Эйзенхауэра” и подразумевает действия:

1. Сначала работать над срочными и важными делами. Если вы попробуете отложить их, то можете создать кучу проблем.
2. Важная, но не срочная работа может быть отложена, но не исключено, что эти дела будут долго находится в этом статусе. Как показывает практика, важная, но не срочная работа потом превращается в важную и срочную. Поэтому, если вы решили отложить ее на некоторое время, то оцените его запас.
3. Такое понятие, как срочная, но неважная работа считается не результативной. Она занимает немало времени, но не приносит пользы. От таких дел лучше отказываться или быстро решать.
4. Неважная работа занимает время. Зачем заниматься такими делами? Можете вычеркивать их из планов.

Ошибочные мнения по поводу тайм-менеджмента

Люди, не разобравшись в тайм-менеджменте, делают неправильные выводы.

Склонны утверждать, что никто не может управлять временем. Невозможно управлять временем, но можно управлять действиями, которые отразятся на времени. Если к работе подходить прагматично и обдуманно, то вы не заметите, как у вас появится больше времени.

Если заметите, то все известные личности, всегда работают по составленному плану. Так они успевают попасть на деловые переговоры, побывать на мероприятиях, провести время с пользой для себя.

Ошибкой считается утверждение, что тайм-менеджмент заставляет людей работать интенсивнее. Результативность действий зависит от отдыха.

Если работать и не отдыхать, то работа перестанет быть качественной. Длительная работа снижает продуктивность организма. Действовать по правилам тайм-менеджмента — не значит работать больше, это значит научиться искать время для отдыха.

Еще ошибочным мнением считается, что тайм-менеджмент делает из человека робота, который делает все строго по расписанию. Управляя временем не ограничиваете свободу, а создаете ее. Тайм-менеджмент создан не только для важных людей, это касается всех.

Если вы спланируете и распределите ресурсы, то быстрее дойдете к цели.

Анализ проведенной работы

Важно анализировать то, что вы сделали. Это поможет определить, что вы сделали правильно, а на что не стоило обращать внимание вовсе.

В маркетинге работает методика «Пять пальцев”.

1. Большой палец отвечает за самочувствие. Каждый день должен сказываться на здоровье.
2. Указательный — взаимопомощь. Надо делать что-то не для себя, но для родных, близких и друзей.
3. Средний — психоэмоциональное состояние. Нормальное эмоциональное состояние положительно сказывается на продуктивности и результативности работы.
4. Безымянный — приближение к цели. У каждого человека есть своя главная цель, каждый день необходимо делать даже какие-нибудь минимальные действия, чтобы к ней приблизиться.
5. Мизинец — новая информация и мысли.

Тайм-менеджмент состоит из комплекса методик, которые позволяют понимать, ценить и управлять временем.

Выбирайте для себя эффективный метод, чтобы успевать делать важные дела за рабочее время, а потом больше отдыхать с семьей. Если вам понравилась статья, то поделитесь ею с друзьями и переходите на другие статьи Редачим.

1