Управление временем
Глеб Архангельский, Марианна Лукашенко, Татьяна Телегина, Сергей Бехтерев, «Тайм-менеджмент. Полный курс» — М.: «Альпина Паблишер», 2013
Время — основной ресурс каждого человека, от того, как мы относимся к каждому часу и минуте своей жизни, во многом зависит наша судьба. Тайм-менеджмент, или наука управления временем, предлагает всевозможные техники и приемы, позволяющие беречь драгоценное время, распределять его более рационально и благодаря этому быстрее достигать своих целей. В книге описаны способы эффективного планирования времени на личном, командном и корпоративном уровнях, а также методы и правила достижения личной эффективности путем самомотивации и расстановки приоритетов. Вы сможете изучить суть, задачи техник тайм-менеджмента, чтобы затем применять их на практике.
Содержание
- Поглотители времени. Способы минимизации неэффективных расходов времени
- Оптимизация расходов времени. Борьба с поглотителями
- Полезное время ожидания
- Понятие тайм-менеджмента
- Виды времени
- Функции тайм-менеджмента
- Преимущества применения тайм-менеджмента
- Структура процесса управления временем
- Виды управления временем
- Общие принципы управления временем
- Методы тайм-менеджмента
- Управление рабочим временем: основные приемы и правила
- Тайм-менеджмент в организации
- Управление свободным временем
- Структура тайм-менеджмента
- Правила успешного тайм-менеджмента
- Принудительная эффективность в тайм-менеджменте
- Ошибочные мнения по поводу тайм-менеджмента
- Анализ проведенной работы
Поглотители времени. Способы минимизации неэффективных расходов времени
В процессе работы человек часто отвлекается от основного занятия на другие дела. Таким образом, происходит поглощение времени. Менеджера, работающего в офисе, отрывают от дела в среднем один раз в восемь минут. Из-за этого только на мелкие отвлечения уходит до двух часов в день. Только представьте: два часа в день пропадают безвозвратно! А сколько бесценного времени тратится на просмотр электронной почты, телефонные звонки, обсуждение разных вопросов? Все эти факторы могут быть отнесены к поглотителям времени.
Однако при объединении работы в блоке происходит минимизация переключений исполнителя, за счет чего высвобождается дополнительный ресурс времени.
Растраты времени выражаются в самой разнообразной форме. Работа систематически не начинается вовремя. Рабочие уходят со службы до гудка. Назначенные собрания и совещания открываются на час-полтора позже срока. Мы наблюдаем бесконечные ожидания, бездейственные, раздражающие…
Часть этих растрат времени объясняется тем, что все происходит не вовремя: опоздал служащий, не пришел к сроку докладчик, задержался кассир… Чаще всего растрата времени в очередях и ожиданиях зависит от неправильности самой системы. Здесь борьба за время сталкивается с основными организационными проблемами.
- Докладчик опоздал, потому что на него возложено множество различных заданий, — беда в совместительстве.
- Очереди в финотделе объясняются неправильной системой распределения работы.
- Невозможность добиться быстрой справки связана с доисторическим хаосом нашего делопроизводства, ценящего не суть дела, а лишь исходящий номер.
Поглотители времени – неэффективно организованные процессы, ведущие к его потерям
Человек может принимать в этих процессах активное или пассивное участие. Вот примерный список поглотителей времени, расхищающих ценный строительный материал нашей жизни. Прочитайте его внимательно. Где-то среди пунктов этого списка может отыскаться и та причина, по которой вам иногда так отчаянно не хватает времени.
Поглотители времени:
1) нечеткая постановка цели;
2) отсутствие приоритетов в делах;
3) попытки слишком много сделать за один раз;
4) отсутствие представления о предстоящих задачах;
5) плохое планирование дня;
6) заваленный письменный стол;
7) интернет, компьютерные игры, чаты, форумы;
8) дорога;
9) недостаток мотивации;
10) телефонные звонки, отрывающие отдела;
11) поиски записей, адресов, телефонов;
12) недостаток кооперации;
13) незапланированные посетители;
14) неспособность сказать «нет»;
15) неполная или запоздалая информация;
16) отсутствие самодисциплины (частые перекуры, перерывы на кофе);
17) неумение довести дело до конца;
18) отвлечение на внешние факторы;
19) затяжные совещания, собрания;
20) недостаточная подготовка к беседам, переговорам, встречам;
21) телевизор, просмотр видео и DVD-фильмов;
22) болтовня на частные темы;
23) излишняя коммуникабельность;
24) чрезмерное количество деловых записей;
25) синдром откладывания;
26) желание знать все факты;
27) длительное ожидание (очереди);
28) спешка, нетерпение;
29) слишком редкое делегирование (решаю сам дела, которые могут сделать другие);
30) недостаточный контроль за делегированием;
31) нечеткая обратная связь или ее отсутствие.
Особенность поглотителей времени в том, что они различны для разных людей. У каждого есть свой индивидуальный «джентльменский» набор любимых поглотителей — таких милых и безобидных до того момента, пока мы не подсчитаем, во что обходится их содержание.
«Времени не хватает всем, даже бездельникам. Даже тем, кто забивает «козла» или часами подряд смотрит телевизор. Вместе с тем никто серьезно не учитывает расход времени. О зарплате за прошлый год мы можем сказать с точностью до рубля. Но кто может сказать, сколько часов в прошлом году он потратил на творческую работу, на чтение, а сколько часов было потеряно и почему, сколько часов «съели» телевизор, дорога?» (из статьи Генриха Альтшуллер «О системе Александра Любищева»).
Оптимизация расходов времени. Борьба с поглотителями
Рассмотрим организацию деятельности по минимизации расходов времени на примере одного из самых часто упоминаемых поглотителей — времени, затрачиваемого на дорогу. Как часто бывает обидно тратить на то, чтобы добраться до нужного места, полтора-два часа, когда решение самого вопроса, ради которого приехал, занимает от трех до пяти минут. Расходы времени несоотносимые, как бы мы себя ни убеждали в важности и необходимости этой поездки: ради трех-пяти минут результативного действия теряются безвозвратно полтора-два часа. Можно ли оптимизировать эти расходы, сделать путь из одного пункта в другой максимально полезным? Один из вариантов решения этой проблемы, позволяющий осуществить перемещение и эффективно использовать время на дорогу, строится на применении простых правил:
- тщательная подготовка к поездке;
- оптимальный выбор времени, маршрута и типа транспорта;
- наполнение дороги полезным содержанием (почитать любимую книжку или конспект лекции, послушать любимую музыку, аудиокнигу, урок английского языка и т.д.).
Следуя этим правилам, нужно помнить, что каждое ваше действие должно приносить выгоду. Для определения пользы мероприятия задайте себе два вопроса:
1) «оптимизируя время на дорогу, какую выгоду получаю именно я?»;
2) «с помощью каких инструментов я могу этого достичь?».
Ответы на эти вопросы помогут найти решение проблемы. Прежде чем начать готовиться к самой поездке, следует учесть несколько важных аспектов.
Нужно сократить до оптимума число перемещений
Определяя лучшее количество поездок, следует помнить о принципе «золотой середины»: речь идет об оптимизации, а не о минимизации перемещений. Если поездки неизбежны, в ваших силах самостоятельно определить их время, вид транспорта и маршрут передвижения. Комбинирование этих трех составляющих дает возможность выбрать наилучший на данный момент вариант. Хороший способ оптимизации расходов времени на дорогу — определить «выездные» дни. Совершать все необходимые поездки в четверг — такой принцип часто используется в компаниях, где у менеджеров есть определенные дни, на которые назначаются все разъезды.
Вот что говорит по этому поводу Андрей Блинков, один из участников ТМ-сообщества: «Когда я так поступил, то получил очень интересный результат. Необходимость в некоторых поездках вообще отпала. Остальное было сделано за три часа в пятницу вместо пяти-семи часов в обычные дни недели» (По материалам статьи Андрея Блинков «Дорога»).
Экономия времени — от двух до четырех часов. А это достаточный резерв для решения многих задач.
Нужно испытывать уверенность в том, что мероприятия, ради которых совершаются поездки, будут использованы «на все сто»
Активно применяйте следующие принципы:
- по возможности предварительно договаривайтесь о встрече по телефону;
- старайтесь решать большинство вопросов по телефону или электронной почте;
- планируйте большинство встреч в офисе, без выездов (этот подход актуален для менеджеров);
- делегируйте выездные мероприятия службам доставки, курьерским службам и т.д.;
- координируйте свои перемещения с коллегами, друзьями, родными. Принцип прост, но максимально эффективен. Согласовывайте предполагаемые поездки: если кому-то по пути, и он может решить ваш вопрос заодно со своим, поручите ему эту задачу.
Время в пути должно приносить дополнительную выгоду, не связанную с целью перемещения
Принцип «вторичной выгоды» осуществляется за счет «наполненности» времени перемещения полезными процессами, не связанными с мероприятием, ради которого совершается поездка.
«Слушать аудиокниги, музыкальные записи, кассеты с уроками английского языка, читать журнал, серьезную книгу, конспект лекций или решать кроссворды, играть в шахматы, делать исходящие звонки, проверять свои SMS». (Сергей Коваль, Юрий Холин «Боевой дзэн — искусство жить», — Ростов-на-Дону, «Феникс»).
Это — сознательное содержание. Все зависит от того, каков ваш внутренний настрой на путь: это будет отдых («прогулка»), целенаправленное движение («маршрут»), спешка («галоп») или что-то другое. Определить типичные для себя состояния в движении и возможность их использования каждый может сам, нужно лишь сфокусироваться на этом.
«Если человек способен уйти в себя на время долгой поездки, он преодолевает и пространство, и время, а если он может только пялиться в окно и зевать от скуки, он вынужден пережить каждую минуту и каждый километр пути» (Колин Уилсон).
Введите коэффициент «Польза перемещения»
Который представляет собой среднюю составляющую ответов на два вопроса: «Такая поездка действительно целесообразна именно сейчас или это прихоть момента?» и «Готов ли ты заплатить невосполнимым временем своей жизни за ту пользу, которую получишь от выездного мероприятия?». Введение и применение подобного коэффициента обеспечивают осознанный подход к проблеме, что позволяет решить ее более качественно за меньший промежуток времени. Следующий ряд советов касается использования времени так называемого вынужденного ожидания в бесконечных пробках, очередях, самолетах, поездах, метро. Ожидание — один из самых распространенных поглотителей времени, с которым можно справиться, если следовать нехитрым, но эффективно работающим правилам и рекомендациям. Некоторые из них приводит на страницах своей статьи Дмитрий Витер, делясь своим опытом борьбы с поглотителями времени:
Полезное время ожидания
«По роду занятий мне часто приходится получать многостраничные документы, обязательные для прочтения (руководства, процедуры, объявления и т.д.). Читать их на работе у меня получается плохо. Обычно я распечатываю подобные документы, скрепляю их степлером (никаких скрепок!) и кладу в портфель. Когда я попадаю в ситуацию вынужденного ожидания, я достаю из портфеля такой документ и читаю его. После прочтения документ рвется на части и выбрасывается. (Обязательным примечанием в таком случае является осторожное обращение с конфиденциальными документами.) Если вы добираетесь на работу на метро — не упустите возможность с пользой потратить эти ежедневные полтора-два часа. Конечно, ваши возможности в подземке в час пик ограничены, но удержать в руках книгу небольшого формата, заранее распечатанный документ или смартфон вполне возможно. В какой-то момент я осознал, что читаю книги практически только в метро.
Если у вас есть лэптоп, берите его с собой. Львиную долю входящей электронной почты я читаю, находясь именно в режиме ожидания. Отличным вложением средств является дополнительная батарея для лэптопа — она удвоит полезное время вашей поездки. Примером эффективного использования такого времени может служить само написание этой статьи. Она писалась в поездах. В самолетах. В метро. Первый черновик был сделан в маршрутке. Не потому, что у меня «не было времени» заняться этим в более комфортной обстановке. Мне так удобнее. Это проще, чем пытаться выделять «каждый день по часу за письменным столом», что, как правило, нереализуемо. (Эти строки я пишу в поезде «Киев-Минск». Мой попутчик, аудитор из Deloitte&Touche, тоже стучит что-то на лэптопе. Молодец!)».
Итак, любой процесс неэффективного использования времени может быть изменен с помощью создания системы определенных правил и принципов, оптимизирующих деятельность и позволяющих извлекать дополнительные резервы времени. Кроме того, подобная работа способствует более осознанному отношению к собственной жизни — вырабатывает навык, необходимый каждому успешному современному человеку: выделять неэффективные процессы и уметь их улучшать.
Вопрос 1. Правильно сформулированная цель должна соответствовать SMART-критериям, одним из которых является …
- Ответ: релевантность
Вопрос 2. Все контексты можно разделить на …
- Ответ: 4 условные группы
Вопрос 3. … – это технология, позволяющая использовать невосполнимое время жизни в соответствии со своими личными и бизнес-целями и ценностями
- Ответ: Тайм-менеджмент
Вопрос 4. Одним из шагов техники контекстного планирования является …
- Ответ: просмотр списка задач при приближении контекста
Вопрос 5. Показателем для хронометража может быть …
- Ответ: любая цель
Вопрос 6. «…» – это крупные задачи, которые невозможно решить за один раз
- Ответ: Слоны
Вопрос 7. Неверно, что … является правилом организации эффективного отдыха
- Ответ: концентрация
Вопрос 8. Стратегия достижения SMART-цели (действие в задачной ситуации) называется …
- Ответ: «воронкой шагов»
Вопрос 9. Правильно сформулированная цель должна соответствовать SMART-критериям, одним из которых является …
- Ответ: измеримость
Вопрос 10. «…» – это мелкие задачи, на решение которых не требуется много сил и времени, но которые очень неприятны и их хочется отложить
- Ответ: Лягушки
Вопрос 11. Техника хронометража помогает …
- Ответ: выявить свои типовые поглотители времени
Вопрос 12. По матрице Эйзенхауэра важные, но несрочные задачи относятся к категории …
- Ответ: B
Вопрос 13. Для создания эффективного обзора задач важен принцип …
- Ответ: материализации
Вопрос 14. …– значит, принять решение, оценив по определенным критериям, какие из поставленных задач и дел имеют первостепенное значение, какие – второстепенное
- Ответ: Расставить приоритеты
Вопрос 15. При использовании многокритериальной оценки каждый вариант оценивается …
- Ответ: по всем критериям
Вопрос 16. Правильно сформулированная цель должна соответствовать SMART-критериям, одним из которых является привязка …
- Ответ: ко времени
Вопрос 17. Неверно, что … является способом самонастройки на решение задач
- Ответ: техника хронометража
Вопрос 18. Все поглотители времени по степени контролируемости можно условно разделить на …
- Ответ: 3 группы
Вопрос 19. В истории развития отечественного тайм-менеджмента можно выделить …
- Ответ: 3 этапа
Вопрос 20. Древние греки называли поглотители времени …
- Ответ: хронофагами
Вопрос 21. Стратегия достижения надцели (действие в проблемной ситуации) называется …
- Ответ: «веером возможностей»
Вопрос 22. …– это эффективный инструмент для планирования и контроля сложно структурированных задач с конкретными сроками
- Ответ: Двухмерный график
Вопрос 23. Правильно сформулированная цель должна соответствовать SMART-критериям, одним из которых является …
- Ответ: достижимость
Вопрос 24. Неверно, что … являются группой инструментов создания обзора
- Ответ: хронокарты
Вопрос 25. Неверно, что … является одним из видов хронофагов
- Ответ: зависание
Вопрос 26. Матрица Эйзенхауэра позволяет расставить приоритеты, оценив все задачи по двум критериям – …
- Ответ: важность и срочность
Вопрос 27. … – это учет расходов личного времени путем простой письменной фиксации
- Ответ: Хронометраж
Вопрос 28. … – это удачный момент для решения задачи, удачный шанс, нелинейное время.
- Ответ: Кайрос
Вопрос 29. Подход, при котором человек действует вопреки внешним обстоятельствам, активно влияет на свою жизнь, называется…
- Ответ: проактивным
Вопрос 30. Подход, при котором человек полностью зависит от внешних обстоятельств, не влияя активно на свою жизнь, называется…
- Ответ: реактивным
Вопрос 31. Лишний шаг в алгоритме жестко-гибкого планирования: «…»
- Ответ: провести хронометраж всех задач в плане
Вопрос 32. Неэффективно организованные процессы деятельности, ведущие к потерям времени, называются …
- Ответ: поглотителями времени
Вопрос 33. «Бифштексы», получаемые в результате «нарезки слона», бывают …
- Ответ: реальными и иллюзорными
Вопрос 34. По матрице Эйзенхауэра неважные и несрочные задачи относятся к категории …
- Ответ: D
Вопрос 35. В контекстном планировании задачи, для которых время исполнения известно заранее, называются …
- Ответ: жесткими
Вопрос 36. … – это представление информации, которое позволяет увидеть всю совокупность и взаимосвязь элементов и дает возможность эффективно принимать решения
- Ответ: Обзор задач
Вопрос 37. Правильно сформулированная цель должна соответствовать SMART-критериям, одним из которых является …
- Ответ: конкретность формулировки
Вопрос 38. К гибким задачам относится задача «…»
- Ответ: Разработать регламент обработки входящих заказов
- Ответ: ?Представить информацию о росте производства самарского филиала на совете директоров
- Ответ: Позвонить ключевому клиенту, договориться о встрече
Вопрос 39. … – это инструмент целеполагания, который помогает не потерять свои цели из виду и служит напоминанием о целях.
- Ответ: Стратегическая картонка
Вопрос 40. Неверно, что … является шагом алгоритма жестко-гибкого планирования
- Ответ: отслеживание изменения показателей с помощью графика
- Ответ: выбор двух показателей для отслеживания
- Ответ: выделение из списка выполненных задач
Вопрос 41. «Бифштексы», получаемые в результате «нарезки слона», должны соответствовать …
- Ответ: SMART-критериям
Вопрос 42. При определении приоритетов с помощью матрицы Эйзенхауэра все задачи делятся на …
- Ответ: 4 категории
Без КММ уровень текучки будет значительно выше, мотивации – ниже, а привлечь на работу хороших МпП станет тяжелее.
I. С чего начинать
Начинать надо с двух шагов. Причем оба шага должен сделать директор по продажам или сотрудник, выполняющий его функции.
Во-первых, необходимо определить цели отдела продаж компании на год. Я имею в виду годовой объем продаж (квоту). Объем надо разбить по всем возможным сечениям (время, регионы, клиенты, отрасли, департаменты, в итоге – продавцы, матрица Ансоффа и т. д.). Впоследствии для каждого продавца определяются свои цифры. Сумма индивидуальных планов продавцов должна в среднем на 10 % превышать сумму отдела (департамента), в который продавцы входят. В свою очередь, сумма всех отделов (департаментов) должна быть на 10 % больше, чем годовой план продаж всей компании. Правило 10 % – условное. В одних отраслях планирование более четкое и предсказуемое, чем в других. Если все определяет производство, то и погрешность диктуется им. Общее правило простое: планировать надо не хуже конкурентов. Иными словами, если для вашего бизнеса вообще характерна непредсказуемость, то стремиться надо к практически достижимой границе погрешности. О том, как планировать годовой объем продаж, подробно рассказано в моей книге «Прогноз продаж» (М.: Манн, Иванов и Фербер, 2010).
Конец ознакомительного фрагмента. Полный текст доступен на www.litres.ru
Личная эффективность – главный секрет успеха во всех делах, а она зависит, в том числе, от умения правильно распределять временные ресурсы. Управление временем поддается научному изучению и планированию. Существуют особые техники, которые позволят правильно распределить время, чтобы его хватало на все.
Понятие тайм-менеджмента
Человек при рождении получает уникальный, невосполнимый ресурс – время. От того, как он им распорядится, зависит зачастую успех человека в делах, его результативность. Управление временем, или тайм-менеджмент, – это многоступенчатый процесс, включающий навыки планирования, анализа и организацию процессов.
Идея управления временем совсем не нова, еще в первые годы нашей эры римский философ Сенека писал о том, что время требует особого отношения, и сформулировал первые правила тайм-менеджмента: нужно вести дневник-учет времени, нужно оценивать, насколько полезно проведено время и как насыщен был временной отрезок событиями. Позже философы не раз размышляли о том, как удержать утекающее время, выдвигали теории и изобретали методы его экономии и рационального расходования.
Но научный подход к управлению этим ресурсом появляется только на рубеже 19 и 20 веков. Фредерик Тейлор, американский инженер, предложил концепцию управления временем работников и связал этот процесс с мотивацией и целеполаганием. Русские ученые в начале 20 века создали целое направление, называемое «научной организацией труда» и заложившее серьезный фундамент для современной теории управления временем. Термин «тайм-менеджмент» появляется только в 70-х годах 20 века, и к началу 21 века эта отрасль превратилась в одну из самых важных и проработанных частей менеджмента.
Виды времени
Для того чтобы чем-то управлять, нужно понять суть объекта. Время — специфический объект менеджмента, чтобы его грамотно расходовать, стоит разделить его на виды. Первая классификация базируется на понятиях работа и отдых, в этом случае время делится на рабочее и досуговое, или свободное. Управление временами года позволяет выделять такие виды, как сезонное время: высокий и низкий сезон расходования времени.
Также можно классифицировать временной ресурс в зависимости от деятельности, которой оно посвящено, тогда выделяется рабочее, личное и общественное время. Рабочее тратится на выполнение служебных обязанностей, планирование, личное включает отдых, образование, развлечения, а общественное тратится на семью, друзей, установление различных коммуникаций. Когда речь идет о планировании, то обычно в расчет берется рабочее время, хотя, безусловно, необходимо полученные навыки экономного расходования времени применять ко всем его видам.
Функции тайм-менеджмента
Любой менеджмент выполняет главную функцию – это рациональное использование ресурсов. Функции управления временем заключаются в планировании, распределении и расходовании этого невозобновляемого ресурса. Тайм-менеджмент необходим для того, чтобы наиболее эффективно использовать имеющийся запас времени, что напрямую отражается на результативности продуктивности человека или сотрудника. Главные функции тайм-менеджмента – это планирование использования времени, организация процессов по использованию времени, контроль за соблюдением принципов и фиксация расходов времени.
Преимущества применения тайм-менеджмента
Управление временем дает целый ряд положительных результатов. Чтобы достичь успеха в любой деятельности, нужно научиться правильно расходовать свое время. Человек, освоивший технологии тайм-менеджмента, получает такие преимущества:
- быстрее и чаще достигает поставленных целей;
- сам создает обстоятельства своей жизни и может их контролировать;
- способен достичь любой цели и успеха в любой деятельности;
- меньше испытывает нервных переживаний, так как в его жизни нет места суете и спешке;
- имеет достаточно времени для самообразования и духовного развития;
- имеет план действий на каждый день, становится более дисциплинированным и собранным;
- больше отдыхает и поэтому чувствует себя бодрым и здоровым, имеет больше возможностей для общения с друзьями и близкими, на занятия хобби;
- более результативен в работе;
- в конечном итоге человек более уверен в себе и счастлив.
Структура процесса управления временем
Система управления временем включает в себя несколько основных процессов:
- анализ — для того чтобы куда-то двигаться, нужно знать, чего хочешь и какими ресурсами обладаешь;
- стратегическое планирование;
- формулировка целей;
- тактическое и оперативное планирование;
- достижение цели;
- контроль расходования ресурсов и достижения цели.
Есть и другие подходы к определению структуры тайм-менеджмента, в нем выделяют 4 области формирования знаний, навыков и привычек, к ним относятся:
- целеполагание, освоение техники постановки целей;
- умение распределять приоритеты;
- умение пользоваться инструментами планирования и грамотное их применение;
- выработка, закрепление и применение навыков рационального использования времени.
Виды управления временем
Как и любой менеджмент, основное управление временем можно разделить на стратегическое и оперативное планирование. Также можно разделить на виды управление этим ресурсом по срокам: долгосрочное и краткосрочное, которое, по сути, дублирует первую классификацию.
Стратегическое планирование связано с достижением долгосрочных, глобальных целей, при этом время распределяется на год и более. Оно связано с прогнозированием, основывается на глубоком анализе ситуации.
Текущее управление временем связано с достижением целей в небольшой перспективе: от месяца до полугода. Оно встроено в стратегический план, но охватывает лишь ближайшую его часть.
Оперативное распределение времени связано с составлением планов на неделю и на день. Тактическое распределение ресурсов связано с реальной, текущей ситуацией, в которую обстоятельства могут вносить коррекцию.
Общие принципы управления временем
Процессы управления временем базируются на главных принципах, к ним относятся:
- Правильная постановка цели. От этого зависит ее достижимость и мотивация к ее достижению. Существуют различные техники постановки целей, наиболее известной и эффективной является модель SMART.
- Мотивация. Экономия времени должна быть осознанной и связанной с удовлетворением каких-то важных потребностей, иначе успеха от тайм-менеджмента ждать не приходится.
- Экономия. Управление временем необходимо для того, чтобы снять или снизить временной дефицит, повысить результативность за те же отрезки времени.
Методы тайм-менеджмента
Сегодня известны различные стратегии и техники по распределению и использованию времени. Самые известные методы управления временем следующие:
— Матрица Эйзенхауэра. Этот метод заключается в заполнении матрицы по 4 характеристикам: важно-неважно, срочно-несрочно. Все дела на планируемый период оцениваются по этой шкале и ранжируются для выполнения. В первую очередь выполняются срочные и важные дела, менее срочные и важные дела откладываются на вторую очередь, главное — не затягивать их выполнение, чтобы они не перешли в первую категорию. Срочные и менее важные дела по возможности нужно делегировать подчиненным, несрочные и неважные дела не должны накапливаться, поэтому их стоит перепоручать или совсем не выполнять и исключать из планов.
— Пирамида Б. Франклина. Эта основательная модель требует в первый раз основательной подготовки, а затем ею легко пользоваться. Основанием пирамиды являются глобальные цели и жизненные ценности человека. Второй уровень — долгосрочные цели на 10-20 лет. Третий – стратегический план, решения о способах достижения глобальных целей. Далее – план на ближайший год, затем краткосрочный план. Наверху – план на день. Такую пирамиду нужно периодически подвергать ревизии и обновлению.
Существуют и другие техники управления временем, но все они базируются на умении отделять важное от неважного, навыках постановки правильных и достижимых целей и на мотивации к экономии времени.
Управление рабочим временем: основные приемы и правила
Рациональное распределение рабочего времени – это важнейшая задача для людей, стремящихся к повышению своей эффективности. Методы управления временем, менеджмент направлены на то, чтобы ликвидировать дефицит рабочего времени. Поэтому чрезвычайно важно планировать рабочий день, исходя из следующих принципов:
- нужно обеспечить возможность фиксировать время, затрачиваемое на различные операции;
- при составлении плана нужно 60 % времени отвести на плановые работы, 20 % — на непредвиденные дела, 20 % — на спонтанные задачи;
- нужно выявить «поглотителей времени» и максимально устранить их;
- нужно ранжировать рабочие задачи по срочности и важности;
- планирование времени должно быть систематическим, последовательным, обоснованным.
Для управления временем в организации часто применяется метод АВС, он позволяет классифицировать ресурсы компании по степени значимости. Он строится на трех принципах:
- наиболее важные дела выполняются руководителем, на их выполнение он тратит 15 % своего времени;
- задачи средней важности делегируются менеджерам, им отводится 20 % рабочего времени;
- менее важные задачи делегируются исполнителям, которые тратят 65 % своего времени.
Тайм-менеджмент в организации
Управление временем в компании – это способ сэкономить до 30 % рабочего времени специалиста. Поэтому необходимо уделять этому должное внимание. Управление временем в организации ложится на плечи менеджеров, которые составляют оперативные и среднесрочные планы работы для исполнителей. Сегодня есть немало компьютерных программ, которые позволяют планировать рабочее время сотрудников, а также контролировать выполнение задач и затрачиваемое время. Например, Toggl, Битрикс «Команда» и «Проект». Существует три основных стратегии тайм-менеджмента организации:
- Ускорение. Необходимо максимально уменьшить затрачиваемое время на выполнение типичных, особенно повторяющихся операций.
- Накопление. Следует выявить резервы и приоритеты на каждом производственном этапе, сформировать резерв времени для выполнения непредвиденных заданий.
- Упорядочение. Необходимо внедрять эффективные системы планирования и контроля расходования времени.
Управление свободным временем
У любого человека всегда ощущается недостаток свободного времени, и его нужно так же тщательно планировать, как и рабочее. Для этого нужно научиться строго отделять работу от отдыха, чтобы было время восстановить работоспособность. Во время отпуска нужно ограничить себя от звонков и сообщений по работе, чтобы полноценно отдохнуть. Бытовые работы нужно научиться организовывать с максимальной экономией времени. Нужно сформировать навык выявления самых важных задач, чтобы хватало времени не только на расслабление, но и на саморазвитие. Также следует научиться отказываться от мелких рутинных, никому не нужных дел, оставляя максимум времени для достижения приоритетных целей.
Тайм-менеджмент
4 комментария
Тайм-менеджмент — способ управления временем. Освоив все правила тайм-менеджмента вы сможете правильно использовать свое время, а не тратить его в пустую.
Так вы сможете увеличить продуктивность.
Структура тайм-менеджмента
Чтобы управлять временем, вы должны:
- ставить перед собой цели;
- согласно целям правильно планировать и распределять время;
- делегировать задачи и управлять ресурсами;
- анализировать потраченное время;
- фиксировать время;
- ставить приоритеты;
- составлять списки.
Тайм-менеджмент является неотъемлемой частью любого проекта. Время — это определяющий фактор для реализации вашего дела.
В управлении временем есть определенная структура. Она состоит из:
- разбора, разложения своих действий;
- разработки и составления действий для достижения целей;
- определения главной цели;
- планирования и расстановки приоритетов;
- реализации всех процессов;
- контроля своих достижений.
Если вы управляете временными ресурсами, делаете это эффективно, то вы можете легко распределять не только рабочее время, но свое личное. А это основная и неотъемлемая часть жизни человека.
Если применять тайм-менеджмент в повседневной жизни, то вы сможете планировать выходные и сделать себе отпуск.
В совокупности все улучшает эмоциональное, психическое и физическое состояние. Помогает не создавать иллюзию постоянной работы и уметь успевать делать в жизни все, чтобы ощущать ее вкус, видеть перед собой главные цели. Если только одна работа — это скучно и сильно истощает жизненные ресурсы.
Правила успешного тайм-менеджмента
Есть список правил, который поможет управлять временем. Давайте их рассмотрим.
- Представляем, что это наш последний день. Звучит плохо, но попытаемся. Расслабьтесь и подумайте, чтобы бы вы сделали в свой последний день. Все что вам приходит в голову запишите на листочке, а проснувшись с утра делайте все по плану. Это будет не только полезно, но интересно.
- Планируйте. Заведите тетрадку и составьте план на три дня. Делайте только то, что вы запланируете. Вы и не заметите, как у вас появится время на семью или личные дела. Работая так, делаете день продуктивным и полезным. Можно планировать на день. Сядьте вечером, напишите план, если с утра у вас появится задание, вставьте его в список. Каждую задачу вычеркивайте, это позволяет больше к ним не возвращаться.
- Управляйте информацией. Если научитесь разделять информацию на нужную и бесполезную, сэкономите время и не будете забивать голову плохими мыслями и делами.
- Исключите занятия, которые «пожирают” время. В маркетинге это важно. Выпишите все занятия, которые забирают время и не позволяют постоянно работать над увеличением клиентов или прибыли. Работая, постарайтесь не отвлекаться на телевизор, компьютер. Научившись избегать «пожирателей” вы станете хозяином времени.
- Сосредоточенность. Занимайтесь выполнением задания до тех пор пока не закончите его. Важно концентрировать внимание на одной работе, а не распространяться на иные. Не приступайте к выполнению задания пока не закончите старое.
- Расставляем приоритеты. Вы должны расставить все по местам. Приступать сначала к важной работе, потом переходить к второстепенным задачам. Ведь времени больше уходит на решение основных задач.
- Порядок на рабочем месте. Создайте уютное рабочее место. Уберите бумаги в папки, ручки в пенал, наведите порядок вокруг. Если деятельность связана с документами или бумагами, то обязательно их храните. Проведенные эксперименты доказали, что 35 % времени уходит на поиск документа.
- Учимся говорить «нет» ненужным делам. Такие занятия забирают время, не приносят пользы.
- Составляем режим работы. Понаблюдайте за собой, определите время, когда вы активны. В этот период выполняйте важные дела. По результатам экспериментов составьте режим активности в течение дня. У большинства — это утро и первая половина дня, к вечеру уже все устают.
- Выходной. Если есть возможность отдохнуть, пользуйтесь моментом. Отдых — залог успеха в работе.
Принудительная эффективность в тайм-менеджменте
В тайм-менеджменте есть правило — сосредоточенность и целенаправленность. Называют его принудительной эффективностью, а начинайте работу с главного.
Отвлекаясь на второстепенные задания, тратится зря время, не совершайте ошибок в тайм-менеджменте.
Принудительная эффективность гласит — человеку не хватает времени решить проблемы, но есть время решить основную. Проанализируйте работу, которая будет выгодной и результативной.
Маркетологи разделили работу на четыре группы:
- важная и срочная;
- важная, но не срочная;
- срочная, но не важная;
- не важная и не срочная.
Разделение имеет название «Метод Эйзенхауэра” и подразумевает действия:
- Сначала работать над срочными и важными делами. Если вы попробуете отложить их, то можете создать кучу проблем.
- Важная, но не срочная работа может быть отложена, но не исключено, что эти дела будут долго находится в этом статусе. Как показывает практика, важная, но не срочная работа потом превращается в важную и срочную. Поэтому, если вы решили отложить ее на некоторое время, то оцените его запас.
- Такое понятие, как срочная, но неважная работа считается не результативной. Она занимает немало времени, но не приносит пользы. От таких дел лучше отказываться или быстро решать.
- Неважная работа занимает время. Зачем заниматься такими делами? Можете вычеркивать их из планов.
Ошибочные мнения по поводу тайм-менеджмента
Люди, не разобравшись в тайм-менеджменте, делают неправильные выводы.
Склонны утверждать, что никто не может управлять временем. Невозможно управлять временем, но можно управлять действиями, которые отразятся на времени. Если к работе подходить прагматично и обдуманно, то вы не заметите, как у вас появится больше времени.
Если заметите, то все известные личности, всегда работают по составленному плану. Так они успевают попасть на деловые переговоры, побывать на мероприятиях, провести время с пользой для себя.
Ошибкой считается утверждение, что тайм-менеджмент заставляет людей работать интенсивнее. Результативность действий зависит от отдыха.
Если работать и не отдыхать, то работа перестанет быть качественной. Длительная работа снижает продуктивность организма. Действовать по правилам тайм-менеджмента — не значит работать больше, это значит научиться искать время для отдыха.
Еще ошибочным мнением считается, что тайм-менеджмент делает из человека робота, который делает все строго по расписанию. Управляя временем не ограничиваете свободу, а создаете ее. Тайм-менеджмент создан не только для важных людей, это касается всех.
Если вы спланируете и распределите ресурсы, то быстрее дойдете к цели.
Анализ проведенной работы
Важно анализировать то, что вы сделали. Это поможет определить, что вы сделали правильно, а на что не стоило обращать внимание вовсе.
В маркетинге работает методика «Пять пальцев”.
- Большой палец отвечает за самочувствие. Каждый день должен сказываться на здоровье.
- Указательный — взаимопомощь. Надо делать что-то не для себя, но для родных, близких и друзей.
- Средний — психоэмоциональное состояние. Нормальное эмоциональное состояние положительно сказывается на продуктивности и результативности работы.
- Безымянный — приближение к цели. У каждого человека есть своя главная цель, каждый день необходимо делать даже какие-нибудь минимальные действия, чтобы к ней приблизиться.
- Мизинец — новая информация и мысли.
Тайм-менеджмент состоит из комплекса методик, которые позволяют понимать, ценить и управлять временем.
Выбирайте для себя эффективный метод, чтобы успевать делать важные дела за рабочее время, а потом больше отдыхать с семьей. Если вам понравилась статья, то поделитесь ею с друзьями и переходите на другие статьи Редачим.