Верно или копия верна?

Давайте представим, что Вам надо срочно сдать копии документов в банк, на получение предприятием кредита или в налоговую инспекцию в ходе проводимой плановой проверки. Одно дело, когда заверяется копия одного листа. А если их 300? Заверять каждый – дня не хватит. Сегодня говорим о том, как провести заверение многостраничных копий.

Напоминаю: что копией документа является его экземпляр, который полностью воспроизводит всю информацию, что имеется в подлиннике. Ксерокопия приказа или распоряжения, ксерокопия устава или страницы журнала – это все копии. Только заверенная копия имеет юридическую силу.

Содержание

Сшиваем копию

Отксерив пачку документов или распечатав ее скан-копию, рассортировываем документы (если нужно). Затем пачка документов сшивается. Причем «сшивается» – глагол очень размытый. Нужно смотреть нормативы, под которые вы попадаете при подготовке многостраничной копии. Так, чтобы предоставить документы в налоговую, их нужно именно сшить нитками. Или в письме-запросе, для ответа на который вы готовите пачку копий, написано именно «сшить нитками в 4 прокола». Тогда делать нечего: сшиваем нитками, даже если там три листа. Не забудьте вывести концы нитей, после сшивки заверяемых документов, с оборотной стороны. Они обязательно должны быть снаружи.

Если вы уверены, что никаких подобных директив не имеется, «сшить» можно и степлером. Но тогда документ оборачивается через край бумажной наклейкой, так, чтобы скоба попала под нее. Это делается для подтверждения того, что ничего из-под этой скобы не было вынуто и ничего не было подложено.

Так или иначе, наша многостраничная копия сшита. Один из вариантов эстетичного и недорогого сшивания можно посмотреть в моем фото-уроке Как сшить дело.

Не забывайте, что при сшивке пачки необходимо обеспечить не только свободное чтение текста, но и доступ ко всем подписям, датам, визам и резолюциям, что стоят на подлинниках. Пачка копий должна быть крепко сшита и не рассыпаться в руках.

Заверение многостраничных копий

Все страницы пачки должны быть пронумерованы, начиная с единицы. Это важно.

На выведенные на обороте нити наклеивается бумажная наклейка так, чтобы кончики нитей торчали из-под нее. Если сшивали степлером, то заклеивающая его бумажка должна быть достаточного размера, чтобы проставить на ней заверительную надпись. Если заверение многостраничных копий в вашей организации не редкость, то проще напечатать реквизит заверения на клейкой бумаге, вырезать и оборачивать ей.

На наклейке пишется: «Всего пронумеровано, сшито, скреплено печатью (указать число) листов». Количество листов обозначается цифрой, и словами. В остальном реквизит «Отметка о заверении копии» оформляется в обычном порядке.

Вспоминаем, что в него входит:

  • заверительная надпись от руки или оттиск штампа «Копия верна» (другой вариант — «Верно»);
  • должность, личная подпись должностного лица, имеющего право заверения, расшифровка подписи;
  • дата, когда происходит заверение (день, месяц, год);
  • при необходимости – оттиск печати

И мы ранее уже выяснили, что лучше дополнить этот набор указанием места нахождения подлинников документов. Например, подлинники находится в архиве ООО «Ромашка» (наименование юридического лица), дело № 09-12

Например:

Копия верна.

Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью 50 (пятьдесят) листов.

Начальник отдела кадров Ефимова И.А. Ефимова

Печать — устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу.

Оттиск — изображение клише печати на бумаге.

Оттиск печати (реквизит 25) заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Документы заверяют печатью организации.

Оттиск печати проставляется на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, оттиск печати проставляется на обозначенном месте.

Рис. 1.
Пример оформления реквизита «Оттиск печати»

Печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации – печать, имеющая в центре клише печати зеркальное отображение Государственного герба Российской Федерации.

Государственный герб Российской Федерации помещается на печатях федеральных органов государственной власти, иных государственных органов, организаций и учреждений, на печатях органов, организаций и учреждений независимо от форм собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями, а также органов, осуществляющих государственную регистрацию актов гражданского состояния.

Порядок воспроизведения на печатях Государственного герба регламентируется постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации». Технические требования к печатям с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, их форму и размеры устанавливает ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования».

Рис. 2.
Оттиск печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации

Примерный перечень документов, на которых ставится главная печать организации, может выглядеть следующим образом:

  1. Акты (выполненных работ, приемки оборудования, списания, экспертизы и др.).
  2. Доверенности (на ведение дел в арбитраже, на заключение договоров, на получение товарно-материальных ценностей и др.).
  3. Договоры и соглашения (о сотрудничестве, хозяйственные, трудовые).
  4. Документы по кассовым и кредитным операциям, расчетные чеки, приходные ордера, поручения (банковские, пенсионные, платежные, в т.ч. на получение валюты в банке, перевод валюты и др.), справка по заработной плате.
  5. Заключения и отзывы на проекты документов, диссертации, авторефераты и другие научные работы.
  6. Командировочные удостоверения.
  7. Нормы расхода материалов.
  8. Копии, требующие особого удостоверения их подлинности.
  9. Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.
  10. Письма гарантийные.
  11. Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями, премиями и т.д.).
  12. Протоколы согласования цены, сроков поставок и др.
  13. Реестры (чеков, бюджетных поручений и т.д.).
  14. Сметы расходов (на содержание аппарата управления, на производство, на капитальное строительство и др.).
  15. Справки (о выплате страховых сумм, лимитные и др.).
  16. Спецификации (изделий, продукции и т.д.).
  17. Уставы общественных организаций, религиозных объединений.
  18. Финансовые документы и отчеты, представляемые в финансовые, налоговые и статистические органы, фонды.
  19. Характеристики сотрудников, представления и удостоверения о награждении, почетные звания, грамоты, свидетельства, различные справки (о прохождении государственной службы, архивные, на представление льгот и др.).

Для упорядочения использования печатей в организации разрабатывается инструкция по применению печатей. Инструкция утверждается руководителем организации в связи с особой значимостью удостоверения подлинности документа. Инструкция может иметь следующие разделы:

  • перечень печатей, используемых в организации;
  • места хранения и должности лиц, имеющих право пользования печатями;
  • порядок пользования печатями.

Инструкция должна содержать также перечни документов, заверяемых печатями, используемыми в организации.

В процессе работы кадровой службы часто требуется создать копию того или иного документа. С 3 февраля 2013 г. порядок создания копий документов изменен. Предлагаем ознакомиться с нововведениями, чтобы знать, как по новым правилам заверять копии и выписки из документов, чтобы при этом не возникало сомнений в юридической силе документа.

Общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в государственных органах, организациях независимо от формы собственности и организационно-правовой формы определены Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция). Она устанавливает комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения.

Уточнен порядок оформления и заверения копий документов

Постановлением Минюста РБ от 15.01.2013 № 9 «О внесении изменения в постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4» (далее – постановление № 9) уточнен порядок оформления и заверения копий документов (далее – копия).

ЭТО ВАЖНО! Постановление № 9 вступило в силу 3 февраля 2013 г.

Для придания документу юридической силы необходимо наличие следующих обязательных реквизитов (п. 18 Инструкции):

– наименование организации и (или) структурного подразделения – автора;

– дата;

– регистрационный индекс;

– подпись.

Кроме того, в редакции Инструкции до внесенных постановлением № 9 изменений говорилось, что для придания копии документа юридической силы копия должна быть заверена. Однако сам порядок заверения уточнен не был.

По новым правилам копия документа должна воспроизводить все реквизиты этого документа, в т.ч. реквизиты бланка. Для придания копии документа юридической силы ее необходимо заверить (засвидетельствовать) подписью уполномоченного должностного лица организации (п. 64 Инструкции). Например, таким должностным лицом может быть начальник отдела кадров или иной работник, которому законодательством или нанимателем предоставлены полномочия по оформлению и заверению копий документов.

Справочно: уполномоченное должностное лицо нанимателя – руководитель (его заместители) организации (обособленного подразделения), руководитель структурного подразделения (его заместители), мастер, специалист или иной работник, которому законодательством или нанимателем предоставлено право принимать все или отдельные решения, вытекающие из трудовых и связанных с ними отношений (ст. 1 Трудового кодекса РБ).

Копия документа, воспроизводящая часть его реквизитов, заверенная в установленном порядке, является выпиской из документа. Выписки из документов следует оформлять на общем бланке. В выписках из документов слово «ВЫПИСКА» включается в название вида документа (п. 64 Инструкции).

Отметку о заверении копии оформляют ниже реквизита «Подпись». Она включает в себя слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату заверения.

Пример оформления реквизита

Верно
Инспектор отдела кадров Подпись А.Г. Леонов
25.01.2008

Копии документов, предоставляемые гражданам, в т.ч. индивидуальным предпринимателям, и юридическим лицам (далее – обратившееся лицо) или их представителям, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и (или) законных интересов обратившихся лиц, и выписки из них следует оформлять в порядке, определенном частями второй и шестой п. 64 Инструкции.

При пересылке копий документов, включая копии документов, необходимых для решения вопросов, касающихся прав и (или) законных интересов обратившихся лиц, и выписок из них в другие организации или выдаче их на руки отметку о заверении копии надо удостоверять печатью организации.

На копиях исходящих документов, остающихся в деле организации, реквизиты бланка воспроизводить не нужно. Необходимо проставить дату подписания документа, его регистрационный индекс и отметку о заверении копии, в которой допускается не указывать дату заверения и должность лица, заверившего копию.

Пример

Верно
Подпись А.Г. Леонов

Копии документа, полученные путем тиражирования подлинника средствами оперативной полиграфии, содержащие факсимильное воспроизведение подписи и предназначенные для рассылки или внутреннего пользования, не нуждаются в дополнительном удостоверении, за исключением случаев, предусмотренных актами законодательства РБ.

Размноженные экземпляры документа, предназначенные для рассылки или внутреннего пользования и не воспроизводящие факсимильную подпись подлинника, можно удостоверять печатью, проставляемой на месте, отведенном для собственноручной подписи.

ЭТО ВАЖНО! Организация может заверять копии документов, которые созданы в самой организации, а также документов, полученных ею в подтверждение ее прав, полномочий и обязанностей (лицензий, сертификатов и др.), документов, предусмотренных постановлением Совета Министров РБ от 30.12.2012 № 1256 «О некоторых вопросах выдачи и свидетельствования копий документов, касающихся прав и (или) законных интересов граждан, в том числе индивидуальных предпринимателей, и юридических лиц» (далее – постановление № 1256) и иными актами законодательства.

Юридические лица всех форм собственности, если иное не предусмотрено актами законодательства, выдают копии исходящих от них документов обратившимся лицам или их представителям, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и (или) законных интересов обратившихся лиц, за исключением копий исходящих документов, относящихся к переписке государственных органов при выполнении ими функций, возложенных на них нормативными правовыми актами.

В заявлении обратившегося лица (его представителя) о выдаче копии документа должны быть указаны сведения, подтверждающие наличие в этом документе информации, непосредственно касающейся конкретных прав и (или) законных интересов обратившегося лица (требование постановления № 1256).

В целом же требования к оформлению отметки «О заверении копии» остались прежними.

Постановлением № 9 определено, что организация вправе заверять копии документов, созданных в ней самой, документов, подтверждающих ее права, полномочия, обязанности (например, копии лицензий, сертификатов и т.д.), а также имеющиеся в ее распоряжении копии документов других организаций, от которых заявителям невозможно получить такие копии (например, по причине ликвидации организаций, утери ими документов), и т.д.

Для юридических лиц

Заверение копий документов, предоставляемых клиентом — юридическим лицом, может быть осуществлено следующими работниками клиента — юридического лица (по выбору клиента):

  1. Руководителем юридического лица
    Полномочия руководителя юридического лица подтверждаются выпиской из ЕГРЮЛ на данное юридическое лицо, где в разделе «Сведения о физических лицах, имеющих право без доверенности действовать от имени юридического лица» указаны должность, фамилия, имя и отчество лица, заверившего копии.
  2. Главным бухгалтером
    Клиентом — юридическим лицом предоставляется копия приказа о назначении главного бухгалтера с указанием наименования юридического лица, должности и Ф.И.О. главного бухгалтера. Копия приказа может быть заверена руководителем юридического лица или самим главным бухгалтером.
  3. Работником отдела кадров (отдела персонала, кадровой службы и т.п.)
    Клиентом — юридическим лицом предоставляется копия приказа о назначении работника отдела кадров с указанием наименования юридического лица, должности и Ф.И.О. данного работника. Копия приказа может быть заверена руководителем юридического лица или самим работником отдела кадров.
  4. Иным работником юридического лица.
    Клиентом — юридическим лицом предоставляется:
    • копия приказа о назначении данного работника с указанием наименования юридического лица, должности и Ф.И.О. данного работника
    • копия приказа о наделении данного работника полномочиями по заверени копий юридического лица.

    Копия приказа может быть заверена руководителем юридического лица или самим работником.

  5. Любым физическим лицом (в том числе НЕ состоящим в трудовых отношениях с юридическим лицом).
    Данным лицом предоставляется оригинал доверенности от имени юридического лица (с подписью руководителя юридического лица и печатью данного юридического лица), в которой:
    • имеется полномочие предоставлять (передавать) необходимые документы и заверять их копии от имени юридического лица, ИЛИ /И
    • имеется полномочие осуществлять действия от имени руководителя юридического лица или осуществлять все юридически значимые действия от имени юридического лица.

    Оригинал доверенности предъявляется в АО «ЦентрИнформ», копия заверенная уполномоченным лицом остается в АО «ЦентрИнформ».

Для индивидуальных предпринимателей

Предоставляются копии, заверенные индивидуальным предпринимателем, имеющим печать.

Требования к печати индивидуального предпринимателя:

Наличие номера ОГРНИП (сам номер, серия свидетельства) или наличие номера ИНН ИП. При отсутствии таких данных в печати, она считается не действительной.

Если индивидуальный предприниматель работает без печати, или имеющая печать не соответствует требованиям выше, то предоставляются только оригиналы или нотариальные копии.

Для физических лиц

Предоставляются только оригиналы документов или их нотариально заверенные копии.

Правила заверения копии документа

  • проставляется надпись «Верно» или «Копия верна»
  • должность лица, заверившего копию,
  • личная подпись лица, заверившего копию,
  • расшифровка подписи (инициалы и фамилия),
  • дата заверения,
  • печать организации/ИП.
  • в многостраничном документе проставляется заверительная надпись на каждом листе ИЛИ документ сшивается и заверительная надпись делается на месте сшивки.

Верно/Копия верна
Генеральный директор Личная подпись И.И.Иванов
Дата
Печать

Срок заверения документов на момент предоставления не должен превышать:

  • копия паспорта — 3-х дней
  • копии остальных документов — 1 месяца

Заверение документов с 1 июля 2020 года: что меняется в связи с новым ГОСТом

Зачем нужны копии и как их получить

Любому гражданину могут потребоваться те или иные копии документов: с места работы, юридических бумаг, расписок и др. Так, копию трудовой у него могут запросить банки при выдаче кредита или новые работодатели при оформлении сотрудников на условиях внешнего совместительства.

Что делать, если у вашего работника запросили копию кадрового документа? Алгоритм действий прост, но определенные установленные законом правила все же существуют. Рассмотрим новые правила оформления и заверения копии на примере выдачи ксерокопии трудовой книжки.

Правило 1. Обращение к работодателю с письменным заявлением

Именно оно станет отправным механизмом процедуры получения копии. Выдача копий по устной просьбе не предусмотрена законом. Причина тому — ст. 62 ТК РФ, в которой фигурирует фраза «по письменному заявлению работника…».

Что должно быть в нем написано и как оно выглядит? Здесь специальных правил нет. Текст может быть напечатан на компьютере или оформлен старым проверенным способом — от руки на листке бумаги. Стиль изложения просьбы должен быть деловым, а текст по структуре соответствовать официальному документу. Это означает, что в шапке заявления указывается, на чье имя подается заявление, затем излагается сама просьба. Завершается оформление заявления личной подписью работника с расшифровкой и датой:

Генеральному директору ООО «Метеор»

Савельеву Петру Николаевичу

от слесаря-сантехника механического цеха

Васильева Анатолия Константиновича

Заявление

На основании ст. 62 ТК РФ прошу Вас предоставить мне заверенные в установленном порядке копии:

2. Приказа о приеме на работу.

Васильев /Васильев Анатолий Константинович/ 29.06.2019

Правило 2. Трехдневная отсрочка

Работник не вправе немедленно после написания заявления требовать готовых копий. По ст. 62 ТК РФ у работодателя есть 3 дня на исполнение его просьбы. Таким образом, обязанности срочного (в тот же день) предоставления запрашиваемых дубликатов у него по закону нет.

Во избежание споров контролирующими организациями советуем вам все же выдачу копий не откладывать на последний день.

Правило 3. Заверяем копии в соответствии с новым стандартом

С 1 июля 2020 года правила заверения копий документов законодатели скорректировали. Что же изменилось?

На копии, сделанной ответственным лицом работодателя, должны быть проставлены:

  • Надпись «Верно».
  • Должность, подпись ответственного лица и ее расшифровка.
  • Дата заверения.
  • Указание места хранения оригинала документа, с которого сделана копия.

Копия для внутрифирменного пользования может заверяться в упрощенном порядке: достаточно написать «Верно», указать должность лица, ее заверяющего, проставить подпись с расшифровкой и дату заверения.

Продолжим рассмотренный ранее пример.

Подлинник документа находится в ООО «Метеор» в деле № К-39/298 за 2017 год.

Инспектор отдела кадров Гарафеева /Гарафеева Э.Б./

02.07.2019 Печать

На что еще обратить внимание при заверении копий

Напомним коротко другие правила оформления копий документов:

  • Копируются и заверяются все листы документа (в трудовой книжке это все заполненные листы, начиная с титульного).
  • Каждый лист копируется на отдельном листе с одной его стороны (двустороннюю копию могут не принять в месте ее представления).
  • Все листы сшиваются, нумеруются. На оборотной стороне последнего листа концы нити «пломбируются» бумажной наклейкой с указанием количества сшитых листов.
  • Заверяющую подпись проставляет лицо, уполномоченное на это внутренними документами работодателя или его доверенностью (или непосредственно сам руководитель).
  • Если компания не применяет печать, ее проставление на копии не обязательно. Юридическую силу дубликат от этого не потеряет.

Все эти правила обязан знать и выполнять ответственный работник работодателя, которому это поручено. Но и получателю копий не лишним будет полученные документы проконтролировать.

Требования нового ГОСТ и заверение документов для ФНС

Выше мы рассмотрели ситуацию по заверению копий документов для работника. А распространяется ли новый ГОСТ на копии документов, запрашиваемых, налоговиками?

Таким образом, учитывая противоречия и рекомендательный характер нового ГОСТ, при заверении копий документов для ФНС лучше пользоваться указаниями контролеров.

Другие требования к документам, введенные новым ГОСТ

Новый перечень реквизитов

Появился «гриф ограничения доступа к документу” с ограничительной надписью, например «Конфиденциально” или «Коммерческая тайна”.

Еще один новый реквизит — отметка об электронной подписи. В ней стоит указать:

  • текст «Документ подписан электронной подписью”;
  • номер сертификата ключа электронной подписи;
  • Ф.И.О. владельца сертификата;
  • срок действия сертификата ключа электронной подписи.

Оформление документов: нюансы

Новый ГОСТ подробно описывает, как лучше создавать документ. Например, в нем разъяснено:

  • как нумеровать страницы;
  • какой шрифт использовать;
  • какие делать отступы и межстрочные интервалы.
  • Многостраничные документы (например, локальные нормативные акты) можно создавать на обеих сторонах листа и с титульником.

Также уточнятся, что печать не должна захватывать подпись.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Как заверить документы правильно с 01 июля 2020 года

Из статьи вы узнаете: как правильно заверить документы по запросу организации, работника, используя печать » Верно»; какие реквизиты оформляем при заверении на документах «Верно», на что обращаем внимание при заверении подписи.

Для чего нужны копии документов?

Организации, как юридические лица представляют копии документов учредителю, в налоговую инспекцию, органам исполнительной власти, в фонд социального страхования и другие.

Любому гражданину в трудовой деятельности, в жизни необходимо иногда предоставлять копии документов: например

  • Справки для подтверждения получения заработной платы; в организации, занимающиеся социальным обеспечением: субсидиями, социальными выплатами;
  • Трудовую книжку для получения льгот, для работы по совместительству, в банк для получения кредита, в Пенсионный фонд РФ для начисления пенсии, по месту требования.

Как заверить документы по новым правилам?

Чтобы удобно было оформлять большое количество документов, организация может изготовить соответствующий штамп с постоянной информацией «Верно».

Необходимо помнить о том, если ксерокопия документа включает несколько листов, то все страницы нужно заверить и указать их количество.

Таким образом для внутреннего документооборота организации с 2020 года необходимо :

  • указывать запись «Верно»;
  • Ф.И.О., должность, подпись работника, заверившего документ;
  • указывать дату заверения.

Подпись работника, заверившего копию документа , удостоверяет печать организации.

Если же копии документов должны быть направлены в другую организацию или учреждение, то новые правила требуют указывать место, где хранится оригинальный экземпляр документа.

Например: Подлинник документа хранится в МБДОУ № 9, по адресу: Красноярск, у. Весны 13а, в деле № 03 за 2017 год.

По новому ГОСТу в соответствии с пунктом 5.24 ставится печать так, чтобы она не закрывала подпись уполномоченного лица или ее проставляют в месте, обозначенном «МП». В стандарте не уточняют, может ли захватывать оттиск печати указание должности. Печать поставляют после того, как документ полностью подготовлен. Поэтому лучше, чтобы она заходила на название должности.

Таким образом, учитывая противоречия и рекомендательный характер нового ГОСТ, при заверении копий документов для Федеральной налоговой службы лучше пользоваться указаниями контролеров.

Неверно заверенная копия при проверке может стать причиной повышенного внимания трудовых инспекторов, а также причиной возникновения судебных разбирательств.

Как правильно оформить отметку об электронной подписи, которая позволяют визуализировать документ. Такую отметку делают там, где должна стоять оригинальная (живая) подпись на бумажных аналогах. При заверении электронных документов штамп «Верно» (образец) содержит такие реквизиты, как: фразу о том, что документ подписан электронной подписью; номер сертификата ключа подписи; ФИО владельца такого сертификата; срок действия соответствующего сертификата.

Как заверить копию трудовой книжки с 2020 года

С соответствии со ст 62 Трудового кодекса РФ заверить и выдать копию трудовой книжки работнику на руки необходимо в течение трех рабочих дней с момента получения его просьбы.

С 01.07.2019 внизу копии или выписки из трудовой книжки для сторонней организации под реквизитом «Подпись» следует указать местонахождение оригинального документа.

Запись может выглядеть следующим образом: «Подлинник документа находится в отделе кадров (наименование организации)».

Как правильно должно быть оформлено заверение?

Нужно сделать копии всех страниц трудовой книжки, на которых имеются записи, которые должны иметь хорошее качество. Если образец заверенной копии трудовой книжки (2019) оформляется для предоставления в ПФР, банк или в иную организацию, заверять ее следует в определенном порядке.

Образец, как правильно заверить трудовую книжку в 2020 году для сторонней организации:

  • на документе ставится отметка «Верно»;
  • указывается Ф.И.О., должность работника, ответственного за оформление копии документа;
  • указывается дата заверения;
  • нужно делать указание на то, где хранится оригинал (Например:Подлинник документа хранится в МБДОУ № 9, по адресу: Красноярск, у. Весны 13а, в деле № 03 за 2017 год. Роструд выпустил информацию о его применении на практике, в которой разъяснил, что если трудовые книжки хранятся не в номенклатурном деле, а в сейфе, то, по мнению экспертов Роструда, в формулировке достаточно указать только место хранения оригинала трудовой книжки без указания номера дела и года. )

Образец, как заверять копию трудовой книжки с 1 июля 2020 года смотрите ниже.

Чтобы ксерокопия имела надлежащий внешний вид, ее страницы нужно прошить. Сложенные листы сшиваются по левому краю. Края ниток, с помощью которых они были прошиты, заклеиваются бумагой. На бумаге указывается дата сшивания, а затем ставится печать организации. Печать должна частично затрагивать запись, а частично лист документа.

В случае если гражданин является безработным, оформить копию трудовой книжки ему может нотариус. Для этого нужно обратиться в нотариальную контору, предъявив нотариусу паспорт и трудовую книжку. Нотариус копирует необходимые страницы, проставляет на них печати и свои подписи. Также на каждой странице им вносится соответствующая запись.

Ошибки при оформлении документов

Часто встречаются следующие ошибки:

  1. Печать организации захватывает текст или подпись работника, заверившего копию (при этом становится тяжело прочитать, что написано в копии) или не находится в месте, где должна стоять (поля, отмеченные МП). Оттиск печати должен быть расположен по правилам.
  2. Не допускаются исправления при написании формулировок. Документ, оформленный неправильно, у работника просто не примут, так как он будет считаться недействительным. Если ошибка была допущена, нужно скопировать заново нужные страницы и заверить их должным образом.

Ответственность за нарушение правил делопроизводства

Руководители организаций несут персональную ответственность за правильное оформление документов и организацию делопроизводства.

При неправильной организации делопроизводства им может грозить штраф, предусмотренный статьей 13.20 КоАП РФ, за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования документов, в том числе за несоблюдение нового ГОСТа. Его размер составляет от 300 до 500 рублей для должностных лиц.

Если информация оказалась полезной, оставляем комментарий, делимся ссылкой на эту статью в своих социальных сетях. Спасибо!

Новый порядок заверения копий документов вступит в силу с 1 июля 2020 года

Новый стандарт определяет состав реквизитов документа, правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе; образцы бланков; правила создания документов.

В частности, теперь необходимо по новому заверять копии трудовых книжек. Согласно пункту 5.26 ГОСТа отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № . за . год») и заверяется печатью организации.

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

Стоит отметить о новом правиле подписи документов за руководителя. При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись «за» перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.

А как правильно нумеровать документы?

На основании пункта 5.11 ГОСТА, регистрационный номер документа – это цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который, по усмотрению организации, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).

На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части или преамбуле документа.

Как правильно нумеровать страницы документа?

На основании пункта 3.2 ГОСТА, при создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

Add a Comment

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *