Замещение штатного расписания, образец

Как заполнить штатную расстановку

Документ представляет собой бланк в виде таблицы. Некоторые графы совпадают со штатным расписанием. Работодатель может добавлять и удалять графы по своему усмотрению. Документ заполняют следующим образом:

  • В графе «Структурное подразделение» указывают наименование подразделения (к примеру, отдел продаж, цех, финансовый отдел и т.д.) и его код.

  • В графе «Должность» перечисляют наименования всех должностей, которые предусмотрены штатным расписанием в конкретном отделе.

  • Возле каждой из приведенных должностей указывают оклад (тарифную ставку), надбавки и т.п.

  • В графе «Ф.И.О.» перечисляют сотрудников, занимающих соответствующую должность. Благодаря этому можно увидеть, какие должности в компании уже заняты, а по каким есть вакансии.

  • Графа «Примечание» предназначена для отображения нюансов по оплате, отметки о пребывании сотрудницы в декретном отпуске, указание на работу по совместительству и пр.

  • Внизу приводится общее число штатных единиц, сколько из них занято, и сколько есть на данный момент свободных вакансий.

Штатную расстановку можно заполнять как в электронном, так и в рукописном виде.

Специалист кадровой службы должен обрабатывать большие объемы информации. Для облегчения этого нелегкого труда было разработано множество форм документов, облегчающих анализ и применение различных данных. И штатная расстановка – один из них. Попробуем разобраться в целесообразности ее ведения в нашем новом материале.

Различие расстановки от расписания

Эти акта относятся друг ко другу как общее и частное, но имеют ряд серьезных отличий.

Критерии Расстановка Расписание
Обязательность Не является обязательным документом. Законодательство устанавливает обязанность работодателя об утверждении расписания.
Назначение Предназначена для более качественной и удобной кадровой работы, в частности для обработки и учета вакантных должностей. Кадровое расписание – это данные о работниках и замещаемых должностях. Необходимо для формирования фонда оплаты работы, а также для максимально гармоничной оптимизации отдельных подразделений.

Этот документ – это данные о денежных средствах и возможном штате предприятия.

Срок архивного хранения Существует требование об условно постоянном хранении (75 лет). Является документом временного хранения. Архив предприятия примет акт на 3 года.
Наличие персональных данных При заполнении вносятся ФИО работников. Работа с данным НПА является обработкой персональных данных. Штатное расписание обезличено. В нем нет сведений о конкретных работниках подразделений.
Требование к форме Не имеет бланка. Разрабатывается, исходя из потребностей работодателя. Существует строгая форма Т-3.

В соответствии с вышеизложенным, можно утверждать, что эти своды похожи в силу специфики отражаемых данных, но имеют разные задачи и функционал.

В связи с нестабильной ситуацией на рынке, руководством ООО «Зареченское» было принято решение о сокращении фонда оплаты труда на 10%. В компании было 10 отделов по 10 человек. Экономистами было изучено кадровое расписание, в котором были упразднено по 1 должности в каждом отделе.

Менеджер по работе с персоналом обратился к расстановке и выяснил, что в каждом структурном подразделении существует 2-3 вакансии. Таким образом, никого не пришлось увольнять, а фонд вознаграждения труда был сокращен.

Сведения в кадровой расстановке

Данный свод является одним из самых объемных и подробных кадровых документов. Обязательного перечня данных не существует, но годы практики делопроизводства сформировали идеальный перечень необходимых сведений:

  • наименование подразделения предприятия (название отдела, цеха, филиала, представительства);
  • код подразделения (в случае, если предприятие имеет большое количество отделов, может вестись их кодификация, но данный пункт не является обязательным);
  • должности и их количество, предусмотренное в отдельных структурных подразделениях;

    Образец кадровой расстановки в организации

  • заработная плата в разбивке по трем составляющим – оклад, надбавки, общая сумма;
  • фамилия, имя, отчество работников;
  • реквизиты приказов о кадровых передвижениях;
  • дополнительные сведения по желанию работодателя (отпуск, декрет, временная нетрудоспособность, отстранение от работы и так далее).

Эти сведения во многом дублируют кадровое расписание, что является закономерным, так как последнее является основой для штатной расстановки.

Как правильно заполнить кадровое замещение?

Столь объемные правовые акты зачастую вызывают страх перед их заполнением. Но все проще, чем может показаться на первый взгляд.

Заполнения штатного замещения можно условно разделить на 2 этапа: дублирование сведений из штатного расписания и введение недостающей информации.

Рассмотрим пошаговую инструкцию по заполнению расписания:

  • Первый этап:

    • Создание необходимого НПА на основе формы Т-3;
    • Формирование перечня подразделений. Очень важно, чтобы эта часть нормативного акта формировалась в соответствии с иерархией отделов предприятия;
    • Указание наименований и количества должностей в подразделениях;
    • Заполнение финансовой составляющей (оклад, надбавки, размер заработной платы);

      Первый этап заполнения расписания

  • Второй этап:

    • Указание фамилии, имени и отчества лиц, замещающих отдельные должности. Если какие-то из них вакантны, то ставится пометка «вакансия»;
    • Формирование примечания, если оно необходимо. В данной графе можно ставить пометку о временной нетрудоспособности, потенциальном сокращении или отпуске по беременности и родам.

      Второй этап заполнения расписания

В результате не должно остаться пустых клеточек. Свободные поля необходимо заполнить прочерками.

Отметим, что данный свод не является единственным верным. Каждый сотрудник кадровой службы может создать удобную форму под свои профессиональные нужды.

Для удобства работы предлагаем скачать форму штатного замещения по ссылке.

В случае, если обязательность замещения предусмотрена локальными актами предприятия, то документ должен быть утвержден руководителем компании.

Штатное замещение является не обязательным, но необходимым документом. Этот документ будет полезен не только профильным специалистам, но и руководителям любых уровней.

Расстановку можно не вести, но качественное управление персоналом и анализ фонда оплаты труда оперативно провести не удастся.

Виды численности персонала

Вам нужно знать, что существуют различные типы численности сотрудников, которые по-разному отражаются в налоговой декларации и других отчетах.

Виды численности сотрудников:

1. Нормативная численность.

Определяется нормами труда и объемом необходимых к выполнению работ. Ее значение должно быть идеализировано.

2. Плановая численность.

Она чуть более реалистична относительно текущего времени, чем нормативная, но все же приближена к ней. На такую численность влияют факторы производительности труда, переменчивая специфика самой организации.

3. Штатная численность.

В состав входят лишь те сотрудники, которые установлены штатным расписанием предприятия. К ним не относятся сезонные работники.

4. Фактическая численность работников.

Устанавливается на конкретную дату и включает всех фактически работающих на предприятии сотрудников.

5. Явочная численность.

Включает всех тех сотрудников, которые находятся на своем рабочем месте.

6. Среднесписочная численность.

Такой показатель высчитывается за отчетный период в виде среднего значения количества сотрудников, выполнявших работу полный или неполный день, относительно отработанного ими времени.

Расчет необходимой штатной численности сотрудников

Чтобы грамотно рассчитать необходимую штатную численность, сначала нужно определить, сколько сотрудников нужно для продуктивной работы предприятия.

Для определения необходимой штатной численности нужно учесть:

  1. Планируемый объем работ на рассматриваемый период (например, выручка за год).
  2. Фонд рабочего времени на этот же период (если в часах, то количество часов работы за весь рассматриваемый период).
  3. Предполагаемая выработка (выручка) одного сотрудника в час.
  4. Коэффициент выполнения запланированных норм (плановая выручка за предстоящий год делится на фактическую выручку прошлого года).

Кроме того, что работники предприятия пребывают на рабочем месте в отведенное время, они периодически уходят в отпуск, на больничный, берут отгулы. Поэтому вам необходимо определить коэффициент невыхода на работу своих сотрудников. Этот показатель рассчитывается в часах.

Формула для расчета коэффициента: 1 × % не вышедших на работу сотрудников от общего количества / 100.

Для определения нормативной численности применяется формула: (рабочее время × предполагаемая выработка × предполагаемая выручка × коэффициент выполнения запланированных норм) / плановый объем работ.

(Рабочее время × предполагаемая выработка × предполагаемая выручка × коэффициент выполнения запланированных норм) / плановый объем работ = нормативная численность работников.

В итоге штатная численность в оптимальном размере будет = нормативная численность × коэффициент невыхода на работу сотрудников.

Фактическая численность работников

Определение фактической численности происходит по табелю рабочего времени, который ведется на предприятии, поэтому нужно учесть дату выхода на работу каждого сотрудника.

Для отчета перед Росстатом введено понятие «среднесписочная численность». Согласно п. 77 Приказа Федеральной службы государственной статистики №428, для учета берутся списочные сотрудники предприятия, внешние совместители, работники по договорам гражданско-правового характера. Рассчитывается такая численность путем выяснения среднего количества сотрудников, работающих полный рабочий день, относительно каждого календарного месяца. Отдельно считается количество сотрудников, которые работают на полставки.

Определение фактической численности происходит по табелю рабочего времени.

Часто случается так, что фактическая численность на предприятии больше штатной. Связано это с привлечением временных сотрудников, работа которых нужна лишь периодически. Превышение штатной численности недопустимо лишь предпринимателям, которые работают на упрощенной системе налогообложения (УСН) или патенте (ПСН). На УСН количество работников не должно превысить 100, а на патенте – 15.

Численность работников организации определяет эффективность коммерческой деятельности. Нужно серьезно подходить к установлению штатного расписания. Кроме планируемых людей в штате, руководитель должен учесть и тех, которые будут на него работать по факту. Превышение работников в штате или, наоборот, их недобор говорит о том, что свое штатное расписание вам необходимо пересмотреть.

84. Разработка организационной структуры и штатного расписания организации: этапы и методы

Прежде чем приступить к составлению штатного расписания, необходимо определиться с организационной структурой предприятия.

Организационная структура— это схематическое отображение структурных подразделений. В этом документе отражаются все подразделения организации, схематически прорисовывается порядок их подчиненности. В организационной структуре также можно отразить как вертикальные, так и горизонтальные связи между подразделениями.

Организационная структура управления должна отвечать ряду определенных критериев, характеризующих ее оптимальность. К ним можно отнести:

наикратчайший путь от звена управляющей системы до управляемого объекта;

оптимальное число ступеней и звеньев;

наименьшее число “входов” и “выходов” каждого звена;

четкий состав видов работ по управлению для каждого звена;

отсутствие дублирования работ.

Процесс формирования организационной структуры включает в себя:

— формулировку целей и задач,

— определение состава и места подразделений,

— ресурсное обеспечение подразделений (включая численность работающих),

— разработку регламентирующих процедур, документов, положений, закрепляющих и регулирующих формы, методы, процессы, которые осуществляются в организационной системе управления.

Весь этот процесс можно организовать по трем крупным стадиям:

1. Формирование общей структурной схемы (определение характера выполняемой работы) во всех случаях имеет принципиальное значение, поскольку при этом определяются главные характеристики организации, а также направления, по которым должно быть осуществлено более углублённое проектирование, как организационной структуры, так и др. важнейших аспектов системы (способность переработки информации).

Для выполнения этой задачи данную стадию создания организационной структуры полезно также разбить на подгруппы, предусматривающие определенные этапы и виды работ. Например, постановка задач, расчет необходимого объема работ для решения поставленных задач, устранения бесполезной работы и дублирования, разработка самого процесса, проверка (чтобы не упустить важную составляющую часть работы).

2. Разработка состава основных подразделений и связей между ними(распределение работы между отдельными позициями) — заключается в том, что предусматривается реализация организационных решений не только в целом по крупным линейно-функциональным и программно — целевым блокам, но и вплоть до самостоятельных (базовых) подразделений аппарата управления, распределения конкретных задач между ними и построения внутриорганизационных связей. Под базовыми подразделениями понимаются самостоятельные структурные единицы (отделы, бюро, управления, сектора, лаборатории), на которые организационно разделяются линейно-функциональные и программно — целевые подсистемы. Базовые подразделения могут иметь свою внутреннюю структуру.

3. Регламентация организационной структуры — предусматривает разработку количественных характеристик аппарата управления и процедур управленческой деятельности. Она включает:

— определение состава внутренних элементов базовых подразделений (бюро, групп и должностей);

— определение проектной численности подразделений;

— распределение задач и работ между конкретными исполнителями;

— установление ответственности за их выполнение;

— разработку процедур выполнения управленческих работ в подразделениях;

— расчёты затрат на управление и показателей эффективности аппарата управления в условиях проектированной организационной структуры.

Когда требуется взаимодействие многих звеньев и уровней управления, разрабатываются специфические документы, которые называется — органиграммами.

Органиграмма представляет собой графическую интерпретацию процесса выполнения управленческих функций, их этапов и входящих в них работ, описывающую распределение организационных процедур разработки и принятия решения между подразделениями, их внутренними структурными органами и отдельными работниками.

Построение органиграммы, позволяет увязать процесс рационализации технологических маршрутов и информационных потоков с упорядочением взаимосвязей между структурными элементами систем управления, возникающими при организации согласованного выполнения её задач и функций. Они фиксируют лишь организацию управленческого процесса в виде распределения полномочий и ответственности за обеспечение, разработку и принятие управленческих решений.

Штатное расписание — это организационно-распорядительный документ, в котором отражается структура организации, содержится перечень должностей с указанием их количества и размеров должностных окладов. Также в штатном расписании отражается размер надбавок и доплат, существующих в данной организации, применительно к конкретным должностям.

Штатное расписание составляется на основе структур и численности предприятия, предмета его деятельности и целей.

При определении необходимой численности работников следует руководствоваться Методикой расчета численности отдельных категорий работников на основании норм по труду, утвержденной приказом Минтруда от 04.09.2000 г. № 222.

При разработке и утверждении штатного расписания собственник или уполномоченный им орган должен присваивать штатным единицам только такие наименования должностей и профессий, которые соответствуют Квалификационному справочнику.

Штатное расписание утверждается, как правило, в начале года руководителем предприятия и действует в течение календарного года.

Необходимо отметить, что штатное расписание составляется и для вспомогательных работников предприятия с почасовой оплатой труда, обслуживающих основное производство. Однако для работников со сдельной оплатой труда составление штатного расписания, как правило, на практике не применяется.

Штатное расписание следует составлять не поименно, с указанием наименований должностей и фамилий работников, как это иногда встречается на предприятиях, а по структурным подразделениям в порядке подчиненности, в том числе учитывая подчиненность внутри структурного подразделения (например, гл. бухгалтер — 1, зам. гл. бухгалтера — 1, экономист 1-й категории — 2, бухгалтер 2-й категории — 4 и т. д.).

Поправки в штатное расписание вносятся в случае незначительных изменений организационной структуры, а именно введения новых должностей и/или изменения окладов. В этом случае издается приказ о внесении изменений в штатное расписание, который должен отражать обоснования внесения изменений и содержать формулировку этих изменений. Если руководителем предприятия издается такой приказ, то штатное расписание, утвержденное в начале года, можно не менять, а руководствоваться приказом о внесении изменений в штатное расписание.

Если же в течение календарного года структура предприятия трансформируется существенно, то целесообразно издавать приказ об утверждении штатного расписания в новой редакции. В таком случае штатное расписание составляется с учетом всех изменений и утверждается руководителем предприятия на момент внесения этих изменений. Следует отметить, что ежемесячно менять и утверждать штатное расписание нецелесообразно.

Должности работников-совместителей, также как и остальных работников предприятия, для которых эта работа является основной, должны быть предусмотрены в штатном расписании.

При изменении штатного расписания следует обратить внимание, собственник или уполномоченный им орган обязан уведомить работника об изменении условий оплаты труда в сторону ухудшения или изменении существующих условий труда (в том числе и изменении оплаты труда в сторону уменьшения) не позднее, чем за 2 месяца до их изменения.

Методы проектирования структур

Метод аналогийсостоит в применении организационных форм и механизмов управления, которые оправдали себя в организациях со сходными организационными характеристиками (целями, типом технологии, спецификой организационного окружения, размером) по отношению к проектируемой организации. К методу аналогий относится выработка типовых структур управления производственно-хозяйственных организаций и определение границ и условий их применения.

Экспертно-аналитический метод состоит в обследовании и аналитическом изучении организации силами квалифицированных специалистов с привлечением её руководителей и других работников. Это осуществляется для того, чтобы выявить специфические особенности, проблемы, в работе аппарата управления, а также выработать рациональные рекомендации по его формированию или перестройке исходя из количественных оценок эффективности оргструктуры, рациональных принципов управления, заключений экспертов, а также обобщение и анализа наиболее передовых тенденций в области организации управления. Сюда относится и проведение экспертных опросов руководителей и членов организации для выявления и анализа отдельных характеристик построения и функционирования аппарата управления, обработка полученных экспертных оценок статистико-математическими методами. Особое место среди экспертных методов занимает разработка графических и табличных описаний организационных структур и процессов управления, отражающих рекомендации по их наилучшей организации.

К экспертным методам следует отнести также разработку и применения научных принципов формирования организационных структур управления. Принципы формирования организационных структур управления являются конкретизацией более общих принципов управления (например, единоначалия или коллективного руководства, специализации).

Примеры формирования организационных структур управления:

— построение организационной структуры исходя из системы целей,

— отделение стратегических и координационных функций от оперативного управления,

— сочетание функционального и программно-целевого управления и целый ряд других.

Метод структуризации целейпредусматривает выработку системы целей организации, включая их количественную и качественную формулировки, и последующий анализ организационных структур с точки зрения их соответствия системе целей. При его использовании чаще всего выполняются следующие этапы:

— разработка системы («дерева») целей;

— экспертный анализ предполагаемых вариантов организационной структуры;

— составление карт прав и ответственности за достижение целей.

Метод организационного моделированияпредставляет собой разработку формализованных математических, графических, машинных и других отображений распределения полномочий и ответственности в организации, являющихся базой для построения, анализа и оценки различных вариантов организационных структур по взаимосвязи их переменных.

Выбор метода решения той или иной организационной проблемы зависит то её характера, а также возможностей для проведения соответствующего исследования.

Штатное расписание Т-3

Кадры

Штатное расписание (форма Т-3) — документ, целью которого является оформление штатного состава предприятия, численности работников, перечень структурных подразделений, названий должностей, информация об окладах работников, возможных надбавках, а так же структуры организации в целом.

Штатное расписание в обязательном порядке утверждается приказом уполномоченного на это лица — руководителя организации. Согласно классификатору ОКУД, кодом данной формы Т-3 является 0301017.

Все графы унифицированной формы Т-3 являются обязательными для заполнения. Необходимо правильно вписать наименование организации, согласно учредительным документам. Далее документу следует присвоить регистрационный номер, внести дату заполнения формы, а так же дату вступления документа в силу.

Первой графой в штатном расписании является «Наименование структурного подразделения». Как правило, структурные подразделения бывают нескольких групп:

· руководящие должности (дирекция, отдел кадров, бухгалтерия);

· производственные подразделения;

· обслуживающие или вспомогательные подразделения.

Далее необходимо заполнить графу «Профессия/должность». Данный пункт заполняется в строгом соответствии с общероссийским классификатором должностей работников. Заполнение ведется в иерархическом порядке.

«Количество штатных единиц» указывается в долях, т.к. некоторые должности предусматривают неполную занятость (к примеру, совместительство). Данное правило действует согласно законодательству РФ.

В графе «Тарифная ставка» следует указать месячную заработную плату, согласно тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от прибыли и другим системам оплаты труда, принятым на данном предприятии, в соответствии с трудовыми договорами, а так же действующим законодательством РФ.

Премии и различного рода доплаты следует занести в графу «Надбавки». Данные поощрения установлены законодательством РФ, а так же дополнительно могут быть введенные на усмотрение предприятия.

Возможна последующая корректировка штатного расписания. Данное действие возможно только с разрешения руководителя предприятия, которое должно быть официально оформлено в виде приказа.

При проверке уполномоченными на то органами, отсутствие на предприятии штатного расписания может быть принято как нарушение законодательства об охране труда. В данном случае должностное лицо может быть привлечено к материальной ответственности.

Штатное расписание оформляется в унифицированной форме № Т-3.

Заполнение унифицированной формы № Т-3 следует начинать с заполнения строки «Наименование организации». Наименование организации должно соответствовать учредительным документам. В случае, когда организация имеет и полное, и сокращённое наименование, допускается употребление любого из них.

В графу «по ОКПО» вносится код организации из соответствующего классификатора.

Далее заполняется графа «Номер документа». Нумерация может быть сквозная или по годам. При нумерации по годам штатному расписанию на начало следующего года присваивается номер 1. При сквозной нумерации — номер, следующий за номером штатного расписания на данный год. Для организаций, где штатное расписание часто подвергается изменениям, целесообразно ввести отдельную нумерацию для штатного расписания с литерным обозначением (например, «2-ШР»).

В графе «Дата составления» проставляется дата составления документа в виде «дд.мм.гггг». Следует учитывать, что это дата составления документа, а не дата начала его действия, то есть дата составления штатного расписания всегда будет предшествовать дате начала его действия.

В унифицированной форме предусмотрена строка «Штатное расписание на период __________ с «___» ________ 20___ года». В этой графе нужно отразить период, на который утверждается штатное расписание (обычно один год), и с какой даты оно начинает действовать (то есть указывается дата вступления штатного расписания в действие).

Штатное расписание утверждается приказом руководителя организации. Для этого в строке «Утверждено приказом организации от «___» _________ 20 ___ г. № ____» проставляется дата и номер приказа «О введении в действие штатного расписания».

В строке «Штат в количестве __________ единиц» указывает общее количество штатных единиц организации. Строка заполняется на основании итогового количества штатных единиц из соответствующей графы таблицы.

Структурное подразделение (колонки 1, 2)

Первая колонка унифицированной формы называется «Наименование структурного подразделения». Она заполняется на основании разработанной и утверждённой организационной структуры предприятия.

Государственные учреждения и организации, а также организации с вредными и (или) опасными условиями труда должны вводить наименования структурных подразделений, исходя из требований общероссийских и отраслевых классификаторов, а также тарифно-квалификационных справочников и других нормативных документов. Дело в том, что от наименования структурного подразделения в этих организациях может зависеть ряд льгот работникам при выходе на пенсию (для работников медицинских учреждений, предприятий с вредными и (или) опасными условиями труда и пр.).

Коммерческие организации могут вводить любые наименования структурных подразделений, которые считают целесообразными. Однако им следует соблюдать требования к терминологии и общепринятым понятиям и определениям. Нежелательно называть структурные подразделения малопонятными иностранными названиями.

Вторая колонка унифицированной формы называется «Код структурного подразделения». Каждому структурному подразделению в организации присваивается код, который используется для ведения документооборота. Код также обозначает место структурного подразделения в иерархии организации.

Код присваивается, начиная с самых крупных и заканчивая самыми маленькими подразделениями, например, в составе департаментов есть управления, в составе управлений — отделы, в составе отделов — группы. Если департамент обозначается цифровым кодом 01, то управление в составе этого департамента будет иметь нумерацию 01.01. Таким же образом обозначаются отделы и группы.

Третья колонка штатного расписания называется «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации».

В государственных учреждениях и организациях, а также в организациях с вредными и (или) опасными условиями труда должность заполняется в строгом соответствии с тарифно-квалификационным справочником и общероссийским классификатором должностей служащих и профессий рабочих. Кроме того, в государственных учреждениях и организациях каждой должности должен соответствовать разряд в соответствии с системой разрядов единой тарифной сетки (ЕТС) по оплате работников федеральных государственных учреждений. Разряды присваиваются в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 14.10.1992 № 785 «О дифференциации в уровнях оплаты труда работников бюджетной сферы на основе единой тарифной сетки».

Коммерческим организациям рекомендуется при обозначении должностей также пользоваться тарифно-квалификационным справочником и общероссийским классификатором должностей служащих и профессий рабочих. Однако коммерческие организации, особенно работающие в передовых сферах экономики (например, информационных технологиях, аутсорсинге и пр.) могут отступать от нормативных документов при обозначении должностей.

Последовательность заполнения этой колонки по каждому структурному подразделению является индивидуальной с учётом специфики организации. Как правило, сначала располагается должность руководителя структурного подразделения, его заместителей, далее — ведущих и главных специалистов, затем должности исполнителей. Если в составе структурного подразделения есть, как инженерно-технический персонал, так и рабочие, необходимо выделить сначала ИТР, а затем рабочих.

В четвёртой колонке «Количество штатных единиц» указывается количество должностных или рабочих единиц, предусмотренных штатным расписанием.

Количество штатных единиц организации, финансируемой из федерального или регионального бюджета, определяется вышестоящими организациями.

Количество штатных единиц коммерческого предприятия определяется его потребностями в тех или иных видах работ, степенью срочности их выполнения, экономической целесообразностью.

Должности, которые предусматривают не полную штатную единицу, заполняются с указанием долей, например: 0,25; 0,5; 0,75 и пр.

Вакантные должности обозначаются указанием количества вакантных штатных единиц со сноской внизу страницы, где указывается, что должность вакантна.

В пятой колонке «Тарифная ставка (оклад) и пр.» указывают месячную заработную плату по должности в рублях.

Существует множество способов оплаты труда в организациях: заработная плата по тарифной ставке или сетке, процент от выручки или прибыли, сдельная оплата труда, оплата по коэффициенту трудового участия или распределения и пр. Однако самыми распространёнными являются два способа оплаты труда в организациях: оклад и тарифная ставка.

Тарифная ставка — инструмент тарификации оплаты труда работника в организациях, финансируемых из федерального бюджета в соответствии с Единой тарифной сеткой (ЕТС).

Оклад (должностной оклад) — фиксированный размер оплаты труда работника за выполнение трудовых обязанностей определённой сложности за единицу времени.

Бюджетные организации при назначении оклада руководствуются Единой тарифной сеткой (ЕТС). Коммерческие организации устанавливают размер окладов, исходя из своих финансовых возможностей. Однако при установлении размера оклада или тарифной ставки они руководствуются ст.133 ТК РФ, согласно которой месячная заработная плата работника, полностью отработавшего за этот период норму рабочего времени и выполнившего нормы труда (трудовые обязанности), не может быть ниже минимального размера оплаты труда (МРОТ). (До 1 сентября 2007 года частью второй статьи 129 ТК РФ утверждалось, что в МРОТ не включаются компенсационные, стимулирующие и социальные выплаты (т.е. любые надбавки, доплаты, премии и другие поощрительные выплаты, выплаты за работу в условиях и на территориях, подвергшихся радиоактивному загрязнению, иные компенсационные и социальные выплаты), поэтому считалось, что оклад (тарифная ставка) не должны устанавливаться ниже МРОТ. Однако с 1 сентября 2007 года часть вторая статьи 129 ТК РФ утратила силу.) Согласно ст.133 ТК РФ минимальный размер оплаты труда устанавливается одновременно на всей территории Российской Федерации федеральным законом и не может быть ниже величины прожиточного минимума трудоспособного населения. С 1 января 2014 года МРОТ составляет 5 554 руб.

Для рабочих, труд которых оплачивается по сдельной системе, в штатном расписании, как правило, устанавливается тарифная ставка или оклад, которые, в зависимости от специфики организации, рассчитываются по определённым методикам.

При установлении оклада следует руководствоваться требованиями, содержащимися в актах трудового законодательства, а также локальными нормативными актами — Положением об оплате труда и премировании в организации и др.

В штатном расписании есть несколько колонок (6-8), объединённых общим названием «Надбавки». В них отражаются стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты и пр.), установленные действующим законодательством РФ (например, северные надбавки, надбавки за учёную степень и пр.), а также введённые по усмотрению организации (например, связанные с режимом или условиями труда).

В действующем сегодня Трудовом кодексе РФ не содержится чётких определений понятиям «надбавка» и «доплата».

Руководствуясь общепринятыми установками, можно обозначить доплаты, как выплаты, начисляемые работникам к окладам (тарифным ставкам) за особые условия труда или режим работы. Доплаты производятся работникам, занятым на тяжёлых работах, на работах с вредными, опасным и иными особыми условиями труда. Конкретный размер доплаты устанавливается работодателем с учётом мнения представительного органа работников, либо коллективным договором, или обговаривается в трудовом договоре. В настоящее время во многих бюджетных организациях действуют отраслевые нормативные правовые документы, которые регулируют размеры повышения заработной платы работников отрасли.

Надбавки к заработной плате — это стимулирующие выплаты сверх установленного должностного оклада, которые стимулируют работников к достижению более высоких производственных показателей, повышению профессионального мастерства и производительности труда. Как правило, надбавки устанавливаются по результатам аттестации работников решением квалификационной или аттестационной комиссии.

До момента введения на законодательном уровне определения понятиям надбавки и доплаты разграничить или систематизировать данный вид выплат затруднительно. Основное, что необходимо учитывать при формировании штатного расписания — это две основные формы выплат надбавок и доплат.

Первая форма — процентная, устанавливается в процентах от должностного оклада, и в случае пересмотра размера оклада (ставки) автоматически меняется размер надбавки (доплаты).

Вторая форма выплат — это надбавка или доплата, установленная в виде фиксированной суммы. Такая выплата может оставаться постоянной даже при изменении оклада (ставки), если иное не предусмотрено коллективным договором или локальным нормативным актом.

При установлении в штатном расписании надбавок или доплат в соответствующей колонке делается пометка — в каком размере и за что установлена данная надбавка (доплата).

При невозможности заполнения колонок 5-9 в рублёвом исчислении в связи с применением иных систем оплаты труда (например, бестарифной, смешанной и пр.) указанные колонки заполняют в соответствующих единицах измерения (процентах, коэффициентах и пр.).

Девятая колонка «Всего» рассчитывается сложением 5-8 колонок и умножением получившейся суммы на количество штатных единиц из колонки 4. Итоговая сумма по всем должностям будет являться месячным фондом заработной платы.

Месячный фонд заработной платы — это суммарные денежные средства, которые предусмотрены штатным расписанием для выплаты работникам.

Штатное расписание подписывают руководитель кадровой службы и главный бухгалтер. Если штатное расписание занимает несколько листов, страницы нумеруются, затем оно прошивается и скрепляется печатью, и подписью руководителя организации.

Внесение изменений в штатное расписание

Внести изменения в штатное расписание можно двумя путями.

Во-первых, можно изменить само штатное расписание. Новое штатное расписание за следующим регистрационным номером утверждается приказом по основной деятельности.

Во-вторых, как правило, когда изменения, вносимые в штатное расписание, не существенны, их можно оформить посредством приказа по основной деятельности.

В случае если изменения вносятся в штатное расписание посредством приказа, то заголовок приказа может быть следующим:

“О внесении изменений в штатное расписание”

“Об изменении штатного расписания”;

“О частичном изменении штатного расписания”.

В качестве основания в приказе могут быть указаны следующие причины:

— совершенствование организационной структуры компании;

— проведение мероприятий, направленных на улучшение деятельности отдельных структурных подразделений;

— реорганизация компании;

— расширение или сокращение производственной основы компании;

— изменение законодательства; — оптимизация управленческой работы;

— планово-экономические расчеты отдела по работе с персоналом, устранение дублирования функций и т. д. Изменения в штатное расписания вносятся приказом, который подписывает руководитель организации или уполномоченное им лицо.

Кроме случаев переименования структурных подразделений или должностей, изменения оклада, штатное расписание может изменяться во время реорганизации предприятия, при сокращении численности или штата работников. При сокращении численности исключаются отдельные единицы, а при сокращении штата — отдельные подразделения. При этом работники, замещающие сокращаемые должности или работающие по сокращаемым профессиям, подлежат увольнению по соответствующим статьям Трудового кодекса РФ.

Работников, которых затронули изменения штатного расписания, необходимо ознакомить с приказом под роспись.

штатное расписание работник доплата

Реквизиты элемента справочника «Штатное расписание»

· Код — порядковый номер штатной единицы. Код должен быть уникальным.

· Наименование — наименование штатной единицы. Наименование состоит из наименования должности и наименования подразделения (в скобках) и заполняется автоматически при выборе данных реквизитов.

· Фирма — ссылка на элемент справочника Фирмы. По умолчанию — рабочая фирма. При мультифирменном учете данный реквизит должен быть заполнен обязательно.

· Подразделение, Участок/бригада, Должность — ссылка на элемент соответствующих справочников. Данные реквизиты определяют штатную единицу.

· Вид деятельности — вид деятельности штатной единицы. Данный реквизит используется по умолчанию при начислении заработной платы в качестве аналитики затратного счета.

· Форма труда — сдельная/повременная (регламентировано). Определяет алгоритм расчета заработной платы.

· График работы — ссылка на элемент справочника Графики работы.

· Тип стажа — основной/дополнительный (регламентировано).

· Заказ — ссылка на элемент справочника Заказы. Данный реквизит используется по умолчанию при начислении заработной платы в качестве аналитики затратного счета.

· Условия труда — нормальные, тяжелые, вредные, особо вредные (регламентировано). Используется при заполнении табеля и соответственно является условием для начисления надбавки за вредность.

· Доплата за вредность, % — процент доплаты за вредность. Используется для формирования часовой тарифной ставки сотрудника. Для формирования часовой тарифной ставки также используются справочники Тарифные ставки и Тарифные разряды. Отметка Учитывать вредность при заполнении табеля доступна при условиях работы кроме Нормальные. Автоматически в табеле дублируется количество отработанных часов в соответствующую колонку на закладке Особые часы.

· Реквизиты Вид расчета, Счет учета (зарплаты), Счет затрат, определяют алгоритм расчета зарплаты, счет и направления затрат (аналитику затратного счета) используемые при расчете зарплаты.

· Статья затрат начисления зарплаты — Статья затрат по умолчанию при начислении заработной платы.

· Статья затрат для начисления больничного — определяет заполнение поля Аналитика для больничного, начисленного за счет средств предприятия(первые 2 дня).

· Ставок всего — количество данных ставок в штатном расписании предприятия.

· Ставок занято — количество занятых ставок. Количество занятых ставок рассчитывается с помощью элемента управления Обновить вакансии формы списка справочника.

Размещено на Allbest.ru

Add a Comment

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *