Заявление на копию трудовой

Копия трудовой книжки: основная информация о документе и его статусе

Устраиваясь на работу, сотрудник сдает свою трудовую книжку работодателю в числе обязательного пакета документов, предоставляемого при трудоустройстве. С этого момента ответственность за хранение и сохранность документа возлагается на работодателя. Оригинал ТК хранится в организации, и до момента увольнения выдается на руки работнику только в единственном случае – в целях его обязательного страхования (ч. 1 ст. 62 ТК РФ), а при наличии обстоятельств, требующих подтверждения сведений, указанных в трудовой книжке, работнику на руки выдается ее заверенная копия или выписка.

Разделяют два вида копий ТК, каждый из которых имеет свой статус, это:

  • копия трудовой книжки, выписываемая на официальном бланке – дубликат, выдается взамен утраченной (утерянной, поврежденной) трудовой книжки и имеет статус основного документа, подтверждающего стаж работника;

  • копия трудовой книжки ксерокопированная – создается путем копирования документа с использованием копира и заверяется должностным лицом или работодателем, круглой печатью. Является документом разового назначения, который выдается для предоставления затребовавшему документ адресату.

В ксерокопии трудовой книжки должна содержаться вся информация, отраженная в оригинале документа, в той же последовательности и хронологии, включая не только записи о трудовом стаже, но и сведения о награждениях и поощрениях.

При оформлении ксерокопии, работник кадровой службы или непосредственно работодатель должен заверить документ:

  • на каждой ксерокопированной странице делается запись: «Копия верна», и ставится подпись исполнителя;

  • на последней странице копии делается запись: «Копия верна, на … страницах», после чего документ заверяется подписью исполнителя и печатью, ставится дата его выдачи.

Копия ТК (дубликат), выписываемая взамен утраченной, может быть выписана без восстановления хронологии стажа (где в позиции под № 1 будет записано предприятие, выписывающее дубликат ТК, а сведения о предыдущем стаже будут обозначены суммировано, со сноской «со слов ФИО (владельца)». При предъявлении владельцем документов, подтверждающих наличие предшествующего трудового стажа, сведения о нем могут быть внесены в дубликат, со сноской на предъявленный документ (справку о стаже работы, выписку из приказа). Внесенная запись заверяется печатью организации, внесшей запись в копию ТК. Оригинал документа, на основании которого вносится запись, подклеивается на последней странице (обложке) ТК.

При оформлении дубликата на титульной странице должностное лицо, выписавшее документ, ставит надпись «Дубликат» и заверяет ее своей подписью. На внутреннюю сторону обложки вносится запись: «Дубликат выдан на основании ….». Запись датируется, заверяется подписью и печатью.

В качестве основания для выписки дубликата являются справки структур, подтверждающих утерю (выдает городской отдел МВД после факта регистрации кражи или заявления об утере ТК), утрату (справка МЧС о пожаре, затоплении и проч.).

Порядок выдачи копии трудовой книжки в нормативном регламенте

Выдача копии трудовой книжки работнику, в соответствии с частью 1 статьи 62 Трудового кодекса, а также пунктом 7 «Правил ведения и хранения трудовых книжек …», утвержденных Постановлением Правительства РФ № 225 от 16.04.2003 года, осуществляется в течение трех рабочих дней с момента подачи заявления работником.

Согласно вышеуказанным нормативным актам, для получения копии документа о трудовом стаже, работник обязан подать в адрес руководителя предприятия письменное заявление на получение копии трудовой книжки (образец заявления см. ниже). В альбом унифицированных форм заявление на копию ТК не внесено, что дает право работодателям устанавливать собственный образец его написания или принимать заявления, написанные в свободной форме.

В тоже время, существует ряд требований к тому, в какой форме должно быть написано заявление. Так, кроме ФИО заявителя, в обязательном порядке в нем должны быть указаны:

  • причина выдачи копии ТК;

  • дата подачи заявления;

  • реквизиты документа, являющего основание для выписки дубликата (актуально для утраченных ТК).

Трудовая книжка: выдаем оригинал, копию или выписку

Если работник не увольняется, то оригинал трудовой книжки работодатель обязан выдать ему, только если трудовая книжка понадобилась такому работнику для представления в органы социального страхования (обеспечения). В иных случаях работодатель может подготовить для работника или копию трудовой книжки, или выписку из нее. Копия трудовой книжки обычно требуется банком, если гражданин хочет взять кредит.

Оригинал, копия трудовой книжки или выписка из нее представляются работнику на основании его заявления. Выдать такие документы работодатель обязан не позднее 3 рабочих дней со дня подачи работником соответствующего заявления (ч. 1 ст. 62 ТК РФ, п. 7 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225). За нарушение срока выдачи трудовой книжки, ее копии или выписки из нее (в случае, если работник пожалуется в трудинспекцию) работодатель и его должностные лица могут быть привлечены к следующей ответственности (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

  • предупреждение или штраф на должностных лиц, а также работодателя-ИП в размере от 1 000 до 5 000 рублей;
  • штраф на работодателя-организацию от 30 000 до 50 000 рублей.

Копия трудовой книжки или выписка из нее представляется работодателем работнику бесплатно.

Составляем заявление на выдачу копии трудовой книжки

Заявление для выдачи трудовой книжки на руки, копии трудовой книжки или выписки из нее составляется в произвольном виде. Если запрашивается оригинал трудовой книжки, необходимо указать причину и место последующего представления трудовой книжки. Важно помнить, что при получении на руки оригинала трудовой книжки работник обязан будет не позднее 3 рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю (ч. 4 ст. 62 ТК РФ).

Также важно помнить, что работодатель несет ответственность за учет и хранение трудовых книжек (ч. 3 ст. 66 ТК РФ, п. 45 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225 ). Поэтому при выдаче оригинала трудовой книжки работодателю нужно документально подтвердить такой факт. Например, сделать отметку в книге учета движения трудовых книжек или получить от работника расписку о получении оригинала трудовой книжки. Тем самым работодатель сможет избежать ответственности в случае, если, например, работник свою трудовую книжку потеряет.

Приведем заполненный образец заявления на выдачу трудовой книжки (копии).

Пред. / След.

Правила выдачи копии

Работодатель обязан предоставить работнику копию по первому требованию. Это правило закреплено в статье 62 Трудового кодекса.

Для ее получения работник должен обратиться в кадровую службу предприятия. При этом заявление на копию трудовой книжки оформляют в свободной форме, так как никакого единого образца в нормативной документации не представлено.

Его обычно пишут следующим образом:

  • В шапке документа указывают:
  • полное наименование организации;
  • Ф.И.О. и должность руководителя;
  • должность и Ф.И.О. заявителя.
  • В основной части прописывают стандартную формулировку заявления: «Прошу выдать копию трудовой книжки…».
  • Далее необходимо поставить дату обращения и подпись заявителя

Оригинал трудовой книжки должен постоянно хранить отдел кадров предприятия. Его не выдают сотруднику для предоставления в банк или иное учреждение. Однако руководство организации не имеет права отказывать в предоставлении копии или взимать за эту услугу деньги: это противоречит закону.

Если в небольшой организации нет собственного отдела кадров, копию делает секретарь. Она должна быть заверена руководителем.

Также см. «Обязан ли работодатель выдать работнику оригинал трудовой книжки для оформления пенсии?».

Правила заверения копии

Чтобы копия документа служила подтверждением официального трудоустройства сотрудника для банка или другого учреждения, она должна быть должным образом заверена. На каждом листе следует проставлять подпись кадровика или директора предприятия с расшифровкой и обязательным указанием должности. Также ставят печать организации.

Также см. «Заверение документов с 1 июля 2018 года: что меняется в связи с новым ГОСТом».

Заверяют каждую страницу, а на последней строчке должна быть синей ручкой записана формулировка, подтверждающая, что сотрудник продолжает работать и в настоящее время. Для банка это подтверждение, что потенциальный клиент не был уволен, он работает и получает официальный доход.

Банк не имеет права требовать оригинал документа. Правильно заверенной копии должно быть полностью достаточно.

Трудовую книжку передают сотруднику только в момент увольнения из организации, а при последующем трудоустройстве её вновь передают в кадровую службу.

Учтите, что с 2018 года при заверении копии нужно указать, где лежит оригинал этой трудовой книжки.

Также см. «Что меняется в оформлении трудовых книжек с 1 июля 2018 года».

Способы получения

Есть несколько ответов на вопрос, как получить копию трудовой книжки. Заявление можно принести не только лично. Также оно может быть отправлено с помощью:

  • обычной почты;
  • электронной почты.

Однако в любом случае в нём должна быть проставлена дата.

На рассмотрение законом отведено 5 дней. После этого организация должна бесплатно предоставить сотруднику правильно оформленную и заверенную копию.

Есть важное условие: выдача копии трудовой книжки работнику не обязывает его объяснять цель ее получения. Он может использовать книжку для предоставления в банк при оформлении кредита, получения различных социальных пособий и других целей. Причина и место использования копии указывают только по желанию сотрудника.

Иногда стандартный образец заявления на получение копии трудовой книжки утверждён на уровне предприятия. Чтобы его получить, обратитесь в отдел кадров.

Организации могут устанавливать собственный порядок предоставления копий документов, однако он должен соответствовать общим требованиям федерального законодательства.

Вот примерный образец заявления на выдачу копии трудовой книжки:

(наименование работодателя)

адрес: ______________________________________

от _________________________________________

(должность, структурное подразделение, Ф.И.О. работника)

адрес: _____________________________________,

телефон: ________________, факс: ____________,

адрес электронной почты: ____________________

Заявление

о выдаче копии трудовой книжки

_______________________________________________________, руководствуясь

(должность, структурное подразделение, Ф.И.О. работника)

ст. 62 Трудового кодекса Российской Федерации, п. 7 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 № 225, просит выдать копию трудовой книжки (или – заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки).

«___»________ ____ г.

(подпись)

В каких случаях потребуется письменная просьба сотрудника

Трудовая книжка относится к документу строгого учета. После оформления трудоустройства сотрудник сдает трудовую в отдел кадров компании. В документ вносят все необходимые сведения. Хранят книжку в составе личного дела вплоть до увольнения сотрудника. Ответственность за сохранность несет кадровик. Он вносит в нее соответствующие записи. Выдавать на руки книжку можно при увольнении или временно для представления в Пенсионный фонд.

Если сотруднику требуется предоставить информацию из документа в какую-то иную инстанцию, кадровик обязан оформить копию. Сотрудник составляет заявление на выдачу копии трудовой книжки и получает ее на руки.

Когда потребуется документ

  • Для назначения пособий, льгот, субсидий в государственные структуры, социальные, административные службы.
  • Для получения займов банковские учреждения также могут запросить ксерокопию трудовой.

Подробнее о том, как оформить выписку из трудовой, читайте в статье.

Заявление на выдачу копии трудовой книжки: срок рассмотрения работодателем

Заявление на копию трудовой книжки подает сотрудник работодателю. Срок его рассмотрения и выдачи документа составляет не более трех рабочих дней. Если в письменной просьбе на выдачу указаны сроки выдачи и представлены соответствующие документы, подтверждающие уважительность причины, работодатель может выдать заверенную ксерокопию документа в течение одного рабочего дня.

Читайте в «Системе Кадры»:

Образец-2019

Заявление на копию трудовой книжки (образец) оформляют следующим образом:

  1. В начале документа справа указывают наименование организации с внесением ее правового статуса.
  2. Должность, фамилию, имя, отчество руководителя или иного уполномоченного лица, ответственного за выдачу копий трудовых книжек.
  3. Должность, фамилию, имя, отчество заявителя.
  4. Дату составления заявления.
  5. По центру строки указывают: «Заявление».
  6. В содержательной части указывают просьбу о выдаче копии книжки.
  7. В завершение документ подписывают и ставят расшифровку подписи.

Заявление на выдачу копии трудовой книжки: образец

Скачать документ вы можете в начале статьи >>

★ Эксперт «Системы Кадры» расскажет, обязан ли работодатель предоставлять по требованию сотрудника копию трудовой книжки по электронной почте. В статье описаны условия, при которых работодатель обязан представить ксерокопию документов, касающихся трудовой деятельности сотрудника.

Как заверить документ

Для оформления копии книжки снимают ксерокопию всех ее страниц, начинают с титульного листа и заканчивают той страницей, где указано место работы сотрудника. Чтобы документ имел юридическую силу, его необходимо заверить. Сделать это должен кадровик, в обязанности которого входит подготовка ксерокопий и выписок по просьбе сотрудника.

На каждую страницу копии вносят запись «Копия верна», указывают дату, когда документ заверили. Ответственный кадровик вносит свои Ф.И.О., должность, подпись, ставит печать организации, если она используется. Оттиск печати должен проходить по подписи и частично заходить на текст.

Важно! По новому ГОСТу обязательно надо указывать, где хранится оригинал трудовой книжки.

Например, можно сделать такую надпись на копии: «Подлинник документа находится в ООО «Олимп» в деле № 2-28 за 2017 год».

Вправе ли работодатель отказать сотруднику

Если сотруднику потребуется какие-то сведения, касающиеся его трудовой деятельности, информация из трудовой книжки, которая оформлена в виде выписки или ксерокопии, работодатель не вправе отказать ему в этой просьбе. В соответствии с действующим законодательством, трудовая книжка является собственностью работника. Только на период действия трудового договора она хранится у работодателя.

При отказе работодателя выдать какую-то выписку, касающуюся трудовой деятельности работника, копию, работник вправе обратиться в трудовую инспекцию. Такие действия расцениваются в качестве нарушения прав работающих граждан. Трудовая инспекция может подвергнуть должностных лиц организации административному наказанию.

Вывод

Если сотруднику требуется предоставить информацию из документа в какую-то инстанцию, кадровик обязан оформить копию. Сотрудник составляет заявление на выдачу копии трудовой книжки и получает ее на руки. Для оформления копии книжки снимают ксерокопию всех ее страниц, начинают с титульного листа и заканчивают той страницей, где указано место работы сотрудника.

Чтобы документ имел юридическую силу, его необходимо заверить. Сделать это должен кадровик, в обязанности которого входит подготовка ксерокопий и выписок по просьбе сотрудника.

При отказе работодателя выдать какую-то выписку, касающуюся трудовой деятельности работника, копию, работник вправе обратиться в трудовую инспекцию. Такие действия расцениваются в качестве нарушения прав работающих граждан.

Когда оформляется дубликат трудовой книжки?

ТК РФ ничего не говорит о дубликатах трудовых книжек. Однако отмечает, что порядок ведения трудовых книжек устанавливаются уполномоченным Правительством федеральным органом исполнительной власти (ч. 2 ст. 66 ТК РФ).

Правила ведения трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225, предусматривают, что дубликат трудовой книжки выдается в следующих случаях (п.п.31, 33 Правил):

  • утеря трудовой книжки (работником или работодателем);
  • наличие в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной;
  • трудовая книжка пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т.п.);
  • массовая утрата работодателем трудовых книжек в результате чрезвычайных ситуаций (например, из-за пожара).

Обращаем внимание, что если к вам устраивается работник, который говорит, что его трудовая книжка утеряна или предъявляет испорченную трудовую книжку (к примеру, порванную или обгоревшую), то оформлением дубликата должен заниматься предыдущий работодатель.

Выдать дубликат трудовой книжки работодатель должен не позднее 15 дней со дня подачи работником соответствующего заявления (п. 31 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225).

Всегда ли нужно заявление работника?

Заявление работника на дубликат трудовой книжки необходимо в том случае, когда дубликат утерян по вине работника, работодателя или трудовая книжка пришла в негодность. Заявление составляется в произвольной форме. В нем указываются реквизиты работодателя, сведения о работнике, причина, по которой запрашивается дубликат трудовой книжки.

Хорошо, если при оформлении дубликата используется старая трудовая книжка. К примеру, порванная, испачканная, но записи в ней хорошо читаются и трактуются однозначно. В этом случае записи для дубликата берутся из старой трудовой книжки.

В противном случае работнику нужно будет представить необходимые документы, подтверждающие трудовую деятельность и его стаж у предыдущих работодателей. К примеру, справки с места работы, выписки, копии приказов о приеме на работу и об увольнении, справки из архива. Использовать копии или выписки из трудовой книжки в качестве подтверждения стажа и трудовой деятельности работника нельзя (Апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда от 16.12.2014 № 33-20380/2014).

Информацию о документах, подтверждающих трудовую деятельность работника, нужно указать в заявлении, а сами документы приложить к нему. Напомним, что работодатель обязан помогать работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на работу к данному работодателю (п. 7.2 Инструкции, утв. Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69).

Приведем для заявления на оформление дубликата трудовой книжки образец его заполнения.

Пред. / След.

Оформление дубликата трудовой книжки

В правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки нужно сделать запись: «Дубликат». Если прежняя трудовая книжка сохранилась, то на ее первой странице (титульном листе) нужно написать «Взамен выдан дубликат» и указать его серию и номер (п. 1.2 Инструкции, утв. Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69). В остальном титульный лист дубликата оформляется так же, как и в первоначально оформляемой трудовой книжке (указываются Ф.И.О., дата рождения, образование, профессия или специальность) (п. 7.1 Инструкции, утв. Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69).

Если до поступления к данному работодателю сотрудник уже работал, то в графе 3 дубликата нужно указать общий стаж работы, который подтвержден соответствующими документами (п. 7.2 Инструкции, утв. Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69). Например, можно указать «Общий стаж работы _ лет _ месяцев _ дней». Затем общий стаж расшифровывается по отдельным периодам работы:

  • в графе 2 трудовой книжки указывается дата приема на работу;
  • в графе 3 записывается наименование работодателя, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник;
  • в графе 2 указывается дата увольнения;
  • в графе 3 — причина (основание) увольнения.

В графе 4 дубликата указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого были произведены соответствующие записи в дубликате.

Оригиналы документов, которые подтверждают стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего заверения работодатель возвращает их владельцу (п. 7.2 Инструкции, утв. Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69).

В последнюю очередь в дубликат трудовой книжки вносятся сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы, т. е. у работодателя, который оформляет дубликат (п. 32 Правил, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225).

Последней записью в дубликате, выдаваемом работнику, будет запись об увольнении работника. Под ней указывается должность и Ф.И.О. работника, внесшего запись, приводится его подпись и ставится, при наличии, печать работодателя.

Как заверяется документ?

Для оформления дубликата трудовой книжки нужно снять ксерокопии всех ее страниц, начиная с титульного листа и заканчивая страницей, где указано место нынешней работы.

Далее необходимо заверить документ. Это может сделать сотрудник отдела кадров. На каждой странице копии делается запись «Копия верна» и указывается дата, когда документ был заверен. Также указывается ФИО, должность и подпись специалиста, ставится печать фирмы (если имеется). Оттиск печати должен находиться на подписи и частично на тексте, но не на пустом поле бланка. Иначе, документ может быть признан недействительным.

На последней странице необходимо внести запись: “(ФИО сотрудника) работает по настоящее время”.

В случае, если на тот момент, когда гражданину понадобился дубликат бланка, но он не работает, для его заверения необходимо обратиться к нотариусу. Он выдаст заверенный документ.

При первом трудоустройстве на сотрудника оформляют трудовую книжку. Впоследствии этот документ не выдают ему, а хранят в кадровом подразделении предприятия. На руки книжку не дают, так как любые записи в неё может вносить только работодатель, а для сотрудника документ считается особо важным. Если работнику нужно подтвердить официальное трудоустройство или иной факт, он должен написать заявление на выдачу копии трудовой книжки, образец которого в конце этой статьи.

Add a Comment

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *