Заявление на выдачу

Каковы условия, при которых перерасход по авансовому отчету возмещается?

Перерасход по авансовому отчету – вещь нередкая, поскольку сложно точно угадать ту сумму, которую нужно будет уплатить за приобретаемые товары (услуги) или израсходовать в служебной поездке. При выдаче средств объем предстоящих расходов определяется приблизительно. Окончательная их сумма становится известна из авансового отчета (АО), на составление которого отводится 3 рабочих дня, отсчитываемых от завершения срока, на который выданы деньги, или от даты возвращении сотрудника из командировки. В АО должны отразиться все произведенные расходы. Обязательным приложением к нему станут оправдательные документы, подтверждающие величину этих расходов (чеки, счета, квитанции и т. д.).

В ходе проверки АО, осуществляемом бухгалтерией, нужно определить, все ли траты совершены по правилам, обоснованы ли они, соответствует ли их характер цели, на которую выдавались средства. Образовавшаяся сумма перерасхода по авансовому отчету будет оплачена сотруднику, если к АО у бухгалтерии нет претензий, а сам отчет утвержден руководителем (что подтверждает его согласие с осуществленными тратами).

Требования бухгалтерии к АО таковы:

  • отчет оформлен в соответствии с установленными для него правилами;
  • каждая расходная строка имеет подтверждающий документ;
  • соблюдается принцип обоснованности по каждому из расходов, т. е. он направлен на выполнение цели, изначально поставленной при выдаче средств на покупки.

Расход, в отношении которого не соблюдено хотя бы одно из 2 последних перечисленных условий, принят быть не может. Общий итог АО будет уменьшен на его сумму. Это может привести либо к исчезновению перерасхода, либо к уменьшению его суммы.

О том, как правильно заполнить АО, читайте в статье «Образец заполнения авансового отчета в 2017-2018 годах».

Реестр сдачи денег в кассу образец скачать

№ 18 «Об утверждении порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации».

В зависимости от объема кассовых операций и степени оценки надежности системы внутреннего контроля на предприятии может быть осуществлена сплошная или выборочная проверка кассовых документов.

Ревизор проверяет полноту заполнения реквизитов приходных и расходных документов; правильность регистрации приходных и расходных ордеров, платежных ведомостей и других платежных документов; наличие подписей ответственных лиц (руководителя и главного бухгалтера) и получателей денежных средств; отсутствие исправлений, подчисток и других исправлений в кассовых документах.

Ревизор просматривает отчеты кассира с приложенными первичными документами и сверяет данные отчетов с листами Главной книги. Данные этих двух документов должны быть идентичны.

Проверяется правильность оформления кассовой книги. Она должна быть пронумерована, прошнурована, опечатана печатью, и вестись в соответствии с установленным порядком в одном экземпляре.

Правильность отражения прихода денежных средств из банка проверяется путем сверки идентичных сумм, записанных в корешках чеков, выписках банка и приходных кассовых ордерах. Поступление выручки изучается путем сверки сумм в приходных кассовых ордерах, накладных и счетах-фактурах, лентах кассового аппарата и др. Возврат неиспользованных авансов анализируется по приходным кассовым ордерам.

Проверяя расходование наличных денег из кассы, ревизор должен обратить внимание на документальную обоснованность выдачи денег (наличие приказов на премирование сотрудников, на оказание материальной помощи, на командировки, на выдачу средств на представительские расходы, доверенностей от сторонних организаций, исполнительных листов и др.). Устанавливается также целевое использование средств, полученных из банка по чеку (на заработную плату, на выплату различных пособий, на командировочные, хозяйственные, представительские расходы, на выдачу ссуд сотрудникам и т. д.), соблюдение лимита кассы.

Проверяется соблюдение установленного лимита расчета наличными деньгами между юридическими лицами.

Типичные ошибки, выявляемые при документальной проверке кассовых операций:

• отсутствие первичных кассовых документов или оформление их с нарушением установленных требований;

• выплаты подотчетным лицам на основании оправдательных документов, подтверждающих расходы, без оформления авансовых отчетов;

• несоблюдение лимита расчетов наличными деньгами между юридическими лицами;

• проведение расчетов с населением без применения контрольно-кассовых машин;

• некорректное отражение кассовых операций в учетных регистрах;

• арифметические ошибки при подсчете оборотов и остатков в учетных регистрах.

Проверка выполнения требований Закона «О применении контрольно-кассовой техники»

Возможны следующие виды нарушений:

• полученная сумма не пробивается по кассе. Выявляется методом наблюдения;

• суммы выручки, сданные в кассу, не соответствуют данным журнала кассира-операциониста. Выявляется методами документального контроля: сличением и арифметической проверкой;

• суммы, отраженные в журнале кассира-операциониста, не соответствуют показаниям контрольных счетчиков кассовой машины.

Дата публикования: 2014-11-29; Прочитано: 693 | Нарушение авторского права страницы

IV. РЕВИЗИЯ КАССЫ И КОНТРОЛЬ ЗА СОБЛЮДЕНИЕМ

КАССОВОЙ ДИСЦИПЛИНЫ

37. В сроки, установленные руководителем предприятия, а также при смене кассиров на каждом предприятии производится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными учета по кассовой книге.

Ведомость приема наличных денежных средств

Для производства ревизии кассы приказом руководителя предприятия назначается комиссия, которая составляет акт. При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения.

Примерная форма акта ревизии наличия денежных средств приведена в Приложении N 4.

В условиях автоматизированного ведения кассовой книги должна производиться проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов.

38. Учредители предприятий, вышестоящие организации (в случае их наличия), а также аудиторы (аудиторские фирмы) в соответствии с заключенными договорами при производстве документальных ревизий и проверок на предприятиях производят ревизию кассы и проверяют соблюдение кассовой дисциплины. При этом особое внимание должно уделяться вопросу обеспечения сохранности денег и ценностей.

39. Ответственность за соблюдение Порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителей предприятий, главных бухгалтеров и кассиров.

40. Лица, виновные в неоднократном нарушении кассовой дисциплины, привлекаются к ответственности в соответствии с Российской Федерации.

КонсультантПлюс: примечание.

Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях предусмотрена ответственность за невыполнение должностным лицом учреждения банка обязанностей по контролю за выполнением организациями или их объединениями правил ведения кассовых операций.

41. Банки систематически проверяют соблюдение предприятиями требований Порядка ведения кассовых операций.

Проверки Порядка ведения кассовых операций в бюджетных организациях осуществляются соответствующими финансовыми органами.

42. Органы внутренних дел в пределах своей компетенции проверяют техническую укрепленность касс и кассовых пунктов, обеспечение условий сохранности денег и ценностей на предприятиях.

43. Предложения и рекомендации по устранению выявленных в ходе проверок кассовой дисциплины недостатков, а также причин и условий, способствующих совершению хищений и злоупотреблений, обязательны к выполнению предприятиями.

44. Настоящий Порядок ведения кассовых операций применяется всеми предприятиями на территории Российской Федерации, кроме учреждений банков, учреждений и предприятий Федерального управления почтовой связи при Министерстве связи Российской Федерации, а также предприятий и организаций, на которые не распространяется действие РСФСР «О предприятиях и предпринимательской деятельности».

Проверка правильности документального оформления кассовых операций

Организация_____________________________________________

Аудитор_________________________________________________

Проверяемый период_______________________________________

Дата начала проверки______________________________________

Предоставленные документы_________________________________

Проверяемый период_______________________________________

Масштаб выборки _________________________________________

Дата окончания проверки____________________________________

Основной этап

На данном этапе производится проверка сохранности наличных денежных средств в кассе. Аудитор должен установить, проводится ли инвентаризация кассы перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, при смене материально ответственных лиц, при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества, в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями, при реорганизации или ликвидации организации и в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

При проверке соблюдения установленного лимита остатка денежных средств в кассе организации необходимо запросить расчет на установление организации лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в кассу за аудируемый период, утвержденный банком. Далее согласно представленному расчету выборочно проводится проверка соблюдения установленного банком лимита остатка наличных денежных средств.

Также проводится проверка соблюдения установленного размера проведения наличных расчетов между юридическими лицами (Указание Банка России № 1843‑У).

Результаты проверки могут быть оформлены следующим образом (табл. 6.2).

Таблица 6.2.Соответствие размера наличных расчетов установленному лимиту

При проверке кассовых операций особое внимание уделяется выяснению полноты, своевременности и правильности оприходования денежной наличности в результате поступлений из банка, возврата подотчетных сумм, выручки, взносов арендной платы и прочих доходов. Поступления из банка проверяются путем сверки идентичных сумм, записанных в корешках чеков, выписках банка и приходных кассовых ордерах. Поступление выручки изучается путем сверки сумм в приходных кассовых ордерах, накладных и счетах‑фактурах, лентах кассового аппарата и т. п. Возврат неиспользованных авансов анализируется по приходным кассовым ордерам.

Результаты проверки оформляются аудитором следующим образом (табл. 6.3).

Таблица 6.3.Проверка поступления денег в кассу

Проверяя расход наличных денежных средств из кассы, аудитор должен обратить внимание на юридическую обоснованность выдачи денег, т.

Учет денежных средств

е. на наличие приказов и распоряжений на премирование сотрудников, на оказание материальной помощи, на командировки, на выдачу средств на представительские расходы; доверенностей от сторонних организаций; исполнительных листов и др. Устанавливается также целевое использование средств, полученных из банка по чеку.

Если организация ведет расчеты с физическими лицами с применением ККТ, то необходимо проверить, вся ли ККТ прошла регистрацию в государственной налоговой инспекции, о чем будут свидетельствовать карточки регистрации ККТ. Журналы регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно‑кассовых машин должны вестись по форме № КМ‑5, утвержденной постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 № 132. Журналы должны быть прошиты, пронумерованы, подписаны руководителем, главным бухгалтером и представителем налогового органа.

Результаты выборочной проверки полноты и своевременности оприходования наличной денежной выручки в кассу оформляются следующим образом (табл. 6.4).

Таблица 6.4.Оприходование выручки в кассу

При проверке порядка хранения свободных денежных средств в кассах организации устанавливается его соответствие Порядку ведения кассовых операций в Российской Федерации, согласно которому:

– касса организации должна находиться в изолированном помещении, предназначенном для приема, выдачи и временного хранения наличных денег;

– должна быть обеспечена сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк;

– все наличные деньги и ценные бумаги должны храниться в несгораемых металлических шкафах или в комбинированных и обычных металлических шкафах, которые по окончании работы кассы закрываются ключом и опечатываются печатью кассира.

Основные виды нарушений, которые могут быть выявлены в результате проведения аудита денежных средств:

– отсутствие первичных кассовых документов или оформление их с нарушением установленных требований;

– выплаты подотчетным лицам на основании документов, подтверждающих расходы, без оформления авансовых отчетов;

– несоблюдение установленного лимита расчетов наличными деньгами между юридическими лицами;

– арифметические ошибки при подсчете оборотов и остатков в учетных регистрах при ручном ведении учета;

– неполное оприходование денежной выручки, связанное с тем, что кассиры оставляют в кассах организации небольшой размер денежных средств на «размен»;

– отсутствие платежных документов, подтверждающих факт совершения операций, или оформление их ненадлежащим образом;

– отсутствие приложений к платежным документам, послуживших основанием для совершения операций;

– перечисление авансов по бестоварным счетам без предварительного оформления договора и по другим сомнительным операциям;

– несоответствие данных в платежных поручениях данным выписки банка;

– некорректная корреспонденция счетов по учету банковских операций.

Дата добавления: 2017-05-18; просмотров: 447;

Проверка кассы и кассовых операций

Главной особенностью проверки кассы является ее внезапность. Поэтому аудиторская группа обязана произвести проверку наличных денег, денежных документов, ценных бумаг и бланков строгой отчетности, находящихся в кассе, до начала документальной проверки денежных и других операций. Приступая к проверке кассы, аудитор должен установить:

— обслуживается ли проверяемая фирма одним кассиром или несколькими кассирами (или уполномоченными на то лицами);

— работает ли кассир только в проверяемой фирме или совмещает свои обязанности с обслуживанием других организаций;

— имеется ли приказ о назначении кассира;

— имелись ли случаи возложения обязан­ностей кассира (постоянно или временно) на счетных или других ра­ботников, связанных с расчетами по заработной плате (бухгалтера, нор­мировщики, мастера, прорабы и т.д.);

— имеется ли обязательство кассира о материальной ответственности и ознакомлен ли он с Правилами ведения кассовых операций.

Производя проверку кассы, аудитор обязан соблюдать следующие

условия:

— проверка кассы производится в присутствии кассира и главного бухгалтера проверяемой фирмы, доступ других лиц в кассу во время ревизии не разрешается;

— на время проверки кассы все кассовые операции прекращаются. При невозможности проверки кассы или при наличии нескольких касс все они опечатываются аудитором, ключи остаются у кассира, а печать -у аудитора;

— аудитор проверяет наличие образцов подписей лиц, имеющих право подписывать денежные документы;

— подсчет наличных денег и денежных документов ценных бумаг, находящихся в кассе, производится аудитором в присутствии кассира и главного бухгалтера.

Полный пересчет денег обязателен, независимо от того, находятся ли они в разрозненном виде или в банковской упаковке. После подсчета ревизор составляет отдельный (промежуточный) акт о сумме денежных средств, выявленных проверкой. Акт подписывается аудитором, главным бухгалтером и кассиром. Расписки разных лиц, неоформленные кассовые расходные ордера, ведомости, счета и др. в остаток наличия кассы не включаются и в качестве оправдательных кассовых документов аудитором во внимание не принимаются. При обнаружении таких, а также сомнительных документов о позаимствовании наличных денег из кассы аудитор отмечает это нарушение в акте проверки кассы с указанием, кому, по чьему распоряжению, когда, на какие цели, в какой сумме выданы деньги;

— все хранящиеся в кассе наличные деньги и другие ценности должны считаться аудитором принадлежащими проверяемому предприятию, так как хранение в кассе денег или иных ценностей общественных и других организаций (профкома, кассы взаимопомощи и др.) запрещено.

Кассир до начала инвентаризации делает в письменной форме за­явление о находящихся в кассе денежных средствах, принадлежащих профкому предприятия, кассе взаимопомощи. В этом случае необхо­димо пригласить председателя и членов ревизионной комиссии про­фкома (кассы взаимопомощи) и провести одновременную совмес­тную инвентаризацию кассы предприятия и кассы профкома (кассы взаимопомощи):

— наличие излишка или недостачи денег в кассе аудитор отмечает в акте проверки кассы и одновременно должен получить от кассира письменное объяснение причин излишка или недостачи. При обнаружении значительных недостач или злоупотреблений следует потребовать немедленного отстранения кассира от должности и передачи дела следственным органам;

— правильно оформленные кассовые документы аудитор передает кассиру для составления отчета и указания в нем остатка на момент проверки. В тех случаях, когда в момент проверки в кассе имеются отдельные ведомости, по которым выплата заработной платы произведена частично, аудитор должен предложить главному бухгалтеру и кассиру закрыть в установленном порядке эти ведомости, оформить на них кассовый расходный ордер и включить его в отчет кассира, в котором проводится остаток денег на момент проверки; если же проверка кассы совпадает с периодом выдачи заработной платы, которая по ведомости не выплачена многим лицам, эти ведомости в отчет кассира могут не включаться, а записываются в акте частично оплаченные расходные до­кументы (платежные ведомости), не включенные в кассовый отчет.

В этом случае в каждой платежной ведомости указывается, по каким порядковым номерам выплачена заработная плата и ее общая сумма. Указанная запись подтверждается подписями кассира, главного бухгалтера и аудитора.

Если срок оплаты платежных ве­домостей истек, они закрываются и включаются в отчет кассира. Если срок оплаты не истек, поступают по одному из следующих вариантов:

— если сумма выплаты значительная, ведомость закрывают и проводят по последнему кассовому отчету;

— если по ведомости только начата выплата, на ней делают отметку о фактически произведенной выплате до начала инвентаризации, ко­торую заверяют своими подписями аудитор, кассир и главный бухгалтер. При этом аудитор и кассир подсчитывают выданные по пла­тежным ведомостям суммы и указывают их в акте;

— выплаченные по платежным ведомостям суммы засчитывают в остаток наличных денег в кассе. Это делается для того, чтобы не закры­вать досрочно ведомости и не возлагать на бухгалтеров трудоемкую работу по составлению реестра депонированной заработной платы. Для этого указанные суммы (суммы, по которым есть расписка в полу­чении) подсчитываются по каждой ведомости вначале аудитором и против каждой выплаченной суммы делается пометка «Учтено или выдано до инвентаризации». В конце ведомости делается пометка «До инвентаризации по настоящей ведомости выплачено», и указывается сумма. Вторым такие ведомости считает кассир. В акте инвентариза­ции кассы эта сумма указывается отдельно по каждой ведомости;

— при проверке кассы проверяются также хранящиеся в кассе чековые книжки для получения наличных денег, лимитированные чековые книжки, талоны на ГСМ, бланки строгой отчетности, путевки в санатории и дома отдыха, проездные билеты и другие денежные документы, наличие которых отмечается в акте; аудитором проверяется отчетность по денежным документам, которая должна содержать данные об остатках данных бланков на на­чало отчетного периода, приходе, расходе и остатках на конец отчет­ного периода по количеству и номинальной стоимости по каждому виду в отдельности. По данным аналитического учета проверяется своевременность и правильность оприходо­вания денежных документов в количественном и суммовом выраже­нии, осуществляется проверка источников приобретения отдельных денежных документов, проверка законности и целесообразности их расходования и правильности списания;

— одновременно с производством проверки денежных средств в кассе аудитор производит проверку сейфов (несгораемых шкафов), помещения кассы (изолировано ли оно), устанавливает, опечатываются ли сейфы (шкафы) и помещение кассы в конце рабочего дня, оборудовано ли оно охранной сигнализацией, как организована охрана кассы, как обеспечивается сохранность денежных средств при доставке их из банка и сдаче в банк, имеются ли ключи-дублеры от сейфов (шкафов) и дверных замков кассы, сданы ли они на хранение в сейф руководителю организации в опечатанном кассиром пакете, обеспечен ли кассир штампами «получено», «оплачено».

Кассовые документы подвергаются сплошной проверке за весь проверяемый период. Проверяя полноту и своевременность оприходования денег, полученных с расчетного счета в банке, аудитор применяет метод взаимного контроля операций. При этом сравнивают суммы, отраженные в ведомости аналитического учета по дебету счета 50 «Касса» с данными журнала-ордера № 2 по кредиту счета 51 «Расчетный счет» — они должны совпадать. В случаях расхождения суммы сопоставляют по приходным кассовым ордерам, выпискам банка, отчетам кассира, корешкам чеков, а при необходимости проверяют непосредственно в учреждении банка.

Очень внимательно аудитор должен проверить полноту и своевременность оприходования денег, полученных по каждому чеку из банка. Некоторые аудиторы допускают ошибку, когда полноту оприходования наличных денег, полученных из банка, проверяют только по корешкам чеков. Это необходимо делать также по выпискам банка (по коду, соответствующему получению наличных денег). Если на выписках имеются следы подчисток, исправлений, а также при расхождении остатков, следует получить в банке выписку из текущего или расчетного счета и сверить записи в бухгалтерии ревизуемой фирмы с данными выписки.

Кассовые операции по списанию денег в расход проверяются по документам, приложенным к кассовым отчетам, по возможности за весь период, подлежащий ревизии. При проверке используются следующие формы учетной документации по кассовым операциям: формы № КО-1 «Приходный кассовый ордер», № КО-2 «Расходный кассовый ордер», № КО-3 и КО-За «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов», документы безордерного оформления приема и выдачи денег, форма № КО-4 «Кассовая книга», КО-5 «Книга учета принятых и выданных кассиром денег», учетные регистры по счету 50 «Касса», Главная книга, балансы на соответствующие даты и др. При этом необходимо обращать внимание и на оформление кассовых документов: имеются ли на каждом документе расписки получателей, погашаются ли кассовые документы: приходные — штампом „получено», расходные — штампом „оплачено» с указанием даты, нет ли на них следов подчисток или исправлений. При ревизии одной централизованной бухгалтерии ревизор обратил внимание, что в ведомости на выплату 7425 руб. за ремонт крыши организации по трудовому соглашению исправлен год ее составления. Имелись следы исправления года и на трудовом соглашении. Приглашенные ре­визором лица, которым по этой ведомости были выплачены деньги, сообщили, что за ремонт крыши в школе они действительно получили 7425 руб., но не в августе 2000 г., как указано в ведомости, а осенью 1998 г. Это же сообщил и завхоз школы, который принял работу. Проверка подтвердила, что действительно в августе 1998 г. было списано по кассе 7425 руб. как выданная по трудовому соглашению заработная плата. Однако ведомость в документах отсутствовала. Таким образом, повторно списав сумму по расходным документам, изъятым из ранее списанных кассовых отчетов, кассир централизованной бухгалтерии присвоил 7425 руб.

Как свидетельствует ревизионная практика, наибольшее число злоупотреблений по кассе устанавливается с заработной платой и подотчетными суммами. Здесь и включение в ведомости „подставных» лиц, и завышение итогов сумм к выдаче с целью получения из банка излишних сумм.

Вот один из примеров завышения итогов в расчетно-платежной ведомости:
Фамилия, Всего Всего удержано Сумма к выдаче

И.О. начислено

Акулов В.И. 175 35

Иванов С.И. 182 29

Петров К. А. 207 57

Петренко С.И.

Итого

* Неправильно выведенные итоги.

Из приведенного примера видно, что итог суммы к выдаче увеличен на 50 руб. за счет уменьшения на эту сумму по графе «Всего удержано». В связи с этим при счетной проверке ревизор в расчетно-платежных ведомостях должен проверять правильность итогов не только по графе „Сумма к выдаче», но также итоги по все графам. Такую проверку из-за ее трудоемкости рекомендуется проводить с помощью машиносчетных станций.

В ходе проверки кассовых операций аудитору, кроме того, следует проверить:

— производятся ли в проверяемом предприятии ежеквартальные внезапные проверки кассы;

— производится ли ежедневная сдача кассиром в бухгалтерию кассовых отчетов;

— имеются ли на кассовых отчетах расписки главного бухгалтера или его заместителя о проверке и принятии отчетов и документов к ним;

— используются ли по целевому назначению полученные из банка деньги на выдачу заработной платы, на командировки и хозяйственные расходы, соответствуют ли кассовые остатки лимиту, установленному для проверяемого предприятия банком;

— своевременно ли возвращаются в банк остатки денежных средств по невыданной заработной плате;

— сдается ли в банк выручка от реализации материальных ценностей за наличный расчет, путевок в санатории, дома отдыха и другие поступления в кассу;

— имеются ли случаи выдачи наличных денег посторонним лицам без доверенностей. При наличии таких фактов аудитор должен уточнить причины этих операций, по чьему распоряжению они произведены и не скрываются ли за этим злоупотребления;

— имеются ли случаи подписи расходных кассовых документов только одним руководителем проверяемого предприятия или только главным бухгалтером;

— имеются ли случаи подписи руководителем и главным бухгалтером незаполненных чеков и выдачи их кассиру для самостоятельного заполнения при получении денег в банке;

— хранятся ли чековые книжки у главного бухгалтера в сейфе или, в нарушение действующего порядка, у кассира;

— наличие на предприятии журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, а также кассовой книги, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью, все листы книги должны быть заверены подписями руководителя и главного бухгалтера;

— наличие и подлинность на кассовых ордерах и других денежных документах подписей соответствующих должностных лиц и подписей получателей денег;

— погашение кассовых документов специальными штампами;

— законность произведенных из кассы выплат денежных средств, списываемых на расходы и другие балансовые счета без последующего представления отчетов по этим операциям; правильность корреспонденции счетов по кассовым документам;

— соблюдение лимита остатка денежных средств в кассе, лимита расчетов наличными деньгами с субъектами хозяйствования (50 базовых величин), наличие разрешения банка на использование части выручки на хозяйственные нужды организации;

— целевое использование полученных из кассы денежных средств подотчетными лицами;

— своевременность депонирования невыплаченных сумм.

Бланки: Ведомость приема наличных денежных средств (по членским взносам)

Проверка кассовых документов одновременно является и проверкой соблюдения кассовой и финансовой дисциплины.

Методика проведения аудита кассовых операций с наличной иностранной валютой аналогична мето­дике проведения аудита кассовых операций в белорусских рублях. Однако имеются некоторые особенности. В частности, аудитор дол­жен:

— удостовериться, что наличная иностранная валюта получена аудируемым лицом на цели, определенные законода­тельством Республики Беларусь, и использована на цели, на которые она получена;

— установить, имеются ли у кассира справочные и инфор­мационные материалы, поступающие из официальных источников, которые необходимы для определения признаков платежности банкнот и платежных документов в иностран­ной валюте в соответствии с законодательством Республики Беларусь;

— проверить и установить, правильно ли выдается на­личная иностранная валюта под отчет на расходы, связанные со служебными командировками работников за границу в соответствии с за­конодательством Республики Беларусь.

Основание для выдачи денег под отчет

Без письменного заявления от работника выдать деньги под отчет нельзя. На это указывает абз.1 п.6.3 Указаний № 3210-У. Документ составляется в произвольной форме. При это в нем обязательно указываются:

  • необходимая сумма;
  • срок, на который выдаются средства;
  • подпись руководителя;
  • дата написания заявления.

Обратите внимание! В соответствии с новым кассовым порядком (п.6.3 Указаний № 3210-У) «подотчетник» (или бухгалтер) может сам указать в заявлении сумму подотчета и срок, на который он выдается. До 1 июня 2014 года заполнять эти реквизиты собственноручно приходилось руководителю (п.4.4 Положения Банка России от 12.10.2011 № 373-П). Теперь же достаточно только его визы.

При составлении заявления на выдачу денег под отчет работники нередко допускают ошибки. Например, не указывают срок, на который выдаются денежные средства. «Подотчетник» должен знать, что если данный реквизит в документе пропущен, то отчитаться о совершенных тратах ему надлежит в течение 3-х рабочих дней с момента получения денег (абз.2 п.6.3 Указаний № 3210-У).

Для того, чтобы документ был оформлен правильно и работнику не приходилось каждый раз сочинять его текст, рекомендуется заранее подготовить шаблоны заявления.

В типовой форме, помимо обязательных реквизитов, следует предусмотреть поля для указания:

  • информации о задолженного подотчетного лица (чтобы кассир по незнанию не выдал деньги тому работнику, который их получать не вправе), которую завизирует бухгалтер;
  • цели выдачи подотчета.

Кстати, безопаснее написать заявление на выдачу денег под отчет и в том случае, если денежные средства перечисляются на зарплатную карту с расчетного счета. При его отсутствии налоговики могут посчитать, что работнику были переведены не подотчетные суммы, а иные доходы и удержат с них НДФЛ.

Еще раз обратим внимание, что писать такое заявление должны все получатели подотчетных средств, включая руководителя. Ведь в компании он трудится, как и все, по трудовому договору (ч.6 ст.11 ТК РФ, письмо Роструда от 11.03.2009 г. № 1143-ТЗ).

При этом, бланк документа для директора необходимо составить с другими формулировками.

Дальнейший порядок действий

Одобренное заявление на выдачу денег под отчет передается в бухгалтерию. На его основании производится выдача средств «подотчетнику»:

  • в наличной форме – с оформлением расходного кассового ордера (форма № КО-2, утв. Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 г. № 88);
  • в безналичной форме – с заполнением платежного поручения для перевода денег на банковскую карту.

К сведению ИП, ведущих налоговый учет доходов или доходов и расходов, а также физических показателей. В соответствии с абз.2 п.4.1 Указаний № 3210-У они могут не оформлять кассовые документы.

Предупредите получателя, что ему не следует передавать подотчетные деньги другому лицу. Хотя законодательством не установлен запрет на подобные действие, но, в то же время, не регламентирован и порядок передачи. Поэтому, чтобы избежать споров с налоговиками, не разрешайте сотрудникам передавать подотчетные суммы своим коллегам

В течение 3-х рабочих дней по истечении срока, на который были выданы деньги под отчет (указывается в заявлении), работник должен отчитаться о своих тратах (абз.2 п.6.3 Указаний № 3210-У). Для этих целей он использует авансовый отчет. В соответствии с ч.4 ст.9 Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ компания вправе самостоятельно разработать форму данного документа или использовать унифицированную (форма № АО-1, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 г. № 5).

К авансовому отчету работник прилагает все подтверждающие документы. Если окажется, что он потратил больше, чем получил, то организация (ИП) обязана ему возместить сумму перерасхода. Если у «подотчетника» остались неизрасходованные деньги, то их он должен вернуть предприятию. При возврате остатка наличными средствами оформляется приходный кассовый ордер (форма № КО-1, утв. Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 г. № 88).

Как выглядит заявление подотчетного лица о выдаче денег

Заявление составляется в произвольной форме и должно содержать следующие реквизиты (п. 6.3 указания 3210-У):

1 Сумму необходимых для покупки средств.

2 Срок, на который выдаются ДС.

3 Разрешающую визу руководителя и дату.

ВАЖНО! С 19.08.2017 допускается выдача средств подотчетному лицу, даже если оно не отчиталось по ранее полученным авансам (п. 1.3 указания № 4416-У).

Необходимость оформлять заявление при перечислении ДС на карту сотрудника или корпоративную карту компании законодательно не закреплена, поскольку указание № 3210-У регулирует только операции с денежной наличностью. Однако чиновники считают, что заявление работника все же необходимо (письмо Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288).

Подробности — в статье «Перевод подотчета на карту сотрудника с расчетного счета».

Однако многие бухгалтеры игнорируют нормы указаний ЦБ РФ и не требуют оформления ни заявлений подотчетными лицами, ни задокументированных распоряжений на выдачу подотчетных сумм от руководителя. Налоговики во время проверки могут посчитать такой подход нарушением и попытаться оштрафовать компанию на основании положений п. 1 ст. 15.1 КоАП «Нарушение порядка работы с денежной наличностью». Однако отдельный штраф именно за несоблюдение норм п. 6.3 указания № 3210-У не установлен. В связи с чем его можно будет оспорить в суде.

Положительная судебная практика уже имеется, например постановление 9-го Арбитражного апелляционного суда от 06.05.2013 № 09АП-11841/2013-АК. Кроме того, суды также принимали сторону налогоплательщиков и при иных нарушениях работы с наличностью, выявленных налоговиками в ходе проверки (постановление 9-го Арбитражного апелляционного суда от 13.05.2013 № 09АП-10884/2013).

Таким образом, выдача подотчетных сумм обязательно должна предваряться одним из документов: заявлением работника или приказом директора. Иначе возможны претензии проверяющих.

Образец заявления на получение денег в подотчет

Если в положении о расчетах с подотчетными лицами компания утвердила необходимость составления заявления на подотчет, то в целях экономии времени рекомендуем вам оформить соответствующий шаблон заявления — тогда сотрудникам останется вписать необходимые сведения и завизировать документ у руководителя.

Заполнить заявление может и сотрудник бухгалтерии, а после — подписать его у подотчетного лица. Кроме того, разрешающую визу вместо директора может проставить любой сотрудник, уполномоченный на это соответствующей доверенностью. Таким образом, процесс оформления заявлений предельно упростится.

Образец заявления на выдачу средств под отчет можно скачать на нашем сайте:

Действующее законодательство больше не содержит однозначное требование о необходимости оформления сотрудниками компании заявлений для получения денежных средств под авансовый отчет: выдачу денег можно оформлять и приказом руководителя. Однако если ваша компания определила в локальном нормативном акте, что подотчетные суммы выдаются по заявлению, то данный документ должен быть правильно оформлен и завизирован руководителем.

Как пишется подотчет слитно или раздельно?

Бухгалтеры, имея свою терминологию, в данном случае формируют её так:

  1. Используют имя существительное «отчёт». Применяют в соответствующем термине прилагательное «подотчётный» (например, «подотчётные суммы»).
  2. Сокращают словосочетание до одного слова и получают «подотчёт». Это существительное-термин, отвечает на «что ?». Пишется слитно. «Под -» – приставка. Иногда встречаются даже несколько абсурдные сочетания, наподобие «под подотчёт».

Однако, слова «отчёт » никто из словарей не вычёркивал. Оно продолжает существовать и сочетается со всеми доступными предлогами. Например, форма винительного падежа может выглядеть как «под отчёт». Происходит совпадение с начальной формой, что ещё больше запутывает пишущего. Но нам нужно углубиться в смысл высказывания, тогда раздельное написание станет несложным при его выборе.

  • «Степанов взял под отчёт двенадцать миллионов рублей».

автор вопроса выбрал этот ответ лучшим

Бухгалтеры часто используют эти слова, поэтому важно знать, как их правильно употреблять.

«Подотчет» – бухгалтерское сокращение от «подотчетная сумма», поэтому выражение «выдать или получить подотчет», то есть «выдать или получить какую-то сумму» употреблять правильно.

Если же подразумевается сама операция выдачи подотчетной суммы, то есть деньги выдаются с целью получить затем отчет по расходованию этой суммы, то говорят «выдать деньги под отчет» (под что? – под отчет).

Можно писать как слитно, так и отдельно.

Рассмотрим, в каком случае пишется «под отчет». В том случае, когда речь идет о выданных деньгах.

«Эти деньги были выданы под отчет».

Еще один пример: «Этот сотрудник взял под отчет».

То есть с глаголами «выдать» и «взять» всегда будет употребляться раздельное написание данного слова.

Слитное написание, то есть «подотчет» – это чисто бухгалтерский термин. Он означает «деньги», за которые нужно отчитаться.

Пример предложения: «В подотчете у этого сотруданика есть некоторые деньги».

Данное выражение очень часто можно услышать в бухгалтерии, так как именно они выдают денежные средства другим людям. Давайте попробуем разобраться, как правильно писать: «подотчет» или «под отчет».

Писать раздельно слово «под отчет» можно, но при условии, что в контексте вашего предложения данное слово используется как: «взять деньги».

Рассмотрим пример, такого предложения:

Выдать деньги под отчет.

Когда в контексте вашего предложение данное слово используется как: «подотчетная сумма», то вы пишете данное слово слитно. Рассмотрим пример, такого предложения:

Выдать в подотчет в размере тысяча рублей.

Кружева в бухгалтерии

Рубрике «Словарные запасы» без малого полгода. Всего-то. Однако мы уже получаем от читателей письма, в которых они благодарят за помощь с речевыми ошибками, за истории о происхождении слов. Обещаем «ТАК ДЕРЖАТЬ»! А помогут нам письма, в которых вы просите рассказать о том или ином нюансе речи. Письма, подобные тем, на которые мы отвечаем в этом номере.

Подотчет — значит под отчет

«Как правильно: “выдано в подотчет” или “выдано под отчет”? И есть ли в русском языке слово “подотчетник”?»
Анна Занько, главный бухгалтер ФГУП (Хабаровский край)

В обычной, не профессиональной, речи рекомендуется использовать словосочетание «выдавать под отчет». Оно означает действие кассира, который выдает деньги, но позже попросит у получателя отчет в тратах. Разумеется, под отчет можно взять и иные ценности. Примеры: экспедитору выдали под отчет 30 000 руб.; ТМЦ, которые числятся под отчетом у Иванова.

Вместе с тем в нашем языке существует и слово «подотчет». В словарях оно имеет пометку «бухгалтерия», то есть его относят к нашим профессиональным терминам. Подотчет — это собственно подотчетная сумма, сами деньги. Нюанс заметен в примерах: сотрудник взял в кассе подотчет, равный 5000 руб.; я положила в кошелек 5000 руб. подотчета; он вернул остаток подотчета — 1000 руб.

Соответственно, имеют право на жизнь и прилагательные — подотчетные деньги, подотчетное лицо, никому не подотчетный сотрудник. А вот слова «подотчетник» в словарях не зафиксировано: это чистой воды бухгалтерский сленг.

Итак, правильно: выдано под отчет, выдан подотчет, деньги выданы подотчетному работнику.

«Говорят, что выражение “все в ажуре” (то есть все в порядке) — бухгалтерское. Оно имеет отношение к кружевам?»
Екатерина Самойленко, бухгалтер ООО «Апрель +» (г. Тверь)

И правда, выражением «все в ажуре» оптимисты обязаны бухгалтерам. Исходный термин «ажур» сейчас используется нечасто. В широком смысле он означает, что все рассчитано и начислено в установленные сроки. А также что данные текущего бухгалтерского учета соответствуют отчетности. Для бухгалтера это как раз признак прекрасного состояния дел.

Изначально же ажуром именовали метод, когда все счетные записи делаются в день совершения хозяйственных операций. Именно об этом и говорит название термина, которое произошло от французского слова jour — день, сутки. Получилось a jour — на сегодняшний день.

Теперь о кружевах. Во французском языке у слова jour есть еще значение «дневной свет». Поэтому то же слово использовали, чтобы дать название тонкой ткани со сквозным орнаментом — ajour, на свет. Так начали говорить и о замысловатом вязании, искусном плетении, ювелирном узоре, даже о художественном литье. Наконец, произнося «ажур», стали иметь в виду вообще тонкую, тщательно выполненную работу. Что иногда характеризует и бухгалтерские отчеты.

“Подотчет” – бухгалтерское сокращение от подотчетная сумма. Ни в каком другом значении использовать нельзя.

Выдать или получить подотчет можно. Но это не в значении “как” или “куда” – это “что”. Выдать подотчет в размере ста рублей. Примерно как “командировочные” – это, кстати, случай такого подотчета.

“Выдать деньги подотчет” неверно, поскольку здесь “подотчет” – означало бы не “что”, а “как”, “на каких условиях”. Совсем уж чудовищно звучит “выдать в подотчет”. Не считаю это устаревшим, это, имхо, всегда было неправильно. Может и ошибаюсь, но чутье так подсказывает.

Поэтому вы совершенно правы, утверждая, что деньги выдают под отчет.

К чести бухгалтеров, они в массе этот момент чувствуют и используют “подотчет” обычно правильно.

Уважаемый behemothus, как бы чудовищно это ни звучало, но в бухучёте и аудите этот термин есть.Его, например, использует эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ государственный советник РФ 3 класса Семенюк Александр:garant.ru/consult/budget/446343 2)…выдача (перечисление) подотчетной суммы допускается только при отсутствии за подотчетным лицом задолженности по денежным средствам, полученным ранее в подотчет (п. 214 Инструкции N 157н*(3), п. 4.4 Положения N 373-П*(4)); – Людмила 19 авг ’14 в 17:49

Раньше даже заявления так писали, на одном бухгалтерском форуме и сейчас советуют:assessor.ru/forum/index.php?t=1800 Примерная Форма бланка заявления на выдачу денег в подотчет glavbyh.ru/showthread.php?t=41621 – Людмила 19 авг ’14 в 17:52

Правильно: выдать деньги под отчет и денежные средства в подотчет

Например: “Денежные средства в подотчет выдаются по расходным кассовым ордерам и должны расходоваться строго по назначению. Кроме того, подотчетные денежные средства не могут быть отнесены к доходам физического лица – работника общества. При этом расходы подотчетного лица, произведенные в валюте, пересчитываются в рубли по курсу ЦБ РФ, установленному на дату утверждения авансового отчета” (смотрите здесь ).

Существует бухгалтерский термин подотчет.

“Подотчет — это собственно подотчетная сумма, сами деньги. Нюанс заметен в примерах: сотрудник взял в кассе подотчет, равный 5000 руб.; я положила в кошелек 5000 руб. подотчета; он вернул остаток подотчета — 1000 руб” (подробнее здесь ).

Такие выражения ближе к разговорной профессиональной речи.

Денежные средства в подотчет – это также подотчет (другое название). Этот термин кажется более строгим, в данном случае “подотчет” в форме В.п. с предлогом является несогласованным определением для “денежных средств”.

Думаю, что слово “подотчет” имеет два значения: 1) подотчетная сумма (сами деньги); 2) обязательная отчетность в их расходовании.

В этом случае выдать и перечислить «деньги под отчет» – это фактически выдать и перечислить «деньги под отчетность», с условием отчетности. В то же время подотчетом называется и сама подотчетная сумма.

Подотчёт – это термин, существительное в значении “подотчётные деньги” и “операция с такими деньгами, статья расходов”. Взять деньги под что? – под отчёт. Выдать в подотчёт – почти устаревшее понятие, означает “выдать по статье “подотчёт”. ” Более современно, Вы правы, выдать под что? – под отчёт, но, видимо, секретарь Ваш старой закалки, употребляет по-старому, а вот “перечислить в подотчет” секретарь вполне грамотно употребляет: перечислить деньги, т.е. перевести в статью расходов ПОДОТЧЁТ.

ответ дан 18 авг ’14 в 16:59

В нашей версии: «Перечислить Смирнову в подотчет». А не перевести статью расходов. Но если у Смирнова и так уже полно отчетных денег, а надо ему еще добавить – тогда, наверное, правильно. – Карусель 18 авг ’14 в 20:23

Подотчетные лица – лица, получившие денежные суммы под отчет, для последующих расходов в интересах выдавшей их организации. Деньги, выданные подотчетным лицам, называют подотчетными суммами.

Райзберг Б. А. Лозовский Л. Ш. Стародубцева Е. Б. Современный экономический словарь – 6-е изд. перераб. и доп. – М. (ИНФРА-М, 2011)

Add a Comment

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *